淺談聲像檔案管理的重要性

王衛華

內蒙古氣象信息中心

隨著現代化辦公建設設備的發展和辦公條件的改善，越來越多的機關、企事業單位在工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。為更好利用這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就一些單位的聲像檔案管理進行了調查。調查發現，聲像檔案管理存在一些問題，如歸檔不完整、保管條件差、管理不達標等，這些問題直接影響了檔案的完整性和利用性。聲像檔案管理目前嚴重滯后于其它檔案管理，加強聲像檔案管理刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

1.集中統一管理制度不完善

聲像檔案管理制度不健全，沒有集中統一管理目標，缺乏必要的管理制度，各自為政，處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。聲像檔案應有更加嚴格，更加特殊的管理制度，集中保管，定時定期移交單位檔案館（室）。

2.聲像檔案管理意識不強

聲像檔案有較強的時效性和特殊的管理歸檔要求。例如照片必須同底片統一歸檔；影像歸檔必須輔以文字說明。從目前錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂。有相當一部分單位都是一盤錄音（像）帶反復播放使用，原始錄音（像）帶并沒有保存下來。有個別人私自將一些單位珍貴的錄音（像）收藏，不愿上交。其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3.保管條件差，制約了聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更為嚴格，必須設置聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜。目前受條件限制，有的單位將聲像檔案放在文書柜內與其它檔案混存，這不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

4.重大事件聲像檔案流失嚴重

眾所周知，召開重要會議，組織重大活動，都會安排專人照相，攝像等，形成了許多具有相當價值的聲像檔案。其中一些在報刊、圖書、畫冊等刊發，一些在電臺、電視臺等媒體播放，但更多的原始聲像檔案卻不在檔案館（室）保管。原因是多人多單位同時參加活動，工作人員各自負責與自己相關工作，采集收集的聲像檔案各不相同，最終存放地點也不同。這就是管理沒有集中統一，檔案材料各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失嚴重。沒有歸檔要求，沒有相應的措施，沒有貫穿始終的檔案管理理念，借出用完的聲像檔案資料歸檔不及時，更有些珍貴聲像檔案下落不明，造成聲像檔案的流失嚴重。

二、加強聲像檔案管理，提高意識完善制度

1.加強聲像檔案管理，加大宣傳力度

聲像檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，也是各立檔單位的大事。加強對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用聲像檔案，更好地為經濟建設和社會發展服務，是我們檔案工作者的責任。根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律、法規規定，大力宣傳聲像檔案的重要性，提高全民，特別是各級領導和有關人員的聲像檔案意識，是我們檔案工作者的任務。

2.制定落實聲像檔案規章制度

在《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的基礎上制定和完善立檔單位聲像檔案的管理制度，依法管理，明確責任，落實到位，做到有章可循、有法必依。對聲像檔案的收集、移交、歸檔、編目、排放、借閱等，都嚴格按照制度的規定執行，逐步形成自覺遵守制度，執行制度，做好聲像檔案管理工作。

3.聲像檔案管理特殊要求

具有永久、長期保存價值的聲像檔案，依據國家有關法律法規，與立檔單位其他載體的檔案同時向檔案館移交。聲像檔案保管條件特殊，它既要符合其他類檔案的防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防盜等，它還要符合防震、防塵、防磁、防病毒、防劃痕等要求。聲像檔案應當在恒溫、恒濕下保存，在24小時內溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5%。聲像檔案對照片與底片應當分開存放，保管存貯的溫度應當控制在2～21℃，相對濕度應當控制在20%～50%之間；錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤應當放入盒中保管，保管存貯的溫度應當控制在15～27℃，相對濕度應當控制在40%～60%之間；所有聲像檔案中照片、底片冊、錄音帶、錄像帶、磁帶和光盤等都應當使用專用儲存盒平行放置，不得擠壓堆積。磁性載體和光盤，要制作一式三份，歸檔文字描述全面，內容準確。定期檢查聲像檔案資料情況，錄音帶、錄像帶應當每兩年重新纏繞一次，纏繞時應當用正常播放速度進行，發現問題及早采取補救措施。磁性載體的聲像檔案應當存貯在具有磁屏蔽功能的庫房或者裝具內。

4.重視業務培訓提高檔案管理員綜合素質

檔案管理部門要針對聲像檔案現狀，加大對聲像檔案的監督指導力度，注重業務培訓，結合自身工作情況和需求，采取不同方式對檔案管理人員進行分類指導和專業知識及技能培訓，提高聲像檔案工作者的理論水平和技術水平，以促進檔案管理工作能夠有序開展。立章建制，加強監督，不留死角，實現聲像檔案從采集——收集——移交——保管等一整套完整工作鏈。

三、結束語

綜上所述，在聲像檔案管理過程中，必然會遇到和各式各樣的問題和困難。盡管如此，聲像檔案管理者逐步加大加快聲像檔案管理的步伐，及時發現探索聲像檔案管理中存在的問題，運用科學的方法，完善制度，加強管理，提高檔案管理員素質，推進聲像檔案更好的為社會服務。