醫院檔案管理與檔案升級工作策略探析

趙莉娟

臨滄市人民醫院，云南臨滄 677000

醫院的檔案管理及升級對于醫院的運行和發展至關重要，它指的是院方所有活動過程中積累起來的具體材料，其中包括人事檔案、醫療技術、行政管理、財務收支、設備引進等各項復雜工作的記錄。其運行和發展的狀況直接影響著醫院的規范化管理，對形成重要文獻和研究資料具有重大價值。隨著我國醫院檔案管理要求的不斷提升，管理模式與升級速度也越來越受到上級的重視[1]。但就目前形勢而言，許多醫院甚至三甲級醫院都存在許多檔案管理升級不當的現象，使之無法適應新時代的發展需求。因此，提高醫院整體的檔案管理水平，適時進行改進升級，有利于院方管理工作的順利展開，也有利于各部門工作的優化與完善。

1 醫院檔案管理工作現狀

雖然醫院對于檔案管理和升級工作都給予高度重視，但管理的綜合水平卻參差不齊，有些地區更顯得比較落后。這主要是由于檔案管理工作的一些問題尚未妥善處理，將這些問題集中起來，不難發現，大致包括以下3個方面。

1.1 醫院檔案管理體系不健全

目前，我國檔案管理體系是與其他信息分開管理的模式，醫院檔案通常歸綜合檔案室管理，并對其進行必要的監督和檢驗。而信息科只負責院方書籍、設備和計算機的管理，二者并沒有進行統一管理，而是獨立行使各自職權，這種不協調的工作模式為醫院檔案的收集、整理和保管帶來了較大難度，在一定程度上造成了人物力資源的浪費和消耗，嚴重制約著醫院檔案管理的水平和升級的進程[2]。此外，許多醫院檔案管理過程中，現代化管理手段的運用較少。檔案收集基本上都是通過手工檢索的方式，不僅效率低浪費時間，而且信息量小，對檔案的收集和開發都造成了一定程度的阻礙。因此，積極探索醫院檔案管理的體系顯得尤為重要，以徹底杜絕無人監管、沒有考核、不受制約的情況發生。

1.2 檔案管理人員業務素質不合格

近年來，醫院檔案管理的重視程度和事業規模不斷提升，不僅管理內容日漸豐富，數量和載體也變得多樣化、復雜化，因此對醫院檔案管理人員的專業素質提出了較高要求。在醫院的人才建設和培養過程中，往往對醫務水平和技術的重視程度較高，而對檔案管理人員并沒有提出嚴格的計劃和要求，檔案管理是一項較為枯燥的工作，許多工作人員認為在此崗位上并沒有多大的發展前景和晉升機會，所以負責管理檔案的通常都是一些實習生或者是臨時工，在編的職員并不愿意留在這個崗位。從這些人員的專業技能、工作經驗方面差別很大，由此可見，要提高檔案管理效率，要從檔案管理工作隊伍抓起，并進行有針對性的培訓[3]。就目前形勢而言，大多數檔案管理人員的業務僅停留在傳統經驗的階段，無論在管理水平還是思想觀念上都已被時代淘汰，缺少創新意識和進步動力。

1.3 檔案沒有充分發揮其應用價值的空間

醫院檔案能夠真實地反映和記錄各項信息，尤其在醫院建設和學術進步方面發揮重大作用，需要編研工作人員向使用者提供多層次、全方面的信息。但事實上，檔案管理工作往往形同虛設，很少會有人通過查閱檔案來獲取可靠信息資源，因此，檔案未被進一步的開發和利用，許多有價值的寶貴資源被浪費了。

