如何做好新形勢下的檔案工作

寧波市國土資源信息中心 彭 健

如何做好新形勢下的檔案工作

寧波市國土資源信息中心 彭 健

檔案本身就存在著一定的社會價值 對于檔案的管理工作要有效地利用資源 要高效地發(fā)揮檔案的作用 促進檔案工作的發(fā)展從而全面地為人民和社會服務(wù)。做好新形勢下的檔案工作要注意以下幾個方面。

一、提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

首先 檔案管理的工作人員要學(xué)會自我重視 提高自己的能力 把領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心當(dāng)作是一種責(zé)任 讓上級可以及時了解檔案的動態(tài)信息 便于領(lǐng)導(dǎo)的工作安排以及工作決策。其次 要注意管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)態(tài)度 檔案的管理工作比較復(fù)雜 管理人員要具備基本的操作技能以及信息管理的能力 完全適應(yīng)新形勢下的檔案工作管理的需要。然后 要對新形勢檔案管理的觀念進行轉(zhuǎn)變 加強檔案檢索工作建設(shè) 建立檔案目錄中心 為利用者提供及時、高效、快速、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù) 同時要由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變 充分利用網(wǎng)絡(luò)化傳輸速度及時、內(nèi)容準(zhǔn)確、突破時空限制等特點 開展檔案網(wǎng)絡(luò)利用 實現(xiàn)檔案信息資源共享。最后 經(jīng)常總結(jié)和完善自己的工作 推進檔案法制化進程。要將檔案法制化工作作為一個系統(tǒng)工程來抓 既要強調(diào)國家制定的檔案法律的科學(xué)性和前瞻性 又要增強省、市各級檔案法規(guī)的具體性和可操作性。各級檔案行政管理部門應(yīng)經(jīng)常性地組織開展現(xiàn)場咨詢、廣播宣傳、發(fā)放宣傳資料、知識競賽等形式的宣傳活動 為檔案法制化建設(shè)營造一個良好的外部環(huán)境。加強對檔案行政執(zhí)法人員的法制教育 加大培訓(xùn)考核力度 使他們不僅熟悉檔案法律法規(guī)和各項規(guī)章制度 還要了解《憲法》《行政處罰法》等相關(guān)法律條文 不斷提高其它法律素質(zhì)和依法行政的能力。同時還應(yīng)做到聯(lián)合執(zhí)法檢查與獨立檢查相結(jié)合、定期檢查和不定期檢查相結(jié)合、綜合檢查與專項檢查相結(jié)合 建立一整套完善的檔案行政執(zhí)法機制 使檔案法制化工作步入一個健康、良性的發(fā)展軌道。

二、檔案工作的服務(wù)理念

1.主動服務(wù)

主動服務(wù)的對象是檔案的利用人員 服務(wù)的內(nèi)容很多元化 各類檔案都包括其中。可以用查詢、復(fù)制等方式對檔案信息進行推廣 使可利用檔案者擁有高效、便捷的服務(wù)。主動服務(wù)是一個創(chuàng)新理念 是新形式檔案工作的必經(jīng)之路。當(dāng)前檔案工作的首要任務(wù) 就是要確立全新的服務(wù)理念 強化檔案工作人員的服務(wù)意識 要從傳統(tǒng)的檔案管理向檔案信息系統(tǒng)管理過渡 改變以往僅限于提供檔案原件的低層次的被動服務(wù)狀態(tài)。正確處理好檔案資料的收集與檔案信息服務(wù)的關(guān)系 通過挖掘、整理檔案信息資源 提高信息質(zhì)量 把檔案工作重點轉(zhuǎn)移到以質(zhì)量求生存。通過提高檔案信息的質(zhì)量和針對性 提高服務(wù)質(zhì)量 變過去你上門我服務(wù)的被動服務(wù)為積極尋找信息、主動提供信息的主動服務(wù) 在檔案利用的廣度、深度以及提供良好的服務(wù)方面加大力度 提高檔案工作的整體服務(wù)水平。

2.運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)隨著計算機技術(shù)、電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及 檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變 由實體化管理向信息化管理發(fā)展成為必然趨勢。對我國目前的檔案工作現(xiàn)狀來講 網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的興起 既是挑戰(zhàn) 也是機遇 關(guān)鍵在于如何把握機遇 迎接挑戰(zhàn)在新的社會環(huán)境中重新定位 做好過渡時期檔案信息利用工作。實踐證明 沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于檔案信息資源的開發(fā)就根本談不上科學(xué)合理地利用檔案信息資源。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息 可以極大地提高開發(fā)能力和效率 從而提高檔案信息資源的利用率和檔案管理部門的服務(wù)水平。

3.提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息檔案信息的優(yōu)劣直接影響著服務(wù)基礎(chǔ) 要拋開傳統(tǒng)檔案的機制要積極開發(fā)有價值可利用的檔案信息 用優(yōu)質(zhì)的信息資源為社會服務(wù) 根據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展的需要開展檔案服務(wù)理念。

