基層電大外聘教師檔案管理工作初探

何小婷

（陽江市廣播電視大學，廣東 陽江 529500）

基層電大外聘教師檔案管理工作初探

何小婷

（陽江市廣播電視大學，廣東 陽江 529500）

當前，在眾多市、縣級電大中，外聘教師已成為辦學工作的主要依靠力量，學校教學業務的開展和教學任務的完成，離不開外聘教師的參與和支持，加強外聘教師隊伍的建設和管理日趨迫切。完善外聘教師的檔案管理，是加強外聘教師隊伍建設與管理的前提和基礎。然而，出于校方觀念僵化、重視不足等原因，基層電大外聘老師檔案管理的水平普遍不高，一些學校甚至處于空白狀態。本文試圖對基層電大外聘教師的檔案的建設和管理進行初步探討，冀為相關工作提供有益的啟示。

開放教育 基層電大 外聘教師 檔案管理 師資建設

處于電大辦學系統基層地位的市、縣級電大，普遍存在自有師資不足的情況，向外聘請兼職教師完成教學工作是學校的必然選擇。當前，在眾多市、縣電大中，外聘教師已經成為學校辦學工作的主要依靠力量，某些基層電大外聘教師的數量超過在編教師的數量。但是，在外聘教師隊伍的建設和管理上，各基層電大不同程度地存在一些不足，其中外聘教師檔案管理工作薄弱是各所學校普遍存在的通病。外聘教師檔案的建立和管理，是學校辦學工作中適才適用的前提，是避免人才供需錯位的保障，是提高教學質量和學校聲譽的基礎。為此，加強基層電大外聘教師檔案管理工作，顯得尤其重要和迫切。

一、加強基層電大外聘教師檔案管理工作的意義

（一）加強外聘教師檔案管理工作是基層電大師資儲備的關鍵。

基層電大自有師資不足，需要向外聘請兼職教師彌補和加強師資力量。而外聘的兼職教師因為本職工作、家庭、身體狀況等方面的變動，為基層電大服務時間不能保證，流動性很大，中途離職的情況難以避免。同時，電大系統會隨著社會經濟發展而開辦新的專業，或開設新的課程，需要物色和聘用對口教師。要解決這些問題，保證學校教學工作的順利推進和辦學任務的圓滿完成，基層電大就必須建立一定的師資儲備。基層電大的師資儲備具有“不為我有，但為我用”的特點，關鍵在于建立一個涵蓋所有“能為我用”的人才的信息庫，這實質上是師資隊伍特別是外聘教師檔案建設和管理的內容。

（二）加強外聘教師檔案管理工作是基層電大適才適用的前提。

社會人才的多樣性、差異性，以及電大課程的特殊性、復雜性，向基層電大提出教師的適配問題。基層電大要保證教學效果和辦學質量，選用的教師必須專業對口，水平達標，能為學生的學習、進步提供優良的教學服務。因此，基層電大首先要對可供選擇的師資有充分的了解，對每一名教師的專業出身、能力特長、教學水平都有全面的、準確的把握，然后才能根據學校開設的專業、課程的要求進行安排配備。從這一角度看，基層電大設置崗位、安排人員收集外聘教師資料，建立內容全面、真實的檔案，并加強其管理和應用，是實現適才適用的前提，是保證辦學質量的基礎。

（三）加強外聘教師檔案管理工作是基層電大教師培訓的需要。

有計劃、有組織地安排現職教師進行知識更新和能力提高的培訓，是基層電大適應社會經濟發展，人才標準與內涵變遷，以及教育教學模式改革的需要。這一項工作的開展，既要從電大課程教學的要求出發，又要結合教師自身的實際情況。加強外聘教師檔案管理工作，全面而準確地掌握外聘教師的情況，了解其優勢和不足，可以為組織他們進行針對性的培訓提供依據，從而保證培訓效果，意義重大。

二、當前基層電大外聘教師檔案管理工作的問題

在對一些學校進行調查后，我們發現基層電大外聘教師檔案管理工作普遍較薄弱，與檔案工作規范存在較大的差距，遠遠不能滿足學校對辦學資源進行科學開發和有效管理的需要。

（一）外聘教師檔案管理沒有納入學校常規性工作。

我們在對粵西地區一些市、縣電大進行調查后發現，各學校均按當地政府檔案部門的要求，在學校辦公室（或人事部門）設置檔案員崗位，并配備專職人員。但其職能和任務偏重于收集、建立、管理單位行政檔案和在編員工的人事檔案，而很少涉及外聘教師檔案的收集和管理。相當多的學校將外聘教師的聯系、聘用工作放在教務（教學）部門，因而外聘教師的相關資料也由教務（教學）部門收集存放，由某一工作人員兼管，職責模糊，任務似有還無，工作欠缺連續性。

（二）缺少管理章程，工作隨意性大。

基層電大缺少對外聘教師檔案管理工作的統籌和規范，某些學校沒有制定關于外聘教師檔案管理的規章制度，沒有形成資料收錄、檔案立卷等的標準和操作規程，兼管該項工作的人員任務不夠清晰，責任不夠明確，工作隨意性大，缺乏不斷完善外聘教師檔案的動力。

