基于O2O模式的會展服務研究

北京信息職業(yè)技術學院 郝容

基于O2O模式的會展服務研究

北京信息職業(yè)技術學院 郝容

摘 要：會展服務是展會必備的組成部分，展會要想獲得成功，必須提供優(yōu)質的展會服務。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的逐漸普及，越來越多的從業(yè)者開始思考如何將互聯(lián)網(wǎng)技術引用到展會服務行業(yè)當中來，以提高服務質量和工作效率。本文將簡要解釋O2O模式的基本理念和會展服務的概念，并對O2O模式與會展服務相結合的意義與功能以及加強O2O模式下的會展服務的主要措施進行了詳細分析。

關鍵詞：O2O模式 會展服務 市場經(jīng)濟 工作效率

在當前市場經(jīng)濟以及科技迅速發(fā)展的環(huán)境下，各行各業(yè)都應該順應社會潮流，包括會展服務行業(yè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，互聯(lián)網(wǎng)與會展服務相結合符合現(xiàn)今社會條件下會展市場的基本要求，也是未來多數(shù)行業(yè)需要學習并且應有的。如何實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與會展服務的相結合，也就是在會展服務的工作過程中，如何讓互聯(lián)網(wǎng)和諧地調控會展主辦方與會展企業(yè)目標客戶的關系，解決這樣的問題就需要認識O2O模式。O2O模式這樣的概念多數(shù)人還認識得不到位，無法真正地將O2O模式與會展服務行業(yè)很好地結合并利用。所以，理解O2O模式，將其合理運用到會展服務工作中，對會展服務業(yè)的長久發(fā)展起著十分重要的作用。

1 基于O2O模式的會展服務的含義與意義

1.1 O2O模式的含義與作用

O2O(Online To Offline)，是指將線下的商務機會與線上的推廣銷售相結合，讓互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站成為線下交易的前臺。O2O通過促銷、打折、提供信息、服務預訂等方式，把線下的消息推送給互聯(lián)網(wǎng)用戶，將商戶和消費者有機地聯(lián)系在一起，從而將他們轉換為自己的線下客戶。這種模式很適合會展企業(yè)在線上為參展商和觀眾提供各種預登記等服務，運用現(xiàn)代信息技術，舉辦網(wǎng)絡虛擬展覽會，形成線上線下有機融合的新模式，推動云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)等在展覽業(yè)的應用。

1.2 會展服務的意義與用途

會展服務是指為保證會議、展覽正常順利進行所提供的全過程(會前、會中、會后；或是展前、展中、展后)服務，既包括發(fā)生在展會現(xiàn)場的租賃、廣告、安保、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸、地方特產等相關行業(yè)的配套服務。從主體上看，廣義的會展服務主體是會展活動的外部機構，如會展場館、廣告公司、工程搭建公司等；而狹義的會展服務主體是會展活動的主辦方或承辦方，是會展活動的內部機構。

會展服務在社會中起著非常重要的作用，是社會服務的必學理念。會展服務工作是相互關聯(lián)的，是一個整體，任何一個系統(tǒng)都是有相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成的具有特定功能的有機整體，展覽行業(yè)提供的服務就是這樣一個系統(tǒng)，它具有場館管理，展覽會策劃與實施，觀眾組織與服務，展臺設計和搭建等多方面的特定功能，這些功能相互作用，相互依賴，一榮俱榮，一損俱損。任何一項功能的欠缺或不正常都會導致整個系統(tǒng)運轉的失誤與偏差，顧客對整個服務工作一項不滿意，都會對整個的服務質量帶來否定，因此，不論是從事哪一項業(yè)務，服務效果的好與壞都與整個系統(tǒng)緊密相連。

1.3 O2O模式與會展服務相互聯(lián)系的意義與功能

在O2O模式下的會展服務將整個服務系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)化。從用戶消費角度看，在O2O模式下的會展服務更加方便，并且易于操作，這種模式的服務在一定程度上滿足了用戶需求，O2O模式與會展服務的相結合，是現(xiàn)今社會必須要學習的理念，也是科技信息化的產物。

