事業(yè)單位中人事檔案管理的問題分析及對策研究

余瑤

【摘 要】人事檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，是人才的主要信息源泉，是選賢舉能的重要保障。只有做好人事檔案管理，才能從根本上提高人力資源的管理水平，才能將人才的基本能力發(fā)揮出來。分析了我國事業(yè)單位人事檔案管理在發(fā)展過程中存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；對策

人事檔案信息是非常重要的信息資源，伴隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，對人事檔案管理的關(guān)注程度得到提高，事業(yè)單位中人事檔案管理在發(fā)展過程中存在諸多問題，而這些問題從根本上阻礙了我國事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，只有解決這些問題，才能促進我國事業(yè)單位的健康發(fā)展，促進人事檔案管理的進步。

一、現(xiàn)階段我國事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.單位領(lǐng)導對事業(yè)單位人事檔案管理的認識不深入

人事檔案管理有著極高的影響力，它的本質(zhì)決定了自身的重要性。我國事業(yè)單位在持續(xù)發(fā)展的過程中，很多領(lǐng)導對人事檔案管理認識不足，認為人事檔案管理只是簡單的抄抄筆記，無法為單位的發(fā)展帶來效益。甚至有部分檔案管理人員在工作中只是簡單的記錄，使其具有保密性，能夠在領(lǐng)導查檔中完整，真實。我國事業(yè)單位的領(lǐng)導人員從根本上忽略了人事檔案管理的發(fā)展實質(zhì)，沒有從根本上將人事檔案工作提到日程之上，從而導致人事檔案管理處于被動工作，無法為事業(yè)單位的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.管理過程繁瑣，管理手段過于落后

在社會的發(fā)展中，我國事業(yè)單位為適應(yīng)社會要求不斷發(fā)生變化，不僅基本制度發(fā)生變化，事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，并且在科室的重組以及人員的競聘中，都在一定程度上發(fā)生了本質(zhì)的變化，事業(yè)單位在招聘人員時往往選擇沒有檔案經(jīng)驗，不具備檔案意識的人員，該類人員無法從根本上認識到檔案的重要性，對檔案的整理以及收集步驟不甚了解。除此之外，很多檔案人員身兼數(shù)值，由于精力不足，未能按要求進行工作，比如，在日常工作中，管理人員并沒有將檔案進行準確歸檔，從而使檔案的整個管理水平下降。

并且，在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施中，往往彰顯的過于簡單、簡陋，以辦公、閱檔為一間，防火、防水、防盜水平過低。管理水平也過于落后，調(diào)閱檔案基本上采用手工操作的方法，紙張在受到陽光照射的情況下，字跡褪色，不清楚，從根本上影響了檔案的完整性。

3.我國事業(yè)單位人事檔案收集過程缺乏力度

經(jīng)過調(diào)查可知，我國事業(yè)單位人事檔案在收集中缺乏力度，其中主要表現(xiàn)在以下幾點：

（1）人事檔案管理工作制度不夠完善，在執(zhí)行過程中不夠嚴格，無論是收檔工作還是歸檔工作都不夠及時；

（2）我國事業(yè)單位在進行檔案收集的時候，不僅材料不全面，并且材料的收集并不規(guī)范；

（3）人事檔案管理所歸檔的資料不準確。人事檔案所記錄的資料比較客觀，很多檔案材料在內(nèi)容以及形式上比較雷同，往往給人“千篇一律”的感覺，從而無法從根本上反應(yīng)出真實情況，并且影響了檔案的質(zhì)量以及利用率。

4.人事檔案材料制作不夠規(guī)范

檔案材料的制作不規(guī)范是極其嚴重的問題，其中，主要表現(xiàn)在干部檔案材料之中，該類檔案的材料用紙以16開為標準，無論是紙張過大還是過小都不符合標準，并且，紙張發(fā)生缺損現(xiàn)象，也是不規(guī)范的重要表現(xiàn)。近幾年，經(jīng)常將A4紙的材料進行歸檔，比如大學生的登記表，職稱審批表等，這些材料在進行裁剪的時候非常復(fù)雜，并且裁剪之后也有大部分材料不符合規(guī)矩，這種情況不僅對人力、物力、材料造成浪費，并且會影響人事檔案的美觀性以及整體性。

