協同辦公系統在天津市地震局電子政務中的設計及應用

趙　穎，王曉磊

(天津市地震局，天津　300201)

協同辦公系統在天津市地震局電子政務中的設計及應用

趙穎，王曉磊

(天津市地震局，天津300201)

摘要：介紹天津市地震局在信息化發展中的建設成果，描述協同辦公系統的設計方案及系統運行中需要解決的一系列問題。以協同辦公系統中的公文管理為例，簡述其在天津市地震局電子政務中的應用。該辦公系統的建設，為天津市地震局提高辦公效率、提升服務質量奠定基礎。

關鍵詞：電子政務；協同辦公；公文管理

0引言

信息化發展分為電子數據處理階段、事務處理階段、管理信息系統階段與決策支持系統階段。事務處理階段的主要標志是人們逐步將計算機應用于單位內部的管理，如財務管理、物資管理等。管理信息系統階段的標志是信息系統支持各部門和機構管理決策的信息系統。

目前，天津市地震局的信息化發展已步入第二階段(即事務處理階段)，正邁向第三階段(即管理信息系統階段)。因此，如何將內部應用的各類管理系統進行集成，實現數據信息的搜集、傳輸、存儲、加工，最終達到信息支持決策的目的，是我們走向新的信息化發展的關鍵點。

此次建設的協同辦公系統就是在已有的公文管理系統基礎上進行延伸，囊括物資管理系統、財務預算管理系統等一系列相關的子系統，集各部門分管的數據為一體，實現信息加工為大局所用的目的。從而加強部門之間的協作能力，提高辦公效率，減少逐個信息系統的維護成本，避免信息孤島，并將一系列紙質數據電子化，便于長期保存與利用。

1系統設計

本系統依托天津市地震局在“十五”期間搭建的網絡運行環境進行建設，建設范圍包括市局、8個專業地震臺、18個區縣地震辦公室。

建設內容包括政務平臺的建設、協同辦公軟件的開發及相關配套的硬件設施。

1.1　平臺設計

該系統的軟件采用B/S架構進行設計，在原有的網絡環境基礎上搭建一臺應用服務器，配置專用地址，采用ip地址映射的方法，客戶端只需通過瀏覽器登錄oa.tjdzj.com就可以打開協同辦公系統。通過為用戶建立的用戶名與密碼就可以使用。

協同辦公系統包括公文管理、資產管理、財務預算管理等內容，這些數據在實際工作中十分重要，因此數據與系統的穩定性更為突出。本系統在應用服務器上采用RAID0作為備份，oracle10g數據庫作為存儲系統，并采用EMC的cx4-120磁盤陣列系統存儲數據，實現在天津市地震局與濱海地震臺進行數據異地備份，保證數據的穩定性[1]。

在建設過程中，考慮到信息安全，在關鍵用戶崗位上配備加密狗。加密狗采用國際先進的MD5加密算法，以實現身份的識別。

1.2　軟件設計

協同辦公軟件的開發包括公文管理、資產管理、財務預算管理等相關子系統。協同辦公系統的功能樹狀圖如圖1所示，這些子系統既是相對獨立的個體，又是完整的一套系統。軟件的設計以流程為貫穿線索，有效的將各個子系統與每一個使用的用戶聯系起來。

圖1　協同辦公系統功能圖Fig.1　Function of cooperative office system

日常應用廣泛的功能是公文管理、資產管理、財務預算管理。由于篇幅所限，只對公文管理系統功能的設計進行詳細介紹，資產管理與財務預算管理做簡單功能描述，其他應用功能暫不介紹。

(1) 公文管理。用戶在使用公文進行收、發文件時，應按照公文收、發的流程各負其責。發起人負責編輯公文，部門領導負責審核，辦公室主任負責審批，局領導負責簽發。如有多位局領導時，在辦公室秘書的環節上，可以由辦公室秘書根據辦公室主任的簽署意見分發至不同的局領導，具備多位領導會簽的功能。

如果要實現內部辦公，文件在各用戶的手中進行傳遞與分發就離不開流程設計器與表單設計器，圖2與圖3分別是流程設計器與表單設計器制成的發文流程與發文稿紙的截圖。流程設計器能夠設計常用的收發文流程、合同審批流程、印章使用流程等。表單設計器能夠參照原有的紙質表單，通過label、text、list、button等控件的組合制成電子表單。如收文單的收文日期、密級、收文號、來文機關、文號等。

圖2　發文流程圖Fig.2　Document sending process

圖3　電子發文稿紙Fig.3　Electronic document

中國地震局公文管理系統采用的公文格式是ceb格式，為保證與上級單位數據格式的一致，并實現上級單位來文在本系統上自由流轉與查看，本套系統還兼容text、word、jpeg、ceb等多種數據格式的公文。如外單位來文，配備掃描儀等硬件設備，將紙質文件電子化，進行流轉、歸檔入庫。按照公文檔案的要求，軟件的公文系統支持打印功能，通過打印機可以打印出與紙質公文相同的文檔。

(2) 資產管理。資產管理包括自資產購買以后的入庫、申請領用、歸還、資產報廢一套完整的功能。在資產入庫的環節，設定標簽自定義，以實現資產分類入庫的功能。如，可以按照“十五”項目、“十一五”項目、“十二五”項目的類別入庫，或者可以按照軟件、硬件、耗材等進行分類。標簽由管理員自行定義，方便用戶查詢。

