文書整理歸檔的現(xiàn)實意義

田 真

（河南省南陽市環(huán)境衛(wèi)生管理處，河南 南陽 473000）

文書整理歸檔的現(xiàn)實意義

田 真

（河南省南陽市環(huán)境衛(wèi)生管理處，河南 南陽 473000）

隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，文書整理歸檔實現(xiàn)了辦公自動化。對電子文件的電子檔案管理，將檔案管理工作落到實處，拓展了檔案管理工作的內(nèi)容。電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔管理都是要實現(xiàn)由文件到檔案的質(zhì)變。辦公自動化依托計算機(jī)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的文書整理歸檔的手段和方式，為文書整理歸檔帶來許多現(xiàn)實的意義。本文介紹了文書整理歸檔自動化的優(yōu)點，文書整理歸檔自動化存在的不足以及在文書整理歸檔中常遇到的問題的解決辦法。

文書整理歸檔；優(yōu)點；不足；思考

在教科書以及檔案學(xué)詞典里都對檔案的專業(yè)術(shù)語“歸檔”作了確切的詳細(xì)的定義，文書整理歸檔將社會發(fā)展的歷史過程整理成檔案，客觀地向我們展示研究開發(fā)、基本建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、問題處理等各個方面的成果。文件歸檔整理是文件運轉(zhuǎn)處理流程中使文件順利轉(zhuǎn)化成檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具體由文書人員來完成。但是，這項工作卻與檔案工作有著密不可分、千絲萬縷的聯(lián)系，它是檔案工作的基礎(chǔ)。文書整理歸檔的自動化順應(yīng)了時代的要求，提高了文書檔案管理工作的效率和水平，滿足了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化要求，揭開了文書檔案管理工作的新篇章。

1　文書整理歸檔自動化的優(yōu)點

1.1文書整理歸檔自動化提高了文件傳遞的安全性和時效性

傳統(tǒng)的文件傳遞方式是郵政傳送，在這種傳遞方式下，文件在傳送的過程中丟失的現(xiàn)象普遍存在，文件的傳遞時間也受到很大的制約，致使對文件的歸檔與檢索存在很大的不便。網(wǎng)路計算機(jī)技術(shù)在文書整理歸檔中的應(yīng)用，實現(xiàn)了文件傳送方式向網(wǎng)絡(luò)傳遞的轉(zhuǎn)變，極大地提高了文件傳遞的安全性和時效性。

1.2電子文件比紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性強(qiáng)

由于紙質(zhì)檔案的紙張極易在氧化劑、酶、酸、高濕、高溫等的作用下發(fā)生氧化和水解，因此，在檔案管理工作中發(fā)生損失的可能性非常大。隨著電子信息技術(shù)不斷進(jìn)步，閃存U盤、DVD光碟、VCD光碟以及移動硬盤等電子載體廣泛應(yīng)用于文書整理歸檔中，這些方便了文件的閱讀、存取和傳遞。電子文件受環(huán)境的影響較小，儲存的時間也較長，所以電子文件具有和極強(qiáng)的穩(wěn)定性

1.3文書整理歸檔自動化實現(xiàn)了檔案信息的共享

在傳統(tǒng)的文書整理歸檔的方式下，檔案信息無法在各個企事業(yè)單位之間實現(xiàn)共享，檔案信息的使用僅限于單位內(nèi)部，使得資源以及資金造成一定程度上的浪費。檔案管理與計算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，實現(xiàn)了檔案管理由目錄（檔案外部特征）管理、單途徑管理、案卷級管理依次轉(zhuǎn)變?yōu)槟夸浐蛢?nèi)容（內(nèi)外部特征）管理、體系管理、文件級管理；同時，檔案信息也可以離開載體單獨使用，方便了各個信息系統(tǒng)之間的共聯(lián)，提高了文書整理歸檔工作的效率以及質(zhì)量，促進(jìn)了各個企事業(yè)單位檔案信息的更新和交流。

1.4文書整理歸檔自動化提高了歸檔的效率

電子信息技術(shù)在文書整理歸檔中的運用，減縮了以往人工歸檔的大量的工作步驟，方便了文書資料的收集和儲存、統(tǒng)計和查閱，提高了文書整理歸檔的效率。

2　文書整理歸檔自動化存在的不足

2.1文書整理歸檔人員的整體素質(zhì)較低

文書整理歸檔自動化所需要的人才，不僅要求歸檔人員具有檔案管理的技術(shù)理論以及電子信息和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，而且要求歸檔人員要有先進(jìn)的技術(shù)水平與豐富的知識底蘊。

2.2電子檔案的保密性較低

電子文件沒有固定的存在形式，易于改動與偽造，由于電子檔案即使經(jīng)過了改動，可以不留下任何易被發(fā)現(xiàn)的痕跡。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給文件的整理歸檔帶了的便利，但一些不法分子利用盜密技術(shù)偷取篡改存放在網(wǎng)上的電子檔案，這降低了就電子檔案的保密程度。

3　文書整理歸檔中常遇問題的解決辦法

3.1建立電子文件管理體系

檔案工作人員要掌握一定的電子文件處理技術(shù)，透徹了解現(xiàn)行的文書整理歸檔自動化的工作流程，及時指導(dǎo)電子文件的接受處置、儲存提取工作，確保電子文件的原始性。對于已經(jīng)歸檔的電子文件，要利用現(xiàn)代化的技術(shù)將其轉(zhuǎn)變成只可讀文件，這樣就可以保證電子文件的原始性，提高電子文件的穩(wěn)定性。另外，對于保存時間較久的電子文件，要按時進(jìn)行復(fù)制，避免檔案信息損失。

3.2實現(xiàn)文書整理歸檔自動化的內(nèi)外網(wǎng)的隔離

利用路由器和防火墻等物理隔離的方式將自動化網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)隔離，確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。采用路由器，屏蔽掉所有的IP服務(wù)和地址，只放行部分地址進(jìn)入文書整理歸檔自動化的網(wǎng)絡(luò)；使用防火墻所具有的認(rèn)證機(jī)制，濾出進(jìn)出文書整理歸檔網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)，封堵被禁止的事項，及時檢測和告知潛在的網(wǎng)絡(luò)攻擊情況。這些物理隔離確保了文書整理歸檔自動化的安全性和穩(wěn)定性。

3.3提升文書整理歸檔工作人員的整體素質(zhì)

企事業(yè)單位要投入大量資金引進(jìn)現(xiàn)代化的文書整理歸檔的設(shè)備，提供給文書整理歸檔人員一定的硬件環(huán)境，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)技能；企事業(yè)單位要注重提高文書整理歸檔人員的素質(zhì)，把文書管理歸檔的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)納入工作人員業(yè)務(wù)考核的部分，定時為他們提供歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們更新歸檔的知識和技能，建立“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的人員管理模式；文書整理歸檔的相關(guān)部門和單位之間要加強(qiáng)溝通和交流，學(xué)習(xí)借鑒其他部門和單位在文書整理歸檔工作中先進(jìn)的經(jīng)驗和技術(shù)，拓寬交流范圍和交流信息源。

隨著社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，在管理工作中新理念和新技術(shù)被推廣和普及，文書檔案作為檔案的重要組成部分，它的管理模式和管理方法也在發(fā)生變化。在知識經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，我們應(yīng)該跟上時代的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書整理歸檔的模式和方法，建立現(xiàn)代化的文書整理歸檔模式，提高文書整理歸檔的工作效率，促進(jìn)文書整理歸檔管理的科學(xué)性。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.126

G272

A

1673-0194（2015）02-0172-01

2014-12-23