試論高校基建檔案的整理方法

黃帥

摘要：高校規模的不斷擴張，高校的基建項目越來越多，為此產生了大量的基建工程檔案，本文結合筆者多年的檔案管理經驗，從高校基建檔案的特點著手，闡述基建檔案整理過程中的問題，從而提出適合高校基建檔案管理工作的具體整理方法。

關鍵詞：高校基建檔案整理方法

隨著高校規模的不斷擴展，高校進入了基建項目快速發展時期，為此高校的基建檔案也越來越多，如何將這些繁多的基建檔案進行系統整理，以便在使用的時候能夠快速的查詢是當前檔案管理人員需要面臨的主要問題。

1基建檔案的特點

1.1專業性。高校基建檔案是高校基建項目所產生的各種有價值的材料，因此基于基建活動的分工專業性，基建檔案具有很強的專業性，比如在高校主體建筑中，其檔案記錄是關于混凝土工程、鋼筋工程、砌磚工程等，由此可見基建檔案具有很強的實踐專業性。

1.2成套性。高校基建檔案是對高校基建活動的真實再現，通過基建檔案可以將基建活動從設計初級階段到竣工的全過程真實的反映出來，雖然不同的施工工序等，將這些檔案進行區別管理，但是其相對與整個基建項目而言，具有成套性。

1.3復雜性。隨著高校基建項目的增多，高校的基建檔案也越來越復雜，其不僅體現在內容上復雜，基建工程涵蓋的知識比較多，既有地質、環保、建筑、水電等知識還具有合同管理、財務管理等，因此整體上看，基建檔案的內容是非常復雜的；同時基建檔案的復雜性還體現在數量的增加上，眾所周知，當前高校都在積極的新建各種基礎設施，這樣一來高校的基建檔案數量必然增多。

2高校基建檔案整理過程中存在的問題

基于高校基建活動的增多，高校的基建檔案數量越來越多，在高校檔案管理人員與管理經費有限的情況下，經過檔案管理人員的不懈努力，保證了高校基建檔案的有序管理，有效的推動高校的檔案管理，但是結合筆者在基建檔案整理過程中的感悟，高校基建檔案整理過程存在一些問題：首先檔案管理人員缺乏對基建檔案管理的重視意識。高校檔案管理人員認為基建檔案主要是對高校建筑活動實施起到質量監管作用，一旦高校的基建活動完成后，基建檔案存在的意義也就不大，因此他們在管理過程中就會不重視，導致一些關鍵性的基建檔案丟失。其次基建檔案在整理的過程中存在盲目性，具體表現為檔案管理人員在整理基建檔案時存在一把抓的問題，他們不能按照基建檔案的種類等進行細分，導致以后在查詢相關信息時非常的困難。再次基建檔案整理的手段過于傳統。目前高校檔案管理人員在整理基建檔案時主要采取的就是手工整理的手段，沒有將現代計算機技術引入進來，影響基建檔案整理的效率，而且這種手工整理的方式也容易在整理的過程中出錯。最后基建檔案整理的方法比較落后，當前高校基建檔案整理的方法主要是采取立卷模式，即先對基建檔案進行分類、立卷、卷內文件整理、填寫卷內文件目錄以及封皮等環節消耗大量的人力和物力。

3高校基建檔案整理方法

基于基建檔案對高校基礎設施的重要意義，高校基建檔案整理方法的選取要突破傳統的千篇一律保存整理的方法，而是要根據高校的實際發展需要，有選擇的對一些基建檔案進行整理保存，比如屬于高校重大基建項目的檔案一般在城市的城建檔案館都有備份，為此高校可以就此部分檔案不進行整理與保存，這樣一來既可以減輕高校檔案管理人員的工作量，提高他們的工作效率，同時也可以為高校節省一批檔案管理經費，促進高校基建檔案合理利用的效率。基于當前我國高校基建檔案整理過程中所出現的問題，我們應該從改革基建檔案整理方法入手，構建適合高校管理的檔案整理方法。

基于傳統的基建整理方法的局限性，我們可以參照《歸檔文件整理規則》，實施以“件”歸檔的整理方法。

3.1改變基建檔案整理的方式。改變以往的以立卷形式的檔案整理形式，建立以“件”歸檔的模式，以“件”歸檔有效的避免了傳統的基建檔案繁瑣的環節，只需要將基建檔案以“件”的形式進行整理，對每“件”進行編頁、蓋歸檔章、填寫頁數、件數以及保管期限等信息就可以，不再需要對其進行細致的分類。

3.2提高基建檔案整理的手段。傳統的以手工整理基建檔案的模式，經常會出現整理錯誤的現象，因為人在整理基建檔案時他們會受到主觀意識的影響而導致工作失誤，比如檔案管理人員在整理基建檔案文件時，他們可能會因為粗心大意，而將某一重要的基建檔案歸納到別的檔案袋內，這樣一來在查詢此信息時就會因為工作人員的失誤而增加檔案查詢的時間，影響檔案歸檔的實效發揮，而通過將計算機工具引入到基建檔案整理過程中，就可以避免整理過程中的失誤現象出現，通過計算機的輔助，可以實現基建檔案信息的數字化，這對于檔案信息的使用者來說，就會更加快捷。

3.3在確定好基建檔案的“件”之后要確定基建檔案的保管期限，隨后進行裝訂，進行編目排序、編號、加蓋歸檔章最后裝盒。

基建檔案整理是將高校基建活動相關材料轉化為檔案的重要步驟，是高校基建管理工作的重要依據。隨著高校基建項目的增多，高校基建檔案的數量也越來越多，因此作為高校檔案管理工作者一定要本著認真、負責的態度，在基建項目開始階段就要介入進去，強化基建檔案整理的力度，提高基建檔案管理質量。

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