人事檔案管理中存在的問題及創新措施

摘要：人事檔案在人員任用上有著重要地位，但近些年來人事檔案的缺陷逐漸暴露出來。只有提高檔案管理的水平，才能保證人事制度改革的繼續進行。文章對人事檔案管理存在的問題及創新措施進行了探究。

關鍵詞：人事檔案；企業管理；信息化管理；人員任用；人事制度改革 文獻標識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2015）36-162-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.36.080

人事檔案管理涉及人事、組織和勞資等部門，主要負責對這些部門的培養、選拔和分配人員的工作資料進行記錄。人事檔案作為人才信息的承載媒體之一，不僅能夠詳細地反映人才信息，還能夠對人員的經歷、表現、背景和人品等進行充分反映。利用人才檔案我們可以詳細地了解職工的個人情況并對其進行合理的分工。在現階段我國企業的人事檔案管理中仍舊存在許多突出的、難以解決的缺陷。這些缺陷主要包括管理制度的缺陷、工作人員素質水平不高和信息化水平太低。如此一來，人事檔案管理工作難以跟上改革的步伐，導致制度改革難以進行下去。要想解決這些問題，必須采取一系列措施保證人事檔案管理水平的提高。

1 企業人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作的機密性和專業性很強。人事檔案管理工作需要各企業的人事管理部門的全身心投入，要想保證人事檔案工作的技術性，相關部門必須高度重視此項工作并且強化自身檔案管理水平。如果發現現有的人事檔案存在問題，工作人員要立即上報以便領導人員可以及時研討出解決方案，只有這樣才能保證檔案管理工作的正確性。人才信息的載體之一是人事檔案，由此可見人事檔案管理工作在現代社會中的地位。人事檔案管理工作決定著人才的選擇，如果檔案管理工作水平較高，那么企業就需要選擇一些全能型人才。在企業中，人事檔案管理無論是對員工評價還是對員工規劃都起著決定性的作用。人事檔案工作并不單單是對各員工的基本信息進行登記，更多的是詳細記錄了員工的受教育程度和工作經驗等信息。各單位不僅可以根據人事檔案對員工開展績效評價工作，還可以通過人事檔案的分析結果對員工職位進行規劃。最重要的是，通過人事檔案企業可以發現業務水平低的工作人員并對其制定培訓方案，借此提高企業整體的業務水平。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 工作人員沒有充分認識到人事檔案管理的重要性

人事檔案工作多數居于幕后，很多人無法深入了解這項工作。人事檔案工作的成績獲取速度比較慢，這樣一來這項工作更會被人們忽視。另外，很多工作人員目前對人事檔案工作的認識都是錯誤的。人事檔案工作并不是簡單的抄寫和保管工作，它有著更豐富的工作內涵。有些工作人員認為做好單位保管工作保證不發生泄密事件就是完成了人事檔案管理工作，這種想法是錯誤的。由于工作人員對具體的人事檔案管理工作存在認識誤區，所以在實際工作中經常會出現無法解決檔案問題的事情。

2.2 管理力度不夠，管理水平太低

管理力度不夠，管理水平太低是目前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題。管理不僅具有專業性和政治性，它的機密性也很強。所以，有關人事檔案的材料必須設置專人對其進行管理并把它們放置在特別的地點進行存儲。近些年來，人事制度不斷進行改革，管理工作人員工作變動也因此而增多。隨著人員的不斷調動，檔案的整理和分類收集工作難度也逐漸加大。新調動過來的工作人員由于自身專業知識不足，無法勝任檔案歸檔和裝訂工作。另外，從事人事檔案管理的工作人員多是非專業的、非全職的其他部門的人員，這樣一來無法及時對材料進行整理存檔的事情就會經常發生。

2.3 人事檔案可能受到人為操控

人事檔案并不完全是真實的，其結果可能受到人為操控。近些年來，我國加大了人事檔案的管理力度，但造假事件仍層出不窮。造假事件主要存在于高考、職工調動、公務員報考和考研等事件中。有一些人為了達到自身目的、滿足一己私欲而修改人事檔案中的資料冒充他人，還有一些知識分子為了升職利用人事檔案漏洞偽造資料，甚至有一些領導干部通過人事檔案修改下屬職工信息。弄虛作假的形式千變萬化，造假行為屢禁不止，已經對我國人事檔案制度造成了嚴重的威脅。

2.4 人事檔案管理利用的技術水平不高

當前企業對人事檔案管理利用的技術水平不高。一般來說，對檔案進行收集、整理、鑒別和保管都可以為單位的人事工作的深入提供信息保障，從而實現對檔案信息的高效率利用。但是，我國的人事檔案管理仍存在一些問題，主要包括檔案利用率低和尚未對其服務進行開發等。近些年來，我國人事檔案管理的利用率由于檔案管理的被動地位而變得越來越低，檔案管理制度的執行力度也越來越差。整個人事檔案管理的有序性因此越變越弱，甚至已經無法適應其他工作的進行，阻礙了本單位的發展。

