醫院檔案管理信息化建設研究

王鈞

壽光市中醫醫院病案室，山東壽光262700

醫院檔案管理信息化建設研究

王鈞

壽光市中醫醫院病案室，山東壽光262700

檔案是一種寶貴的信息資源，在各個行業中起著重要的作用，具有原始性和不可再生性，醫院檔案是醫院發展的原始性記錄，是醫院在日常診療經營活動中形成的，具有保存價值的原始記錄資料。隨著醫院的發展，公立醫院改革的深入，檔案的重要性也日益突出，而原始的記錄方式、儲存方式已無法適應當今社會的發展需求，醫院檔案信息化建設嚴重滯后，影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用，因此，建設現代化的醫院檔案管理系統成為醫院發展中必須逾越的門檻。

醫院檔案；信息化；建設

檔案是重要的信息資源，是醫院歷史發展的原始記錄和權威憑證，對醫院的重要性不言而喻。隨著社會的發展，要求醫院加速實現日常工作信息化。在信息化建設的大背景下，對醫院檔案管理工作提出了新的要求，要求同步實現醫院檔案管理工作信息化、現代化[1]。

1 檔案信息化建設的內涵

檔案信息化建設的內涵是應用信息化技術對檔案的集成、鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔、保存等進行高效的管理，實現信息的數字化和網絡化，達到信息的收、發、儲存一體化，用信息流調控檔案物流，最終實現“無紙化”辦公，實現檔案管理模式的新變革[2]。檔案信息化建設的核心是醫院局域網的建設，其軟硬件基礎設施的建設是檔案信息化的基礎條件。具體說來，要實現以下幾方面。

①數據資料信息化。應用掃描儀、計算機、網絡等設備把應存檔的文件、數據資料信息以規范統一的格式錄入信息系統，以便進行相應分類、處理。

②工作流程信息化、規范化。通過專門的信息系統軟件對錄入的檔案進行分類、排序。確定規范、統一的工作標準是前提，盡量減少人為調控和干預。醫院辦公自動化系統要與建設的檔案信息化系統相兼容，并具有相應的擴展功能。

③檔案檢索信息化。在實施分級授權檢索制度的前提下，通過醫院信息化系統可隨時檢測到相應權限范圍內所需要的存檔資料、記錄、文獻等[3]。

2 目前醫院檔案管理信息化建設中存在的問題

當前，醫院檔案信息化建設仍存在不少問題，有的問題甚至成為嚴重阻滯醫院檔案信息化建設的“瓶頸”。這些問題主要表現在醫院特別是醫院領導檔案管理信息化意識不強；有關醫院的檔案管理軟件系統缺乏、滯后；缺乏醫院檔案管理的統一標準；缺乏專業化檔案管理人員[3]具體內容如下。

2.1 醫院檔案管理信息化意識不強

長期以來，醫院重醫療、輕職能后勤的觀念一直未得到根本改變。從目前看來，大多數醫院都已為臨床一線科室上了HIS、PACS等信息系統，臨床工作已初步實現信息化。但檔案管理工作卻長期得不到醫院領導的重視，認為給醫院帶不來經濟效益，沒有必要在這方面投入過多。醫院檔案信息化建設投入嚴重不足，導致大多數醫院的檔案管理工作仍然沿用傳統的管理模式，醫院檔案信息化建設的重要性沒有引起足夠的重視，信息化建設進展緩慢[3]。

2.2 醫院檔案管理軟件系統開發、更新緩慢

由于認識的偏頗，現在的軟件開發公司往往重視眼前利益，重視醫院醫療、財務等軟件的開發、利用，對檔案管理軟件的開發不夠重視，導致檔案管理軟件的開發速度和水平滯后。從醫院應用的現狀看，醫院檔案管理軟件系統開發的速度遠低于計算機硬件技術的發展，隨著檔案利用需求的快速增長，醫院現有的檔案管理軟件遠不能適應需求。開發可兼容性、可擴張性的醫院檔案管理軟件系統勢在必行。

2.3 醫院檔案管理缺乏統一的標準，統一的電子文件的法律地位尚未明確

現代檔案管理需要一個標準化的管理方式，從最初的收集、整理到最終的錄入、歸檔都需要做到條理清晰、分類明確，以確保檔案紀錄的完整，避免遺漏內容，做到準確無誤。從而實現工作流程的標準化，進而實現檔案的價值。醫院的檔案管理更應如此，而現在醫院檔案管理缺乏統一的標準已成為醫院檔案信息化建設的“瓶頸”。由于部門條塊分割、互不統屬，缺乏統一的標準，已影響到檔案的歸類、管理及資源共享。就目前而言，主要表現在醫院病歷病案、統計系統、收費系統、招投標部門等條塊分割，各部門的特點不同，不同部門制定不同的規格標準，加大了醫院檔案整合的難度，使得檔案信息資源無法實現共享。在醫院檔案信息化建設中，沒有統一的規范和標準，信息的錄入、歸檔就難以順利完成，醫院檔案的信息化管理就難以實現。另外，社會上對電子公文、電子簽名的法律效力的規范化、標準化尚未達成共識，電子公文的權威性、公信度、時效性受到影響，短期內尚無法擺脫對紙質文件的依賴[4]。

