《高職院校實訓教學檔案管理的研究與實踐
——以江西環境工程職業學院為例》研究報告

溫常青 邵新蓓 胡 澎 鄭新瑜 李 芽

（江西環境工程職業學院 江西贛州 341000）

《高職院校實訓教學檔案管理的研究與實踐
——以江西環境工程職業學院為例》研究報告

溫常青 邵新蓓 胡 澎 鄭新瑜 李 芽

（江西環境工程職業學院 江西贛州 341000）

一、前言

高職院校以培養高素質高級技術技能型人才為辦學目標，在教學過程中，實訓教學是教學各環節中的重點和難點，其中實訓教學檔案的管理也是實訓教學的一項重要工作，通過加強實訓檔案管理有利于反饋和揭示實訓教學效果，不僅可以改進實訓教學水平，同時為實訓教學提供教學資料，是深化教學內涵的重要環節。隨著高職教育的發展和現代信息技術的進步，實訓教學檔案的建設與管理在高職院校教學工作中的作用日益突出，相關研究也提到議程上。基于此，本項目以江西環境工程職業學院為個案研究，通過制定實訓教學檔案管理制度、分類方法和考核方案，采取校院兩級管理機制，由校檔案室主管、教務處協管，明確各二級學院的實訓教學檔案管理職能，組織校檔案管理人員、專業教師、實訓管理人員進行學習和培訓，協同完成實訓檔案的開發和存檔，初步探索出一套實訓教學檔案的管理模式。

二、項目提出的背景

江西環境工程職業學院作為江西南部的一所重點高職院校，近幾年抓住機遇、深化改革，已經發展成為一個以林業為基礎、生態環境為特色、融林農文理工經管為一體的綜合性省級示范性高職院校，學院的辦學實力、辦學能力、社會影響力也進一步得到提升。學院現有實驗實訓設備總值6101.292萬元，現有校內各類專業實驗、實訓室105個，校外共建實訓基地242個。隨著實訓教學的廣泛開展，實訓教學資料日漸增多，實訓教學的檔案管理問題日益突出，如領導及部門人員不重視，缺乏配套制度、人員、經費，實訓教學資料散亂等等。為規范管理，提高學校實訓教學水平和管理水平，結合自身學校實際，開展實訓教學檔案管理的研究及實踐，此為項目提出的背景與目的。

三、項目建設的目標與意義

1.項目建設的目標

目標一，探索出規范化的檔案管理模式，制定相關制度與標準，建立一套多方聯動、校院分級管理的高職實訓教學檔案管理機制，實現實訓教學檔案的連續與有效利用。

目標二，依照現有高等學校檔案實體分類法，并結合實訓教學復雜性、多樣性的特點，建立一套科學的分類方法，以利于資料的完整保存。

目標三，建立一支復合型、專業化的高職實訓教學檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素養。

2.項目建設的意義

本項目明晰了實訓教學檔案的概念、內涵、特點、分類方法，初步構建高職院校教學檔案體系，為教學、實踐、科研提供必要的技術資料支持，推動學校通過檔案深化教育教學改革。其意義具體表現在：

2.1 有利于深化專業人才培養模式改革

高職院校專業人才培養模式改革是從專業及其師生實際情況出發，對教學模式、課程體系、教學方法、實習實訓等進行系統化變革的教學改革活動。實訓檔案全程記錄了實訓教學活動的真實情況，為人才培養模式改革提供了依據。同時，實訓檔案里學生在實訓教學中的真實反應又是判斷人才培養模式改革成敗的重要標準。

2.2 有利于開展教學質量監控與評估

實訓檔案雖然是由點點滴滴的零散文件組成的，但是能夠真實反映學校實訓教學的真實情況，能夠為學校開展教學質量監控與評估提供重要依據。同時，通過對實訓檔案進行編研和分析，能夠為學校在實訓教學環節開展教學質量監控與評估的重點和方向提供參考。也可以為教學部門和教師擬定新的實訓教學方案提供依據，幫助教師提高業務能力。

2.3 有利于規范實訓場所管理，提高利用效率

通過加強實訓檔案管理，可以真實了解實訓場所的運行管理情況，對實訓場所的儀器設備維修、養護、損耗及有關耗材使用等進行整體性分析比較，發現實訓場所管理中存在的問題，改革現有管理制度和方法，提高實訓場所利用效率，減低運行成本和損耗。

