檔案管理在醫院管理中的重要性與作用

葛春艷

青島市海慈醫療集團，山東青島266033

檔案管理在醫院管理中的重要性與作用

葛春艷

青島市海慈醫療集團，山東青島266033

檔案是個人或組織在社會實踐中逐步形成的，能夠清晰完整的記錄固化信息的作用。醫院檔案是在創辦醫院宗旨指導下，按照醫院的要求，在從事醫療、管理、科研等活動中所形成的醫療業務、黨政管理、教學科研等檔案的總和。它真實記錄醫院各項工作，同時又是醫院歷史發展的見證，為醫院的重大決策提供依據。檔案管理對醫院的發展具有非常重要的作用，它在醫院制定決策、醫院現代化管理以及彰顯醫院文化等方面都起著推動作用。重視醫院檔案管理是保證醫院發展的前提條件。該文著重分析了醫院檔案管理中存在的問題。闡述檔案工作在醫院管理中的重要性，并提出發揮檔案管理作用價值的幾點建議。

檔案管理；醫院管理；重要性；作用價值

醫院檔案管理作為醫院的權威憑證和原始記錄，是醫院決策和工作計劃的重要依據，是保證醫院各項工作正常運轉的基礎。檔案管理雖是基礎性工作是醫院管理中最重要的部分，隨著社會不斷進步，檔案資源的社會價值將會越來越被人們認知，不僅要重視對檔案的保管保護，更要重視它的開發利用，以此達到資源共享的目的。本文著重在檔案管理在醫院管理中的重要性、作用及價值等方面進行闡述。

1 檔案管理在醫院管理工作中的現狀及存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全，檔案利用率低、收集率不高

醫院雖然在人事、后勤、醫療以及行政方面制定了健全的制度，但關于檔案管理這方面，制定健全制度的醫院少之又少。長期以來，醫院對于檔案管理都是采用針對性的管理，如在科技檔案、會計檔案以及文書檔案等方面進行管理，其他檔案管理交由業務部門進行管理，從而使醫院內形成多個檔案管理部門的格局，導致醫院檔案收集率下降，內容殘缺。同時，醫院對檔案的管理采用重“藏”“輕”用的管理方式，對檔案所產生的社會效益與經濟效益缺乏宣傳，導致公眾不知如何利用檔案，從而使檔案的利用率嚴重偏低。

1.2 檔案管理員綜合素質低

大多數從事醫院檔案管理工作的人員都是兼職、非專業人員、年老的、人員流動多，檔案管理員綜合素質偏低，工作沒有積極性以及主動性，檔案工作脫離醫院各項工作，檔案人員關于檔案資料都是被動接受，參與醫院的各項工作幾乎很少，各類文件無法盡快收集，致使寶貴資料流失，沒有歸回檔案室。另外，醫院對內部人員進行培訓時，主要針對醫療技術人員的培訓，完全沒有將檔案管理人員列入培訓計劃中，導致檔案管理人員的管理水平跟不上時代的發展。

1.3 醫院對檔案硬件投入少

由于醫院把工作的重心放在醫療上，導致檔案室用房緊張，空間很窄，達不到安全管理檔案的要求。另外，由于檔案管理在技術以及管理水平方面嚴重落后，阻礙了檔案管理工作的發展。近年來，隨著計算機技術應用，醫院管理手段有所提升，然而，在檔案收集方面，醫院仍是采用手工收集的方式，使檔案不能盡快歸檔，不利于檔案管理工作的進行。目前，電子檔案應用越來越廣泛，部分醫院采取建立電子檔案系統[1]。然而，電子檔案未能經過檔案管理人員允許直接歸入檔案系統中，導致軟件使用時出現各種情況，給檔案管理人員帶了不便。

1.4 醫患關系導致病案未被重視

在醫療糾紛中，雙方爭奪最主要的還是病案。因此，病案管理最主要的任務就是完善病案管理，提高患者病案書寫的質量。

2 檔案管理在醫院管理工作中的重要性

2.1 檔案管理是醫院文化的傳承

醫院文化關乎著醫院的精神，它是創辦醫院的宗旨，同時又是醫院在價值導向、社會形象與管理理念等方面的一種綜合體現[2]。醫院文化的形成是源遠流長的，并不是一朝一夕的，是在醫療衛生體制中不斷沉淀、不斷總結出來的。醫院的檔案是社會實踐與歷史發展的原始資料，其中包含了豐富的醫院文化。因此，做好醫院檔案管理，進而使醫院文化在檔案中不斷沉淀、積累以及總結。

2.2 醫院檔案管理支持開創未來科學、總結過去以及正確把握現在

醫院檔案是把醫院各種情況真實記錄下來，是對醫院歷史發展的總結。醫院檔案不僅是對前人研究的總結，而且也是為后人推動醫院的發展提供了條件[3]。通過檔案，我們可以吸取前人的教訓，作為我們的經驗，而且能夠從中找出事物發展規律及內在聯系，為當下和今后醫院的發展打下了基礎，這就是醫院檔案信息屬性的作用。醫院管理要井井有條條，是加快醫院發展步伐以及促使醫療事業不斷發展的重要保障[4]。

