科研設備全生命周期管理中各環節問題及對策分析

張爽，張曉東

中國疾病預防控制中心職業衛生與中毒控制所，北京 100050

儀器設備管理的基本任務，即依據現代管理的科學理論，以現代科學技術為手段，以設備的一生為管理對象，全員參加的講究實效的技術經濟綜合性管理[1]。為有效完成這一任務，設備全生命周期管理理念應運而生。設備的管理形態主要包含兩種：一是從設備可靠性出發的傳統模式，主要指設備服役期間的運行管理，包括設備的物質運動形態，即設備的安裝，使用，維護直至報廢；另一種是從整個機構運行的經濟性出發的資產管理模式，其更側重于整個設備的價值運動狀態，即預算、實際購置投資、維護支出、報廢等一系列內容。現代意義上的設備全生命周期管理，應涵蓋資產管理和設備管理的雙重概念，是將上述兩種形態兼顧、結合起來的管理模式。

對于設備全生命周期階段的劃分，目前較成熟的模式有三段式[2]和四段式兩種，三段式即將設備全生命周期分為采購、使用、處置三個階段，四段式則細化為計劃、采購、維護和資產管理四部分。科研設備是科研機構運轉的核心，無論從機構性質，還是機構職能情況來看，四段式管理模式更適合科研設備的管理特點，下面從四段式的角度來探討科研設備全生命周期管理的各關鍵環節易出現的問題及相應對策。

1 科研設備全生命周期各環節主要內容及存在的問題

1.1 預算編報

預算編制工作是科研設備全生命周期管理模式中至關重要的一個環節，是后續所有工作能否順利開展的基礎。國家對財政經費預算編制要求日益嚴格，既要求無預算不采購，又要考核預算執行率，如何平衡預算與執行，成為擺在幾乎所有科研院所面前非常嚴峻的問題。

根據財政要求，科研機構往往至少提前一年就要編制下一年度的經費使用計劃，目前，科研機構在預算編制中存在的主要問題有：最終批復經費與申請經費出入過大且非定向批復，導致批復預算與實際需求之間不對等，預算執行遇到障礙；預算制定缺乏調研依據或對實際需求不清楚，導致實際采購到的設備無法得到有效利用或導致閑置；未能全面考慮設備功能與實際工作發展的可拓展性，導致預算編制時的預設配置已無法滿足實際采購時的工作需要，造成資金浪費；未考慮經費波動或減免稅等情況，導致經費下撥后因費用不足而無法完成采購，導致經費無法執行，進而影響下年度經費申請；各部門之間各自獨立申報，機構內部未能進行整合，導致設備重復購置[3-4]。

1.2 采購實施

預算經費批復之后，正式啟動采購工作。這里說的采購不單指采買一種行為，而是從采購申請開始，歷經需求分析、市場調研、技術指標及可行性論證、采購實施、合同簽署、安裝調試、驗收及固定資產入賬等一系列工作的統稱。這里不妨將需求分析、市場調研、技術指標及可行性論證歸為采購前期，將實施采購階段列為采購中期，其余后續工作歸為采購后期，這樣更利于采購管理人員理順工作環節。

采購的前、中、后期存在的主要問題如下：

采購前期，對于具有自主采購權限的小額設備，需求部門往往只想著快速購置而跳過需求分析、可行性論證、詢價、比價及議價等環節而直接采購，容易造成需求與實際脫軌，形成資金浪費，同時，財務部門及設備管理部門對需求部門的購置理由核實不充分，也有可能導致重復購置情況的發生；對于大型設備，需求部門容易忽視技術指標的重要性，在提交技術指標的時候經常發生缺項漏項或者干脆拿一款目標產品，把說明書一騰了事的情況；科研機構大多數采購管理人員多為非專業技術人員，對設備管理僅限于“管理”層面，無法以用戶的身份介入設備指標及其他采購前期的工作，無法提供指導性意見或建議，這同現代設備的管理理念是想違背的。

采購中期，部分機構由于采購管理制度不健全、不細化，導致采購工作無章可依，各部門間主觀差異較大，自主采購小型設備時比較隨意；采購人員配置不合理，采購管理工作缺乏監督機制，在內部控制方面有待加強；采購管理人員對政府采購相關法律法規的掌握還不夠透徹，對于其中沒有細化的東西，理解上有偏差，導致在指導需求部門采購時，管理要求不統一。