2.4 有利于展示學校辦學水平，提升學校知名度和美譽度

通過對現有實訓檔案進行整體和提煉，對學校實訓教學中的成果進行匯編成畫冊，制作成宣傳牌或加工成電子檔案在各類媒體中展播等途徑宣傳本校實訓教學成果，美化學校形象，提升學校知名度和美譽度。

四、項目研究的基本思路和方法

1.研究的指導思想、理論依據

本項目以《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》等法規為指導，以高職實訓教學為研究對象，圍繞檔案管理“便于保管和利用”的根本目的，探究高職實訓教學檔案的建設與管理模式。項目以檔案學中的文件生命周期理論、全宗原則及系統論為理論依據，認為實訓教學檔案的管理是一個涉及教學、檔案、管理等各部門的系統工作，需要協同合作，而且實訓教學檔案自身又有一個完整的類目系統，應進行辨別和分編。同時，引入“過程控制”理論，對檔案的生成直至歸檔進行過程管理，對檔案的形成和維護階段進行有效監督，探索前段控制、中端管理、后端監控評價的全程管理的具體措施、方法、步驟、原則，以達到有效管理與靈活利用。

2.研究的實踐基礎與實踐方法

本項目的實踐范圍在學校的檔案館、教學管理部門、各二級學院實驗實訓室，及校外實訓基地。以往校教務處定期開展教學檔案收集整理工作，積累了一定的實訓教學資料。同時，實訓管理中心對實訓場所與儀器設備的建設、運行、維護，二級學院實訓教學活動的開展，都為研究奠定了一定的實踐基礎。在此基礎上，項目組牽頭制定實訓教學檔案管理制度、考核方案，向校行政提交并頒布，明確規定，提高重視。對實訓教學檔案管理部門進行職能分割，以校檔案室、教務處、實訓管理中心作為主要管理部門，負責建章立制、實踐操作過程的指導與控制、宏觀調控、人才培訓、立卷歸檔；二級學院作為具體實施部門，配合主管，加強對實訓教學檔案形成過程的控制，落實檔案的收集規整工作；人事處、計財處作為協同管理部門，負責年度相關考核，監督并反饋。遵循檔案形成的系統性和過程性，采取業務指導、職能劃分、具體執行、檢查反饋等實踐方法對二級分院實訓教學檔案進行管理。

3.研究的路徑和方法

本項目研究沿著兩條路徑進行。一條是理論研究的路徑；另一條是行動研究的路徑。理論研究進行研究的假設、設計、論證和實驗，側重于運用檔案學相關理論及過程控制論、系統論研究推動實訓教學檔案建設與管理的制度保障體系及運行機制的研究，走理論——實踐——理論的技術路線；行動研究指制定實施方案，選擇二級分院試點實驗，在其基礎上，在全校范圍內全面推進。該路徑走實踐——理論——實踐的技術路線。

研究運用檔案學、教育學、管理學等相關理論成果，采取文獻研究法、調查研究法、行動研究法、經驗總結法等方法進行研究。

五、項目研究的主要內容

1.國內外本研究的概況

國外關于職業院校檔案的研究不多，因為國外的檔案一般都是存放在當地或學校，隸屬機構所在地的文件中心。國外文件中心是獨立于機關之外，歸檔案部門管理，屬于檔案系統，是管理半現行文件的過渡機構。國外的檔案研究偏重于理論和機構，沒有對職業院校的實訓教學檔案開展直接研究。

國內學者開展高職實訓教學檔案主題研究的較少，有李宏的《淺談如何加強國家示范性高職院校實訓技術資料檔案管理工作》、諶海珍的《論高職院校實習實訓檔案資源的開發與利用》、謝俊華的《高校實訓檔案的管理探析》等，還有針對實踐實習教學檔案的研究，如羅長文的《高職高專院校實踐教學檔案的內涵建設與管理》、連紅、王鑒棋的《實踐教學檔案系統管理的動態模式探析》、揭平英的《高職院校頂崗實習教學檔案管理體系的構建》、韓麗明的《高職高專院校實踐教學檔案的積累與保存》等，都是較為突出的代表作，其他的大多在高職教學檔案的研究文獻中略有涉及。以上研究提出了高職院校實習實訓檔案的內容、特點、分類，以及管理與利用方面的不足，在一定范圍內提出了具體措施，對本研究有積極的參考和引路作用。但研究宏觀性較強，缺乏對實訓教學檔案管理的針對性和可操作性，在檔案編目方面無法與現有高校檔案實體分類很好地融合，更缺乏深厚的理論基礎。此外，對實驗室檔案的研究相對較多，且主要表現為本科高校的經驗，缺乏高職院校的研究和實踐。

