物料主數據標準化應用實現

徐子安，狄子良，胡紅兵，張桂云，徐 鵬

（南京南瑞集團公司 物資分公司，江蘇 南京 211106）

1 引言

近年來，伴隨著特高壓技術、智能電網技術的蓬勃發展，電工裝備制造企業不斷實現快速發展，逐漸由傳統的裝備制造商向成套設備和整體解決方案提供商轉變，對企業內部管理提出了更高的要求。

作為企業信息化、標準化管理核心數據的物料主數據，受電工裝備制造規模擴大、業務模式拓展、物資品種增多、專業跨度增大等影響，其標準化程度不斷受到沖擊，導致企業物料主數據數量十分龐大，但其中常用物料主數據占比較少，集團內各單位間復用率較低，存在大量一物多碼、歸類錯誤現象，物料無法較好實現共享和應用，影響企業倉儲物流、物資采購等活動高效經濟開展，制約企業供應鏈管理水平提高。

本文在“國家電網裝備制造型企業物料標準化建設”背景下[1]，針對集團化管理下多產業單位共用一套數據體系的需求，從物料主數據分類、特征項、編碼等要素出發，理順標準體系下各要素內在聯系和規范要求，給出一套基于SAP系統應用的物料主數據標準體系設計思路，為提高企業物資信息化、標準化管理水平夯實基礎。

2 物料主數據存在的問題

2.1 主數據標準體系不完善

物料主數據標準體系是有關物資分類、描述、編碼等標準規則的集合，是物料主數據管理的基礎。如果在分類劃分標準、特征項設置、編碼規則等方面不專業、不一致、不合理，極易造成物料歸類錯誤（見表1），如：“洗滌用品”的物資范疇中包含了“洗衣粉”和“洗衣液”，且分屬于不同的大類和中類下，物資分類設計存在劃分原則不一致、顆粒度粗細不一致等問題，給物料正確歸類帶來干擾。

表1 分類不合理舉例

2.2 物料描述缺乏指導手段

在組織架構復雜的集團化公司，物料主數據提報往往無法實現集中統一管理，提報權限分散于各業務環節，受制于各類型業務對物資特性關注的深度和范圍不同以及提報人員的技術水平、思維習慣和責任心存在差異，如果對物料描述編寫缺乏細化的指導手段，即使具備了較完善的物料主數據標準體系，物料描述也很難達到規范統一，如表2中，兩種物料實際為同一種ABB品牌微型斷路器，但由于兩位提報人員已形成的習慣稱謂風格不同，導致一物多碼。

表2 一物多碼舉例

3 物料主數據標準體系設計

3.1 總體設計

在國家電網公司全面建設“三集五大”體系背景下，自2010年起各電工裝備制造單位陸續部署SAP系統，歷經五年發展，圍繞電工裝備的特點和業務需求，形成了一套適合電工裝備業務特點和產業發展的物料主數據標準體系，包括物資分類標準、特征項標準、編碼規則、計量單位等，如圖1所示。同時針對SAP數據結構進行了兼容設計，滿足標準化管理和系統應用需要。

圖1 物料主數據標準數據結構

SAP物料主數據結構如圖2所示，基本層數據體現的是物料基本信息，包括物料組、物料編碼、物料描述、計量單位等；工廠層數據體現的是業務信息，如MRP數據、采購組、計劃交貨期、存儲時間、倉儲數量等。

圖2 SAP物料主數據結構

為實現與SAP物料主數據結構兼容，物料主數據標準體系設計采取以下四點策略：

（1）使用“物資分類”管理。設置大、中、小類三個層級，與SAP“物料組”信息進行對應。“物料組”編碼由9位數字或字母組成，格式為X1X2X3X4X5X6X7X8X9，其中X1X2X3代表大類，X4X5X6代表中類，X7X8X9代表小類。

