對開展山西地震臺站檔案整理工作的思考

張正霞

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陸裂谷動力學國家野外科學觀察研究站，山西　太原　030025)

對開展山西地震臺站檔案整理工作的思考

張正霞1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陸裂谷動力學國家野外科學觀察研究站，山西太原030025)

摘要：文章通過對山西省地震局下屬8個地震臺站開展的檔案收集與整理工作進行回顧，總結(jié)出地震臺站進行檔案整理的具體做法與經(jīng)驗，并對今后臺站檔案管理工作提出了具體建議。

關(guān)鍵詞：地震臺站；檔案；收集整理

0引言

地震臺站作為山西省地震局的重要組成部分，其產(chǎn)生的大量珍貴檔案對開展地震監(jiān)測預(yù)報、科學研究等作用日益顯著。為加強地震臺站檔案的管理工作，提高臺站檔案的標準化、規(guī)范化管理水平，山西省地震局辦公室分別于2013年4月27日和11月14日先后印發(fā)《關(guān)于開展地震臺站檔案規(guī)范化管理工作的通知》(晉震辦[2013]15號)和《山西省地震局關(guān)于報送地震臺站檔案整理工作總結(jié)的通知》(晉震辦[2013]35號)2份文件。在文件中，對此次檔案整理工作的進度、質(zhì)量和要求作出明確的安排。局辦公室綜合檔案室于2013年8月、11月對臺站檔案整理進行檢查指導(dǎo)。隨后，各臺站嚴格按照文件精神，開展檔案整理工作，對散存的觀測資料、圖紙及優(yōu)化改造項目等材料按文件要求進行收集、整理、立卷、歸檔、裝盒與上架。同時建立檔案案卷目錄與案卷條目數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的案卷級檢索。

1臺站檔案整理情況

此次檔案整理共涉及8個臺站，包括大同中心地震臺、代縣中心地震臺、臨汾中心地震臺、夏縣中心地震臺、離石中心地震臺、靈丘地震臺、定襄地震臺、昔陽地震臺。各臺站以太原基準地震臺檔案規(guī)范化管理為樣板，利用監(jiān)測工作之余，經(jīng)過收集、整理、分類，共產(chǎn)出案卷檔案4 434卷。其中大同臺214卷，靈丘臺411卷，代縣臺1 771卷，定襄臺360卷，昔陽臺574卷，離石臺115卷，臨汾臺584卷，夏縣臺405卷。形成以科技檔案、文書檔案和實物檔案為主的三大類，其中以測震、前兆所屬學科所占比例最大。

2具體做法

2.1　強化組織領(lǐng)導(dǎo)，為工作提供保障

在此次檔案整理過程中，局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，抽出10萬元專項經(jīng)費為臺站配備檔案裝具、檔案柜和防霉防蟲藥。辦公室指派綜合檔案室有關(guān)人員赴臺站進行現(xiàn)場檢查，在案卷質(zhì)量、存放與管理等方面進行指導(dǎo)。各臺站均建立相應(yīng)的檔案管理制度。離石臺召開專門會議，對工作進行安排部署；大同臺為檔案整理人員配置專用計算機，確立工作流程、方法，并指定專人按期完成。

2.2　以卷為單位，對材料進行整理，方便工作

由于各臺站的材料為一段時間以來堆放的各類觀測資料，繁多而凌亂，歸檔材料主要為觀測手段類、儀器設(shè)備類、優(yōu)化改造類等。臺站檔案人員本著嚴謹細致、認真負責的態(tài)度，嚴格按照局綜合檔案室的要求，按年度、手段、問題進行組卷。遵循文件材料之間的自然形成規(guī)律與聯(lián)系，為便于保管、檢索與提供服務(wù)，制作卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表與移交目錄。

2.3　以流水號為基準，結(jié)合《地震檔案分類表》，分類管理

主要涉及《地震檔案分類表》的TC1(地震管理)、TC2(地震監(jiān)測與監(jiān)測預(yù)報)、TC5(地震科學研究)、TC6(基本建設(shè))、TC7(設(shè)備儀器)5大類，對應(yīng)主表有相應(yīng)的分類明細。同時為每卷文件材料編大的流水號，既便于整體管理，又保證歸檔材料的完整。