傳統(tǒng)的會展服務實現(xiàn)過程有各種各樣的缺點，隨著O2O模式與會展服務的不斷融合，會展服務行業(yè)又呈現(xiàn)出新的發(fā)展方向。會展服務必須和會展功能的轉變有機地結合在一起，在一系列新的技術手段的沖擊下，傳統(tǒng)的會展面臨著一系列的變革，體現(xiàn)在：第一，線上支付對傳統(tǒng)模式下的展會發(fā)展提出了新的要求，傳統(tǒng)會展必須改革，才能適應新的技術環(huán)境；第二，O2O模式可以實現(xiàn)情景化會展服務，這是傳統(tǒng)的會展服務所不具備的功能，同時這也是O2O模式的一個非常重要的優(yōu)勢所在。會展行業(yè)在悄然發(fā)生變化，會展服務行業(yè)也要結合現(xiàn)代科技進行改變。會展服務注重的就是良好的用戶體驗，O2O模式的會展服務的崛起和發(fā)展，必將能夠提升會展服務的質量。

2 O2O模式對傳統(tǒng)的會展服務的影響

2.1 O2O模式下改變了傳統(tǒng)的會場預定模式

傳統(tǒng)模式下的會場預定，參展企業(yè)必須親自到會展舉辦地咨詢相關的情況，包括：場地服務設施，可容納的觀看人數(shù)，周邊的服務配套設施等，為了獲得更多信息，企業(yè)要到不同的會展場地去咨詢。如果要企業(yè)到外地去參展的話，在場地信息獲取方面更有困難。在這個傳統(tǒng)模式下，參展企業(yè)為了預訂會場，需要投入大量的人力物力和財力，浪費了許多寶貴的時間。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，人們看到了對傳統(tǒng)會場預定模式進行改變的希望，所以O2O模式逐漸受到了人們的歡迎。比如，現(xiàn)在淘會場的發(fā)展非常迅速，其當初主要考慮的就是解決參展企業(yè)面臨的會議場地選擇難的問題，通過提供大量的場地選擇信息和場地方案信息，使參展企業(yè)的信息獲取更加便捷，場地選擇更加容易，為企業(yè)節(jié)約了大量不必要的經(jīng)濟成本。

2.2 O2O模式的會展服務更加符合市場需求

傳統(tǒng)的會展公司其地理空間分布比較零散，地域性特點相對較強，他們大多只能在自己熟悉的城市來開展業(yè)務，在信息資源共享方面存在一定的局限性，然而O2O模式下的會展服務突破了這個局限，使不同的參展企業(yè)相互之間能夠實現(xiàn)信息資源共享，將多個地理區(qū)域乃至全國范圍內的場地信息通過網(wǎng)絡的形式傳達給用戶，讓用戶省去了場地咨詢、來回奔波的時間，節(jié)省了大量的經(jīng)濟成本。目前的O2O模式在提供場地方案選擇服務的同時，還提供了跟會展有關的衍生服務，極大地滿足了市場需求，比如，會場布置方案、活動設計和策劃、會議方案、食宿交通等一系列的配套服務。基于互聯(lián)網(wǎng)的廣闊平臺，有效地將參展企業(yè)的需求和場地擁有者聯(lián)系在了一起，在滿足參展企業(yè)的需求的同時，也逐漸改變了場所服務商落后的經(jīng)營模式。

2.3 O2O模式的會展服務可以打造立體化的服務平臺

傳統(tǒng)的會展服務用戶體驗一般，國內的好多會展企業(yè)要么只做線上查詢服務，要么只做線下的現(xiàn)場服務，沒有將線上資源和線下資源完整地聚合在一起，因而其服務水平不是很高。實際上，真正地實現(xiàn)O2O模式的會展服務還是有一定的難度的，要求企業(yè)能夠對資源進行有效的整合，人力和信息調配要及時更新，同時會展企業(yè)還要控制線上和線下的各個交互環(huán)節(jié)，做好內部的服務管理工作。基于O2O模式打造會展服務的立體化平臺，是許多企業(yè)追求的目標，這就要求企業(yè)必須圍繞市場需求，提供綜合化的會展服務，優(yōu)化用戶的服務體驗，提升服務質量。比如，目前主流的O2O模式會展服務企業(yè)是淘會場，其立體化的服務平臺包括了以下三個方面：第一，網(wǎng)站可以直接查詢場地信息，幫助參展企業(yè)預定會場。第二，其場地價格完全公開透明，使用戶更加放心。第三，開發(fā)了一系列的管理系統(tǒng)支持軟件及移動客戶端，方便用戶在線上和線下進行溝通，提升工作效率。第四，多樣化配套服務供用戶選擇，讓參展企業(yè)的會展活動變得越來越容易。

