新媒體環境對高校檔案管理的影響及創新探討

鐘崴

（武漢大學檔案館，湖北 武漢 430000）

檔案系統內有龐大的檔案資料，要想充分掌握就必須靈活應用新型技術進行管理。各大高校對檔案管理工作都有嚴格的要求，因此，應善于應用新媒體技術來處理檔案工作相當龐大的數據。新媒體在使高校檔案工作由繁化簡的同時，也給高校形勢造成一定影響。高校在此背景下，應充分利用新媒體技術的優勢，不斷創新傳統檔案管理模式，提升高校檔案管理工作水平。

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

（一）豐富了檔案管理的途徑和內容

伴隨著新媒體技術的發展，信息傳播的載體也發生了改變，從傳統的紙質檔案變為電腦或者手機等設備，新媒體環境不斷在拓展，今后新媒體技術發展的趨勢逐漸成為萬物互聯。因此，高校檔案管理工作也應隨之積極進行改革[1]。新媒體環境下的高校檔案管理應積極優化服務模式，打破傳統模式的局限性，不斷拓寬管理途徑，能夠實時高速的接收和儲存各類信息，并實現共享，同時，信息類別也不再僅僅是文本，增加了許多新型媒體數據，如音頻、圖片、視頻等，從而豐富了檔案管理的途徑和內容。

（二）創新了檔案管理工作的宣傳方式

傳統檔案管理工作的宣傳范圍往往具有較強的局限性，宣傳范圍較小，信息的發布受到阻礙，信息也缺乏持續性。但是在新媒體背景下，在之前實體信息宣傳的基礎上，充分結合了網絡技術，大大拓寬了高校檔案管理工作的范圍，信息宣傳的效果也大幅度提升，有效減輕了宣傳人員的工作量。同時，新媒體具有及時性的特點，所以人們可以及時與服務對象溝通交流，增加對服務對象的了解，不僅使服務對象感到更加便捷，也促使工作人員達到信息宣傳的目的。新媒體創新了高校檔案管理工作的宣傳方式，大幅度提升了宣傳效果。

（三）有利于檔案管理工作突破時間和空間的限制

新媒體環境背景下，將新媒體技術應用到高校檔案管理工作中，使其打破空間和時間的局限性，對于管理工作的進一步發展有著非常重要的意義。新媒體技術的廣泛應用不僅促進高校與其他院校的信息溝通，豐富自身的資料庫，為借閱者創造更好的閱讀條件，還實現了高校間數字化溝通的模式，打破了地域的限制，讓高校之間可以實時進行溝通交流，在一定程度上也提高了檔案信息的有效性[2]。所以，新媒體技術的應用對檔案管理工作有重要的影響，為管理工作提供了更多的便利。

二、新媒體環境下高校檔案管理的現狀

（一）檔案管理工作成效較低

我國高校的檔案管理工作有待完善，檔案管理信息數據還未完整，傳統檔案管理文本信息儲存方式需要很多的人力資源來完成管理工作。這種工作模式較為繁瑣，嚴重影響了檔案管理工作的成效，而且從事管理工作的人員越多，反而使得很多員工不能完成自己的本職工作，工作效率不能得到保障。而企業相對于高校來說，在檔案管理中靈活應用新媒體技術進行數字化管理，不僅減少了對人力資源的浪費，大大提升了檔案管理的工作效率，也使得檔案管理工作更加準確。在新媒體時代背景下，高校開展檔案管理工作必須要順應時代發展，積極利用新媒體技術進行管理工作，從而提高工作成效。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

檔案管理工作具有模式化、制度化的特點，因而日常工作已經形成一套標準化的流程，所以相關檔案制度的完善程度對檔案管理工作的開展起著決定性作用。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理部門具有一定的獨立性，與學校其他部門的溝通交流也相對僵化，并且服務方式比較被動[3]。而新媒體技術的應用則改變了這種情況，該方式為檔案管理工作創造了更廣闊的平臺，提升了部門的交互性，但是，也給檔案管理制度帶來了新的挑戰。首先，新的管理方式必然出現新的工作流程，但是目前高校檔案管理工作各項工作流程還缺乏一定的公開性，機構內部還沒有對不同部門之間的職責分工形成清晰的認知，檔案管理工作的流程信息沒有傳達給相應的目標人群，經常出現誤入其他部門的情況。其次，通過數字化的方式來存儲和呈現館藏檔案資料，導致流通的途徑多種多樣，面向的群體也更加多元化。因此，必須要加大制度規范來保障其安全性，同時，也需要建立健全檔案需求人員的審查制度，才能確保新媒體技術不會成為破壞檔案資料安全保密工作的工具，出現信息泄露這樣的不良現象。

