流程再造視角下的高等院校學籍管理研究

●李孝東 趙丹梅 苗 慧

流程再造視角下的高等院校學籍管理研究

●李孝東 趙丹梅 苗 慧

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，我國已經(jīng)進入高等教育大眾化階段，正在快速邁向高等教育普及化階段。面臨著巨大的壓力，而學籍管理工作的挑戰(zhàn)。我們通過流程再造，可以確定每個學籍管理業(yè)務流程應該采集的信息，并通過應用系統(tǒng)實現(xiàn)信息在整個流程上的共享使用。可以充分授予學籍管理人員以權(quán)限，發(fā)揮每個行政人員在業(yè)務流程中的作用。可以在變革中不斷整合學籍管理功能，不斷提升學籍管理水平。

流程 高等教育 學籍管理

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展與高等教育的快速發(fā)展，截止到2012年，我國高等教育毛入學率已經(jīng)提高到30%、普通高等教育招生人數(shù)已經(jīng)達到681.5萬人。按照國際上通行的劃分標準，高等教育毛入學率在15%以下時屬于精英教育階段，15%～50%為高等教育大眾化階段，50%以上為高等教育普及化階段。我國已經(jīng)進入高等教育大眾化階段，正在快速邁向高等教育普及化階段。因此，我國的高等教育管理正面臨著巨大的壓力，而學籍管理工作作為高等教育的重要有機組成部分，已經(jīng)受到了新時代的巨大挑戰(zhàn)。

一、傳統(tǒng)學籍管理中的弊端

我們通常意義上所說的高等教育學籍管理，是指根據(jù)有關(guān)規(guī)定對學生的入學資格、在校學習情況及畢業(yè)資格進行考核、記載、控制和處理的活動。其貫穿于高等學校學生在校學習生活的始終，甚至要延伸至學生畢業(yè)后若干年。工作內(nèi)容主要包括新生入學資格審查；新生學籍注冊；已在校生學年注冊；課程考核與學業(yè)成績管理；休學、退學、轉(zhuǎn)學、復學等學籍異動管理；學生學籍檔案保管；畢業(yè)資格審查及學歷注冊；已畢業(yè)學生學歷證明等等。其具有工作量極其巨大、任務極其繁重、涉及范圍極其廣泛、對數(shù)據(jù)要求極其準確的工作特點。由于傳統(tǒng)意義上的學籍管理流程分散且復雜，傳統(tǒng)的管理方式無法將整個業(yè)務流程統(tǒng)一在一個完整的業(yè)務組中，所以不得不按照行政隸屬、地理歸屬或是人力分配將學籍管理的業(yè)務數(shù)據(jù)及管理流程分割于不同部門中。這種分割造成了兩個后果，一是同樣的信息需要經(jīng)過多個部門進行收集、加工、存儲與管理，導致了大量數(shù)據(jù)噪音的出現(xiàn)，對于學籍管理這種魯棒性很弱的系統(tǒng)來說，不啻于一場災難；其次不同口徑的數(shù)據(jù)導致了大量的重復勞動，降低了學籍管理效率，造成了人力資源與信息資源的浪費。

二、業(yè)務流程理論回顧

業(yè)務流程理論源自企業(yè)流程再造，其基本原則來自信息時代技術(shù)進步帶來的對傳統(tǒng)“專業(yè)分工”理論的巨大挑戰(zhàn)，專業(yè)分工是工業(yè)時代最為普遍的組織形式，其好處是人人專而精，只專注于自身的工作，而不關(guān)心整個流程的目的，沒有人對顧客的滿意負責。管理也被局限于對各個活動進行控制，提高各個環(huán)節(jié)的效率,正因如此，導致了局部最佳而整體一般的弊病。流程被人為地割裂，分散于不同的部門當中。

而流程再造理論則將企業(yè)的業(yè)務流程視作一個整體，其不依據(jù)業(yè)務功能，而是依據(jù)業(yè)務流程進行隸屬劃分，打破了原有專業(yè)分工的企業(yè)運行模式。而這一思想在商業(yè)領(lǐng)域中獲得巨大成功之后，又迅速被政府機構(gòu)所吸收，被用于政府機構(gòu)與業(yè)務流程的改革之中。

嚴格意義上的政務流程再造(Government Process Reengineering，GPR)是指運用現(xiàn)代公共行政學理論和信息技術(shù)手段，對政府部門的業(yè)務流程作根本性的思考和徹底重建，使得政府部門能最大限度地適應行政管理體制改革的要求。其主要價值導向有三點：一是用客戶中心價值觀取代政府職能價值觀；二是用業(yè)務流程為中心的價值核心體系取代部門職能為中心的價值核心體系；三是以新公共管理與新公共服務理論為價值導向取代原有的剛性約束管理價值導向。

