關于改進事業單位檔案管理工作的探討

趙隆亮　趙麗梅

摘 要：在我國事業單位用來記錄職工的學歷資料、學習的經歷、工作的表現、歷史背景和個人經歷等，以個人為單位總結并建立的文件資料。人才信息非常重要的載體便是人事檔案，可以將個人的德才能充分地反映出來，是領導層可以善用人才、選舉賢能人才非常重要的工具。做好人事檔案的管理工作，對于事業單位的人才資源開發作用重大。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；改進

檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案是"沒有摻過水的史料"，它比其他資料來源可靠。事業單位的檔案管理工作對于單位的發展現實意義非常重大。伴隨我國事業單位的發展與改革，在管理的水平上事業單位有了很大的提升，但是在檔案管理方面，因對其重視不夠而導致了檔案管理工作不夠規范化及科學化，進而影響到了事業單位整體運行的協調和高效。因此，在檔案管理中應正視存在的問題并制定出相應的對策，以便在以后的工作中有的放矢。

（一）現階段在事業單位檔案管理工作上，存在的問題主要表現在以下方面：

（1）認識不足。首先，從領導角度認為檔案管理工作只是保管的常規性工作，未把檔案管理工作納入到議事日程。其次，由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視。我國的檔案管理工作，目前主要以不泄密、不丟失，守好這一攤為主，主要是以能夠應付外調和查檔工作為標準。

（2）管理落后。檔案管理方法落后、管理力量較弱。事業單位為了最大效用的利用工作人員，減少不必要的開支，有些事業單位的員工流動性較大，出現檔案管理職員有的身兼數職，導致檔案整理、管理混亂。在人員工作調動或者離崗時，檔案的交接手續極不規范；在移交檔案和相關手續時未能夠根據流程來走，對于需要清理的沒有及時清理，需要檢查的沒有檢查，需要簽字的也沒有及時簽字，造成了檔案在材料和數量等方面的問題界限不清，責任不明確。

（3）人才缺失。對于檔案館人力資源的狀況曾有一個非常形象的概括：檔案館60年代是老弱病殘的收容所，70年代是落實政策的接收站，80年代是干部家屬和職工子女的安置辦，90年代是一些人的跳板和中轉站 ，事業單位缺乏專業性的檔案人才。

（4）設施薄弱。各單位在檔案管理上，大多存在辦公、閱檔、存檔為一間，無防火、防潮、防盜等手段，查閱檔案時都是手工查找，由于原件被多次調用，再多次經過陽光的照射，導致文件的字跡出現褪色，紙張也發黃并變脆。存在檔案設施不健全，或設備較為陳舊等問題。

（5）利用率低。檔案利用率較低，沒有發揮其應有的作用。

（二）解決問題的對策。

（1）提高認識，建章立制。單位領導應高度重視檔案管理工作，把它放在單位建設的高度來抓。必須制定檔案管理的規章制度，對檔案管理工作進行定期或不定期的檢查和指導，并進行嚴格的督促，對于檢查工作中發現的問題要及時將其解決，使檔案工作走制度化、規范化之路。同時，加強檔案管理人員隊伍的自身建設，提高檔案管理人員素質，充分發揮他們的積極性和創造性。

（2）加強領導，規范管理，切實提高檔案管理質量。一把手帶頭抓，安排專人負責檔案管理。建立方便實用、簡便易行、可操作性檔案規章制度。

（3）提升檔案管理人員的綜合素質和薪酬待遇。無論制度多么嚴格，設備多么先進，關鍵在于人來執行和操控。促進檔案工作人員素質提升有以下兩條路徑：首先是人才的引進，將檔案專業素質和綜合能力較強的人員引入到單位，然后是加強對原有人才的培養工作，對單位原有的人才定期進行檔案管理相關工作的培訓，既要使檔案管理工作人員的專業技能得到提高，還要使他們自身的綜合管理能力得到提高。要留住綜合能力強的管理人員，不能總為他人做"嫁衣"。單位要制定相應的薪酬獎賞制度，提升檔案工作人員的主觀能動性。

（4）與時俱進，及時更新檔案管理設備，使檔案管理工作效率有效提高。面對著信息社會下的大量檔案文件，檔案的使用者逐日增多，使檔案管理工作加重。新的管理設備能夠創造新的管理環境，必須將比較先進的管理技術和管理手段融入到檔案管理工作當中，在提高檔案管理的工作效率的基礎上，還要使檔案的使用壽有效延長。因此，面對著新時期繁重的檔案管理工作，要想使檔案管理的工作效率提高，必須在檔案管理工作當中融入計算機進行輔助管理。

（5）通過檔案管理信息化，實現檔案社會共享。信息化的發展使全社會各個領域的工作效率得到了提高，通過信息網絡還使整個社會時刻都有著密切的聯系。這些都為檔案管理實現網絡化和信息化提供了必要的前提條件。檔案工作要與時俱進，利用現代的傳播媒介--網絡進行有效的檔案信息傳播。必須把檔案從以往較為封閉的形式轉為開放的型式，將傳統手工管理轉變為信息化管理。檔案資源只有通過信息化、才能真正使檔案資源信息實現其使用價值。另外，還要引入先進的計算機管理軟件，創建檔案信息存檔和檢索系統，利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，使保密范圍外的檔案資源共享，為社會提供更加高效、優質的檔案信息服務。

參考文獻：

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