基層醫療機構檔案管理信息化建設的現狀和現代化管理措施

劉波

摘 要：在基層醫療機構檔案管理信息化建設中，存在檔案信息化建設的重視程度不夠、檔案信息化建設與管理不夠標準、檔案管理缺乏統一的軟件系統和檔案管理人員素質較低等問題。為強化基層醫療機構檔案現代化管理，應采取完善檔案管理信息化建設基礎設施、重視檔案信息建設與傳統保管、加強檔案信息安全管理和提高檔案管理人員素質水平等措施，提高檔案管理標準化程度，做好檔案保管工作，保證文件安全性，進一步提高基層醫療機構檔案管理信息化建設水平。

關鍵詞：檔案管理 信息化 現代化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）12（a）-0180-01

基層醫療機構檔案指在醫院管理與診療實踐過程中所形成的語音、視頻檔案、照片檔案、病歷、健康檔案、文書檔案、財務檔案、設備檔案、基建檔案、教科研檔案、人事檔案等客觀記錄資料，可為醫院管理者和診療活動提供客觀依據，具有一定的保存價值。醫療業務的不斷擴展使得基層醫療機構檔案信息量越來越大，內容越來越復雜，管理的難度也越來越大。應用傳統的管理模式進行基層醫療機構檔案管理，已無法滿足基層醫療機構檔案現代化管理的需求。應加強檔案信息化建設，進一步提高基層醫療機構檔案現代化管理水平，不斷提高醫療服務質量。

1 基層醫療機構檔案管理信息化建設現狀

1.1 檔案信息化建設的重視程度不夠

很多基層醫療機構對檔案管理的認識和重視程度不夠，只重視業務發展和經濟效益，沒有將檔案管理看成是醫院管理工作有機組成部分。隨著互聯網與計算機技術的廣泛應用，醫院信息化建設得到了進一步發展，很多基層醫療機構開始應用辦公自動化系統、醫院局域網、實驗室信息系統、影像存貯系統、醫院信息系統和醫院通訊系統等進行檔案管理。但是有的基層醫療機構管理層對檔案信息化建設的迫切性和作用認識程度不夠，不重視加強檔案信息化建設表現較為突出，使得檔案管理信息化建設處于較低水平。

1.2 檔案信息化建設與管理不夠標準

在基層醫療機構檔案管理工作中，建立一套管理流程、操作規程和工作制度，貫穿基層醫療機構檔案收集、整理、歸檔、立卷、保管、編研、利用等管理環節中，使檔案管理有章可循、有法可依，是保證基層醫療機構檔案安全性與完整性的重要前提，這就是標準化檔案管理[1]。檔案管理的規范化與標準化是促進檔案信息化建設的重要前提，也是提高檔案信息化水平的關鍵性因素。

根據各基層醫療機構檔案管理的實際情況來看，很多單位的實驗室信息系統、人事管理系統、收費系統等層次與所屬部門各不相同，管理工作脫節。如檔案管理系統的數據存貯方式與接口存在技術上的差異，將會導致數據信息無法完成共享、交換與對接。在基層醫療機構檔案管理工作中，如果缺乏統一的標準和規范，數據難以實現共享和對接，也就無從談起醫院檔案信息化管理。

1.3 檔案管理缺乏統一的軟件系統

大部分基層醫療機構在檔案管理方面，采取的是分散式、多部門共同管理的模式，如設備檔案、基建檔案與文書檔案由綜合檔案室負責保管，財務檔案、健康檔案等則分別由財務科與健康檔案室保管，這不僅會造成檔案缺失情況，還會降低檔案管理的規范化與標準化程度。基層醫療機構檔案管理軟件應用水平較低，開發落后，很多單位仍然采用單機版系統進行檔案管理，管理系統和軟件不統一，難以進行系統更新和升級，不利于管理系統維護，這與基層醫療機構檔案現代化管理需求不符，信息系統難以實現兼容和對接，軟件更新迫切。

1.4 檔案管理人員素質較低

醫院對于檔案管理缺乏正確認識和重視，采用兼職人員負責檔案管理，導致檔案管理人員素質普遍偏低。很多管理人員的專業技能水平較低、知識結構老化，年齡較大，不能熟練運用網絡技術和計算機技術，降低了現代化檔案管理信息化建設水平。甚至現代化檔案管理專業人員工作責任心不強，缺乏創造性，得過且過，不思進取，難以適應檔案管理信息化建設的需求。

2 檔案現代化管理的措施

2.1 完善檔案管理信息化建設基礎設施

為了確保檔案室的管理功能，應完善其基礎設施，配置打印機、掃描儀、自動密集架、數碼相機及計算機等專業設備，提高檔案管理數字化水平，使檔案室具備大量數據存儲功能，提高其數據處理能力[2]。完善實驗室信息系統、影像存貯系統、財務收費系統及通訊系統等信息管理系統，在現代化檔案管理系統中建立信息中心。配備先進的子系統，開發新的系統軟件，以滿足基層醫療機構檔案管理信息化建設需求，從而實現醫院檔案管理子系統之間的對接，采用計算機進行檔案與文件的收集、分類、整理、存儲與查閱等管理，提高基層醫療機構檔案管理自動化水平。

2.2 重視檔案信息建設與傳統保管

充分利用網絡技術和計算機技術，實現基層醫療機構檔案信息化管理。在基層醫療機構檔案儲存和查閱方面，提高檔案管理的數字化和信息化水平。因考慮到信息技術安全性，電子文檔仍不具備憑證作用與法律作用，電子文檔仍難以取代實物檔案和紙質文件。因此，在基層醫療機構檔案管理過程中，除了要進一步加強信息化建設外，還應重視傳統文件保管工作，注意保管好紙質文件。進行檔案管理時，應確保電子文件與紙質文件同時歸檔，實現便捷查閱，保證紙質文件的憑證作用和法律作用。

2.3 加強檔案信息安全管理

在強調檔案管理信息化建設的同時，應加強信息安全管理，確保檔案網絡化的安全性。檔案是一種具有原始性的文件，不可隨意篡改，必須保證文件的完整性，加強信息安全管理。制定安全防范措施，采用防火墻、網關等技術，保護檔案，避免網絡攻擊，防止黑客入侵[3]。在基層醫療機構檔案網絡中心系統中，設置訪問密碼或權限，采用認證、數字簽名及密匙等加密技術，全面保護電子文檔。對于檔案數據，必須進行備份，加強維護和檢測電子檔案，保障檔案安全。

2.4 提高檔案管理人員素質水平

注重人才培養，加強檔案管理人員的培訓，定期進行檔案管理新技術、新知識培訓，使管理人員掌握信息管理技術、網絡技術及計算機技術等，提高管理人員檔案管理水平。另外，還應提高管理人員的責任意識、管理意識和信息意識，提高其綜合素質，為基層醫療機構檔案管理和信息化建設提供人才支持，有序開展檔案管理現代化工作。

綜上所述，在基層醫療機構檔案管理工作中，應加強信息化建設，提高檔案管理標準化程度，做好檔案保管工作，保證文件安全性，進一步提高基層醫療機構檔案管理信息化建設水平。

參考文獻

[1] 胡瓊.淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].中國科教創新導刊，2014（7）：252-253.

[2] 王晶，李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發和利用服務[J].黑龍江科技信息，2010（11）：167.

[3] 安小輝.論檔案信息化管理的重要性[J].齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版），2010（1）：184.endprint