2.3 醫院檔案管理為醫院現代化建設以及科學化發展提供依據

21世紀是經濟與知識并存的時代，在信息、知識、資源的積累和運用對醫院科學化發展及現代化建設方面起著決定性作用。以前醫院管理采用粗放式和經驗式的管理方式，隨著社會的發展，逐步轉變為科學化、密集式的管理模式，而且醫院檔案管理員對檔案管理的認知越來越深，深刻地明白醫院檔案資源在社會產生的經濟價值以及社會價值，懂得如何利用檔案的信息資源提高醫院的經濟效益、社會效益以及綜合競爭力。其次，醫院檔案管理在臨床醫療的改進和提高、專業學術交流和研究以及醫學科研的應用和開發等方面提供重要依據[5]。通過醫院檔案管理，可以使臨床治療、專業學術以及醫學科研之間相互促進、相鋪相成，對醫院現代化建設和科學化發展起到了促進作用。

2.4 醫院檔案管理在醫患關系與醫療糾紛方面提供了依據

目前，醫院醫療糾紛形勢嚴峻，醫患關系也越來越嚴重，在國內外醫療環境中，醫患矛盾不斷惡化。醫院檔案是醫療活動最原始的記錄，為法律提供依據。醫院檔案對醫患活動能夠進行真實的記錄，進而為維護醫患雙方的合法權益提供依據，便于醫患雙方行駛自身的權利，同時又能讓醫患雙方遵守自己應該履行的義務[6]。

2.5 醫院檔案在醫院的經濟效益和社會效益方面起到重要作用

醫院檔案具有真實性、原始性等特點，這就可以使醫院檔案通過網絡、報紙等手段轉化為體現醫院發展歷程以及醫院文化的專著及回憶錄等醫學寶庫，從而為醫院創造更多的經濟效益和社會效益，有利于我國醫療事業的發展[7]。

3 充分發揮檔案管理在醫院管理工作中使用價值

3.1 加強醫院檔案基礎性管理

要充分發揮檔案管理的使用價值，首先，要加強醫院檔案基礎性管理。醫院檔案管理員每天除了對檔案進行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好檢索、研究、編目工作，建立健全檔案管理體系以及檔案匯編等參考資料，要對檔案進行更新，從而達到醫院管理的要求[8]。

3.2 樹立檔案管理開發利用觀念

醫院檔案管理者的思想常常會受到傳統管理理念的禁錮，沒有充分意識到醫院檔案所具有的價值[9]。因此，醫院部門與部門之間要密切配合，做好關于醫院檔案的開發利用工作，通過醫院檔案科學化管理促進現代化建設的不斷發展。

3.3 完善檔案軟件和硬件設施，培養高素質管理人才

有效利用醫院檔案管理，就必須加強檔案存庫的保護與建設工作，使醫院檔案不受到破壞。另外，計算機軟件隨著知識經濟的到來而被廣泛應用，醫院應該盡快建立信息化檔案系統，運用先進的管理軟件對醫院檔案進行有效的管理與使用[10]。保證醫院檔案管理事業向著持續穩定發展，就需要培養一批高素質的檔案管理人才。

4 結語

綜上所述，通過加強檔案管理工作，從而使醫院檔案管理水平得到提升，同時提高醫療事業、醫院管理等方面的教學水平。適應醫療事業的發展以及社會的不斷變化。對檔案管理模式不斷創新，以此提高檔案管理的效率，發揮醫院檔案管理的作用，推動醫院檔案管理的發展，使醫院檔案管理走向新的高度。做好醫院檔案管理工作，開創醫院管理的新格局，為醫院現代化建設和醫療事業的發展提供保障。

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Archive Management in Hospital Management Importance Value and Function

GE Chung-yan
Qingdao haici medical group，Shandong qingdao 266033 China

Archives is a person or organization gradually formed in the social practice,to clear a complete record of curing information.Hospital records is in hospital under the guidance of the purpose,according to the requirements of the hospital,is engaged in medical treatment,management,scientific research and other activities in the medical business,which is formed by the party and government management,teaching and scientific research files combined.It was a real record all work of the hospital,is the witness of history of hospital development at the same time,provide the basis for hospitals to make major decisions.But increasingly highlight the importance of hospital archives management,attaches great importance to the hospital archives management is the premise of guarantee the hospital development,archive management has a very important role to the development of the hospital,its decision-making in hospital,hospital modernization management and akira

File management；Hospital management；The importance of；Function value

R197.322

A

1672-5654（2015）04（b）-0084-02

2015-01-13）

葛春艷（1972.9-），女，山東青島人，本科，館員，研究方向：綜合檔案管理。