2.5 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

網絡技術發展越來越迅速，人事檔案管理的技術水平也隨之得到了提高。人事檔案管理系統的出現促進了計算機技術更新，計算機技術水平也因為檔案管理系統的應用得到了提高。人事檔案管理早已不是早期的組織黨政機關、領導干部以及人事工作人員的工作，現階段的人事檔案管理不僅涉及身份證明、學歷證明和辦理證件，還包括多部門的工作協調。雖然現階段的人事檔案管理技術水平比較高，但其技術手段利用尚不充分。有一些單位仍舊使用手工操作代替計算機錄入檔案信息，這種手工操作不僅容易出現錯誤，而且耗費時間長，降低了工作效率。

3 對人事檔案管理制度進行創新

3.1 提高認識，加強領導

成立一個專門的管理小組，保證管理人員隨時可以對檔案管理工作進行抽查和指導。通過小組的領導及時對人事檔案管理的錯誤進行糾正，從而保證工作的準確性。另外，各單位的領導干部要高度重視人事檔案管理工作，在議事會上對工作計劃進行詳細的分析。要想保證檔案管理建設的制度化和科學化，必須把檔案管理工作進行分類處理并按不同的標準進行處理。除此以外，我們還要爭取讓領導增加檔案管理的資金投入，主要是在基礎設施方面的投入。這類資金主要使用在檔案庫的防水和防火建設、為檔案庫配置空調和滅火器等工具以及為檔案管理人員配備一個專門的辦公室上。要想保證檔案工作的順利開展，還要保證人事檔案管理的相關計劃符合人事檔案的標準。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

檔案管理工作并不是一項簡單的、易完成的工作，所以只有完善相關制度才能保證工作的順利進行。要想保證人事檔案管理制度水平的提高，就應該建立相關管理機制。建立人事檔案管理制度時一定要把社會需要和理論相結合，保證機制的落實。最重要的是，在建立人事檔案管理制度時一定要嚴格進行材料的收集和檔案管理工作，從而篩選出檔案中的虛假材料。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，保證領導人員任用制度的真實性和準確性。

3.3 加強人事檔案管理現代化和信息化建設

只有在人事檔案管理中應用科學手段才能保證人事檔案發揮其資源庫的作用保證資源的合理利用。應用科學技術不僅能夠實現工作效率的提高，還能夠保證人事檔案壽命的延長。

加強我國人事管理工作現代化建設，不僅可以真正實現人事檔案服務于人事工作，而且還能夠提高我國社會主義現代化建設速度，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。只有通過計算機技術在人事檔案的基礎上建立不同的數據庫，在人事檔案的原始性和完整性的作用下并對人事檔案進行信息統計和業績評價，才能在一定程度上保證計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時準確、全面地提供人事資料和相關數據的實現，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。要想保證人事檔案信息共享作用的實現，必須把計算機網絡技術應用在人事檔案管理中，利用網絡媒體把不需要保密的信息向社會分享。將質量優良、效率高速的信息傳播到社會中不僅能夠提高工作效率，還能夠保證檔案信息的利用率。

3.4 企業人事檔案管理的創新要以人為本

單位內部工作人員經常會受到聘用制度的影響而產生變動，尤其是企業將聘用制度施行在所有部門后，人才管理模式也隨之發生了轉變。現階段的人才管理模式早已不再是“單位所有”而是“社會所有”。為了適應這種“社會所有”的人事管理制度，必須以人為本，建立完善的社會管理機構，保證人才的管理可以進入正確的軌道中。所以我們不得不采取一些措施達到企業堅持以人為本的目標，這些措施主要包括加強企業內部管理使工作人員明確自身權責和以國家政策為依據科學管理企業的人事檔案。

人事檔案由于其地位必須保持自身的真實準確性，這就要求我們必須嚴格遵守檔案管理原則。工作人員必須嚴格審查所有材料，只有符合標準的檔案才可以被封存，不合格的材料禁止進入檔案室。除此以外，工作人員不能未經允許就修改和刪除單位材料，對情節嚴重者給予嚴厲懲罰。

3.5 大膽探索，創新人事檔案管理

對于企業的人事管理檔案，除了要維持其嚴肅性、真實性以及保密性以外，還要借鑒現代化的管理方式，這可以從兩個方面進行：對人事檔案的內容進行豐富，將市場發展和人員流動規律作為依據統籌規劃人員崗位，保證每個工作人員處在最適合的位置；要想保證企業人事檔案管理的動態化和信息化就不得不借助相關管理軟件，特別是專業性較高的軟件。只有通過這些軟件，我們才可以在互聯網的幫助下使構建的人事檔案更加充分，保證人事檔案查詢的便捷性和專業性。

3.6 加強對檔案管理人員的培訓

當前我國管理人員的技術水平并不能滿足人事檔案工作的要求。近些年來，管理人員的技術落后性在經濟發展的作用下逐漸暴露出來。只有培養專業的管理人員才能提高我國檔案管理隊伍的技術水平，進而推動檔案管理工作的科學化進程。對管理人員進行培訓時，不僅要培養其溝通交流能力，還要督促他們學習專業知識，這種全方位的培訓才能提高整個管理隊伍的技術水平。

4 結語

人事檔案管理制度仍舊存在許多缺陷，要想完善人事檔案管理制度必須對制度進行改革，還要不斷對人事檔案管理工作進行完善，從而讓人事檔案發揮出它應有的作用，保障經濟的迅速發展。

參考文獻

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作者簡介：鄭建紅（1972-），女（回族），河南開封人，國網寧夏電力公司固原供電公司館員，研究方向：檔案

管理。

（責任編輯：蔣建華）