行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

徐剛領

山東省菏澤市立醫院檔案科，山東菏澤274000

行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

徐剛領

山東省菏澤市立醫院檔案科，山東菏澤274000

隨著我國社會經濟的不斷發展，其社會形式的發展也越來越趨向多元化發展了，而我國社會體制也在不斷的發展與完善。現階段隨著我國現代化政治體體制與社會經濟的的快速發展，行政事業單位也開始對檔案管理工作進行不斷強化以及完善，最大程度的跟上社會發展的腳步，適應社會的變化，滿足社會的需求。將先對行政檔案管理的特點及只能進行一定的分析，其后再重點探討一下現階段我國的行政檔案管理中所存在的問題以及新的管理思路。

行政檔案管理；問題；管理；新思路

檔案管理的是收集與統計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱。隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發展也越來越快，行政單位當中的傳統檔案管理也就由此面臨重大的挑戰。如何使檔案管理能向規范化、信息化以及科學化發展，也成了眼下急需要解決的問題。

1 檔案行政管理的特點

1.1 政治性

馬克思認為，政府機關是經濟上占統治地位的階級為實現階級使命而建立起來的組織；對于法律法規，則是國家機關將自身的統治階級意志有效上升而形成的，以此使國家的統治職能得以實現。行政機關的使命就是要執行國家權力機關的意志，國家權力機關有非常強烈的階級性，其中也包括行政機關。

1.2 執行性

國家權力機關進行機關活動的執行就是行政，行政的主要執行性主要表現在執行并完成決策任務。在我國，因為行政機關隸屬于國家權力機關，也是國家權力機關當中的執行機關，所以實施行政管理活動時，一定要將國家權力機關與執行黨的政策、方針以及路線作為絕對的工作前提。

1.3 權威性

權威的意思是指將一部分人的思想意識強加到另一部分人的思想上，而且還要以絕對的服從作為前提。國家作為階級統治的工具，權威性是最強的。而行政管理活動基本都是以國家的名義執行，也在一定程度上會代表國家也將國家的強制力作為堅強的后盾，而被管理對象，都需要對工作人員以及行政機關所有的管理行為絕對服從。

1.4 服務性

檔案工作作為一項服務型非常強的工作，也在一定程度上使檔案工作的存在以及發展得到一定的保障，檔案工作當中的服務性一般表現在發揮檔案工作中非常重要的基本屬性，服務性是檔案工作當中生存與發展的重要前提條件。

2 我國行政檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作人員專業性不夠

在檔案事業中，人事檔案管理工作作為非常重要的一個組成部門，有非常強的業務性以及專業性，所以必須要對工作人員的專業性進行要求，只有這樣才能發揮人事檔案應該存在的價值。不過，因為現階段從事人事檔案管理的工作人員一般都不是畢業于檔案專業的人員，在上崗之前并沒有進行過任何的專業知識培訓，并且因為工作量較大，經常出現工作超負荷的情況，這在一定程度上使得在人事檔案管理當中缺乏必要專業知識，并且還直接造成人事檔案管理中工作人員缺乏一定的責任感及積極性。一些工作人員基本能夠滿足平安無事的現狀，對人事檔案信息的利用熱情嚴重缺乏。

2.2 內容鑒定不嚴格

材料記載的內容失真會帶給社會以及人事工作較為嚴重的后果。就現階段來說，因為有些單位人事部門的工作人員在對材料進行審查時，出現了材料把關不嚴的問題，而且還有一些工作人員根本就沒有進行檢查，導致人事檔案的材料中出現很多問題，還有虛假材料在個人檔案當中放置進去，而個人信息不真實以及隨意更改將會影響社會的正常秩序，比如在工資晉升、退休時間、工齡認證以及福利發放等方面造成了一定的影響。不僅如此，在人事檔案中還有輕現實重歷史等問題，在人事檔案的歸檔問題上對社會關系、政治歷史、組織鑒定等材料過分重視，對個人業績、科研成果、個人貢獻、個人誠信以及科研評價等材料上不夠重視，有些甚至都沒有收集這一部分的材料，造成人事檔案變成一種政治口號，沒有將個人信息真實反映出來，更做不到提供真實證明材料給有需求的用人單位，直接造成了檔案使用率的下降。

2.3 管理方式較為混亂

盡管現階段已經慢慢建立了人事檔案的管理規范體制，而且還依法下發了一系列的相關文件來進行管理工作的指導，但是管理職責以及權限已經不能與我國現階段各階層領域的人員調整及變化適應。而且就連目前人事管理工作當中的基本需求也無法得到滿足。還有很多部門出現將人事檔案擅自進行管理與更換的情況，這在一定程度上導致人事檔案的管理方式非常混亂，并且還造成在收集檔案時出現很大的失真問題。

檔案管理工作是一項政治性、服務型以及管理型的工作。第一點，檔案管理工作無法產生一定的經濟效益，而檔案管理當中所有的文件材料都不能獲取物質財富，這是對各部門各單位的原始檔案信息進行專業性管理的一種工作；第二，檔案管理系統也不是獨立存在的，基本都是與其他各個項目中的管理系統進行相互影響，而檔案管理也是利用信息化管理方式來服務其他管理系統，最終目的是要為社會提供更為完善的服務；第三，在社會經濟的發展中，檔案管理工作是階級利益與關系最好的一種體現，因為檔案管理工作隸屬于統治階級，也被統治階級所掌握，同時還會提供一定的政治、經濟與文化的服務給部分階級。因為檔案中的內容與信息與政治經濟利益有一定關聯，所以有很強的機密性，因此在對檔案進行管理時一定要嚴格遵守保密這項基本要求，在一定程度上體現了檔案管理工作當中的政治性。在進行檔案管理工作時，必須要對檔案安全性、完整性進行有效維護。

