新形勢下公立醫院人事檔案管理存在的問題及對策

劉樹青，湯 娟

（江西省萍鄉市人民醫院，江西萍鄉337000）

新形勢下公立醫院人事檔案管理存在的問題及對策

劉樹青，湯 娟

（江西省萍鄉市人民醫院，江西萍鄉337000）

目的：探討新形勢下公立醫院人事檔案管理存在的問題及對策。方法：對我院現階段人事檔案管理存在的問題進行總結分析。結果：人事檔案管理主要問題為檔案資源的開發和利用重視程度不夠、管理方式落后、科學管理水平不高。結論：我院目前人事檔案管理存在部分問題，為提高提高醫院人事擋案管理水平和質量，應完善人事檔案管理制度，加快人事檔案信息化建設，提高人事擋案管理效率。

公立醫院；人事檔案；管理

人事檔案是醫院領導獲取各類人才的信息和用人的依據，也是勞動工資制度改革、醫院各類專業技術人員的職稱評定和醫院職工享受各類福利待遇的依據，是醫院人才開發的重要資源［1］。如何確保醫院人事檔案的完整、準確、系統和安全，使檔案發揮最大的效用，是目前醫院檔案管理工作面臨的重要問題。

1 當前醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

1.1 醫院領導不重視人事檔案資源的開發和利用導致人才不能人盡其才：醫療衛生行業是知識、技術密集型行業。為了迅速推進醫院的發展，醫院領導很重視高層次人才的引進，卻忽略利用醫院人事擋案的現有資源，發現人才、挖掘人才、培養人才，出現了“騎驢找驢”“外來和尚會念經”的現象。再者，有些單位領導對檔案工作的重要性缺乏足夠認識，使得人事檔案基礎建設投入不足而導致管理手段滯后。也有些單位的檔案室配備了相應的先進設備，但人事檔案管理人員因得不到重視往往處于消極怠工的狀態，使得先進設備往往被擱置在檔案室一角，變成了擺設，沒有真正發揮人事檔案的利用價值。

1.2 人事檔案管理方式落后和不規范存在諸多的漏洞，導致利用效率低：不健全的人事檔案管理制度和落后的人事檔案管理方式導致人事檔案的漏洞較多。一是沒有專門的人事資料檔案室，檔案資料分散存放在多個地方，不利于統一協調管理，也破壞了人事檔案的機密性和專業性。二是采用紙張記錄人事檔案的信息查閱時，不能快速檢索到所需信息，不能及時更改和更新檔案材料。三是人事檔案資料沒有專人專項負責管理，管理人員計算機操作技能和檔案管理理論知識的缺失，專業性和技術性低。四是醫院領導對檔案管理關注度低，資金投入少，缺少適合的檔案管理軟件。五是歸檔不及時，造成檔案不完整。六是人事檔案管理模式的落后，“弄虛作假”現象屢屢出現。

1.3 人事檔案管理人員的科學管理水平不高導致人事檔案管理滯后：在醫院規模和人員日益發展壯大的新形勢下，檔案管理人員的信息化管理水平顯得極度缺乏；在檔案管理工作中依據習慣性思維模式，建檔不齊備、系統性不強、工作程序簡單粗放。且很多管理人員未經過專業學習和培訓而導致管理水平低，加之現代化計算機和網絡信息化水平較差從而導致工作效率低下。

2 對策與建議

2.1 完善人事檔案管理制度，使其為醫院人才資源開發服務

制定《醫院人事檔案管理條例》《人力資源信息管理辦法》和《人事檔案計算機輔助管理制度》等，建立健全醫院人事檔案管理的各項規章制度，做到有章可循、按章辦事，從而使人事檔案材料收集、歸檔、鑒別規范化，使醫院人事檔案管理工作步入健康、有序、科學發展的軌道。對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。

2.2 要注重人事檔案材料收集：人事檔案材料的收集工作是人事檔案工作的起點，是人事檔案工作的重要環節，是做好人事檔案工作的基礎；注重建立健全人事檔案材料收集網絡，根據材料形成的規律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法，確保及時收集歸檔。同時，要加強重點材料的收集工作，注重收集反映個人，參與重大項目、科研成果等方面的材料，反映個人品德、情操、作風等方面材料，使檔案能全面、真實、細致地反映個人的全貌。

2.3 加快人事檔案信息化建設，提高服務效率：隨著高科技設備在醫院管理中的應用，檔案部門應該強化服務意識，整合檔案資源，加大檔案資源開發利用深度和廣度。通過醫院網絡化建設，建設人事檔案專用網絡系統，利用計算機網絡技術達到一方收集、多方共享的目的。通過高效的人事檔案信息庫，領導和部門可快速準確提取員工的簡歷、德能勤績、特長、素質等全方位的信息，通過信息綜合分析，可以從中發現人才成長的某些特點和規律達到識別人才、培養人才和使用人才的目的，提高檔案信息資源的開發和檔案信息利用水平。通過對信息化電子人事檔案的管理，可減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，又能減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率［2］。

2.4 要提高人事檔案管理人員的素質：檔案管理人員的素質直接決定了檔案管理水平的高低。新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的綜合素質，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才［3］。具體措施為：（1）要引入競爭機制，擇優錄取，競爭上崗，為醫院人事檔案管理崗位選配最合適的人員。（2）重視檔案管理人員的選拔和培養，并納入醫院人才培養計劃。通過技能的培訓和職業道德的培養，增強檔案管理人員的責任心和使命感，通過定期不定期的崗位培訓提高管理的專業技能。（3）重視檔案管理人員的各種福利待遇，使其在評比、獎勵和職務晉升等方面享受到應有的待遇。總之，醫院人事檔案管理要采取信息化、數字化和現代化的手段，才能適應新形勢的需要，才能實現人事檔案的動態管理，才能保證檔案信息的及時性、準確性和真實性。通過上述有效措施，進一步改進醫院人事檔案工作，使其能夠更加準確及時地為用人單位全面了解人才提供可靠的決策依據和優質服務。

［1］錢華.加強人事檔案管理促進醫院人力資源可持續發展［J］.中國醫學創新，2012，9（13）：98-99.

［2］魏奎林，韓麗娜.事業單位人事檔案管理工作探析［J］.齊齊哈爾醫學院學報，2011，32（12）：1967-1968.

［3］王丹虹.醫院人事檔案管理存在的問題及對策［J］.醫學信息：下旬刊，2011，24（5）：41-42.

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