2.4 檔案管理專業人才缺乏，難以滿足檔案管理信息化的需要

檔案管理信息化要求工作人員要有相應的熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息的能力，精通的檔案業務知識。適應上述要求的醫院檔案管理專業人才缺乏使得醫院檔案管理信息化工作推進困難重重。醫院檔案管理人員老齡化嚴重，專業性差，缺乏既懂得醫院檔案管理又懂得計算機技術的專業人才是目前醫院檔案管理隊伍的現狀。主要表現在兩個方面：一是人員知識結構單一，在應用計算機網絡技術方面存在著很大的局限性；二是專職的檔案管理人員缺乏，且老齡化嚴重，知識老化，因循守舊，創新不足。

3 加強醫院檔案管理信息化建設的措施

3.1 提高醫院檔案管理信息化意識

提高醫院檔案管理信息化意識是醫院檔案管理信息化的關鍵，只有醫院特別是醫院領導重視醫院檔案信息化建設，改變以往重醫療、輕管理的觀念，為醫院檔案信息化提供有力的支持，醫院檔案信息化建設才能實現。檔案管理信息化是醫院管理現代化的重要標志。對醫院領導者而言，應充分認識到醫院檔案信息化建設對醫院整體工作的推動作用，重視醫院檔案信息化建設工作。并通過宣傳使全體職工認識到醫院檔案管理信息化的重要性，提高醫院檔案管理信息化意識[5]。

3.2 加快醫院檔案管理軟件的開發，促進醫院檔案管理軟件加速升級換代

加快醫院檔案管理軟件的升級是促進醫院檔案管理信息化的重要環節。有需求才會有開發，在這方面醫院要舍得投入。對醫院而言，檔案管理軟件的升級是醫院檔案管理信息化的基礎和必要條件，這種開發和升級要結合醫院的實際情況進行。一般來說，醫院一定要選用正規的軟件公司，建立適合醫院管理特點的軟件系統，并可與醫院原有的行政辦公系統相連接，具備強大的擴容、兼容功能，從而實現文件的形成、報送、接受、分類、整理等全過程的計算機管理。

3.3 制定統一的醫院檔案規范標準，盡快確立電子文件的法律地位

檔案管理標準化是保證檔案信息有序歸檔、充分利用的前提條件。在醫院檔案管理信息化建設過程中，制定統一規范的標準是檔案充分利用的前提條件，醫院要根據檔案管理規定并結合自身特點，在檔案管理部門的指導下，制定統一規范的標準，以實現醫院檔案的規范化、標準化。在全國電子文件的法律地位短期內尚難確定的情況下，醫院可以推動本地區、本部門先行一步，通過有關地方性法規，確立電子文件的法律地位，設置統一的技術操作標準，統一的電子文件格式，確保電子文件的有效性和完整性，建立健全電子檔案管理制度[6]。

3.4 提高醫院檔案管理人員的綜合素質，培養醫院檔案管理專業性、復合型人才，建立一支適應檔案管理信息化的人才隊伍

檔案管理人才是醫院檔案管理信息化建設的重要支撐，在醫院檔案管理中，培養一支高素質的檔案人才隊伍，可以為醫院檔案管理信息化提供強有力的智力支持，促進醫院檔案管理信息化建設的健康發展。要摒棄那種檔案管理崗位就是“二線”崗位的陳舊觀念，配備適合崗位特點的專業人員，并對原崗位人員采取“自學為主、培訓為輔”定期或不定期開展業務學習、培訓，盡快提高檔案管理人員的素質。同時，落實檔案管理人員在職稱晉升、外出培訓學習等方面的待遇，吸引和培養既懂檔案管理又懂計算機操作和衛生事業管理的復合型人才加入醫院檔案管理隊伍，改善隊伍結構，從而促進醫院檔案管理水平的不斷提高[7]。

綜上所述，醫院檔案管理信息化建設是一項綜合的系統工程，具有長期性和復雜性。檔案管理信息化是醫院信息化建設的重要組成部分，醫院在實現臨床管理信息化的同時，必須同時注意推動醫院檔案工作信息化，只有這樣，才能促進醫院整體信息化水平的不斷提高，真正實現醫院的現代化管理目標。

[1]謝海仙.醫院檔案信息管理的作用分析及常用措施[J].管理觀察,2013（32）:191-192.

[2]何禎怡.“問診”醫院檔案管理信息化[J].信息化建設,2013（11）:56-57.

[3]王曉萍.綜合檔案信息化對醫院管理的作用[J].中國數字醫學,2014（2）: 106-108.

[4]李秀云,李莉,段慧.淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫刊,2014（10）:101-102，104.

[5]張軼森,杜鵬飛.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].信息技術與信息化,2014（10）:134-135.

[6]陳思卓,吳靖.實現醫院檔案管理信息化策略分析[J].企業改革與管理, 2015（3）:165-166.

[7]趙麗.新形勢下醫院檔案管理信息化建設研究[J].企業改革與管理,2015（8）:82.

Studies on Hospital Construction Archives Information Management

WANG Jun
Medical Records Room,the Chinese Medicine Hospital of Shouguang City,Shouguang,Shandong Province,262700 China

The archive is a valuable information resource,plays an important role in all sectors,with the original and non-renewable,hospital records are the original development of hospital records,hospital treatment in daily business activities in the form of, preserve the value of the original record data.With the development of the hospital,in-depth reform of public hospitals,the importance of archives has become increasingly prominent,while the original recording,storage methods can not meet the development needs of today's society,the hospital is seriously lagging behind the file information,influence and restrict the hospital development and use of archival resources and,therefore,the construction of a modern hospital records management systems become hospital development must go beyond the threshold.

Hospital records;Information technology;Construction

R19

A

1672-5654（2015）04（b）-0103-02

2015-01-15）

王鈞（1974-），男，山東壽光人，本科，壽光市中醫醫院病案室主任，館員，主要從事醫院病案管理工作。