采購后期，合同簽署不合理，關鍵的付款、售后、違約責任等條款沒有考慮周全，導致事后扯皮；驗收時，對貨物清單及主機、配件等沒有仔細清點，造成設備檔案不完整或配件損失；安裝調試后的培訓未按合同約定進行，試機操作不到位或未能及時檢驗出設備自身存在的問題，導致日后使用出現困難；設備安裝調試通過后，在未辦理固定資產登記的情況下到財務辦理費用核銷，為日后資產清查設下障礙，也容易造成國有資產流失。

1.3 使用維護

設備納入固定資產管理后，正式進入服役期，此階段是設備全生命周期管理中的關鍵環節。所謂設備維護，即包含設備的維修維護管理、使用管理、計量管理、檔案管理等設備日常所涉及的全部管理工作。設備維護工作做得好與壞，直接影響了機構資金的有效運作以及科研院所社會功能發揮的優劣。

機構領導往往更關注前期經費申請及中期采購階段經費的執行率問題，往往忽視后續工作。缺乏領導有效重視，科研設備日常管理工作便無法有力開展，而科研人員也往往認為設備的日常管理是設備管理部門及財務部門的責任，易造成機構整體上設備維護意識淡薄；設備使用記錄未按照實驗室管理部門的要求填寫；使用記錄保管不當，造成年終歸檔不完整；設備使用不按操作規程，對設備性能造成損害，降低了設備使用壽命；使用部門未對設備設置專、兼職管理人員，或者人員不穩定，調整頻繁[4]，存在隨意外借、丟失損壞不上報等情況；因單位內部機構重組更迭，保管人變更但交接不完整，造成設備查無下落，造成國有資產流失；設備維修維護檔案缺失或催繳不上來，造成儀器設備檔案不全，對設備日后的維護或使用信息查詢帶來困擾。

1.4 資產管理

資產是行政事業單位正常履行職能和開展業務活動的物質基礎，對設備進行資產管理即是支撐整個科研院所正常開展科研業務活動的物質保證。對設備進行除物質運動形態管理之外的資產管理，是國家對于行政正事單位資產控制的內容之一。四段式理論的資產管理環節，主要指對于設備資產的清查、盤點及處置工作。

目前，大多數科研機構職能變化過快，機構設置更迭頻繁，保管人員及存放地點變更等種種因素，導致設備資產賬實不符情況較為普遍；另外，在資產清查盤點過程中，資產部件不完整、資產“私有化”、隨意外借、丟失瞞報等情況屢見不鮮，造成國有資產流失；在資產處置過程中，有些機構存在沒有采取公平、公正、公開的原則進行，隨意出售給個人或未經審批私自處置，處置后殘值未按要求上交財務部門，挪作他用等情況。科研設備管理上的欠缺，對科學研究機構持續穩固發展是極為不利的[5-7]。

2 設備全生命周期管理方法及對策探討

2.1 強化預算編制工作的重要性

首先，預算部門應明晰該部門的工作需求，還應對該部門及全所的業務發展趨勢有個預判。其次，無論是需求部門還是設備管理部門，均應積極了解設備最新信息，需求部門應多向市場了解目標商品情況，必須時查閱文獻，掌握該設備的行業動態，編制預算時，一并把價格波動范圍及配置在未來的適用性等因素考慮進去，以便更好地掌控設備未來發展趨勢及價格方面可能的波動。再次，鑒于預算編制工作是整合了業務需求、選型指標、市場規律、可行性分析、專業知識等多方面內容的綜合性工作，建議積極發揮機構內部學術委員會及業內專業人士的作用，對于需求及市場情況進行充分地研討論證，以保證預算盡可能的接近最終目標，這也是機構內部控制的關鍵環節[8]。

2.2 基于管理制度，規范開展采購工作

首先，采購管理人員須明確，采購管理工作應全程依據管理制度，切忌自由發揮或管理口徑不一，應將整個工作同單位內部控制要求相結合。這就要求我們建立健全機構內部的設備管理制度，或將上級主管部門的有關制度細化，讓采購前、中、后期各環節都有章循。

