試析優化醫院檔案管理質量的有效措施

宋家杰（臨江市婦幼保健院，吉林省 134600）

試析優化醫院檔案管理質量的有效措施

宋家杰
（臨江市婦幼保健院，吉林省 134600）

本文主要圍繞當前醫院檔案的現狀以及檔案管理中容易出現的問題，為了規范和科學管理檔案管理，由于當前人為的做法還不夠完善，體系也不夠健全，只有采取相應對策，不斷創新服務意識，才能改變舊的檔案管理模式，從而更加規范和科學的管理檔案，更好地服務于醫療、教研等工作。

醫院檔案；管理；措施

伴隨我國新醫改方案的逐漸落實，政府日益深化新醫改，新醫改對醫院管理工作提出了更高的要求和挑戰。醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。 醫院檔案是一種特殊的信息資源，是醫院各項活動形成的歷史記錄，是醫學科學研究的基礎和宣傳教育的主要資料。醫院檔案管理是整個醫院管理的重要組成部分，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，采取先關措施糾正以往的檔案管理的弊端，才能更好地保證醫院檔案管理工作的完整性和連續性。

一、醫院檔案管理的意義

（一） 醫院檔案

是醫院在建設和發展過程中從事的各項活動最可靠的原始記錄，是最具有權威性和保存價值的的歷史憑證，尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原貌將無法復原再生，其損失無法估量。

（二）醫院檔案管理是醫院領導進行決策的重要的依據

檔案是一種能夠再現歷史真實面貌的原始文獻，醫院檔案資料是一個值得挖掘的巨大的信息數據庫，能夠為各項工作的開展提供豐富、真實的歷史憑證和參考的依據，它的好壞直接關系到其是否能夠充分發揮自身的資源優勢。檔案管理得好，那么醫生在查找病例時就能夠更高效，領導在進行決策時就能夠更準確，這對于深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮著重要作用。

（三）醫院檔案管理是進行宣傳的生動素材，加強醫院檔案管理工作，是為醫院實行現代化管理的一項重要內容

隨著我國居民生活水平提高，對人們對身體健康更為關注，對醫院的醫療環境更為重視。而在我國經濟快速發展的過程中，醫院也面臨這巨大的競爭壓力。這時，做好醫院檔案管理，實現醫院檔案管理信息化、標準化，不僅助于為醫院宣傳積累整理好素材，還能夠擴大醫院的知名度，吸引更多的患者。

二、醫院檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理制度不健全

很多醫院在管理醫院的檔案時沒有形成統一科學的檔案管理系統。檔案管理工作涉及多個科室，但在實際工作中，各科室的檔案材料分散管理，有的甚至隨意放置，不能夠有效保證檔案材料的安全。各科室責任分工不夠明確，工作不協調，制度的不健全造成檔案收集效率不高，信息資料的完整性和連續性難以保證，從而影響到后繼資料的查找及運用。這些問題的存在大大降低了醫院檔案信息的有效利用率。

（二）現代化管理水平差

當今社會科學技術飛速發展，計算機和網絡技術也被大規模引進到醫院的建設和管理工作中。但由于醫療建設耗資巨大，醫院檔案管理有無法實現直接的經濟效益，因此一般醫院更愿意在醫療服務上投入而削減檔案管理的支出，導致檔案管理的現代化步伐十分緩慢，極大地限制了檔案管理技術的進步，使得管理設備陳舊。同時目前很多醫院還是采用人工管理辦法，沒有充分利用計算機技術，很容易導致醫療設備檔案資料收集不全甚至丟失，結果不但檢索困難而且還造成人力和空間的浪費。

（三）對檔案利用率低

病例檔案室對醫院工作的全面記錄，對疾病能客觀地反應出其診治、轉歸的全過程，故對于醫院有其特殊的意義。目前絕大多數醫院忽略檔案管理工作，收集整理保管檔案后就很少再被利用，存在嚴重的重管輕用現象。檔案管理人員對于送交來的資料過分的保密，導致某些可利用回顧的檔案資料只有有限人員可以查閱，檔案利用率低，造成檔案資源的極大浪費。而且大多數醫院只重視病例檔案，而對于其他檔案則相對忽視，導致難以開發檔案信息資源。