3 行政檔案管理中的新思路

3.1 確保資金投入

對檔案管理工作中的基礎設施條件進行改善時，相關單位領導以及主管部門必須要相應的加強監管力度，對于檔案管理的經費也需要做到大力支持，進一步改善基礎設施設備，確保檔案的發展。要將接待室、檔案室以及辦公室分開，以此保證各項工作不會出現相互干擾的情況。不僅如此，還需要安裝防盜設備比如鐵窗以及鐵門之類的基本設施，加強防盜、防潮以及防火等安全問題的管理。檔案管理還需跟隨時代發展的腳步，引進科技含量較高的計算機管理設備，以此使檔案管理工作實現信息化管理、自動化管理等，在一定程度上減少人力物力的投資，同時也能減少因人工收集而出現的失誤。

3.2 提高管理人員的專業素質

因為檔案的管理工作是一項機密性以及專業性非常強的工作，所以在一定程度上對檔案的管理人員有很高的要求，每一位管理工作人員都必須要具備一定的專業素養及綜合素質。如果想要將管理人員政治素質有效提高，就需要在管理工程中，嚴守機密，而且在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作安心與專注，以此提升工作的嚴謹度；不僅如此，為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其他學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質。

3.3 建立完善的檔案管理制度

俗話說的好，無規矩不成方圓。所以將檔案管理制度進行完善能確保檔案信息合理的管理。而如何有效的將行政檔案管理制度完善，第一點，必須要依照檔案管理的實際情況以及特點來分析，以此使建立的檔案管理制度能非常科學及合理；第二，建立檔案管理制度主要是用來進行檔案管理的實踐，所以，在建立管理制度時，必須要做到簡潔明了，并且實用性極強，可操作性也要多注意，這樣的制度在日常檔案管理工作中就能對所有工作行為進行一定的規范及約束，使工作流程順暢，失誤率也能相對減少。第三點，建立檔案管理制度，不單單只對檔案管理的工作人員進行一定約束，還會同時約束到單位領導，這樣才能確保檔案管理工作的獨立性，還能確保在管理工作中，不會因某些領導所表達的錯誤意思影響檔案管理工作的真實性。第四，在完善檔案管理制度時，還要落實獎懲制度，這樣才能在一定程度上提高工作人員的積極性以及約束投機人員。對于能在檔案管理工作中嚴格要求自我的人員給予一系列的獎勵，使他們能更加積極地開展工作，而對于違規操作檔案信息的人員就要進行嚴厲的懲罰，在單位管理制度中獎罰分明，在一定程度上能使檔案管理工作順利開展以及健康發展。

3.4 加強檔案管理科技性

要使檔案管理能與現代科技相接軌，在現階段計算機網絡技術的發展下，檔案管理工作也逐漸實現了信息化管理，對于檔案信息的發展及管理來說是非常好的機會。所以我國需要將事業單位中的檔案應用高新科技來進行管理，以此形成一個總檔案網絡，在管理檔案時，可應用掃描以及條形碼等技術配備一些應用的儀器，只有這樣才能對檔案進行科學合理的管理。比如，現階段有些單位應用云技術來管理檔案，在這種新型管理模式投入應用后，有效地提升檔案管理的效率以及科學性，在檔案管理中應用高新科學技術已經成為一個社會發展的趨勢，而針對現階段檔案管理繁重的工作量來說，應用高新科技大大增強了工作效率，確保了檔案管理的全面性。

4 結語

綜上所述，因為現階段行政檔案管理工作當中還存在一些問題，也正是這些問題制約了檔案管理工作的發展。而在我國社會經濟發展迅速的今天，行政管理工作也需要跟上時代發展的腳步，加大相關法律法規的宣傳力度，將檔案管理中較為先進的管理方式進行針對性強化，對檔案管理人員專業素質的培養也要重視，以此建立并完善檔案管理體制，還要確保機制科學合理，與時俱進。要發揮檔案管理工作的自身價值，以此確保能科學有序地開展檔案管理工作。

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On the Problems and New Management Ideas in the Management of Aadministrative Archives

XU Gang-ling
Department of Archives,Shandong Heze Municiple Hospital,Heze,Shandong Province,274000 China

With the continuous development of social economy in our country,the development of its social form is becoming more and more diversified,and the social system of our country is constantly developing and improving.At present, with the rapid development of China's modern political system and social economy,the administrative units have begun to strengthen the archives management and improve the level of social development,to meet the needs of society.In this paper,the first of the characteristics of the administrative archives management and can only carry out a certain analysis,and then focus on the present stage of our country's administrative archives management problems and new management ideas.

Administrative archives management;Problem;Management;New ideas

R47

A

1672-5654（2015）07（c）-0089-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.21.089

2015-04-27）

徐剛領（1972.7-），男，山東菏澤人，專科，山東菏澤市立醫院中級，檔案館員，研究方向：檔案管理。