2.國內外本領域的實踐探索

在實踐探索方面，廣州番禺職業技術學院在“五三三”頂崗實習管理框架上構建了“校企兩條主線”的高職頂崗實習教學檔案管理體系，該管理框架內主要有五個不同參與層面、三個不同參與主體和三方頂崗實習考核等要素組成。五個參與層面主要是指學校、系（院）、專業教研室、企業、企業班小組；三個不同參與主體主要是指校內指導教師、學生本人、企業指導教師；三方頂崗實習考核是三個不同參與主體即校內指導教師、企業指導教師、學生對頂崗實習進行的考核。建立學校為主導、企業、學生三方聯動、分工協作的高職頂崗實習教學檔案管理機制。該校的這種頂崗實習教學檔案管理體系和方式方法值得借鑒，對本項目啟發較大。

3.本項目研究的主要內容

對實訓教學和實訓教學檔案進行概念界定和內涵解讀，把高職實訓教學的各個環節和要素進行細分，研究高職實訓教學檔案的形成過程，明確高職實訓教學檔案內容、歸檔范圍及其作用，探索操作性強的實體分類方法。

著重解決高職實訓教學檔案的管理模式，從鑒定、分類、整理、信息開發等環節，研究高職實訓教學檔案的實體管理；制定檔案資源體系建設的有關規定和制度并監督執行；開展檔案管理人員的培訓活動的實施，培養復合型檔案管理人才；編制執行高職院校實訓教學檔案資源體系建設的計劃、制度、管理辦法并監督完善等；挖掘實訓教學檔案的內在價值，開展編研。

建立校檔案室為主導、教學管理部門協管、二級學院具體落實、人事部門監督反饋的實訓教學檔案管理體制。

六、項目建設的成果

1.理論成果

從過程入手，探索了用過程方法建立和完善高職實訓教學檔案管理體系，形成“前端控制—中端管理—后端監控反饋”的管理模式，依據檔案形成規律按四大類別分“學校管理層、二級學院執行層”兩條主線進行檔案收集。四大類別包括：

1.1 實訓教學管理檔案

包括專業教學標準、專業人才培養方案、課程標準、實訓教學改革方案、國家職業資格標準、職業技能考核鑒定制度與辦法等。

1.2 實訓教學過程檔案

包括實訓指導書、實訓手冊、實訓記錄表、實訓報告、實訓軟件、實訓光盤、實訓課件、實訓作業、實訓試題、實訓成果、實訓教學效果分析材料、技能競賽實訓資料、服務科研與技術開發材料、社會服務材料等。

1.3 實訓場所管理檔案

包括實訓日志；實訓室規章制度匯編；實訓室合并分立材料；實訓室建設材料；固定資產臺帳；年度工作計劃與總結；實訓室隊伍建設材料；實訓室利用統計分析材料；實訓室內部裝修圖紙；室內設施情況說明；消防與安保制度；有毒、危險品管理規定；“三廢”處理措施等。

1.4 實訓儀器設備檔案

儀器設備管理制度；儀器設備購置材料；儀器設備驗收材料；儀器設備安裝調試說明書；儀器設備使用說明書；儀器設備領用記錄表；儀器設備賠償記錄表；儀器設備使用維修記錄表；儀器設備配件損壞及更新記錄表、儀器設備保養記錄表、儀器設備保養記錄表；儀器設備報廢記錄表。

始終堅持將系統論融入研究中，以系統方法為指導，系統地識別實訓教學檔案形成及管理過程，特別是這些過程之間的相互作用。

在檔案整理中發掘材料，據此寫出論文《森林采伐管理改革之我見》，《高校開展競爭情報教育的意義和策略研究》為教學改革、專業建設提供借鑒。

研究論文《高職院校實訓檔案管理探析》被《贛南師范學院學報》（社會科學版）錄用，擬于2015年第五期發表。

2.應用成果

項目組建立了實訓教學檔案主要的工作制度，包括：《實訓教學檔案管理方案》、《實訓教學檔案分類方法》、《教學實訓檔案管理考核辦法》，對實訓教學檔案的分類編目、保管借閱、各級檔案管理人員的職責與獎勵都進行了詳細的規定。通過這些制度的貫徹執行，規范實訓教學檔案工作行為，建立室藏，使教學檔案管理工作逐步步入制度化軌道。