2.4　實現(xiàn)本地數(shù)據(jù)庫的錄入，便于臺站檢索利用

為各臺站安裝檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，軟件共分6部分：案卷管理、讀者服務(wù)、輔助管理、統(tǒng)計、系統(tǒng)維護和窗口。臺站人員利用軟件系統(tǒng)提供的性能實現(xiàn)對歸檔材料的錄入，實現(xiàn)檔號、責任者、案卷題名的檢索，為臺站人員參考運用檔案提供方便。

3存在的問題

(1) 檔案綜合數(shù)據(jù)庫管理軟件由于使用較早，不能自動導(dǎo)出Excel表格，給今后的使用工作帶來不便。

(2) 部分臺站科技檔案的完整性欠缺，有些手段負責人在思想上還沒有充分認識到材料收集階段的重要性，未履行及時歸檔的義務(wù)。

(3) 部分臺站由于其他原因，沿用舊的檔案分類表，未重新分類，造成檔案編目的混亂。

(4) 沒有按要求劃定檔案的保管期限和擬寫案卷標題。

4對今后工作的建議

(1) 加大臺站經(jīng)費投入，充分調(diào)動臺站兼職檔案員的工作積極性。要在經(jīng)費上保障臺站檔案工作的正常開展，配備臺站檔案管理計算機，建立檔案數(shù)據(jù)庫，配備符合檔案管理要求的庫房，能夠滿足防火、防盜、防潮、防霉變、防污染、防光、防塵、防蟲的“八防”要求。

(2) 定期開展檔案培訓，提高臺站兼職檔案員的綜合素質(zhì)。在臺站報送的檔案整理總結(jié)中，多數(shù)臺站都提出要加強檔案培訓工作，要求掌握檔案綜合管理系統(tǒng)軟件的使用方法和收集、整理、立卷歸檔的具體細節(jié)。為此，局綜合檔案室要根據(jù)檔案工作實際情況，適時開展學習培訓。臺站應(yīng)選派業(yè)務(wù)骨干兼任檔案員，既要熟悉各種業(yè)務(wù)觀測手段，又要熟知檔案業(yè)務(wù)知識。檔案員要隨時把上一級檔案部門的要求貫徹落實到日常的檔案工作實踐中，主動向?qū)I(yè)檔案人員詢問、學習，解決工作中的難題，確保地震檔案信息的準確、完整、系統(tǒng)、安全。局綜合檔案室應(yīng)注重培訓形式的多樣化，分期分批進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓，同時加強與臺站兼職檔案員的溝通、聯(lián)系。

(3) 加強與中國地震局檔案管理部門的聯(lián)系，不斷完善檔案綜合管理軟件的應(yīng)用。收集此次檔案整理工作對軟件應(yīng)用提出的問題，匯總上報中國地震局，便于對軟件進行改進。

(4) 進一步制定檔案規(guī)范化管理制度，繼續(xù)規(guī)范臺站檔案管理工作。在此次檔案整理工作中，各臺站應(yīng)以局綜合檔案室的立卷歸檔、檔案利用等制度為指導(dǎo)，結(jié)合實際，完善相應(yīng)的立卷歸檔、檔案借閱等制度。以局印發(fā)的《檔案工作實用手冊》為依據(jù)，加強臺站檔案的規(guī)范化、標準化管理。

5結(jié)語

通過開展此次臺站檔案整理工作，各臺站檔案存放有序，管理規(guī)范，為臺站人員的查閱帶來了方便，也為后續(xù)檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔提供借鑒經(jīng)驗。今后，綜合檔案室將繼續(xù)加大對臺站檔案工作的管理與指導(dǎo)，把中國地震局、山西省檔案局的新要求貫徹落實到臺站的檔案工作中，實現(xiàn)臺站檔案工作與檔案事業(yè)的同步發(fā)展，更好地為山西防震減災(zāi)工作服務(wù)。

Experience and Suggestion for Archives Arrangement of Seismic Stations in Shanxi

ZHANG Zheng-xia1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Abstract:The work of collection and arrangement of archives of 8 seismic stations of Earthquake Administration of Shanxi Province is reviewed in this paper. Some practices and experience on archive arrangement are summarized and some suggestions are given for improving archive management of stations.

Key words:Seismic station; Archive; Collection and arrangement

作者簡介：張正霞(1975—)，女，山西省五臺縣人。2000年畢業(yè)于中共中央黨校省直分院，館員。

收稿日期：2014-12-20

中圖分類號：G275

文獻標志碼：A

文章編號：1000-6265(2015)03-0031-02