二、加強事業(yè)單位人事檔案工作的基本策略

1.提高領(lǐng)導人員對人事檔案管理的認識與重視

提高領(lǐng)導對人事檔案管理的認識以及重視，是促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在對檔案管理的日常活動、基本原則進行了解，相關(guān)領(lǐng)導者要將其納入干部活動之中。除此之外，要將檔案管理列入基本日程之中，事業(yè)單位積極建立相應(yīng)的檔案體系，并且對檔案進行定期檢查，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，就要及時進行解決。與此同時，要對檔案管理人員建立考核標準，從根本上推動人事檔案管理的規(guī)范性以及科學性。

2.加強對人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理部門要想獲得可持續(xù)發(fā)展，就要獲得領(lǐng)導的支持，從本質(zhì)上做好檔案設(shè)施的建設(shè)。與此同時，要加強對人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，要加強對檔案管理室的建設(shè)，建設(shè)鐵質(zhì)檔案倉庫，避免出現(xiàn)火災(zāi)，并且要在檔案管理室內(nèi)配以滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施。除此之外，庫房之中的防火、防潮要及時進行檢查。要加大對資金的投入，配置網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機技術(shù)。

3.提高事業(yè)單位職工人員的基本素養(yǎng)

從政治的角度而言，事業(yè)單位中，認識檔案管理屬于政策性工作，該工作在發(fā)展中不僅要具備服務(wù)性，并且還要具備保密性。我國事業(yè)單位的組織人員不僅要積極加強檔案管理工作，并且還要使檔案管理工作更加具備穩(wěn)定性、嚴肅性，在工作上具有穩(wěn)定性。除此之外，還要加強對職工人員的素質(zhì)培養(yǎng)，積極關(guān)心職工人員的工作與家庭，使其在工作中產(chǎn)生更好的積極性。與此同時，主管部門要開展培訓活動，讓每一個職工都能掌握好技術(shù)以及知識，對檔案管理進行了解，在提高自身素質(zhì)的同時，能夠踏踏實實的工作。

4.積極加強事業(yè)單位人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理屬于復(fù)雜、巨大的工程，如果在發(fā)展的過程中沒有指定制度進行約束，那么就會變得無章可循。因此，要積極健全我國事業(yè)單位人事檔案管理的基本制度，保證具有穩(wěn)定性，使其實際工作與社會發(fā)展現(xiàn)況進行整體結(jié)合，進一步完善各項檔案管理制度。尤其要建立人事檔案計算機管理制度，對檔案的材料進行歸檔與整理，使人事檔案管理制度得到進一步完善，防止出現(xiàn)虛假材料。并且要對人事檔案管理工作的基本細則進行完善，使人事檔案管理工作更加科學、合理與完整。

5.積極加強對事業(yè)單位人事檔案管理的資料收集

事業(yè)單位人事檔案管理材料的收集是極其重要的，無論是管理制度還是管理考察，以及大學生的學籍、學歷都要歸入檔案之中，但是，在改革的過程中，材料總量也得到了增加，這就給我國事業(yè)單位人事檔案管理帶來壓力與影響。因此，面對這種發(fā)展狀況，我國事業(yè)單位檔案管理人員要加強對各種資料的收集，并且對檔案進行整理，對于不符合要求的檔案而言，管理人員要對此進行處理，如果入檔的手續(xù)不夠全面，那么就要在第一時間退回到相關(guān)部門進行重新整理，使其在材料完整的時候?qū)Ω黜検掷m(xù)進行完善，保證我國事業(yè)單位人事檔案管理的準確性。

三、結(jié)論

綜上而述，我國事業(yè)單位人事檔案管理制度在發(fā)展的過程中受到了一定的壓力以及挑戰(zhàn)，在我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在著諸多問題，不僅管理制度不夠完善，并且管理人員的素質(zhì)過低，領(lǐng)導對其重視度不高，這些問題會導致我國事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展受到阻礙，只有解決這些問題，加強領(lǐng)導對人事檔案管理的認識，提高職工人員的基本素質(zhì)，才能從根本上實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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