新時期檔案管理服務模式創新研究

馬菲

(吉林省松原市食品藥品檢驗所，吉林 松原 138000)

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新時期檔案管理服務模式創新研究

馬菲

(吉林省松原市食品藥品檢驗所，吉林 松原 138000)

檔案服務工作是檔案業務工作的重要環節。新時代背景下，傳統的檔案管理服務模式已不能適應新時期發展的需要，因此有必要創新檔案管理服務模式，以更好地實現檔案工作的自身價值和社會價值，使檔案工作創新保持旺盛的生命力。本文就當前檔案服務工作出現的新問題:檔案服務理念滯后,管理體制陳舊,檔案服務內容簡單,檔案服務方式落后,提出從服務理念、服務內容、服務機制、服務方法和手段等幾個方面進行創新，切實做好檔案服務和管理工作，促進我國檔案事業的繁榮發展。

檔案管理；服務模式；創新

隨著時代的不斷進步發展，傳統的紙質檔案管理正在向紙質檔案和電子檔案管理并重的新階段邁進。與此同時，傳統的檔案管理服務模式已不能滿足社會發展的需求。因此檔案部門必須立足于當前檔案工作面臨的新情況和新問題，進一步增強服務意識，不斷創新服務機制、服務內容、服務手段，以更好地實現檔案工作的自身價值和社會價值，使檔案工作創新保持旺盛的生命力。

一、當前檔案服務工作存在的主要問題

近年來，我國檔案管理行業積極致力于檔案管理工作的創新，加強檔案管理信息化建設，取得了一定的成果。但檔案管理服務模式還存在諸多問題，亟待進一步改革和創新，具體而言，其主要存在以下問題：

（一）檔案服務理念滯后

當前，“重管理，輕利用”的檔案管理理念依然在檔案部門普遍存在，社會檔案意識缺乏，很多檔案管理人員對創新服務理念不認同或不熟悉，仍然以檔案資源的收集、整理、保存等作為檔案工作的重點，被動提供檔案服務，缺乏“以人為本”的檔案管理服務理念，忽視檔案用戶個性化需求，這種落后于時代的觀念意識阻礙了檔案服務的創新工作。另外部分檔案管理工作人員理論水平、業務素質不高，服務意識淡薄，不能滿足新時期檔案服務創新工作的需要。

（二）管理體制陳舊

檔案管理工作需要配套的管理體制的約束，雖然當前我國檔案管理信息化建設取得了一定的成績，但由于我國檔案部門長期以來受封閉性管理體制制約，尚未建立完善的檔案管理制度，檔案管理模式落后，簡化利用程序方面沒有實質性的進展，導致檔案管理服務水平的提高缺乏有利的保障和監督環節。

（三）檔案服務內容簡單

目前我國檔案服務的內容大多局限于檔案實體服務，忽視檔案深層次開發，這種相對簡單、原始的檔案服務內容難以滿足信息社會下檔案用戶的高層次、個性化服務需求。而且當前很多檔案的獲取需向相關部門提交申請、等待批復等繁雜手續，影響檔案利用的時效性和及時性。

（四）檔案服務方式落后

由于檔案管理現代化水平較低，檔案現代化管理設備和手段利用率較低，當前我國檔案服務方式落后，目前仍采用傳統的手工檢索方式，各檔案館之間檔案資源處于封閉狀態沒有實現共享，未建立完善的檔案數據庫，檔案數字化進程緩慢，導致用戶檔案利用受時間、空間的制約，不利于檔案服務水平的提高。

二、新時期檔案管理服務模式創新對策

（一）創新服務理念

思想觀念創新是檔案工作創新的先導，檔案工作人員應貫徹落實科學發展觀，解放思想、更新觀念，樹立“檔案信息資源共享”和“以人為本”的服務理念，大力推動傳統檔案服務觀念向現代檔案服務觀念的轉變，從思想觀念上重視檔案服務創新，把提供檔案為社會服務的使命感和維護檔案完整與安全的責任感結合起來，由傳統的檔案封閉管理向注重檔案資源開發、開放和利用為主轉變。同時在檔案管理日常工作中，積極總結檔案工作實踐經驗，促進檔案工作理論的系統化和先進性，以更好地指導檔案實踐的創新，要求積極主動地為使用者提供更加方便快捷的信息服務，為黨和國家的各項事業、為廣大人民群眾服務。

（二）創新服務機制

合理的機制是檔案部門服務創新的保障，檔案管理相關部門應積極致力于服務機制的創新和改革，建立健全檔案服務機制。建議從以下幾個方面落實：首先，應建立依法治檔、工作順暢、高效靈活的管理體制；其次，順應信息技術的發展建立起流程合理、管理科學、上下協調的工作機制；最后建立科學合理的選才、用才和勵才的管理機制，從而為檔案服務創造良好的環境。同時以面向社會化全面發展服務為戰場，設置檔案業務咨詢機構，創建現行文件閱覽中心、專題檔案展覽場所、網上檔案目錄中心等，適當建立檔案的分級服務機制，滿足不同用戶的信息服務需求。

（三）創新服務內容

檔案服務內容應隨著時代發展不斷拓寬，隨著用戶的需求而不斷地創新。在實際工作中，檔案管理部門應針對不同領域，不同層次的用戶提供有針對性的檔案信息服務，由傳統的被動服務、滯后服務、單一服務向主動服務、超前服務、多元服務轉變。同時還應重視檔案信息資源的深度挖掘，將檔案中的相關信息轉化為檔案編研的成果，不斷豐富檔案管理服務的內容，促進檔案服務內容的全面性，形成脈絡清晰、類型全面、形式多樣、來源廣泛的檔案資源庫，最大限度地發揮檔案資源的社會效益。

（四）創新服務方法和手段

要實現檔案的服務功能，必須創新服務手段和方法，以適應知識經濟時代條件下對檔案服務的要求。在檔案管理服務的過程中，第一，應加大宣傳力度，擴大檔案工作的知名度和社會滲透力，加深人們對于檔案的理解和重要性的認識，提高人們對于檔案利用的熱情。第二，加強檔案管理信息化建設，加強重點檔案、專業檔案和特色檔案的收藏，建立數字化、智能化檔案館，促進檔案形式的多樣化，以滿足用戶的個性化信息需求。第三，不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化建設，促進檔案內部服務網和公眾服務網站建設，使其成為檔案工作宣傳和檔案信息服務的重要平臺，同時改變傳統檔案服務只能對檔案材料進行單一手工操作的方式，借助計算機網絡、電子傳輸等現代化手段建立現代電子型檔案信息服務模式，促進各綜合檔案館資源共享、優勢互補、互利共贏，為檔案工作拓寬更大的服務天地。第四，積極開展檔案編研工作，將檔案轉化為可利用的信息，以為檔案服務提供基礎。第五，應用網絡擴大檔案工作的活動舞臺與輻射面，可開展在線服務和現行文件查閱服務，提高服務的及時性和廣泛性。

總之，新時期檔案服務創新是檔案工作發展和改革的需要，是檔案事業實現可持續發展的必然選擇。各級檔案部門應創新檔案服務理念、內容、機制和手段，推動檔案管理服務模式創新進程，使檔案工作更好地為經濟和社會發展服務。

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