淺談非信息化環(huán)境下的“四算合一”

張妍

摘要：本文以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)尚無(wú)條件實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息化管理為前提，通過(guò)闡述項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)工作各自為政、關(guān)聯(lián)度不夠的現(xiàn)狀，提出將項(xiàng)目概算通過(guò)設(shè)置統(tǒng)一編碼，事前概算分解，按月進(jìn)行概算回歸，實(shí)時(shí)監(jiān)控概預(yù)算執(zhí)行情況的方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)“四算合一”。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目建設(shè) 四算合一 非信息化

“四算合一”是反映工程建設(shè)全生命周期的一種項(xiàng)目管理模式，指“概算、預(yù)算、核算、決算”一體化。項(xiàng)目建設(shè)是項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其管理水平直接決定著項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。如何準(zhǔn)確、高效的核定工程建設(shè)成本，控制工程建設(shè)支出，管理項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程各環(huán)節(jié)，縮短項(xiàng)目竣工決算時(shí)間，順利完成轉(zhuǎn)固，以盡快投入市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)，是所有項(xiàng)目建設(shè)面臨的共同問(wèn)題。

鑒于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的復(fù)雜性，信息化管理需求迫在眉睫，但目前由于系統(tǒng)上線條件不成熟而采用人工統(tǒng)計(jì)建設(shè)成本，手工完成竣工結(jié)、決算工作的企業(yè)也不占少數(shù)。筆者將結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，淺談如何在尚無(wú)條件實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息化管理的前提下做好“四算合一”。

一、“四算”統(tǒng)計(jì)工作存在的問(wèn)題

（一）概算

概算是在初步設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)階段，由設(shè)計(jì)單位根據(jù)初設(shè)或擴(kuò)大初設(shè)圖紙、概算定額、指標(biāo)、工程量計(jì)算規(guī)則、材料、設(shè)備的預(yù)算單價(jià)、建設(shè)主管部門頒布的有關(guān)費(fèi)用定額或取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等資料，預(yù)先計(jì)算工程從籌建至竣工驗(yàn)收交付使用全過(guò)程建設(shè)費(fèi)用的經(jīng)濟(jì)文件。簡(jiǎn)言之，即經(jīng)批準(zhǔn)后的項(xiàng)目費(fèi)用控制總目標(biāo)的計(jì)劃值，是費(fèi)控管理的“高壓線”。

在概算統(tǒng)計(jì)工作中，存在的主要問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：

1.概算管理意識(shí)淡薄。概算未事前分解，較難實(shí)時(shí)進(jìn)行分部、分項(xiàng)工程概算控制，容易出現(xiàn)事中或結(jié)算后才發(fā)現(xiàn)單項(xiàng)工程超概算的問(wèn)題。

2.統(tǒng)計(jì)方法粗放、統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一。概算分解、回歸方法技術(shù)含量低，溝通量大，重復(fù)工作多，工作效率低，容易出現(xiàn)重復(fù)統(tǒng)計(jì)，口徑不一致的情況。

3.合同管理薄弱。合同登記、執(zhí)行、關(guān)閉和分析全過(guò)程管理缺失，包括合同的付款申請(qǐng)、發(fā)票開具、累計(jì)付款、付款條件、簽約各方、合同額、質(zhì)保金、合同摘要等信息統(tǒng)計(jì)不及時(shí)，不準(zhǔn)確，導(dǎo)致進(jìn)度付款安全性低，概算回歸難度加大。

（二）預(yù)算

預(yù)算是指根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度而制定的分年度投資計(jì)劃，即年度投資預(yù)算。依據(jù)年度投資預(yù)算籌劃年度資金計(jì)劃，再分解成工程費(fèi)月度資金計(jì)劃及管理費(fèi)月度資金計(jì)劃。

在預(yù)算統(tǒng)計(jì)工作中，存在的主要問(wèn)題如下：

由于概算未分解，導(dǎo)致合同控制概算和合同年度計(jì)劃預(yù)算不對(duì)應(yīng)，信息分離，無(wú)法實(shí)現(xiàn)建設(shè)全過(guò)程統(tǒng)計(jì)口徑的統(tǒng)一。

（三）核算

核算是指按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)會(huì)計(jì)制度對(duì)項(xiàng)目投資成本進(jìn)行歸集的過(guò)程。

