流程再造視角下的高等院校學(xué)籍管理研究

●李孝東 趙丹梅 苗 慧

流程再造視角下的高等院校學(xué)籍管理研究

●李孝東 趙丹梅 苗 慧

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入高等教育大眾化階段，正在快速邁向高等教育普及化階段。面臨著巨大的壓力，而學(xué)籍管理工作的挑戰(zhàn)。我們通過流程再造，可以確定每個(gè)學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程應(yīng)該采集的信息，并通過應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息在整個(gè)流程上的共享使用。可以充分授予學(xué)籍管理人員以權(quán)限，發(fā)揮每個(gè)行政人員在業(yè)務(wù)流程中的作用。可以在變革中不斷整合學(xué)籍管理功能，不斷提升學(xué)籍管理水平。

流程 高等教育 學(xué)籍管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展與高等教育的快速發(fā)展，截止到2012年，我國高等教育毛入學(xué)率已經(jīng)提高到30%、普通高等教育招生人數(shù)已經(jīng)達(dá)到681.5萬人。按照國際上通行的劃分標(biāo)準(zhǔn)，高等教育毛入學(xué)率在15%以下時(shí)屬于精英教育階段，15%～50%為高等教育大眾化階段，50%以上為高等教育普及化階段。我國已經(jīng)進(jìn)入高等教育大眾化階段，正在快速邁向高等教育普及化階段。因此，我國的高等教育管理正面臨著巨大的壓力，而學(xué)籍管理工作作為高等教育的重要有機(jī)組成部分，已經(jīng)受到了新時(shí)代的巨大挑戰(zhàn)。

一、傳統(tǒng)學(xué)籍管理中的弊端

我們通常意義上所說的高等教育學(xué)籍管理，是指根據(jù)有關(guān)規(guī)定對學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格進(jìn)行考核、記載、控制和處理的活動(dòng)。其貫穿于高等學(xué)校學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的始終，甚至要延伸至學(xué)生畢業(yè)后若干年。工作內(nèi)容主要包括新生入學(xué)資格審查；新生學(xué)籍注冊；已在校生學(xué)年注冊；課程考核與學(xué)業(yè)成績管理；休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)管理；學(xué)生學(xué)籍檔案保管；畢業(yè)資格審查及學(xué)歷注冊；已畢業(yè)學(xué)生學(xué)歷證明等等。其具有工作量極其巨大、任務(wù)極其繁重、涉及范圍極其廣泛、對數(shù)據(jù)要求極其準(zhǔn)確的工作特點(diǎn)。由于傳統(tǒng)意義上的學(xué)籍管理流程分散且復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理方式無法將整個(gè)業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一在一個(gè)完整的業(yè)務(wù)組中，所以不得不按照行政隸屬、地理歸屬或是人力分配將學(xué)籍管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及管理流程分割于不同部門中。這種分割造成了兩個(gè)后果，一是同樣的信息需要經(jīng)過多個(gè)部門進(jìn)行收集、加工、存儲(chǔ)與管理，導(dǎo)致了大量數(shù)據(jù)噪音的出現(xiàn)，對于學(xué)籍管理這種魯棒性很弱的系統(tǒng)來說，不啻于一場災(zāi)難；其次不同口徑的數(shù)據(jù)導(dǎo)致了大量的重復(fù)勞動(dòng)，降低了學(xué)籍管理效率，造成了人力資源與信息資源的浪費(fèi)。

二、業(yè)務(wù)流程理論回顧

業(yè)務(wù)流程理論源自企業(yè)流程再造，其基本原則來自信息時(shí)代技術(shù)進(jìn)步帶來的對傳統(tǒng)“專業(yè)分工”理論的巨大挑戰(zhàn)，專業(yè)分工是工業(yè)時(shí)代最為普遍的組織形式，其好處是人人專而精，只專注于自身的工作，而不關(guān)心整個(gè)流程的目的，沒有人對顧客的滿意負(fù)責(zé)。管理也被局限于對各個(gè)活動(dòng)進(jìn)行控制，提高各個(gè)環(huán)節(jié)的效率,正因如此，導(dǎo)致了局部最佳而整體一般的弊病。流程被人為地割裂，分散于不同的部門當(dāng)中。

而流程再造理論則將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程視作一個(gè)整體，其不依據(jù)業(yè)務(wù)功能，而是依據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行隸屬劃分，打破了原有專業(yè)分工的企業(yè)運(yùn)行模式。而這一思想在商業(yè)領(lǐng)域中獲得巨大成功之后，又迅速被政府機(jī)構(gòu)所吸收，被用于政府機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程的改革之中。

嚴(yán)格意義上的政務(wù)流程再造(Government Process Reengineering，GPR)是指運(yùn)用現(xiàn)代公共行政學(xué)理論和信息技術(shù)手段，對政府部門的業(yè)務(wù)流程作根本性的思考和徹底重建，使得政府部門能最大限度地適應(yīng)行政管理體制改革的要求。其主要價(jià)值導(dǎo)向有三點(diǎn)：一是用客戶中心價(jià)值觀取代政府職能價(jià)值觀；二是用業(yè)務(wù)流程為中心的價(jià)值核心體系取代部門職能為中心的價(jià)值核心體系；三是以新公共管理與新公共服務(wù)理論為價(jià)值導(dǎo)向取代原有的剛性約束管理價(jià)值導(dǎo)向。