三、流程再造應用于學籍管理體系的可行性研究

政務流程再造并非放之四海而皆準的真理，一般來說，適用于政務流程再造的業(yè)務必須具備以下條件，才具備流程再造的可能性。

首先是業(yè)務應該是面向流程的。流程再造并非一定要否定過去的專業(yè)分工理論，而是原有專業(yè)分工理論的有效補充與改革。如果一項工作是專業(yè)性極強而又相對單一的，那么它就不適用于業(yè)務流程再造。而學籍管理則具有鮮明的流程特征，從學生入學注冊、學籍異動、成績錄入到畢業(yè)，貫穿了學生完整的學習過程，可以說，學籍管理的流程就是高度濃縮的學生接受高等教育的流程。

其次面向客戶的業(yè)務更具備再造的可能。流程再造理論的提出與發(fā)展正是由于傳統(tǒng)分工業(yè)務邏輯下的各自為政給用戶帶來了不良的客戶體驗，進而降低了工作效率，在此基礎上，業(yè)務流程再造將面對客戶的業(yè)務進行了重組，所以能夠更加有效地適應以客戶為中心的管理體系。而學籍管理恰恰是典型的客戶中心管理體系，學籍管理必須服務于學生，尤其是在計劃經(jīng)濟體制時期帶有福利性質(zhì)的高等教育已經(jīng)全面轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟性質(zhì)的高等教育的新時期，這種服務的性質(zhì)就體現(xiàn)的更加明顯。

最后，業(yè)務應該是涉及多個部門、應用數(shù)據(jù)可重用性高的。目前，雖然不少學校已經(jīng)開展了電子學籍和網(wǎng)上審批的相關(guān)工作，但大多停留在用計算機系統(tǒng)去模仿傳統(tǒng)的手工處理過程。不能簡單地將現(xiàn)有學籍管理事務原封不動地移到計算機上處理，必須對學籍管理的傳統(tǒng)工作方式、方法、程序等進行重新審視，進行必要的清理、簡化、優(yōu)化、整合和改造。

四、學籍管理業(yè)務流程再造的一般思路

學籍管理業(yè)務流程再造應遵循以下思路：首先梳理學籍管理部門的業(yè)務，對學籍管理的相關(guān)業(yè)務進行分類并劃分層次；繼而建立業(yè)務描述標準和業(yè)務流程圖繪制標準，對每個業(yè)務進行描述并繪制相應的業(yè)務流程圖。

然后對學生和校內(nèi)二級學院與相關(guān)部門進行調(diào)查研究，征求他們對現(xiàn)有業(yè)務流程的意見；根據(jù)調(diào)研結(jié)果對業(yè)務流程進行分類，針對不同情況選擇再造方法（如廢除、簡化、優(yōu)化、合并等），繪制新的業(yè)務流程圖。最后發(fā)布新的業(yè)務流程規(guī)范，對原工作流程、機構(gòu)設置和人員編制進行調(diào)整，并建立配套的監(jiān)督管理制度。

通過流程再造，可以確定每個學籍管理業(yè)務流程應該采集的信息，并通過應用系統(tǒng)實現(xiàn)信息在整個流程上的共享使用。可以充分授予學籍管理人員以權(quán)限，發(fā)揮每個行政人員在業(yè)務流程中的作用。可以將傳統(tǒng)業(yè)務流程的串聯(lián)模式變成并聯(lián)模式，提高辦事效率。可以在變革中不斷整合學籍管理功能，不斷提升學籍管理水平。

[1]趙丹梅.大學生學籍管理機制的探討.東北農(nóng)業(yè)大學學報(社會科學版),2012(2)

[2]曹暉.運用BPR理論改造學籍管理流程的設想.上海商業(yè)職業(yè)技術(shù)學院學報,2003

[3]羅愛芳.基于業(yè)務流程再造BPR的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)變革研究.南昌大學,2006

[4]陳麗君.基于企業(yè)戰(zhàn)略的業(yè)務流程重組BPR.現(xiàn)代情報,2006

[5]裴雄卿.金山區(qū)紅十字會業(yè)務管理系統(tǒng)的設計和實現(xiàn).電子科技大學碩士論文,2011

[6]滿連.基于流程再造理論的稅收政務系統(tǒng)研究.吉林大學碩士論文,2011

（作者單位：黑龍江科技大學 黑龍江哈爾濱 150022） （責編：賈偉）

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1004-4914(2014)12-210-02