檔案建設對優化醫院等級評審工作的作用評價

王志超

山東省菏澤市第三人民醫院醫保辦，山東菏澤 274000

醫院是醫療衛生系統的主要場所之一[1]，肩負著科研教學、醫療服務的重要職責，在對公民健康進行保障方面起到重要的作用。但是，在不同的醫院之間，服務質量、醫療水平、人員配備、醫療的設施都存在顯著的不同，如何對各大醫院的情況進行定量以及定性的評價顯得尤為重要，通過評價可以找出醫院之間的差距，對醫院的競爭力進行提高。在評價醫院的手段中，醫院等級評審是很重要的一項[2]，醫院等級評審是以醫院的糾紛處理、診治流程、安全隱患、預后工作、滿意度、醫療糾紛、工作效率、人員、設施等項目作為評價的指標，并以相關的細則、規定對這些項目作出評價的過程。在等級評審過程中，醫院的檔案建設和管理起到了重要的作用[3]。在該研究中主要對檔案建設在醫院等級評審中的作用進行探討，進一步了解檔案建設在醫院等級評審中的重要意義。

1 醫院檔案在醫院管理中的重要意義

醫院的檔案管理是醫院的基本工作，其作為醫院管理工作的重要支撐是其他部門工作無法取代的。在醫院的等級評審過程中，檔案起著重要的作用，可以通過檔案對醫院的整體運行情況做到一個大概的了解[4]。對檔案進行有序、規范的管理，可以顯著提高醫院在等級評審中的效率，完整、有序的檔案可以方便評審人員對相關數據、資料進行了解，快速準確地對醫院做出評價，這不僅節約了時間，而且提高了工作的效率；完整、有序的檔案可以保證醫院等級評審工作中結果的客觀性和可信性，這不僅保證評審工作的順利進行，更保證了醫院的誠實性，也對患者的權益起到充分的維護作用；完整、有序的檔案管理可以對醫院等級評審中存在的問題及時發現，如設施是否可用、帶教的過程中是否存在問題、診療中是否存在疏漏等，并對發現的問題及時進行處理和解決。

2 醫院檔案管理中存在的問題

在醫院檔案管理中人員的業務素質不同，結構的安排不是很合理，有些工作人員的學歷比較低，年齡比較大，專業不適合管理檔案，并且檔案管理人員并沒有參加醫院相關管理檔案的培訓工作，在檔案管理方面存在很多欠缺[5]；在管理檔案的過程中，電子化水平比較低，主要使用紙質檔案進行管理，導致效率比較低，導致這些的原因主要是硬件設施的欠缺和管理工作人員的專業不符；對管理檔案的軟件及硬件設施的配備不夠完善，對檔案管理的質量造成一定的影響，這可能是由于資金的短缺或者是對檔案管理的重視程度不夠導致的；醫院對檔案管理重要性的認識比較薄弱，對檔案管理的重要性認識不夠，有些原始數據及資料的記錄不完整，導致資料源頭性缺失，使后續的工作開展困難；另外，醫院存在對檔案管理的制度缺失，沒有明確的規定應如何對檔案進行收集及管理，導致檔案不完整。

3 醫院檔案管理的建議

3.1 醫院檔案資料的搜集、整理

全面的搜集資料是初始階段的檔案工作[6]，搜集資料是需要花費時間和精力的，特別是在醫院檔案搜集的過程中，要始終堅持時效性和完整性的原則。相關工作人員要對醫院發展的動態進行實時跟蹤，在醫院的黨群工作、宣傳義診、醫療發展等過程中要做好報道、電子文檔、聲像、照片等資料的收集以及保持資料的完整性，在臨床檔案資料收集的過程中，要做好與臨床的溝通工作，取得他們的配合，共同做好檔案資料收集的工作。

檔案資料收集完畢后，要做好后續的分類整理工作，在此過程中，要嚴格按照醫院等級評審的要求對檔案進行標準化、規范化的整理，對盛放資料的檔案盒要做到干凈整潔，對其進行編號、標記，以便在等級評審時方便尋找查看。與此同時，還要做好檔案管理工作人員的培訓工作，安排好工作人員的職責，使其從資料歸檔、硬件設施、政策制度上將分工細化，更好地為醫院等級評審中的檔案管理做好服務工作。

