秘書職業化芻議

[摘要] 職業化已經成為國際職場通行的規則，秘書職業化是社會發展的必然趨勢。然而，受傳統“秘書官本位”等錯誤思想的影響，我國秘書職業化進程緩慢。本文從分析秘書職業化的內涵及影響職業化的成因出發，提出了更新觀念、嚴格準入、完善秘書學科體系等對策。

[關鍵詞] 秘書 職業化 主要因素 對策

國家“十一五”教育規劃中明確指出，中國要大力發展職業教育，培養實用性、技能型職業人才。“秘書”作為一種特殊職業已被列入國家勞動和社會保障部的職業目錄中。然而，當前我國秘書職業專業化進程仍然十分緩慢，秘書隊伍受秘書專業教育和培訓的程度較低，獲得秘書資格證書者較少；秘書隊伍也及不穩定。這種狀況直接影響到秘書職業的服務質量。因此，分析探討如何加快我國秘書職業專業化的發展進程有著十分重要的現實意義。

一、秘書職業化內涵

職業化是指在社會生活中所產生的專業性工作，具有規范性、穩定性等特點。有了職業并不等于就有了職業化，一個職業實現職業化必須要有較為明確的職責范圍，有系統的管理體系，有完善的用人機制和培訓制度等。

秘書職業化是現代社會職業分工的必然結果。所謂秘書職業化就是秘書職業行為形成了完善的管理系統，有科學的管理制度保障其運行，職業性獲得了社會的廣泛認可。在西方國家，具有現代意義的職業化秘書工作，是伴隨著資本主義生產方式的出現而產生的。1942年，在美國成立了國家秘書協會，規范了秘書職業的行業標準，標志著美國秘書工作開始走上了職業化的軌道。1981年4月，美國國家秘書協會改名為“國際職業秘書協會”，共有30多個國家的秘書組織加入。協會將每年4月的最后一周定為“秘書周”，并將該州的星期三定為“秘書節”。此舉大大推進了國際秘書職業化的進程。在我國，秘書真正成為一種社會職業，始于80年代改革開放后。1997年8月，國家《秘書職業技能標準》和國家《秘書職業技能鑒定規范》頒布試行，1998年6月，國家勞動與社會保障部發布了《秘書職業資格培訓工作方案》，并在北京、上海等10省市進行秘書職業資格培訓和鑒定的試點工作，這些舉措標志著我國秘書職業化開始走上規范化。

二、影響我國秘書職業專業化的主要因素

1.傳統秘書觀念影響了秘書職業的正確定位。在傳統觀念中，人們對秘書的角色定位在很大程度上阻礙秘書把自己培養成為一個職業秘書。一是我國“官本位”文化傳統的影響。許多人認為秘書人員是未來的領導者，即準官員， 是“后備干部”，把秘書工作作為通向仕途和管理層的一塊跳板，如此使秘書工作缺乏職業的獨立性；二是由于秘書工作成果的隱匿性特點， 使得許多人對秘書工作的作用認識不足。秘書被人當作是領導的管家，或者是領導的傳聲筒、“跟屁蟲”，沒有什么大的價值；三是目前從事秘書工作的人員整體素質偏低，無論在思想上還是在業務知識上都與實際工作要求存在一定的差距，甚至一些秘書人員存在違法違紀現象，嚴重損害了秘書職業的社會形象，使一些群眾對秘書缺乏好感；四是秘書職業缺乏必要的社會制度保障。秘書的合法權益得不到有力保障， 如嚴格的職業準入制度、秘書的專業技術職務制度等， 使得秘書不安心秘書職業， 秘書人才流失頻繁， 很少有人把它作為終身的職業。

2.秘書職業專業化程度低。社會上對秘書職業往往存在誤解， 以為秘書職業不需要什么專業化，只是收發文件、整理文件、接待來訪、跟著領導開開會、做個記錄等， 只要會使用電腦、打印機就可以做秘書了。這種錯誤認識嚴重影響了秘書職業化的發展。造成秘書職業缺少專業性的主要原因：一是目前我國秘書學基礎理論研究比較薄弱，沒有形成系統的秘書學科體系。秘書學科的不成熟直接影響秘書學科的專業地位和秘書的教育培養層次，進而影響社會對秘書職業專業化的認識；二是我國目前的秘書教育和培訓工作還不完善。重秘書理論教學，輕秘書職業技能訓練和智能訓練，缺少不易為人取代的核心知識和技能，使得秘書缺少對職業技能的信心，讓人感到秘書職業缺乏專業性；三是由于社會組織機構的層次和規模不同， 秘書工作的內容、規范及其要求的職業水平有很大的不同， 這也使得人們對秘書職業專業性的認知千差萬別。

3.職業物質保障薄弱。秘書人員的工資待遇和福利都相對較低，而來自職業內外的壓力卻很大。影響秘書人員升遷的非職業性因素復雜，比如人際關系等，由此導致秘書職業的風險系數偏高，職業穩定性降低。秘書職業中的高薪人群比例相對其它行業較低，對于秘書職業的獎勵性投入也相對較少，缺乏經濟上的吸引力和刺激力，由此而導致秘書人員無法安心秘書工作。

