試論會計電算化環境下的內部控制

摘要：會計電算化的應用提高了會計工作的效率，也使得企業各管理部門對會計電算化系統提供的各類信息的依賴性越來越強，但同時也給企業內部控制增加了難度。文章從會計電算化環境下內部控制的重要性、會計電算化系統對內部控制的影響、會計電算化內部控制中存在的問題及如何加強會計電算化內部控制的水平等四個方面對其進行了探討。

關鍵詞：會計電算化；內部控制；信息技術；網絡技術；會計工作 文獻標識碼：A

中圖分類號：F275 文章編號：1009-2374（2015）36-0151-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.36.075

信息和網絡技術的不斷發展和廣泛應用，對會計電算化信息系統的深入發展具有一定的促進作用，這些變革使企業的經濟效益得到了增長，但同時也給內部工作的開展帶來了難度。內部控制主要由兩個方面組成，分別是會計控制和管理控制。會計電算化環境下的內部控制屬于會計控制的范疇，是它的一種特殊形式。保護企業的資產完整和安全是內部控制的主要目標，此外還要確保法規的落實、會計信息質量的提高和企業管理水平的優化。

1 會計電算化內部控制的重要性

內部控制制度是在企業滿足社會需求和強化內部管理的基礎上發展和豐富起來的，它是社會經濟發展到一定階段的產物。完善和嚴格的內部控制制度能保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。大量的研究顯示，在市場競爭中處于優勢、比較有實力的企業大多都建立健全了內部控制制度。由此我們可知，內部控制在企業的發展中發揮著重要的作用。

2 會計電算化信息系統對內部控制的影響

2.1 控制對象的變化

手工會計時代，其內部控制的對象主要是財務人員，企業只要根據財務人員的工作情況制定崗位責任制和控制的制度，就可以實現會計信息的準確可靠，還能確保資產的安全。但是，會計電算化環境下，內部控制的對象發生了變化，不再僅僅是財務人員，還涉及到會計信息系統的研發、網絡的安全和系統的維護等方面。

2.2 加大了審計的難度

傳統的會計工作環境下，審計工作是嚴格按照相應的審計程序展開的，但是會計電算化環境下，傳統的審計程序不直觀，審計線索消失了。例如：會計電算化環境下，日記記賬和手工明細記賬的方式不存在了，記賬的數據憑證存儲在電腦中，數據的處理過程在計算機內部自動完成。可見，傳統的審計線索減少了并且已經不適用了。會計電算化環境下，會計數據的輸入、修改和存儲都沒有痕跡。因此，傳統的內部控制手段失去了效力，會計電算化環境下的審計工作難度加大了，風險也加大了。

2.3 控制內容的變化

網絡和計算機技術的發展和應用為內部控制增添了新的內容，同時加大了內部控制的難度，例如對軟件進行維護、軟件的研發、操作系統管理員和維修人員的工作制度等，這些都是會計電算化環境下內部控制新增的控制內容。

2.4 控制形式的變化

計算機具有很強的邏輯推理能力和判斷能力，并能進行快速計算，因此傳統的內部控制措施在會計電算化環境下作用不大。例如：傳統模式下的復核和審查功能的作用被削弱了，在會計電算化的環境下，數據輸入計算機后，可以按照編制好的程序進行自動處理。又比如：明細賬和總賬的核對等，這些傳統的內部控制措施在會計電算化環境下意義不大，數據經計算機處理不需要人為對其進行干預，內部控制形式的變化很大。

3 會計電算化內部控制存在的問題

在會計電算化環境下，內部控制中的問題較多，具體包含以下方面：依賴計算機系統、最初數據輸入有誤、系統的授權和執行問題、系統的安全性和保密性問題。

3.1 依賴計算機系統

在新的環境背景下，手工會計的系統明顯減少了，其他方面的會計方式也應用得不多，如有形記錄、憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等，這些都需要借助計算機才可輸入和查閱，對系統的依賴性較強，一旦系統出現問題，會計工作將會停止。計算機的軟件和硬件的安全性對會計工作的開展具有重要的影響。會計電算化環境下，內部控制對計算機系統具有較強的依賴性。

3.2 最初數據輸入有誤

利用計算機會計系統，可以實現會計數據的自動處理加工，所有的會計工作都是在計算機內部進行的，由程序控制，不需要人為處理，這其中包括記賬、分析和會計報表的編制等，都是在程序的控制下進行的。如果原始輸入的數據有誤，將會導致后面出現連環的錯誤，計算機會一直錯誤地執行下去。