（三）檔案管理人員缺乏新媒體技術管理水平

隨著新媒體技術在高校檔案管理工作中的應用，相應的檔案管理人員面臨著更大的工作挑戰。首先，管理工作人員如果沒有較強的工作能力，那么就不能有效應用新媒體技術來開展管理工作，同時，檔案管理人員也必須具備豐富的工作經驗。當前部分高校的檔案管理工作還是采用的傳統工作模式，所以對管理人員沒有很高的技術要求，這也使得高校檔案管理工作難以得到發展。因此，面對目前這種形式，高校檔案管理人員必須積極學習現代化信息技術，并有效應用到實際管理工作當中，從而提升自身工作效率。另外，利用現代化網絡資源進行宣傳工作，也能達到更好的推廣效果，不僅促進管理人員的進步，也會直接推進高校的發展。

三、新媒體環境下高校檔案管理的創新策略

（一）建立健全檔案管理制度

在當前新媒體環境背景下，相關政府部門要加強對檔案管理工作的重視程度，加強對其的監督。因此需要建立完善的檔案管理體系，來有效控制和約束新媒體技術檔案管理工作，從而充分發揮網絡技術對高校檔案管理工作的促進作用。一個完善的檔案管理制度，可以大幅度提升高校檔案管理工作的高效性，所以高校必須要按照管理制度的規定來開展檔案管理工作[4]。同時，相關政府部門應加大對檔案管理工作的監督力度，實時關注高校檔案管理工作的進度，嚴格審核工作情況，并建立相應的獎懲制度，對檔案管理工作做的認真負責的人員給予表揚，態度消極、工作成效差的給予批評，并將其工作的情況與審核結果聯系，從而起到良好的約束作用。另外，對于網絡媒體的普遍應用，可以從行政角度來規范我國高校的檔案管理工作。

（二）革新管理理念

隨著新媒體技術的不斷發展，檔案管理人員必須在工作中靈活應用新媒體技術，并基于新媒體設備來更高效的推進日常工作。大家都知道，高校檔案工作是為教學、黨政機關以及科研服務的，要使其得到發展離不開學校領導的支持。因此，高校檔案管理部門應積極促使相關領導加大對檔案管理工作的重視程度，從而推動校領導來協調統籌檔案管理的相關工作，并結合新媒體的大環境，不斷學習先進的管理理念，積極引進先進的技術手段，摒棄落后的傳統管理方式。同時，高校應加大對檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理工作的基礎設施建設，定期更新檔案管理系統，進而保障檔案資料平臺穩定運行，使檔案管理與現代化社會發展保持一致。另外，校領導提高對管理工作的認知，也可以對檔案管理人員起到一定的鼓勵作用，促使工作人員以更認真負責的態度投身于工作中，遇到問題也能夠從容面對，提高工作效率。

（三）完善多媒體管理設備

要實現高效檔案管理工作的進一步發展，必須要重視多媒體的積極作用，在管理工作中充分利用現代技術。多媒體之所以能夠提升高校檔案管理工作效率，主要由于其傳播信息量大、速度快，打破了傳統媒體時間和空間的限制。因此高校應積極完善多媒體設備的硬軟件建設，并不斷增強檔案管理基礎設施的完善。同時，高校檔案管理工作應廣泛引進國外的先進技術方法，革新工作方式，并充分結合高校檔案管理的實際情況，從而促進高校檔案管理的穩定有序發展。

（四）加強人才隊伍建設

高校檔案管理工作具有一定的綜合性、專業性、保密性，所以要配備相應的人才隊伍，使檔案管理工作做到與時俱進。首先，高校應規范人才引進機制，能夠從多方面考核應聘人員，充分衡量應聘人員的專業素養、工作經驗、業務能力等，為高校檔案管理人才隊伍建設奠定好的基礎。其次，要定期對高校檔案管理人員開展培訓工作，提升檔案管理人員的工作能力，并增加其職責意識，同時通過各種技術性的培訓，提高高校檔案管理人員對新媒體技術的認識和實際應用能力，從而有效提升其實操技能，推動高校檔案管理人才隊伍的建設。

結語：總之，高校應用新媒體技術開展檔案管理工作，使其工作效率得到大幅度提升。在新媒體時代背景下，檔案管理工作變得更加智能化，檔案管理工作管理的內容相當多，與原有的檔案管理工作相比，新媒體檔案管理工作變得更加系統化。因此，高校必須積極將新媒體技術應用到檔案管理工作中，樹立新媒體管理理念，加強對管理人員的培訓，進而提高高校檔案管理的效果和服務質量。