在會(huì)計(jì)核算中，存在的主要問(wèn)題如下：

1.科目設(shè)置不科學(xué)。會(huì)計(jì)科目未按概算設(shè)置，不能滿足項(xiàng)目核算、概算執(zhí)行分析、竣工決算及資產(chǎn)移交的需求。

2.投資成本核算不準(zhǔn)確。與概算脫節(jié)，不了解建設(shè)項(xiàng)目概算、工藝流程及現(xiàn)場(chǎng)情況，導(dǎo)致誤將非建設(shè)成本列入建設(shè)成本或相反的情況出現(xiàn)。

3.會(huì)計(jì)信息不準(zhǔn)確。首先體現(xiàn)在合同管理，合同事項(xiàng)發(fā)生時(shí)，未經(jīng)過(guò)“應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款”科目來(lái)體現(xiàn)合同全周期狀況，給合同管理帶來(lái)很大的不便，易出現(xiàn)重復(fù)付款、手工統(tǒng)計(jì)付款錯(cuò)誤、效率低下等情況；其次體現(xiàn)在物資管理，無(wú)物資臺(tái)賬或臺(tái)賬信息記錄不完整，出入庫(kù)手續(xù)不完備，賬務(wù)處理混亂，導(dǎo)致賬實(shí)不相符，物資安全性過(guò)低，給后期竣工決算帶來(lái)很大難度；第三，預(yù)付賬款的核算不規(guī)范，包括按合同支付的預(yù)付款直接計(jì)入項(xiàng)目建設(shè)成本及預(yù)付款未按規(guī)定在進(jìn)度款中抵扣兩種情況。

4.投資成本統(tǒng)計(jì)缺漏。計(jì)控部和財(cái)務(wù)部缺少溝通，導(dǎo)致投資成本統(tǒng)計(jì)信息不完整。計(jì)控部門主要根據(jù)合同款跟蹤項(xiàng)目投資額，而非合同費(fèi)用和項(xiàng)目管理費(fèi)則直接進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，不通過(guò)計(jì)控部門，因此，兩個(gè)部門易造成信息孤島、統(tǒng)計(jì)口徑缺失。

（四）決算

決算是指建設(shè)項(xiàng)目或單項(xiàng)工程完工后，建設(shè)單位以竣工結(jié)算及財(cái)務(wù)核算等資料為基礎(chǔ)，編制的反映整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從籌建到工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)全部實(shí)際支出費(fèi)用、資金運(yùn)動(dòng)結(jié)果及建設(shè)項(xiàng)目概算執(zhí)行結(jié)果的總結(jié)性文件。是核定新增資產(chǎn)價(jià)值，辦理固定資產(chǎn)交付使用的依據(jù)。一方面能夠正確反映建設(shè)工程的實(shí)際造價(jià)和投資結(jié)果；另一方面可以通過(guò)竣工決算與概算、預(yù)算的對(duì)比分析，考核投資控制的工作成效，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高未來(lái)建設(shè)工程的投資效益。

在決算管理中，存在的主要問(wèn)題如下：

1.編制周期長(zhǎng)。大量的決算資料需要較長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行整理、匯總、分解以及組合，并且要在工程結(jié)束后才能啟動(dòng)決算，導(dǎo)致決算時(shí)間長(zhǎng)。

2.編制難度大。由于從概算管理、預(yù)算管理、合同管理、物資管理、核算管理、結(jié)算管理一直到?jīng)Q算管理，各自要求不同，統(tǒng)計(jì)口徑不一，決算資料繁雜、數(shù)據(jù)來(lái)源不清晰等，造成決算編制難度大，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差，項(xiàng)目竣工已投入生產(chǎn)后，在建工程仍在賬上，不能及時(shí)完成轉(zhuǎn)固，影響經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。

3.管理可控性差。在決算階段，項(xiàng)目已經(jīng)建成，而項(xiàng)目管理過(guò)程脫節(jié)會(huì)導(dǎo)致事后反映，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)修正，給項(xiàng)目管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、實(shí)現(xiàn)“四算合一”的構(gòu)想

（一）前提條件

“四算”各結(jié)點(diǎn)環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，為實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)統(tǒng)一、流程規(guī)范、制度有序、業(yè)務(wù)協(xié)同以及信息共享，筆者認(rèn)為需要以下幾個(gè)前提條件：