比如，在分類歸檔上，采用“年度—問題—保管期限分類法”，先由二級學院根據分類方案及工作進展分階段收集材料，準備不同檔案盒，分別存放已歸檔但未整理的文件材料和已按事由整理完畢的文件材料，并標識年度、問題、保管期限，以便實訓教學活動結束后，按事由形成將文件集中排列在一起。實訓教學檔案收集以一個學年為限，在學年結束后立卷歸檔交給校檔案室，校檔案室核對編目，按照不同年度、不同實訓基地進行規整排架。

3.社會效應

項目研究成果暫時在校內范圍試行，效果較好，雖然未向其他兄弟學校推廣，但兄弟院校的到訪交流對現有成果給予了一定的肯定。

七、項目具有的推廣價值

1.校內應用前景

從試點二級學院開始向全校逐步推廣，初步構建了校內實訓教學檔案管理體系。下一步，在完善管理制度的同時，突破對檔案的實體管理，加強檔案電子信息化管理，更加關注過程管理，以更好地服務高職教育教學改革，提升人才培養質量，

2.校外推廣可能性

高職院校實訓教學既有共性又有個性，區別在于各自的專業體系、實訓基地規模、實訓教學內容等等。通過與外校交流，可以將研究的理論與實踐經驗進行推廣，并為其他高職院校實訓教學檔案提供一定的借鑒。反過來，也可以補充理論與實證研究體系，從而豐富項目內容。

八、有待深入研究的相關問題

高職實訓教學檔案產生于學校各二級學院的教學及管理實踐，形成主體的多元性決定了建設的廣泛性與復雜性，其管理是一項長久工作。當前，項目研究只是剛打開局面，初步建章立制，還需深入研究以下問題：

二級分院如何有效地實現對實訓教學檔案的收集與歸檔，如何解決專業人員的配備、經費的配套等問題。

實訓教學檔案來源繁雜，如何保障每個部門、每個教學環節、每個參與主體、每種形態的文件與資料能得到完整的保護和歸檔

如何聯合檔案管理人員、專業教師、實訓管理人員根據不同專業特點開發專業性的實訓教學檔案。

如何實現實訓教學檔案信息化管理，建立檔案全文數據庫和多媒體信息數據庫并提供網絡在線查詢，為師生提供實訓信息服務。

［1］李宏.《淺談如何加強國家示范性高職院校實訓技術資料檔案管理工作》，《黑龍江科技信息》2012年第1期；

［2］諶海珍.《論高職院校實習實訓檔案資源的開發與利用》，《企業家天地》（理論版）2011年第1期；

［3］謝俊華.《高校實訓檔案的管理探析》，《辦公室業務》2014年第7期；

［4］羅長文.《高職高專院校實踐教學檔案的內涵建設與管理》，《機電兵船檔案》2010年第5期；

［5］連紅、王鑒棋.《實踐教學檔案系統管理的動態模式探析》，《四川檔案》2008年第4期；

［6］揭平英.《高職院校頂崗實習教學檔案管理體系的構建》，《中國職業技術教育》2012年第2期；

［7］韓麗明.《高職高專院校實踐教學檔案的積累與保存》，《中國成人教育》2010年第14期；

［8］畢曉平.《高校實踐教學檔案動態化管理析論》，《科技信息》2013年第21期。

［9］丁華東.《檔案學理論范式研究》，世界圖書出版公司2011年7月出版。

［10］安小米等.《基于ISO15489的文件檔案管理核心標準及相關標準解析》，中國標準出版社2013年9月出版。

［11］梁建梅、陳少慧.《教學檔案的管理與信息化建設》，中國書籍出版社2013年1月出版。

［12］牟陽春.《高等學校檔案管理辦法解讀》，高等教育出版社2010年9月出版。

［13］趙屹.《數字時代的文件與檔案管理》，世界圖書出版公司2014年2月出版。

項目類別：江西省高等學校檔案科研一般課題 項目編號：jxgxdakt-2012055