2 提高醫院檔案管理工作水平的具體策略

2.1 健全醫院檔案管理制度，實行規范化管理模式

第一，院方領導應起到表率作用，提高對檔案管理與升級的重視程度，將其列入領導的工作議事日程中來，建議安排一位領導監理檔案管理方面的業務，及時發現并解決問題。第二，不斷提高綜合檔案室硬件設施建設，為其配備必要設備，如計算機、防磁柜、干燥機、密集架等，確保檔案管理的有序進行。第三，健全檔案管理模式，確保檔案升級的規范化。要建立高質量管理模式，使升級質量顯著提高，從而提高檔案升級含金量。從檔案收集到分類，從整理到排序，每一個細節都有嚴格把關，全面維護檔案的完整與安全，以便其為醫院的各部門進行全面服務。有些醫院建立了云檔案管理體系，其中包括人事休假管理、醫療流程系統、資產管理、考勤報表、處方單等內容，并用條形碼代替了原來的檔案號，既方便又快捷，對檔案的整理、運用、鑒定和保管起到積極作用。同時，要對歸檔嚴格控制，若是不符合歸檔要求，堅決不予歸檔并及時整改，著重做好收集、檢索和編研工作，以便所需之時提供完整的材料信息。還要在此基礎上，檢查歸檔文件有無破損缺頁等情況，采用相關管理軟件進行系統的錄入、打印和案卷工作等[4]。此外，檔案管理要以系統化發展為平臺，創新檔案管理工作模式。檔案的真實性直接影響了醫院的聲譽和形象，檔案的內容關系到其利用的價值和效果，因此，醫院需要投入財力和物力重新審視檔案管理模式，以系統化為目標，設立專門的機構，為其配備由專職及兼職人員組成的檔案隊伍，從根本上克服檔案分散管理的弊端，使各項信息在檔案中得到有效覆蓋。

2.2 加強檔案管理人員的素質建設

檔案管理人員的素質對工作效率和醫務事業的發展都起著決定性作用。隨著我國對信息關注度的顯著提升，檔案作為信息的載體，其重要地位更加突出。因此，管理人員要積極轉變工作思想和角色的定位，使醫院檔案充分發揮其應有的價值。首先，檔案管理者要具備良好的職業道德，其工作性質屬于服務性，要求工作人員無私奉獻，可能因各種因素的制約并不能受到很多人的重視和關注，因此，工作人員要有較強的服務意識，淡泊名利，恪守職責。檔案管理又起到連接資料和使用者的紐帶作用，這就需要工作人員具有高度的責任感和使命感，全身心的投入到醫院檔案管理工作中來。院方要積極展開對檔案管理人員的思想政治培訓，使其愛崗敬業，遵紀守法，也可以定期展開檔案管理學術交流活動，讓廣大員工意識到檔案管理的重要性并進一步了解其發展趨勢。其次，檔案管理人員要具備創新精神。只有從傳統的管理模式中解放出來，才能突破對原有規則和思維的局限，使醫院自身在發展中獲得更多的競爭力。新的形勢要求檔案管理者全面掌握檔案管理的綜合技能，不僅要將自己培養成一專多能的復合型人才，還要時常更新自己的知識庫，達到知識與環境的動態適應。作為醫務建設的輔助部門，檔案管理人員也要時刻樹立信息創造價值的思想觀念，憑借自身的經驗和專業儲備指導實踐工作，從而應對新問題，抓住新機遇。在專業技能的培養中，要針對檔案的收集、整理、數據編輯等進行嚴格把關，并深入拓展相關的知識領域，如自然科學和社會科學，使其在檔案檢索和統計方面進展的游刃有余。院方加強現有職工的在職教育和培訓十分必要，值得注意的是，培訓要有針對性和高效性，根據他們的資歷和經驗，為其提供便捷化的再教育工作。

3 提高醫院檔案升級工作的具體策略

在長期的學習和宣傳過程中，醫院領導和員工能夠清晰了解檔案管理工作的重要性，也能認清檔案管理與自身發展的密切關系，這對檔案升級工作起到了良好的推動作用，也為今后可持續開展升級工作奠定了基礎。下面，就以下3點為提高醫院檔案升級工作提出建議。

3.1 醫院檔案升級要有求真務實精神

檔案升級不能只顧眼前利益和短期利益，忽視升級質量，從而影響升級效果。在此過程中應穩扎穩打，夯實每一個腳步，踏實完成每一步工作。這要求工作人員要有較高的職業道德和專業素質，保障各類檔案的科學整理和升級，從而更好地服務于整體工作。此外，嚴謹的工作態度也是必不可少的。要想整體提高檔案質量，就務必嚴把歸檔關口，確保各類檔案科學整理和安全保管。