三、加快秘書職業專業化進程的對策

1.加大對秘書職業的宣傳， 提高全社會對秘書職業化重要性的認識。社會之所以對秘書職業產生偏見， 原因是多方面的，其中有一重要的因素就是缺乏對秘書職業的宣傳，使社會缺少對秘書職業的深入了解。要充分利用國際秘書周和秘書節， 像每年的教師節一樣， 由政府部門組織開展內容豐富、形式多樣的秘書職業系列宣傳教育活動， 使廣大群眾逐步了解秘書職業的特點、作用等，消除認識上的誤解，理解支持秘書職業化工作的推進。

2.提高秘書人員的職業能力，嚴格職業準入制度。從秘書工作人員的工作性質來看，必須是具備相應的秘書職業技能的專業人員。秘書職業化的核心是素質和能力的專業化，專業化是職業化的基礎。提高秘書人員的業務素質和職業能力，可以進一步促進秘書的職業化。目前，由于秘書的選拔程序不規范，領導者隨意選拔秘書，使秘書人員素質高低差距很大，工作質量不穩定，腐敗現象屢禁不止。因此，嚴格秘書職業準入制度是推行秘書職業化的保障。政府要進一步建立健全對秘書職業資格的認證制度，嚴把秘書入口關，加快建立秘書資格能力考核體系。

3.樹立秘書從業人員的職業角色意識。走向職業化，關鍵是秘書職業角色的認同和職業形象的塑造。首先，秘書人員要增強自身職業角色意識，它是推進秘書職業化進程的前提。學校培養秘書人員，要先從培養其職業化意識開始，樹立職業化意識以后，才能夠更好地學習職業能力，培養職業精神。其次，秘書從業人員的職業能力和職業精神，是提高秘書職業化水平的基礎，秘書從業者在掌握專門的秘書知識和技能的同時，更應該具備職業精神，秘書職業者須致力于社會福祉，用自己掌握的專業知識技能以及高尚的職業精神服務于大眾。

4.建立和完善具有中國特色的秘書學科體系。有關部門和全國秘書學會應該聯手攻堅， 進一步確立和完善秘書職業的核心資質， 對秘書職業中不容易被人替代的知識和技能加以重點分析研究；對日益凸現的如民企秘書、會展秘書、個人助理等各種秘書現象加以關注，建立起具有中國特色的秘書學科體系，為秘書職業化的發展提供理論的支持。

5.加強秘書職業化實訓基地建設。實訓基地是實訓教學的實踐訓練場所，是完成實訓教學與職業素質訓導、職業技能訓練等任務的重要基地。現代秘書的職業道德、崗位技能、團隊精神、服務意識和質量意識等也只能在這樣職業化的環境中，通過千錘百煉才能培養起來。如果缺少真實、綜合的現場，就很難進行秘書的養成教育。建立職業化的校內實訓基地是必要的也是可能的，它以確保學生在仿真或真實的崗位流程環境中，實現秘書崗位的職業化系統模擬訓練，解決秘書培養過程中難以集中頂崗實習的困難。

6.制定法律和行政法規， 完善職業監督。秘書職業化進程的影響因素還包括體制、制度和模式等問題。首先，按照國家勞動部的文件精神， 加大推行秘書從業人員的職業資格準入制度的力度， 凡是初次應聘秘書崗位者必須有相應的秘書職業資格證書， 在職的秘書人員必須限期取得相應的秘書職業資格證書， 轉變社會上長期不重視秘書的專業培訓和任職資格條件的狀況。其次，建立秘書系列的專業技術職稱制度。秘書等級可按教育、科研、編輯等職稱系列評定的等級要求一樣劃分標準， 分為高級、副高級、中級、初級四個等級， 建立專業技術職稱制度有利于秘書隊伍的長期穩定。再次，加快立法工作。由于秘書崗位的特殊性， 通過立法的形式， 明確各類秘書的職權、職責、任職資格、地位和限制等， 規范秘書的工作和任用選拔制度， 充分保障秘書職業的權利， 明確秘書職業的社會義務， 防止秘書無作為， 杜絕秘書腐敗現象。

7.重視秘書的勞動成果，給予相應待遇。秘書的從屬地位和秘書工作的輔助性，決定了秘書的勞動成果總是以組織的名義或領導的名義公布于世。例如，秘書經常為領導出主意，提建議，擬方案，為此要付出很多的時間和艱苦的勞動，但是當這些建議或方案被領導采納，變成了組織的決策或領導的決定，秘書的勞動也就被隱蔽了。秘書經常撰寫公文，但是沒有一篇公文是以秘書的名義發布的；秘書有時以領導的名義撰寫文章，但是當它們正式發表時署名卻是領導。人們常常說“領導作出了一個英明的決策”，或“領導機關及時發布了一個正確的政策文件”，而很少有人意識到秘書或秘書部門在其中付出了大量的勞動。我們應當該改變這種現象，尊重秘書的勞動成果，體現秘書的價值，讓秘書的勞動光明化。

參考文獻:

[1]金常德:秘書職業準入問題的幾點思考[J].秘書，2006，（6）:8～9

[2]廖金澤:秘書訓練[M]．深圳：海天出版社，2004

[3]張宏亮:秘書職業化進程的障礙及對策分析[J].秘書之友，2005，（12）：16～19

[4]劉平:對建立秘書職業資格制度的幾點思考[J].秘書工作，2003，(8）:24～26