醫院綜合檔案管理的現狀及對策

張愛曾463000河南省駐馬店市中醫院

醫院綜合檔案管理的現狀及對策

張愛曾
463000河南省駐馬店市中醫院

醫院綜合檔案管理現已經成為醫院管理中一個重要組成部分，因此加強醫院綜合檔案管理工作有著積極的意義。本文結合國內外有關文獻和自己的工作實際對醫院綜合檔案管理的現狀進行分析，提出相應對策。

醫院綜合檔案管理；現狀；對策

醫院綜合檔案管理現已經成為醫院管理中一個重要組成部分，也是醫院文化建設的重要組成部分［1］，特別是當今信息化發展的歷史時期，醫院綜合檔案信息資源也要向網絡化發展［2］，緊跟時代步伐，因此加強醫院綜合檔案管理工作有著積極的意義。本文結合國內外有關文獻和自己的工作實際對醫院綜合檔案管理的現狀及對策闡述如下。

醫院綜合檔案管理現狀

檔案管理制度不規范：多數醫院只注重醫療技術的研究，但是對檔案管理工作沒有引起重視，對檔案的管理沒有設立檔案科，或者是已經設立了檔案科室，但是由于對本工作的重視程度不夠，上級文件的存檔、病例及病案的存檔等不規范，醫院尚無相應管理措施，缺乏對檔案工作的管理和監督，在人、才、物等方面投入不足，導致檔案科室設備陳舊，管理方法落后，工作人員工作主動性和創造性不夠，嚴重影響了檔案管理部門的可持續發展。

檔案管理部門工作人員綜合素質較低：由于醫院沒有專門的檔案專業管理人員，目前多數醫院檔案管理人員年齡偏大，人員多來自一線的老護理人員或其他非檔案專業人員，這類人員雖然在醫護等專業方面有著較強的專業技術，但是在檔案管理方面幾乎是沒有任何經驗，也沒有經過正規的檔案管理專業培訓，工作人員的工作能力差別較大，很多檔案管理人員還停留在手工檔案管理，導致檔案管理工作不能適應信息化、網絡化的發展。

檔案工作人員對綜合檔案管理認識不夠：由于目前非檔案專業人員負責檔案管理工作，多數人員對檔案管理的重要性不了解，對檔案的認識程度還停留在傳統的管理中。另外，對于保持檔案的現實意義了解太少，本該存檔的文件、決議等不能及時保存，導致文件丟失、病例丟失等。

檔案管理設備手段原始落后：當今信息化管理使檔案管理進入網絡化的軌道，但是，由于重視程度不夠，在必要的設備投資方面表現為嚴重不足，沒有開發或應用檔案管理軟件，不能實現資源共享，也不便于查找資料，制約了檔案管理的科學化。

醫院綜合檔案管理對策

充分認識檔案管理的重要性：醫院要加強對檔案工作的管理和監督，特別是領導要明確檔案管理的重要意義，學習《檔案法》等相關法律法規［3］，適時引進、招聘檔案管理專業人員，充實到檔案管理科室之中，邀請檔案管理專業人員來院培訓，豐富檔案管理工作人員的業務知識，提高檔案管理人員的素質，及時更換新的信息軟件，購置電腦等。認識到無論是個人檔案還是醫院的設備檔案，以及醫院的各個事務活動的檔案都是非常重要的，檔案信息的搜集與管理已經成為醫院管理的重要組成部分。醫院管理部門要加大醫院對檔案管理部門的資金投入，購買先進的計算機設備與檔案管理軟件系統，聘請專業的檔案管理人員進行檔案管理，建設一支高素質的檔案管理隊伍。注重對檔案管理工作人員進行定期的培訓，提升他們的專業工作能力以及計算機應用能力，保證檔案材料信息的及時更新與錄入。醫院要積極地組織學習與宣傳，提升檔案管理人員的素質。

充實、調整檔案管理人員：醫院要招聘檔案管理專業的人才，充實到檔案工作中，提高檔案管理員的綜合素質，讓檔案專業人員對其他人員進行指導和培訓，按照檔案管理規范收集、整理各種檔案。

加大檔案管理科室的軟、硬件建設［4］：積極投資，按照檔案管理制度，完善基礎設施，提高檔案管理整體水平。

加強對全院各科文書檔案規范管理指導：各科室認真按文書檔案規范行文，各科室、各部門檔案移交時應嚴格把關。按照有關標準對每年上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫，負責達標。

加強編研工作，重視檔案的深度開發和利用：通過對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員的工作能力得到提高，通過改善檔案管理的網絡環境提高檔案管理的信息化水平，在這些基礎性的工作做好的基礎上，借助于網絡化、數字化的辦公環境，進一步做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作便有了保證，對檔案信息資源按專題和類別進行2次甚至3次加工、提煉和深層開發，拓寬提供信息資源服務的渠道也變得可操作、可執行。

重視檔案信息資源的開發和利用：充分利用檔案信息資源：①利用檔案信息資源為醫院管理決策和制訂規劃和計劃、工作總結、實施措施等提供了真實可靠的檔案信息［5］。②利用檔案信息資源，為醫院工作質量評價及醫療、護理、教學、科研、論文撰寫等提供了大量信息資料。③利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和醫院財務部門債權債務檢查等提供了相應的檔案資料。

［1］ 王靜.鄭曉麗.科學管理病歷檔案,提高病案管理效率［J］.中國當代醫藥,2009,11（14）： 99-100.

［2］陳學軍,李建宏,徐苗桑,等.掛號自動分診的設計及其意義［J］.中國醫院統計,2008,15 （1）：26.

［3］ 沈海霞.加強醫院檔案管理促進醫院持續發展［J］.中華現代醫院管理雜志,2004,2 （12）：11-30.

［4］高彥波,王曉華,劉晨陽,等.醫院遠程醫學信息網建設應用探討［J］.中國醫院管理, 2012,28（6）：42.

［5］Kanai Y,Katsuki H,Takasaki M,et al.Comparison of the anesthetic potency and intracelluclar concentrations of S（-）and R（-）bupivacaine and ropivacainecrayfish gaint axon in vitro［J］.Analg,2010,90：415-420.

Present situation and counterm easures of com prehensive hospital archivesm anagem ent

Zhang Aizeng
The Chinesemedicine HospitalofZhumadian City,Henan Province 463000

Hospital comprehensive archivesmanagementhas now become an importantpartofhospitalmanagement,therefore,to strengthen the hospital comprehensive archives management has a positive meaning.In this paper,we analyzed the hospital comprehensivearchivesmanagementpresentsituation according to the related literaturesathomeand abroad andmy actualwork, and put forward the corresponding countermeasure.

Comprehensivehospitalarchivesmanagement；Presentsituation；Countermeasures

10.3969/j.issn.1007-614x.2015.23.103