1.具備專門的費(fèi)控人員。能夠精通項(xiàng)目概算與工藝流程，以保證準(zhǔn)確完成概算分解。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)口徑統(tǒng)一。四算能夠合一的最主要前提就是要達(dá)成各環(huán)節(jié)的高度統(tǒng)一，保證從概算分解、預(yù)算編制、合同統(tǒng)計(jì)、物資管理、會(huì)計(jì)核算到最后的項(xiàng)目竣工決算，必須要使用統(tǒng)一的概算編碼和概算分解表。

3.部門間充分協(xié)作。由于商務(wù)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、工程等部門各自管理職責(zé)不同，業(yè)務(wù)工作重點(diǎn)不同，因此要明確分工，充分溝通，防止推諉和信息不對(duì)稱。endprint

4.一定的EXCEL操作技能。項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)過(guò)程涉及大量數(shù)據(jù)，一定的EXCEL操作技能能夠大大提高工作效率和減少低級(jí)錯(cuò)誤。

5.高度的責(zé)任心。在非信息化環(huán)境中完成繁雜的數(shù)據(jù)處理，需要高度的責(zé)任心、良好的工作態(tài)度和可依賴的工作質(zhì)量。

（二）操作流程

結(jié)合以上幾點(diǎn)前提條件，“四算合一”的流程設(shè)計(jì)如下圖：

1.概算分解。首先，概算項(xiàng)目按一定規(guī)則編碼，該編碼將是貫穿整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程的唯一識(shí)別碼；其次，將概算按兩個(gè)維度進(jìn)行分解，即合同組標(biāo)和費(fèi)用科目，隨著合同的簽訂及時(shí)更新概算分解，費(fèi)用科目可設(shè)置為“設(shè)備材料購(gòu)置費(fèi)”、“建筑工程費(fèi)”、“安裝工程費(fèi)”、“其他費(fèi)用”四項(xiàng)。

2.分年度投資計(jì)劃（預(yù)算）。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，安排本年投資計(jì)劃，編制年度投資預(yù)算，并將預(yù)算分解，保證與概算高度統(tǒng)一。

3.依分解入賬。首先，會(huì)計(jì)科目設(shè)置與概算盡量保持統(tǒng)一，以減少后續(xù)歸口工作帶來(lái)的麻煩，若因信息系統(tǒng)等原因造成科目無(wú)法一致的情況，可通過(guò)月度概算回歸來(lái)解決；其次，采辦類事項(xiàng)要與物資管理部門有效銜接，物資管理部門必須按照概算分解，結(jié)合實(shí)際情況，按時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供出入庫(kù)單據(jù)，以保證項(xiàng)目投資金額核算的準(zhǔn)確性；最后，財(cái)務(wù)部門依據(jù)概算分解對(duì)應(yīng)入賬，避免隨意性，提高核算準(zhǔn)確性。

4.按月概算回歸。設(shè)置固定模版，以月為周期將項(xiàng)目投資財(cái)務(wù)明細(xì)賬按統(tǒng)一概算編碼回歸至概算表中，實(shí)時(shí)反映概預(yù)算及合同執(zhí)行情況。每月將概算回歸表呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。按月為單位，可以縮短回歸周期，減少錯(cuò)誤，提高效率。

5.資產(chǎn)價(jià)值計(jì)算。依據(jù)概算執(zhí)行情況表，完成項(xiàng)目竣工決算工作，核定出交付使用資產(chǎn)，最終完成在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)。

三、結(jié)論

目前，很多建設(shè)單位項(xiàng)目投資統(tǒng)計(jì)工作管理薄弱，因此，只有提高管理意識(shí)，采取一定的積極對(duì)策，不斷完善項(xiàng)目建設(shè)制度，運(yùn)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砗图夹g(shù)手段，才能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目投資的管理職責(zé)和目標(biāo)，準(zhǔn)確完整的反映項(xiàng)目信息和成果，減少過(guò)程中的損失。由于“人治”畢竟有一定的局限性，因此，運(yùn)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目投資管理才是長(zhǎng)久之道。

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（作者單位：中海油營(yíng)口天然氣有限責(zé)任公司）endprint