（2）使用“物料主數據特征項”管理。每個物資小類，設置若干特征項，由特征項下具體內容（即特征值）組合成一條物料主數據完整描述，格式為“特征值1；特征值2；特征值3；…特征n值”。同時針對SAP物料描述40個字符限制，設計軟件功能，在導入SAP系統時自動截取前40個字符組成SAP物料描述，完整描述另存在SAP系統的文本中供需要時調閱。

（3）考慮到企業物料主數據數量龐大、新增較快等特點，結合SAP最佳業務實踐，使用“無意義流水編碼”作為物料編碼原則，流水碼由系統自動生成，有利于編碼的唯一性和擴展性，便于管理，提升SAP系統應用的靈活性。

（4）物料主數據“基本層”與“工廠層”分級管理。集團總部負責基本層數據的規范統一，集團內各單位負責工廠層數據完整準確，每個單位都有權限在一個基本層數據下面設置自己的工廠層數據，因此，物料主數據結構變更為1個基本層+N個工廠層（N≥1），有利于明確管理職責，保證基本層數據規范統一、工廠層數據靈活有效。

3.2 分類標準設計

電工裝備制造業物資分類與國家電網物資分類體系一脈相承，繼承了其“線分類法”的主要分類原則和架構體系，并進行了適當調整，以適應制造業企業個性化特點。比如增加了“電子元器件”、“結構件”等生產制造原材料物資大類，刪減了部分“建筑材料”、“儀器儀表”等基建施工類和科研試驗類物資類別，提高了物資分類的實用性。

整個物資分類體系按照大、中、小類三個層級進行劃分，相互之間是隸屬關系，小類隸屬于唯一的中類，中類隸屬于唯一的大類，并選擇最穩定、易于區分的物資自然屬性作為主要分類依據，抽象程度則按大類、中類、小類的次序依次降低。同一層級分類的專業維度和粗細度盡量保持一致，并能適應業務擴展對新增分類的需求。大類一般按照物資的應用領域設立，如電力一次設備、電力二次設備、信息設備等；根據實際需要設立中類和小類。物資的某些具體特征，如電壓等級、顏色等，不宜作為小類名稱，宜將其設為該物資小類的特征項。

如圖3所示，大類“制造業一次設備”下有“交流電流互感器”、“直流電流互感器”等若干中類，“直流電流互感器”下有“零磁通式直流電流互感器”、“光學式直流電流互感器”等若干小類。

圖3 物資分類層次結構

3.3 特征項標準設計

在物資小類下，為進一步區分物料，分別定義特征項及其對應的特征值。特征項是指用來定義一條具體物料的多項主要屬性參數，其中每一項參數都被稱作為一個特征項[2]，特征值是指每個特征項下包含的不同參數值。

特征項設計宜采用“面分類法”。一般而言，電工裝備制造業物資特征項設計主要存在兩類風格：對于在業務中固化應用、不易替換變化的物資如電子元器件，特征項設計一般只考慮影響其準確性的最直接屬性，如“名稱”、“規格型號”、“廠家”等；對于每次業務中需要通過了解、對比關鍵參數進行選型的物資如電力一次設備，特征項設計主要以關鍵技術參數為主，見表3，小類“電磁式電壓互感器”特征項分別為“名稱”、“規格型號”、“廠家”、“變比”、“精確等級”、“容量”、“局放”、“輔助參數”，對應的特征值分別為“電磁式電壓互感器”、“JDZ10-10AJ”、“江蘇科興”、“10/0.1”、“0.2”、“30VA”、“標準”、“無”。

表3 特征項舉例

3.4 編碼設計

電工裝備制造業物資編碼體系由“分類編碼”、“特征項編碼”、“特征值編碼”和“物料編碼”構成，如圖4所示，其中“分類編碼”、“特征項編碼”對應物資分類和特征項信息，“特征值編碼”和“物料編碼”則為流水碼。這種編碼規則一方面可以滿足對物料按照不同層級實現分類查詢、管理和統計的需求；一方面又可以對不同規格型號、參數的物料使用流水碼進行區分，滿足了企業較長時間內物料編碼新增的需求。