3 加強O2O模式下的會展服務工作效率的主要措施

3.1 注重O2O模式價值，加強在會展服務中的利用

當前我國多數(shù)會展服務企業(yè)對于O2O模式與會展服務相互結合的重要性了解不夠。基于O2O模式的會展服務是將線上用戶與線下用戶相結合的一種營銷模式。會展服務企業(yè)需要注重O2O模式的價值，加強其在會展服務中的應用，將會展服務與O2O模式緊密結合，使得會展服務能夠更加快速地發(fā)展起來。例如，在展會現(xiàn)場管理方面，主辦方可以利用RFID(射頻識別)技術和NFC(近距離無線通信)技術線上推送展會信息，展商也可以向觀眾推送信息，同時觀眾也可以通過NFC主動獲取展會和展商信息。展會APP已經(jīng)不再僅僅是參展指南的網(wǎng)上電子版。目前展會APP已經(jīng)應用到現(xiàn)場登記注冊、交流環(huán)節(jié)、客戶洽談邀約等許多現(xiàn)場展會環(huán)節(jié)。在會議方面，利用APP可以提前向演講嘉賓提問問題、獲得觀眾會后的反饋、下載會議材料。還可以通過展會APP的應用，進行觀眾定位，主辦方利用定位功能了解觀眾的參觀路徑和興趣點，從而優(yōu)化展覽管理。

加強O2O模式價值意識其中一個重要因素就是目標客戶群開展信息化水平，很多時候互聯(lián)網(wǎng)應用發(fā)展得已經(jīng)很成熟了，但如果展商或者專業(yè)買家、參會人員對互聯(lián)網(wǎng)一無所知，或者會展企業(yè)的客戶沒有基本的信息處理能力，這樣就沒法實現(xiàn)會展企業(yè)客戶與互聯(lián)網(wǎng)的對接，這是影響會展服務行業(yè)快速發(fā)展的根本性原因。那么，我們對于互聯(lián)網(wǎng)的陌生將直接影響會展服務的質量。所以，注重O2O模式價值，就要對互聯(lián)網(wǎng)進行相應的認識。

另外，當前多數(shù)人不了解O2O的具體含義，導致會展線上服務存在一定的誤區(qū)。加強對O2O模式的理解，并且將這種模式真正應用到會展服務當中，才能提高會展服務的整體質量。

3.2 強化O2O模式體系，注重會展服務工作策略

擁有完善的系統(tǒng)去把商戶資源整合在一起也是十分重要的。有了O2O模式的會展服務，更加需要注重會展服務的工作策略，并且要有完善的O2O模式體系。 對接供需雙方的需求是會展活動最為重要的基本功能。將參展商、專業(yè)買家的基本資料整理成冊，人工配對推動信息的展會服務方式雖讓會展行業(yè)頗有效果，但存在成本高、信息利用率低以及匹配誤差較大等問題。一旦將大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)技術引入其中，許多過去的難題便能迎刃而解。會展活動主辦方只需要將參展商、買家的信息精準錄入到系統(tǒng)，甚至僅僅需要引導人們主動提交個人和公司、產品信息到系統(tǒng)之中，隨后的供需對接匹配、信息發(fā)送等展會服務工作都可以自動完成。所以，在當前競爭極其激烈的市場中，完善系統(tǒng)建設是O2O模式下的會展服務行業(yè)發(fā)展的必須條件。會展服務擁有多樣化的特點，單單依靠簡單的O2O會展服務體系是遠遠不夠的，我們需要強化O2O體系，將其應用到會展服務當中，使得會展服務有完善的工作體系。

3.3 O2O模式下仍然要注重會展服務管理

會展服務管理是提升會展服務質量的必要措施，在整個會展行業(yè)的產業(yè)鏈中處于核心地位。通常情況下，服務管理的效率和水平直接決定著會展工作的成敗，整個會展服務行業(yè)的核心就在于不斷提高服務質量，給用戶更好的體驗。所以在O2O模式下仍然要注重會展服務管理，不斷提升會展配套服務的水平，比如：企業(yè)要制定比較詳細的服務標準，貫穿于從會展禮儀接待到會展配套服務等各個環(huán)節(jié)當中。只有將會展服務行業(yè)的內部管理做好，才能充分發(fā)揮其應有的價值。

4 結語

在當前競爭激烈的市場中，會展服務行業(yè)需要順應潮流發(fā)展，所有互聯(lián)網(wǎng)化的會展服務是必經(jīng)之路。選擇O2O模式會展服務在社會價值上，不斷撬動著我們傳統(tǒng)的服務形態(tài)。并且也響應國家號召，發(fā)展創(chuàng)新服務體系。但現(xiàn)今這種模式的會展服務，發(fā)展得還不夠，管理體系還不完善，我們需要加強對互聯(lián)網(wǎng)的認識，努力提高O2O模式的會展服務。

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中圖分類號：F724.6

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(b)-045-03