3.2 醫院檔案升級要有正確方法

醫院檔案升級要本著“各負其責，分工合作”的原則，根據個人專業領域的不同把各類檔案材料的日常管理仔細劃分，將責任具體落實到每一位工作人員身上，實行責任制。檔案工作務必量化到日常工作的細則中，確保質量和效率。同時，要注重制度在具體工作中的落實情況，使檔案工作有章可循，有法可依。為了提高檔案升級的自覺性，院方可將其歸入職能科室目標考核系統，定期檢查升級目標的完成情況，與每月的績效掛鉤，可以從根本上提高檔案的歸檔率、完整率和準確率。此外，醫院要加大資金投入力度，保障數據化檔案存儲所需的硬件設施的完善和質量，可以通過科研立項的方式，不斷提升工作人員自身的信息素養。還有的醫院建立了檔案人事管理平臺，其中包括人事流程體系、資產管理體系、考勤體系等，這對提升檔案管理和升級的質量和效率具有劃時代的意義。

3.3 醫院檔案升級要加快現代化建設步伐

首先，檔案工作者要熟練掌握計算機應用基本技能。隨著信息化時代的到來，檔案管理的現代化趨勢已勢不可擋，因此，引進先進的設備輔助檔案升級勢在必行。這要求工作人員與時俱進，對計算機的軟件應用、基本操作技能熟練掌握，以便順利進行檔案檢索、分類、編號和統計工作等，做到升級工作的準確、快捷、便利。還要掌握數據分析技能，能夠及時提供他人所需的檔案信息，實現檔案與醫院管理的良性互動。其次，要加強醫院檔案的信息化管理。為了適應時代的發展需求，各大醫院紛紛開啟了檔案數字化升級工作，將綜合檔案室藏有的檔案按條目輸入計算機系統，便于原文檢索，這一方法也成為現今醫院管理信息化的有力支撐。

4 檔案管理和升級工作在醫院中的重要意義

作為一種重要的信息資源，醫院檔案是各種文字、圖表及其材料的載體和歷史記錄，它不僅關系到與醫療相關的科研、診治、實踐等記錄，還涉及學術研究和技術進步，對推動醫療衛生事業的發展具有重要參考價值。但我國目前多數醫院都沿用傳統管理模式，其工作思路、體系、模式較為落后，已影響到整體工作的開展。由此可見，醫院檔案管理升級工作也要與時俱進，用全新的觀念和思想完善本職工作。只有這樣，才能促進醫療事業的順利發展。下面，就以下幾點探討檔案管理和升級工作在醫院中重要意義。

4.1 有利于保護珍貴的檔案原件

采用合理的檔案管理模式，能夠將檔案材料信息化處理，不僅能有效保護檔案原件，還能防止因過多借用、使用造成的原件損壞，大大降低了材料丟失和破壞的風險。同時，信息化的管理模式改善了工作條件，系統的升級也能及時提高工作效率。

4.2 有利于提高醫院工作效率

采用電子歸檔的檔案管理模式，能夠為使用者提供快捷便利的信息材料檢索服務，適用于各個部門和醫療室的瀏覽使用，使材料更加直觀的呈現，從而大大提高工作效率。此外，還能節省大量的存儲空間，在保證檔案備份的同時，做到有備無患。

4.3 有利于為科研和治療提供參考價值

作為醫院信息資源的載體，檔案具有多種形式，包括紙質檔案、實物檔案和電子檔案，都是當今檔案存儲的媒介。由于醫院的工作性質比較特殊，直接關系到人民的生命安全和健康，因此那些與醫療相關的科研與實踐在醫院發展中顯得尤為重要。涉及人事調動、醫療實踐和基礎建設的檔案與醫院發展息息相關，這些都是醫院學術和技術進步的重要經驗，對推動醫療事業的發展起到一定的推動作用。

5 結語

綜上所述，醫院檔案管理在整個醫院的運行體系中占有重要地位，其管理和升級工作的進展直接影響到醫院的工作效率和事業發展，因此院方應積極采取有效措施提高檔案管理和升級的有效性，改變陳舊的管理模式，培養現代化檔案管理人才，本著求真務實的精神，腳踏實地地做好檔案管理和升級工作。

[1]黃鋒，陳劍銘．醫院病案管理工作現狀及發展趨勢探討[J]．中華醫院管理雜志，2013（3）：192-194.

[2]劉爽．醫院病案管理中存在的問題及對策[J]．醫學與社會，2011，24（3）：53.

[3]鄒湘蓉．醫院病案管理中三級質量控制的應用[J]．中國美容醫學，2012，21（12）：888.

[4]王歡．檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J]．安徽農業大學學報:社會科學版,2014，23（4）：66.