圖4 編碼設計

經過多方面科學論證，結合企業未來發展趨勢，確定電工裝備制造業大、中、小類編碼均由3位數字或字母組成，特征項和特征值編碼由6位數字組成，物料編碼采用9位數字流水碼，由系統自動生成。其中分類、特征項和物料編碼應保證在整個編碼體系中唯一；特征值編碼則應保證其在所屬特征項范圍的唯一性。

4 標準描述規則設計

為保證物料主數據描述規范統一，有必要在物資分類及特征項體系下制定更加細化的描述規則，即標準描述規則，作為物料主數據提報和審核工作的基礎指導文件，有效杜絕歸類錯誤、一物多碼等問題，減少人工干預工作量。

“物料主數據標準描述規則”按照是否適用于所有小類分為共用規則和小類專屬規則。小類專屬規則應以物資小類為單位，針對小類下每個特征項的內容要求提供標準化的規范定義，如明確特征項的內容構成、取值范圍、格式規范等，指導物料主數據特征值書寫，進而形成標準物料主數據。

對于通用性、標準化程度較高的物資，推薦采用信息化模板的方式在管理系統中固化標準描述規則，提高管理效率。

4.1 共用規則

共用規則是針對所有小類物料的描述規范性要求，一般有兩類規則：一是針對相關術語、符號、代號、量與單位等參照國家、行業等標準統一規范要求，比如單位“千伏”統一使用符號“kV”等；二是針對物料歸類、特征值填寫的基本規范要求，比如“帶圖紙的自制物料必須填寫圖號”等。

4.2 小類專屬規則

為滿足2.3節所述不同風格特征項的編制要求，小類專屬規則可分為通用規則和專用規則。

4.2.1 通用規則。“通用規則”是指依據國標、行標以及某些在行業中具有指標意義的企業標準，針對同一物資品類下不同的物料給出統一規范描述的方法，一般以技術參數的書寫規則為主，如圖5小類“金屬膜電阻”特征項“規格型號”對應的通用規則由“型號”、“功率”、“標稱值”以及“精度”四部分組成，每一個參數都有其統一的命名方法。

圖5 特征項“規格型號”通用描述舉例

4.2.2 專用規則。“專用規則”是指針對不具備給出通用命名規則以及其他特殊情況下，采用廠家給出的屬性參數描述的方法，具體可參考廠家產品說明書或數據選型手冊，如圖6中VISHAY品牌金屬膜電阻“規格型號”描述方法。

圖6 VISHAY品牌金屬膜電阻“規格型號”描述

4.3 信息化管控方式

標準描述規則應借助于信息化手段，采用諸如“標準特征值選項”的形式固化于管理系統中，并通過下拉菜單或自動生成方式支撐物料主數據提報，如圖7為金屬膜電阻規格型號的標準特征值下拉菜單。菜單中均為符合規則的特征值實例，供新物料主數據申請時參照或引用。

圖7 金屬膜電阻規格型號標準特征值選項

5 結語

物料主數據質量的高低直接影響物資管理的效率和效益。建立物料主數據標準體系和物料主數據標準描述規則，夯實了標準化管控基礎，但值得注意的是，在此基礎上，仍需建立標準化管理組織，設置專職工作人員，制定標準化管理制度和流程，在數據全生命周期實行規范操作、責任到人，才能實現物料主數據標準化管理的長效化和常態化[3]，真正提高企業物資標準化水平。

[1]丁丹晨.對電網裝備制造型企業物料標準化研究[J].科技與企業，2013,(2):74.

[2]畢子健,王翎穎.物資主數據標準化管理探究[J].中國電力教育,2014,(33):172-173.

[3]鄭文,楊智偉.ERP系統物料主數據的標準化管理[J].石油石化物資采購,2013,(4):92-93.