高校檔案管理工作的創新和信息化

米 軍

（遼寧中醫藥大學，沈陽 110847）

高校檔案管理工作的創新和信息化

米 軍

（遼寧中醫藥大學，沈陽 110847）

隨著現代科技信息的發展和進步，每個行業都在信息化的基礎上管理和創新發展，只有不斷的創新才會有更好的持續發展，只有跟上時代的步伐才不會落伍。當今是信息時代，要充分利用信息化，在原有傳統管理的基礎上利用好信息化進步一步發展和服務好社會是管理工作亟需解決的問題。基于此，針對高校檔案管理工作的創新管理及信息化進行分析，以便更好地為高校檔案管理工作進行服務。

高校檔案；檔案管理；創新；信息化

1　研究背景和意義

社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時代發展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務水平和高校檔案綜合服務水平；其次、高校檔案管理具有社會性、復雜性、廣泛性，這些檔案的屬性充分說明了，要不斷加強高校的檔案管理工作，高校檔案在高校的教學和科研的管理活動中所產生的，高校檔案全面的記錄著高校各項工作的全過程，真實的體現出高校檔案的歷史面貌。因此檔案管理是高校各個工作不可缺少的重要崗位，檔案工作可以推動知識創新，也可以為高校師生提供工作和學習的方便，便利的為高校師生日常工作。如果把高校比作科學技術創新的“發源地”，高校檔案管理就是高校領軍的“探索人”因此高校檔案管理工作是在高校當中尤為重要的，再此背景和意義下高校檔案管理是要更好的發展和發揮其主要職能。

2　當代高校檔案管理面臨的主要問題

2.1高校檔案管理缺乏先進的管理理念

高校檔案管理工作一直以來沒有受到足夠的重視，對待檔案管理工作缺乏系統的管理理念，造成了校領導對檔案管理工作和檔案管理認識程度上有著很大的不足，檔案的管理好壞對學校的發展起不到作用。相對來說，高校檔案管理理念比較落后的。

2.2高校檔案管理工作制度不完善

有的檔案管理部門形同虛設。沒有完善的工作制度和詳細的工作準則來完成檔案管理工作，這樣給檔案管理和高校檔案服務工作會造成混亂的現象，難以為高校的師生做好檔案的服務工作。

2.3高校檔案管理比較復雜

高校檔案管理工作不僅是收集、整理、編研檔案，而且需要把檔案當作一個學科及一項科研來嚴格認真的對待，高校檔案的編研；查詢及利用和保存等工作引向事實服務及學術領域，與時俱進、追求卓越，面向國際檔案事業發展的前沿，要求高校檔案管理的發展方向多元化。檔案管理工作比較被動保守，在學校總體范圍內比較邊緣化，檔案管理利用率不高，服務程度沒有發揮到最大限度，突破檔案管理復雜性是高校檔案管理的重要工作，有利于更好的為高校師生做好服務工作。

3　高校檔案管理創新和信息化建設

3.1高校檔案管理創新的主要途徑

3.1.1轉變高校檔案管理理念，建立現代化管理觀念

現代化的高校檔案管理是時代發展的需求，根據時代發展對傳統管理理念做出相應的改變。在傳統的高校檔案管理理念上管理人員的思想相對落伍，促使了高校檔案管理存在相對的滯后，明顯的表現出無法適應現代高校檔案管理的需求，不能滿足高校的發展服務。根據實際情況要轉變高校檔案管理人員的思維模式，在傳統的基礎上加大創新理念，促使檔案的管理價值最大化，并確立高校檔案管理中的重要位置。更好的為高校師生做檔案工作服務。

3.1.2亟需堅強完善高校檔案管理制度

制度是一項管理工作的標準，有了管理制度就在管理過程中有了詳細的管理規則，按照規則進行管理檔案，能夠保障檔案的規范性，促使檔案有序性，能夠更好的為高校師生提供更好的檔案管理的服務工作，有效的管理制度能夠提高高校檔案管理效率，可以迅速的收集、保持和輸出信息；也具有較高的精準度。現在檔案的容量越來越多必須要有一套完整的檔案管理制度。由此，建立完善的管理制度是很必要的。

3.1.3檔案管理開放化走向社會

當代社會高校檔案管理部門已經不能單一的檔案管理及保存服務，開放化面向社會促進檔案服務最大化滿足市場。高校檔案管理部門具有檔案資源的優勢，一方面是科研成果；另一方面，對學校的發展有重要意義，還有就是對于社會發展也有重大意義。要不斷發展檔案資源開發，開發檔案資源要遵守國家檔案相關的法律法規，充分體現檔案管理的社會效益；同時，能夠給學校帶來最大的利益。

3.1.4創新管理發展是發展的原動力

高校檔案管理也不例外，要樹立創意的有益于檔案管理服務的發展模式，檔案管理本身就少一項復雜繁瑣的工作，必須培養創新思維和主動解決問題和思考問題的能力，“打鐵還需自身硬”的道理要從根本上解決創新發展思維問題，主要就是以“人”為中心，發展創新，爭強自身能力，根據傳統思考方式的基礎上創新發展，開放思想，吸取先進的管理模式和當代社會的管理機制等綜合發展為高校師生做好服務。具體來講要從檔案管理的實質來創新發展，主要表現在高校檔案的收集；編輯研究；教學檔案的服務信息；檔案的基礎屬性服務及現代化信息服務。

3.2高校檔案管理工作信息化的策略發展

3.2.1社會不斷進步和科技不斷的發展信息化是當今社會的主流

高校檔案管理結合傳統的管理和制度在創新的基礎上更要運用好現代科技信息化來實現檔案管理工作，更好更便捷的為高校師生服務。檔案信息化管理能夠使檔案管理事半功倍的效果，提高工作效率及服務效率，還能夠方便完善檔案信息，提高了檔案的利用率充分發揮檔案價值。

3.2.2高校檔案管理人員的信息化技能和現代管理培訓

高校檔案管理不斷發展和創新，管理制度也在不斷的完善，創新和信息化的要求對檔案管理工作人員的技能和素質越來越高，要求檔案管理工作人員進行服務上和現代科技信息化操作上及現代管理技術上都要有嚴格的培訓，這樣才能夠跟上時代的步伐。

3.2.3主要培訓管理人員的思考方式

首先，打破傳統的思考體系，建立當代信息化的操作思路和創新思維；其次，培養當代信息化的專業操作技能，定期注重專業技能考核或者專業技能操作比賽，或者不定期的培訓專業技能和專題講座，主要目的是提高專業素質和專業技能更好的為高校師生做好檔案服務工作；最后，有效的推動現代化管理和信息化操作。讓高校檔案管理人員具備超強的綜合素質和強硬的現代化技術。

4　結　語

高校檔案管理工作是高校發展的舉足輕重的部門，發展運用好檔案管理，有利于高校更好的發展，檔案管理服務好師生是檔案本身的基本屬性，高校的發和高校的檔案管理是相輔相成的，不論是檔案管理的制度和創新以及信息化都是為檔案管理做鋪墊更好的高校師生服務。因此，高校檔案管理要實施可持續發展戰略的思想理念，要跟上時代的步伐要不斷創新和發展。更好的完善發展高校檔案管理和服務質量。

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A

1673-0194（2015）02-0177-02

2014-12-18