其次，采購管理人員應加強自身業務水平，努力扭轉被動管理的現狀，積極向主動介入性管理靠攏，能夠在設備論證、市場調研、指標撰寫等方面給出具有實際價值的參考性建議，將所了解的政策與實際需要相結合，更好地指導需求部門完成采購前期相關工作。

再次，采購管理部門的工作機制應在機構內部控制制度的監督范圍內設定，避免職權過于集中。采購人員應熟悉采購管理流程，一視同仁地對待各項采購項目。

最后，采購管理部門應同紀檢監察部門密切配合，完善所內合同審查管理制度，視情況制定統一科學的合同范本，對必要的合同條款、相關事項進行預設并在日常采購工作中逐漸完善，后期只要嚴格履約即可。此外，采購管理部門應同財務部門達成管理一致，將固定資產入賬、驗收手續作為報銷的必要條件之一，即可有效避免固定資產漏入情況的發生。

2.3 從設備出發，做好維護工作

完善設備管理制度，將設備日常管理要求作以明確，同時爭取主管領導重視，以利推動制度落實。結合制度，面對使用部門人員開展相應培訓，將制度要點作以宣貫，提醒一些容易被忽視的常規問題，須讓每一位科研人員知曉，科研設備的日常維護不僅是管理部門的責任，更是機構內部每一位職工的事情；每臺設備設兼職保管員（一般同固定資產入賬時填寫人員保持一致），負責對設備狀態、數量的日常檢點，負責設備外借、出差、保養維修等事務的記錄；對于設備的使用記錄，要定期查看填寫完整程度，他人使用時應讓保管員知曉并簽字，所有過程資料均應妥善保存，年終按時上交設備管理部門。若發現設備出現問題，保管員應及時向部門負責人及設備管理部門上報，以便及時維修，避免設備帶病工作，影響設備使用性能及壽命；另外還應做好設備的日常檢修及保養工作，即便工作不常用到的設備，也應定期開機運行檢查，以利設備始終處于良好可信的狀態。對于強檢設備，應銜接好兩次檢定/校準時間，避免出現檢定空檔期違規使用的情況。

另外，有條件的機構應盡量將資源共享考慮到設備管理中，在需求制定、采購、存放地點、日常維護等方面統籌管理，具體操作可結合授權管理的理念[9]，不僅能充分提高設備利用率，還有利于設備潛在功能的發掘，同時也將大幅度降低資金成本。

2.4 資產管理

首先，扭轉各級領導重購置輕管理的思想觀念，切實加強資產各環節的管理[8-10]。

其次，設備管理是運行全程的管理，是全員參與的管理，是信息不斷變化的動態的管理，這些特點直接決定了資產管理的復雜性。因經手人員較多，涉及部門廣，設備自身狀況復雜，要想實時做到賬實相符，就要切實做好日常管理工作，加強資產清查盤點頻次，讓不應發生的狀況得不到發生的機會，即便發生，管理部門也會在第一時間知曉從而進行干預。

再次，通過有效的資產清查，盤活存量閑置設備，對于尚可使用的閑置設備進行部門間調劑或進行共享，可有效解決資源浪費問題。

最后，對于申請報廢的設備，達到一定金額的，設備管理部門應協調專業人員對其進行論證，確無使用價值的方可處置，尚具備使用價值的，亦可視情況進行內部調劑或論證是否有升級價值。

3 科研設備全生命周期管理的實際意義

科研設備與其他一般設備的區別在于，對科研設備管理的是否到位，不僅直接關系到科研機構的日常運轉和業務發展，往往也是與國計民生密切相關的，其管理效果的優劣，看似只影響了某個實驗結果，但它將間接決定政府決策是否得到有效支撐，所屬研究領域的進展是否能夠如期達到目標。將全生命周期的管理應用到科研設備管理中，勢必具有非常實際的意義。

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[6]楊二寶.淺談科研院所的固定資產管理[J].商業會計,2013(15):110-111.

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[8]朱延輝,楊軍.醫療衛生機構固定資產內部控制[J].中國衛生經濟,2015(4):84-86.

[9]廖斐斐,黃艷華,王昕紅,等.儀器授權管理系統在部級重點實驗室的應用[J].中華醫學科研管理雜志,2014,27(1):41-44.

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