三、流程再造應(yīng)用于學(xué)籍管理體系的可行性研究

政務(wù)流程再造并非放之四海而皆準(zhǔn)的真理，一般來說，適用于政務(wù)流程再造的業(yè)務(wù)必須具備以下條件，才具備流程再造的可能性。

首先是業(yè)務(wù)應(yīng)該是面向流程的。流程再造并非一定要否定過去的專業(yè)分工理論，而是原有專業(yè)分工理論的有效補(bǔ)充與改革。如果一項(xiàng)工作是專業(yè)性極強(qiáng)而又相對單一的，那么它就不適用于業(yè)務(wù)流程再造。而學(xué)籍管理則具有鮮明的流程特征，從學(xué)生入學(xué)注冊、學(xué)籍異動(dòng)、成績錄入到畢業(yè)，貫穿了學(xué)生完整的學(xué)習(xí)過程，可以說，學(xué)籍管理的流程就是高度濃縮的學(xué)生接受高等教育的流程。

其次面向客戶的業(yè)務(wù)更具備再造的可能。流程再造理論的提出與發(fā)展正是由于傳統(tǒng)分工業(yè)務(wù)邏輯下的各自為政給用戶帶來了不良的客戶體驗(yàn)，進(jìn)而降低了工作效率，在此基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)流程再造將面對客戶的業(yè)務(wù)進(jìn)行了重組，所以能夠更加有效地適應(yīng)以客戶為中心的管理體系。而學(xué)籍管理恰恰是典型的客戶中心管理體系，學(xué)籍管理必須服務(wù)于學(xué)生，尤其是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制時(shí)期帶有福利性質(zhì)的高等教育已經(jīng)全面轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)性質(zhì)的高等教育的新時(shí)期，這種服務(wù)的性質(zhì)就體現(xiàn)的更加明顯。

最后，業(yè)務(wù)應(yīng)該是涉及多個(gè)部門、應(yīng)用數(shù)據(jù)可重用性高的。目前，雖然不少學(xué)校已經(jīng)開展了電子學(xué)籍和網(wǎng)上審批的相關(guān)工作，但大多停留在用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)去模仿傳統(tǒng)的手工處理過程。不能簡單地將現(xiàn)有學(xué)籍管理事務(wù)原封不動(dòng)地移到計(jì)算機(jī)上處理，必須對學(xué)籍管理的傳統(tǒng)工作方式、方法、程序等進(jìn)行重新審視，進(jìn)行必要的清理、簡化、優(yōu)化、整合和改造。

四、學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程再造的一般思路

學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程再造應(yīng)遵循以下思路：首先梳理學(xué)籍管理部門的業(yè)務(wù)，對學(xué)籍管理的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類并劃分層次；繼而建立業(yè)務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程圖繪制標(biāo)準(zhǔn)，對每個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行描述并繪制相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程圖。

然后對學(xué)生和校內(nèi)二級(jí)學(xué)院與相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查研究，征求他們對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的意見；根據(jù)調(diào)研結(jié)果對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類，針對不同情況選擇再造方法（如廢除、簡化、優(yōu)化、合并等），繪制新的業(yè)務(wù)流程圖。最后發(fā)布新的業(yè)務(wù)流程規(guī)范，對原工作流程、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制進(jìn)行調(diào)整，并建立配套的監(jiān)督管理制度。

通過流程再造，可以確定每個(gè)學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程應(yīng)該采集的信息，并通過應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息在整個(gè)流程上的共享使用。可以充分授予學(xué)籍管理人員以權(quán)限，發(fā)揮每個(gè)行政人員在業(yè)務(wù)流程中的作用。可以將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的串聯(lián)模式變成并聯(lián)模式，提高辦事效率。可以在變革中不斷整合學(xué)籍管理功能，不斷提升學(xué)籍管理水平。

[1]趙丹梅.大學(xué)生學(xué)籍管理機(jī)制的探討.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2012(2)

[2]曹暉.運(yùn)用BPR理論改造學(xué)籍管理流程的設(shè)想.上海商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2003

[3]羅愛芳.基于業(yè)務(wù)流程再造BPR的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)變革研究.南昌大學(xué),2006

[4]陳麗君.基于企業(yè)戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)流程重組BPR.現(xiàn)代情報(bào),2006

[5]裴雄卿.金山區(qū)紅十字會(huì)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn).電子科技大學(xué)碩士論文,2011

[6]滿連.基于流程再造理論的稅收政務(wù)系統(tǒng)研究.吉林大學(xué)碩士論文,2011

（作者單位：黑龍江科技大學(xué) 黑龍江哈爾濱 150022） （責(zé)編：賈偉）

F240

A

1004-4914(2014)12-210-02