此次建設還將原有的用于上報的資產異構數據庫進行同步，保證數據的完整性。既滿足上報數據的需求，又能夠方便局內用戶的使用。

這套獨立的資產管理系統與通用的資產管理系統相比較，優越之處在于：可以與現有的協同辦公系統相集成。即可以在這套資產數據的基礎上，實現用戶的申請與審批功能。通過這套系統，用戶可在網上進行申請領用，相關負責人可在網上進行審核、審批。

(3) 財務預算管理系統。財務預算系統將原有的各部門賬本逐步取代，將原有的財務信息數據化，實現部門經費與個人項目經費的在線查詢，各部門相關責任人能夠及時掌握本部門經費的使用情況。

為解決工作人員出差、不在崗的問題，設置代辦功能。即在出差之前可以由崗位負責人授權另一用戶對自己的界面進行控制。

軟件的開發采用J2EE開發框架，三層mvc模式java+spring+hibernate(spring開源框架，hibernate對象關系映射框架)開發方法進行開發，這種開發模式為系統日后的擴展與維護打下基礎。

2系統應用

協同辦公系統包含近20個功能，如圖4所示，圖中左側為功能使用區，中間部分為各類消息區域，頂部為系統操作區域。消息區域用于顯示自己要辦理的事項，可以根據用戶的不同需求進行界面與功能自定義。普通員工的功能區域為常用的公文起草、申請起草、資產申請、工作計劃、工作日程等；中層領導干部設置為會議安排、待辦公文、代辦任務、任務、待批申請等；高層領導只需要設置待審任務與工作消息即可。其中，工作消息包括公文簽批、申請簽批等一系列的待審核內容。由于篇幅的限制，僅針對公文管理的應用做介紹。

圖4　協同辦公系統平臺Fig.4　Platform of cooperative office system

公文管理不僅具備增、刪、改、查的基本功能，還可以實現電子的發文登記單、收文承辦單，是具有實際流程的一套完整的公文收、發系統。

為保證收、發文件的靈活性，建立以擬稿人為中心的發文流程，符合原紙質時代發文流程的要求。由擬稿人登錄系統，編寫要發送的文稿，編輯完成后提交部門領導進行審核，審核通過則繼續流轉，如未通過則將稿件返回擬稿人，這個過程只需通過鼠標操作即可。按照審核流程進行逐級審核，經部門領導、辦公室主任、局領導層層把關，最終形成發文電子檔。具體流程如圖2所示[2]。

在發文的過程中，使用表單編輯器編輯好的電子發文登記表單，實現審核的環節與原有的辦公習慣一致。發文登記單如圖3所示，各級領導按各自的權限，在不同的審核位置填寫意見即可。

本套系統還支持文件記錄查看功能，當文件進入流程后，已辦人員可以查看追蹤文件的辦理程度，如發現下一結點未辦理，可以根據實際情況進行催辦、督辦，以達到提高辦公效率的目的。

收文的過程和發文過程類似，不再贅述。

3討論與結論

天津市地震局協同辦公系統使天津市地震局的信息化工作向前邁進了一步，滿足未來一定階段信息化發展和辦公自動化應用的需要。

天津市地震局電子政務系統搭建了高效的內部網絡化、自動化協同辦公平臺，是一套覆蓋范圍廣、功能完整和穩定的協同辦公系統[3]。該系統集合行政管理、IT技術、網絡技術、數據庫技術，具有功能強大、共享度高、操作簡便、安全性強等特性，特別是使用便捷、安全穩定、大容量存儲，保證信息持久的重復使用性。高效的操作改變了空間與時間的傳統屬性，變復雜紙質流轉為電子信息傳輸和處理。

系統在研究、開發和測試過程中，得到天津市地震局領導和同事的大力支持與幫助，在此表示衷心的感謝。

參考文獻：

[1]李剛，周麗霞，宋軍，等.基于VMwareEsxi軟件的服務器虛擬化技術在天津地震監測網絡中的應用[J].震災防御技術，2011(3):311-318.

[2]張友生.信息系統項目管理師輔導教程[M].北京:電子工業出版社，2009.

[3]李剛，周麗霞，王曉磊，等.高速區域網絡環境中的網站負載均衡系統[J].西北地震學報，2009(3):296-301.

Design and Application of Cooperative Office System in E-government of Earthquake Administration of Tianjin Municipality

ZHAO Yin, WANG Xiao-lei

(Earthquake Administration of Tianjin Municipality, Tianjin 300201, China)

Abstract:The construction results of Earthquake Administration of Tianjin Municipality in the informatization are introduced. The design scheme of the cooperative office system and a series of problems which need to be solved in the running of the system are described. Taking the document management in the collaborative office system as an example, application in e-government of Earthquake Administration of Tianjin Municipality is introduced briefly. The construction of the office system of Earthquake Administration of Tianjin Municipality has laid a foundation to improve office efficiency and quality of service.

Key words:E-government; Cooperative office; Document management

作者簡介：第一趙穎(1985—)，女，河北省灤縣人。2006年畢業于防災科技學院，助理工程師。

收稿日期：2015-03-15

中圖分類號：TP317.1

文獻標志碼：A

文章編號：1000-6265(2015)03-0038-04