3.3 系統的授權和執行問題

批準和授權控制是一種基礎的、比較常見的內部控制。在傳統的會計系統中，每一項經濟業務的每一個環節都要經過相關人員的簽章和審核方可執行。在會計電算化環境下，經濟業務主要是由計算機完成的，電算化的知識和功能高度集中，使得職責也比較集中，某些會計人員可以進行數據的輸入，同時還可以負責數據的報送和輸出。

3.4 系統的安全性和保密性問題

當前，數據庫管理系統是會計系統中的主要軟件，數據通常會以文件的形式進行儲存。雖然在數據庫管理系統中也運用了會計控制措施，但是對會計系統中的數據還沒有實現完全的控制。

4 建立會計電算化環境下內部控制的措施

4.1 數據安全控制

數據安全控制的主要作用是保護數據的安全，對數據的保護可以采用多種方法進行，防止數據丟失和遭到破壞，同時還要對計算機的程序進行保護。控制的措施如下：（1）對系統進行加防處理，防止操作失誤對數據造成破壞，并防止人為破壞數據；（2）防止病毒入侵，防止無關人員隨意進入；（3）設置進入口令，子系統中也要設置相應的口令，防止非法訪問和非法操作；（4）采用日志的形式，對人員實行的系統操作進行記錄和管理，日志中記錄的項目包括查詢數據的時間和查詢的方式等。這樣做的目的是當系統出現問題時，便于解決；（5）對軟件的數據結構形式、文檔資料、源程序清單和程序說明書進行加密管理。

4.2 系統開發和維護控制

電算化系統的正常運行以軟件的正確性為基礎，因此要對系統的軟件開發和維護進行控制。系統軟件的開發要滿足相應的要求，符合一定的標準，還要與會計內部控制的要求一致，具體包括以下方面：（1）禁止系統開發人員使用系統，因為他們對系統的結構和保密措施十分了解，可以修改系統中的數據而不留下痕跡；（2）具備一定的防范數據輸入有誤的功能；（3）對會計軟件進行及時的更新；（4）加強會計系統的自動跟蹤能力和現場保護能力，記錄一切非正常的操作。

4.3 系統的操作控制

系統的操作控制，主要體現在以下方面：（1）控制數據的輸入。輸入的數據正確與否直接關系到數據的真實性和完整性。輸入數據要經過授權，輸入之前要經過復核，確保輸入的數據準確；（2）對數據傳輸過程的控制。會計電算化系統要運用各種方法防止數據丟失和出錯；（3）對數據輸出的控制。確保輸出的數據真實可靠。審計人員對數據的處理過程無法觀察，因此要特別關注數據的輸出，防止數據輸出出錯。

4.4 人員的素質教育

人員的素質教育對內部控制的開展和貫徹落實具有重要的意義，提高人員的素質是內部控制中的一項重要內容。對人員進行教育和培訓，培養操作人員的安全意識，加強操作人員的網絡、通信和計算機理論知識的學習，提高系統操作人員的業務素質，讓操作人員規范操作，避免產生不必要的失誤，樹立良好的職業道德。

4.5 加強內部審計

內部審計是內部控制工作中的一項關鍵內容，在內部控制系統中發揮著重要的作用，是對內部控制進行強化的制度安排。加強內部審計，主要包括以下方面：（1）審查書面資料與電子數據，確保兩者一致。例如：查賬賬表和賬冊內容是否一致，對有錯誤的賬表或者賬冊內容進行修改和調整；（2）對會計數據和會計賬務進行仔細的審查，看是否正確，并根據相應的法律法規的有關規定，對費用和簽字進行審核，看其與內部控制制度是否一致；（3）監督數據的保存方式，確保其合法，并對數據的安全性進行監督，避免出現對最初數據的非法修改現象；（4）審查系統運行的各個環節，防止出現漏洞。

5 結語

會計電算化環境下的內部控制對保證會計信息的可靠和真實具有重要的意義，對其進行研究不僅能消除和減少會計工作中的人為操縱因素，還能保證內部控制的有效實施，同時對確保會計信息系統的正常運行具有一定的作用。本文對會計電算化環境下的內部控制進行了研究，給出了相應的措施。要想建立和加強會計電算化環境下的內部控制，就必須從數據安全控制、系統開發和維護控制、系統的操作控制、人員的素質教育和加強內部審計等方面下手。為了打擊計算機舞弊犯罪，降低會計電算化的風險，不僅要對會計電算化的系統進行研究，還要重視電算化的審計工作，兩者相互配合相互促進。

參考文獻

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作者簡介：李群（1978-），女，山東濟南人，山東省科技經濟信息產業公司中級會計師，研究方向：會計電算化。

（責任編輯：蔣建華）