三、新形勢下檔案工作的問題和措施

1.統(tǒng)一管理制度

檔案管理存在不統(tǒng)一的漏洞問題 在人員配備和案卷數(shù)量方面都有差距。上級和下級的檔案管理不統(tǒng)一 這樣就可能造成在執(zhí)行檔案工作時銜接不上 所以在檔案管理時一定要做到上下級規(guī)范統(tǒng)一。檔案工作是一個系統(tǒng)工程 有其自身的形成和發(fā)展規(guī)律。在制定檔案工作規(guī)范時 必須把檔案工作的發(fā)展規(guī)律和現(xiàn)代化管理手段有機結(jié)合起來。按照《檔案法》的要求 對全國的檔案實行統(tǒng)一制度、分散管理。這就要求在制定檔案管理規(guī)范過程中 國家要統(tǒng)籌協(xié)調(diào) 制定出統(tǒng)一的檔案管理制度來。如果做不到這一點 檔案工作就很難實現(xiàn)規(guī)范化。

2.規(guī)范檔案管理手段在開展檔案工作升級過程中有的單位先是積極開展 檔案整理不規(guī)范就突擊整理 缺少檔案管理設(shè)備就投資購買 各種資料不健全就按要求補齊 檔案行政管理部門對此也積極給予指導(dǎo)。如此 他們從領(lǐng)導(dǎo)重視到檔案基礎(chǔ)管理 從檔案管理制度到檔案管理網(wǎng)絡(luò) 從檔案編研資料到檔案的開發(fā)利用都達到了檔案規(guī)范化管理的要求 檔案工作升級順理成章。然而 檔案工作升級之后 檔案工作的熱情急轉(zhuǎn)直下 從單位領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員隨之把檔案工作放置腦后 甚至正常的檔案工作也很難開展。因此對于檔案工作的管理一定要有規(guī)范的系統(tǒng) 特別是對檔案的現(xiàn)代化管理 國家檔案行政管理部門一定要拿出科學(xué)合理的實施方案 以規(guī)范全國的檔案安全現(xiàn)代化管理。針對檔案行業(yè)制定規(guī)范 讓檔案行業(yè)有預(yù)見性的發(fā)展。只有把檔案管理規(guī)范制定的科學(xué)、規(guī)范、適用 才能促進檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

3.提高檔案管理工作人員素質(zhì)

目前在職的檔案管理工作人員多數(shù)既沒有經(jīng)過檔案專業(yè)理論的學(xué)習(xí) 又沒有經(jīng)過高級專業(yè)培訓(xùn) 對檔案的理論知識匱乏。沒有豐富的專業(yè)理論作指導(dǎo)就不可能在工作中取得好的效果。因此 要豐富檔案工作者的理論知識和業(yè)務(wù)能力 必須把工作重點放在加強檔案工作隊伍的建設(shè)上 運用現(xiàn)代化的管理啟用高素質(zhì)的管理人才 積極促進檔案事業(yè)的發(fā)展。對于現(xiàn)在的在職人員也同樣不可以松懈 要加強培訓(xùn) 讓管理隊伍向高水準(zhǔn)、高文化的方向發(fā)展。在短時間內(nèi)把傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的檔案管理。在工作中要了解工作人員的工作能力 注重工作人員的實際實效。

4.強化檔案執(zhí)法力度

在開展檔案規(guī)范化建設(shè)過程中 對那些無視檔案法規(guī) 危及檔案安全或造成檔案損失的單位和個人 要依法追究當(dāng)事者的責(zé)任 以保證檔案規(guī)范化建設(shè)的順利開展。

5.注重應(yīng)急管理

近些年來 在一些自然災(zāi)害、突發(fā)事件中 都有檔案被毀壞的情況 這就提醒我們 一定要注意從可能發(fā)生的各種突發(fā)和極端情況出發(fā) 強化防范措施 盡量避免檔案損毀。要著力改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施提高檔案館庫防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn) 加快中西部地區(qū)檔案館舍建設(shè) 增強檔案館庫抗風(fēng)險能力。要建立健全檔案應(yīng)急工作體系 做好應(yīng)急預(yù)案 落實應(yīng)急準(zhǔn)備 開展應(yīng)急演練 確保在突發(fā)和極端情況發(fā)生時最大限度地減少檔案損失。要對重要檔案實行異地備份 過去建設(shè)的后庫等工程 能利用的要繼續(xù)利用 多手準(zhǔn)備、以防萬一。

總體來講 檔案工作是為了經(jīng)濟建設(shè)服務(wù) 為社會各階層的人員服務(wù)。檔案工作的發(fā)展方向要圍繞黨的中心工作開發(fā)。在檔案工作管理中 要充分展示出檔案工作的市場價值與經(jīng)濟價值 體現(xiàn)出通過檔案工作的信息資源可以為社會帶來巨大的經(jīng)濟效益。