（三）外聘教師檔案資料不全，補充、更新不及時。

大多數學校建立的外聘教師檔案，材料很少，內容十分簡單，僅收錄有學歷證書、資格證書等數張復印件和基本的聯系方式，而欠缺能力特長、教學（工作）經歷、教學效果評價等信息，很難為學校合理聘用和科學培訓提供依據。在外聘教師的情況出現變化后，檔案管理人員工作跟進不到位，沒有及時補充或更新資料，造成外聘教師檔案信息不準確、不真實，給學校工作帶來不利影響。

三、基層電大外聘教師檔案管理存在問題的成因分析

（一）學校領導認識不足，重視不夠。

某些基層電大沒有設立外聘教師檔案管理的專門崗位和配備專職人員，沒有制定外聘教師檔案管理的規章制度，沒有提出相關工作的標準和要求，沒有配置專用場所和設施，從根本上說，源于學校領導對加強外聘教師檔案管理工作的意義認識不足，重視不夠。領導者是單位工作的掌舵者，是單位資源的分配者，其觀念和態度決定著單位的前進方向、發展模式和工作側重。從調查情況看，某些基層電大的領導十分重視學校的招生、教學、建設、財務等工作，但普遍對學校檔案工作缺乏足夠的認識和重視，很少過問學校檔案工作，對不在編的外聘兼職教師的檔案建設和管理，更是極少關注。因此，某些基層電大極少在外聘教師檔案建設和管理上進行投入，嚴重制約了該項工作的開展。

（二）工作人員意識不強，專業技能欠缺。

在某些基層電大中，負責外聘教師檔案管理的人員本身是兼職的，同時還有別的工作任務需要完成。在他們看來，這些工作要比外聘教師檔案管理更重要。因此，他們在外聘教師檔案管理上投入的時間和精力十分有限。在學校沒有要求和安排的情況下，希冀他們自覺學習和鉆研檔案管理業務，掌握檔案管理專業技能就更不可能。檔案管理者不熟悉檔案管理的準則和規程，只能根據自己的理解和習慣收集信息建立檔案，當然無法提高外聘教師檔案管理的水平。

四、加強基層電大外聘教師檔案管理工作的對策思考

（一）提高學校領導對外聘教師檔案管理工作的認識水平與重視程度。

提高基層電大領導對外出教師檔案管理工作的認識水平和重視程度，是做好該項工作的必要條件。只有當學校領導充分認識到加強外聘教師檔案管理的意義，帶頭重視外聘教師信息的收錄、整理和歸檔，才會帶動和促進相關人員自覺鉆研業務，提高能力，改進工作。同時，學校領導高度重視外聘教師檔案管理工作，才會積極投入人力、物力，解決外聘教師檔案收集、整理、立卷、存放等環節存在的問題和困難。為此，基層電大的領導應當轉變觀念，拓展工作思路，清楚地認識到在外聘教師成為學校辦學主要依靠力量的當前，加強外聘教師檔案管理是建設高水平師資隊伍的基礎，是保證人才培養質量的前提，從而在資源上給予有力支持，推動外聘教師檔案建設管理的規范化、完善化和常態化。

（二）設定外聘教師檔案管理崗位，明確崗位職責和工作目標。

基層電大要將外聘教師檔案建設和日常管理提上學校工作日程，納入學校常規業務范疇。相關管理崗位應科學設置，明確工作目標和職責，建立起由分管領導、部門領導和檔案工作人員構成的檔案管理網絡，理順領導與管理的關系，建立起一級抓一級的監督機制，保證工作的開展、落實。負責該項工作的人員要優化配置，選派具有一定檔案工作基礎和檔案責任意識的教職工充任。如果工作人員還要兼顧其他業務工作，學校就要對其工作進行適當調整，防止其他業務過多過重，擠占外聘教師檔案管理的精力和時間，影響檔案管理工作的質量和效果。總之，加強外聘教師檔案管理工作，要做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經費開支有保證。

（三）健全外聘教師檔案管理工作制度，規范工作流程。

完善的制度是有效管理的前提，規范的程序是工作質量的基礎。基層電大要根據本校的實際情況，制定外聘教師檔案建設和管理的規章制度，在明確工作崗位和人員職責、任務基礎上，規范設計外聘教師檔案工作流程。通過健全外聘教師檔案管理工作制度和規范工作流程，調動相關人員做好該項工作的主動性和積極性，使外聘教師的相關信息在辦學過程中不斷積累、更新，做到去粗取精、去偽存真，從根本上保障外聘教師檔案的有效性、準確性和完整性，實現外聘教師檔案建設管理的常態化、長效化、持續化、有序化。

（四）強化在崗人員的檔案意識，提高其業務素質。

加強外聘教師檔案管理工作，需要有符合現代檔案工作要求、熟悉檔案業務的人才作為保障。為此，基層電大要重視在崗工作人員素質的培養、提高：第一，在崗位人員配備上，要選拔政治意識、大局意識和責任意識較強的教職員工配備到檔案工作崗位；第二，重視在崗人員的繼續教育，盡可能地為其提供檔案工作技能訓的機會，不斷提高他們的業務水平和工作能力；第三，完善激勵機制，充分運用激勵手段，充分調動在崗人員的工作積極性，從而實現外聘教師檔案管理工作水平的有效提升。

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