3.2 加大檔案管理的硬件投入和建設

在醫院等級評審過程中，對檔案室的硬件有明確的規定，如檔案工作人員的學歷、檔案工作人員的數量、復印機、掃描儀、空調、消毒柜、除濕機、庫房大小等[7]。所以在醫院建設中要做好檔案管理的硬件投入，引進現代的設備和技術，做好檔案工作的載體工作，增加檔案管理中的有形保護，如干燥裝置、滅火設備、檔案架等。不僅如此，在檔案管理過程中的信息管理系統也要加強，不斷引進新的信息管理系統，做好在檔案管理中的信息化進程。

3.3 加強檔案管理中的政策支持和制度支持

在整個醫院的管理中，領導要認識到檔案室的重要性[8]，加強對檔案工作的領導，健全相應的機構，成立專門的檔案管理小組，由專門的領導負責工作，各科室的相關負責人要積極做好本科室的檔案收集及整理工作，配合檔案室的工作，并將各科室的檔案管理工作列入年度考核工作中。將檔案管理的工作與醫院的中心工作緊密結合，除此之外，要對醫院檔案管理形成一種制度化，制定完善的工作機制，使檔案管理工作井井有條，符合醫院等級評審的要求。

3.4 加強對檔案管理者的培訓

對醫院中的檔案管理工作人員進行檔案管理知識的培訓，通過會議的形式對醫院的各科室及各部門的工作人員進行檔案管理知識的培訓，這樣不僅可以使其對檔案管理的重要性進行充分的了解，而且可以增加其對檔案管理工作的配合程度，這樣有效地緩解了檔案工作人員的工作壓力，使工作的效率大大提高。與此同時，要加強檔案管理工作人員對醫院評級流程的學習，邀請經驗豐富的醫院評審人員對檔案管理者進行培訓，使其了解醫院等級考察的基本流程和重點指標，并以此為指導對護理、治療、診斷等重點檔案進行檢查和完善，以便為評價者提供更為完整的考察信息。

4 展望

管理醫院檔案是一個完善醫院體制的重要環節。在當今的醫療環境中，公民對醫療服務、健康、醫療衛生等的要求越來越高，這就更增加了對醫院體制進行完善的緊迫性。醫院的等級評審就是一個完善的過程，在評審過程中醫院檔案起到重要的作用。醫院檔案記錄著醫院的耗材信息、醫療器械、管理制度、病歷檔案、醫療糾紛事件登記薄、醫院的發展歷史、科研數據、購買設備憑證、治療方案、檢查結果、護理記錄、治療記錄等，是醫院評審過程中主要的憑證之一。通過醫院檔案的建設和完善，可以有效地提高評審醫院的效率，使得醫院評審結果客觀、可信，并及時發現醫院管理或醫院發展中的問題，對問題進行積極的解決，構建完善的醫療體制。

[1]何瓊，余昌胤，王飛，等．醫院等級評審資料體系分層構建模式的研究[J]．醫學理論與實踐，2012，25(1):25-27．

[2]張勇.淺談醫院評審對醫院檔案規范化管理的促進作用[J]．醫學理論與實踐，2012,25(17):2189-2190．

[3]Foley RN，ParfreyP S， Sarnak M J.Epidemiology of cardiovasc-ular disease in chronic renal disease[J].J Am So c Nephrol，2013，9(12)：S16-23.

[4]張紅麗,鄭紅艷.構建檔案管理體系服務醫院等級評審的研究[J].辦公室業務,2014（10S）:204-205.

[5]李潔，劉雯，楊文曄，等.軍隊專科醫院等級評審資料體系分層模式構建[J].解放軍醫院管理雜志，2013，20(11):1008－1009．

[6]陳美娟，白永紅.淺談檔案資料在等級醫院評審工作中的重要作用[J].新疆醫學,2014,44(8):144-145．

[7]喬曉高.檔案建設在醫院等級評審中的作用分析[J].世界最新醫學信息文摘，2015,15(28)：174-175．

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