大型復雜信息系統項目管理的關鍵策略

補世明 李珊 馮學強

(北京市疾病預防控制中心，北京 100031)

0 引言

大型復雜信息系統項目(以下簡稱大項目)具有項目周期長、范圍不確定、利益相關者眾多、溝通復雜、間接管理等特點，大項目既有項目管理共性的難點，也存在特殊的困難［1］，主要表現在項目組織、項目范圍、項目風險等方面。只有采取正確的管理策略，才能真正做好項目的組織、實施和風險應對。

1 問題

1.1 項目組織復雜，干系人多，溝通協調難度大

一般大型項目都包含若干個子項目，項目內部組織復雜，這種復雜性帶給項目管理許多困難。如何組建一個囊括不同公司的團隊?如何創建和諧、積極、上進的團隊氣氛?如何評價團隊成員，或者子項目團隊的績效?大型項目影響范圍廣，外部利益相關者眾多。某些項目不僅影響到某些個人的利益，還影響到某些組織的利益。如何溝通協調受項目利益相關者的影響，要想減輕利益相關方對項目的不良影響并不是一件容易的事。

1.2 項目周期長、規模大，范圍管理難度大

大項目管理既存在范圍、時間、成本、質量等普遍項目管理難題，又具有一些特殊困難。一是項目周期長，如何處理歷史遺留系統是個棘手的問題;二是項目規模大，要滿足不同類型用戶的需求，但是有時用戶的要求存在自相矛盾;三是范圍變更不可避免，處理需求變更并非易事。

1.3 項目影響大、風險多，財務、文檔管理難度大

首先，大項目耗費資金量大，是重點審計對象。依法管理項目是規避財務風險的必然要求，必須保證資金使用方面合法合規。其次，大項目規模大，人員的責任重大，只有建立完善的文檔，才可能順利驗收。最后，大項目周期長，項目組成員的流動性較大，規范的文檔是應對人員流動的最重要的辦法。

2 對策

2.1 組織層面的關鍵策略

高層支持是大項目取得成功的最重要保障。高層支持，尤其是“一把手”的支持對大項目來說至關重要。大項目利益相關方眾多，涉及范圍廣，很難做到對所有人、所有群體、所有組織都有利。沒有高層的強力支持，必然招致某些利益相關者的強烈反對。此外，利益相關者的消極對待、拖延推脫、敷衍了事也不利于項目實施。

利益相關方分類管理是大項目管理的重要方法。利益相關者分析的工作包括識別利益相關者，分析利益相關者的立場、影響力、參與程度，對利益相關者分類管理，制訂有針對性的管理計劃。對大項目來講，更應該站在組織的角度去分析項目利益相關者。應該將個人當作某個組織的代表，并把項目行為看成組織行為，一切活動對事不對人。利益相關者分析的基本產出是利益相關者管理計劃，可根據利益相關者的特點，采取重點關注、令其滿意、及時告知相關信息、隨時監督其需求這四類策略分別進行管理。利益相關者分析的另一個重要目標是要對利益相關者的行動有預見性，尤其是對項目有負面影響、影響力大、態度積極的利益相關方，要做好應對其破壞行動的預案。

妥善溝通是大項目成功的關鍵因素。妥善溝通是指在恰當的時機將恰當的信息通過恰當的途徑傳遞給恰當的人。做好溝通工作是取得利益相關者支持和理解的關鍵。對于高層領導，告知其關鍵信息，獲知其態度，并敦促其將抽象的態度上的支持變成實際的行動支持。對于項目組內部人員，充分的溝通是形成良好團隊氛圍、妥善處理沖突的有效措施。對于其他利益相關方，及時、穩妥、有計劃的溝通可以充分發揮項目的正面影響，減輕負面影響，進而為項目的順利完成掃清障礙。做好溝通工作，還應注意以下幾點:一是要避免沒有計劃的盲目的溝通;二是要保證溝通信息的針對性和一致性;三是要做好項目內部的信息共享。

2.2 實施層面的關鍵策略

綜合應用風險應對策略，妥善管理項目風險。由于大項目的投資巨大，影響廣泛，因此往往被寄予厚望。但是，其風險承受能力相對較弱，尤其是對消極影響的風險承受能力。大項目的消極風險管理策略有三種:風險規避、風險分攤和風險對沖。風險規避是針對某項具體威脅，分析其產生原因，降低其發生概率、減弱其不良影響的過程。例如，對于質量風險可以通過加強質量保證活動來提高代碼質量，減少重要Bug 數量。風險分攤是指將某一類具體的風險分攤給承受能力更強的單位或個人，如項目非關鍵部分的外包。風險對沖是大項目特有的風險應對策略，是指利用不同風險之間的矛盾，在一定程度上抵消特定風險的影響，如可以利用不同利益相關方的需求之間的矛盾而維持項目的范圍基準。

深刻理解業務活動、組織文化，準確定位項目目標。大項目不僅包含準確、清晰的建設目標，也有很大可能包含模糊、抽象的目標。這些不確定因素是項目的潛在威脅。只有在深刻理解業務活動本身，理解組織文化之后，才可能深刻理解項目的目標。首先，要認識到最必要、最出彩、最核心的功能;其次，要從組織文化層面看待那些看似不合理的功能點;最后，要辯證地看待項目的成敗。

實施積極的變更應對策略。首先，要認識到變更的客觀必然性。大項目啟動時通常難以準確描述其范圍，在項目實施過程中往往伴隨著不斷的變更和修改。其次，要做好變更的準備，包括心理準備和變更應對方案。最后，要在規范有序的制度下實施變更，尤其是要明確變更的審批層級［2］。

2.3 制度層面的關鍵策略

要充分利用各種項目管理工具，落實相關規章、制度、標準、流程。有“法”不依，有“章”不循是許多大項目管理工作的缺陷。然而在實際中，項目管理工作千頭萬緒，各個標準規范紛繁復雜，難以完全做到循規蹈矩、若合符契。項目工具可以固化項目管理制度和流程，將抽象變得更加具體。項目管理工具的使用程度體現了對項目管理規范的遵循程度。

實際工作中發揮全局性作用的工具主要有三種:模版、路線圖和配置管理。文檔模版集中體現了項目管理人員的工作經驗。文檔模版的完善過程本質上是把各種規則固化為文字的過程。套用模版的過程其實就是準循規則完成具體工作的過程。路線圖是用以指導工作的文件，可以是文字描述，也可以用圖形表達。路線圖是工作計劃精煉和圖形化，是工作的地圖。配置管理的要點有:一是使用配置管理軟件詳細記錄項目實施過程;二是堅持文檔和開發同步;三是將測試貫穿于開發過程的始終［3］。

3 結語

大項目管理是一個充滿挑戰的領域，可以說，組織、實施和制度這三個方面既是大項目管理難點所在，也是破解大項目管理難題的關鍵所在。本文所述的解決策略一方面是理論與實踐的總結，另一方面也必然有其局限性，應根據項目的行業、規模、功能等具體特征進行裁剪應用。

［1］ 周安俊，杜宏. 復雜信息系統項目質量管理方法研究［J］.項目管理技術，2012 (12):107-111.

［2］ 項目管理協會. 項目管理知識體系指南［M］.4 版。王勇，張斌，譯. 北京:電子工業出版社，2009.

［3］ 李錚錚. 大型信息系統項目的質量管理研究［J］. 信息技術與信息化，2014 (9):132-133.