（四）檔案監管機制不完善

醫院的資料檔案管理發展意識較為落后，部分醫院的檔案管理仍處于各個臨床科室分散管理的狀態，管理內容和范圍也有太大的隨意性，也沒有統一的監管機制。不利于發揮檔案資源的整體優勢。科技的不斷發展和社會的進步，醫院的檔案管理范圍擴大之后，它不僅僅包括傳統的紙質檔案，還包括各種電子數據檔案。由于在進行檔案管理工作時，沒有明確的規章制度，有些醫院甚至由非是專業人員兼任檔案管理工作，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價措施，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應有的價值。

三、新形勢下醫院檔案管理工作新思路

（一）整合資源，實行集中統一管理

醫院應重視醫院檔案規劃，制定完整的檔案管理制度，實現醫院檔案集中、統一、規范的管理，促進檔案建設與業務建設同步發展。醫院在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，充分維護醫院檔案的客觀、完整，使其在醫院相關工作中發揮切實的作用和其自身重要的憑證價值。加強醫院檔案管理工作力度，使檔案管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。

（二）建立專業化檔案管理團隊

現代化檔案管理需要的是既熟悉檔案業務又掌握現代知識的復合型人才，這就需要不斷提高檔案管理人員的素質，一方面不斷提高資料檔案管理人員的專業素質，為他們提高繼續深造學習的機會，另一方面還要深入基層，調查了解不同管理人員對資料檔案管理的信息需求和理解，同時，檔案工作者應具備較高的思想政治素質和職業道德水準，充分意識到資料檔案信息管理工作的重要性和必要性，徹底改變檔案可有可無的錯誤思想認識，自覺參加管理工作的相關學習和實踐活動。此外，在醫院人才培養中應樹立長遠意識和法律意識，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，重視對專、兼職檔案員隊伍的培養和培訓，加強依法對醫院的資料檔案進行合理科學的管理。

（三）借助電子化檔案管理平臺，提供快速檢索服務

近年來，隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高，人工檢索方式已不能適應快速增長的檔案服務與利用需求，醫院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。因此，醫院的資料檔案管理工作也必須要引進現代化的信息管理。要從實際出發，建立的電子化檔案管理平臺，積極開發新的辦公自動化軟件，實現資源共享，提高檔案管理效率，方便進行信息查閱和檢索。檔案管理人員也應不斷提升自身的科學技術能力，積極構建平穩高效的信息平臺，充分發揮電子化檔案管理平臺的優勢，實現醫院檔案管理系統網絡化。

（四）加強檔案管理，提升醫院形象

醫院的每一份病案都是醫學臨床實踐的經驗總結，對開展醫學科研、醫學教學具有重要的作用。隨著醫學科學的發展、人們法律意識的增強和醫療保險制度的改革與建立，病案不僅在醫學科研中起著重要的作用，在司法、保險中的作用也日益突現，病案的利用率越來越高，不僅本院醫務人員使用病案資料增多，司法部門、保險公司、計生辦、公費醫療辦，甚至病人到病案室查找、復印病案資料的也日益增多。所以醫院病案管理人員要以事業為重，熱愛自己所從事的工作。病案管理人員要不斷地培養自己胸懷博大，勤勤懇懇地做好工作，促進醫學事業向前發展。熱心服務，樹好良好的形象。而醫院是文明服務的窗口，作為窗口的窗口，病案管理人員要牢固樹立全心全意為利用者服務的思想，對利用者以禮相待，滿腔熱情地為利用者提供服務，又快又準地發揮病歷檔案的科學作用和原始憑證作用，以實現病歷檔案的價值。

結束語

綜上所述，醫院檔案可以說是醫院的寶貴財富，在新形勢下，醫院檔案管理尤為重要。醫院應通過認真地調查研究，制定相應的改革措施，適應社會的要求逐步完善檔案管理模式，實現檔案的保管和綜合開發。檔案管理是一項長期工作，醫院各級部門要嚴格把關，增加對醫院檔案管理工作的重視度，提高檔案管理人員的專業素質，將檔案管理工作與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，抓好歸檔材料的收集、整理，充分利用醫院檔案信息，促進檔案管理的規范化。隨著計算機信息技術的迅猛發展，電子化檔案管理平臺通過智能手機終端接入也會成為可能，檔案信息管理在未來還將大有作為。

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［2］陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路［J］.辦公室業務，2014.

［3］丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策［J］.中國現代醫生，2014（52）：116-118.

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