基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放式科研管理系統(tǒng)研究*

曹婧文 吳志宏 潘 宣

(中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院/北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院科技管理處 北京100730) (北京協(xié)和醫(yī)院骨科北京100730) (中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院/北京協(xié)科技管理處 北京100730)和醫(yī)學(xué)院

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基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放式科研管理系統(tǒng)研究*

曹婧文 吳志宏 潘 宣

(中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院/北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院科技管理處 北京100730) (北京協(xié)和醫(yī)院骨科北京100730) (中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院/北京協(xié)科技管理處 北京100730)和醫(yī)學(xué)院

在總結(jié)中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院(簡(jiǎn)稱“醫(yī)科院”)科研管理系統(tǒng)建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)，同時(shí)引進(jìn)第3方監(jiān)督，建立基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放式科研管理系統(tǒng)，介紹該系統(tǒng)的特點(diǎn)、功能以及設(shè)計(jì)和應(yīng)用中的要點(diǎn)，該系統(tǒng)是對(duì)醫(yī)科院科研管理工作方式積極的探索，能有效提高科研管理工作效率與質(zhì)量。

科研管理；開(kāi)放式管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)

1 引言

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院(簡(jiǎn)稱“醫(yī)科院”)是國(guó)家級(jí)醫(yī)學(xué)科學(xué)學(xué)術(shù)中心和綜合性科學(xué)研究機(jī)構(gòu)，在北京、天津、南京、成都、昆明、海南、西雙版納共設(shè)有18個(gè)研究所、6個(gè)臨床醫(yī)院、5個(gè)教育學(xué)院、1個(gè)研究生院，有6個(gè)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、9個(gè)部委級(jí)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、16個(gè)國(guó)家級(jí)工業(yè)試驗(yàn)基地和中心、18個(gè)全國(guó)高等學(xué)校醫(yī)學(xué)重點(diǎn)學(xué)科點(diǎn)。全院副研究員以上科技人員2 049人，研究領(lǐng)域眾多，國(guó)內(nèi)和國(guó)際聯(lián)合攻關(guān)項(xiàng)目日益增多，這使得科研項(xiàng)目日常管理工作相當(dāng)復(fù)雜和繁瑣[1]。利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理科技項(xiàng)目，高效、便捷地掌握項(xiàng)目信息，服務(wù)主管部門(mén)和研究人員是科研管理人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代的巨大挑戰(zhàn)[2]。

“工欲善其事，必先利其器”，要把龐雜的科研項(xiàng)目管理好，除了管理者要有較強(qiáng)的溝通、協(xié)調(diào)能力外，更需要有功能強(qiáng)大的管理工具，它可以使復(fù)雜的管理工作變得相對(duì)簡(jiǎn)單，提高效率，同時(shí)管理工作質(zhì)量也優(yōu)于人工管理方式。醫(yī)科院從2007年開(kāi)始啟動(dòng)了“國(guó)家醫(yī)學(xué)科學(xué)研究信息網(wǎng)絡(luò)升級(jí)改造項(xiàng)目”，其目標(biāo)之一就是合理利用各所院已有的局域網(wǎng)設(shè)計(jì)建成醫(yī)科院與所屬所院之間的組網(wǎng)，建立信息高速公路，為未來(lái)基于網(wǎng)絡(luò)的科研管理系統(tǒng)實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放式科研管理系統(tǒng)

2.1 引入網(wǎng)絡(luò)媒體監(jiān)督管理

通過(guò)對(duì)目前國(guó)內(nèi)外科研管理方法的分析和總結(jié)，結(jié)合多年科研管理工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，醫(yī)科院提出以基于網(wǎng)絡(luò)的電腦軟件為管理工具的開(kāi)放式科研管理方法。該方法在現(xiàn)有管理方法的基礎(chǔ)上引入了網(wǎng)絡(luò)媒體監(jiān)督管理作用，是更加公開(kāi)、公平、高效的科研課題管理方式。媒體輿論監(jiān)督是非常有影響力的社會(huì)監(jiān)管手段，網(wǎng)絡(luò)媒體監(jiān)督無(wú)地域性、實(shí)時(shí)性、互動(dòng)性等特點(diǎn)，使之具有比傳統(tǒng)媒體更強(qiáng)大的監(jiān)督作用。參與者針對(duì)某一領(lǐng)域的評(píng)論經(jīng)過(guò)匯集放大，可以在極短的時(shí)間內(nèi)形成非常強(qiáng)大的輿論浪潮，能對(duì)被監(jiān)督對(duì)象甚至政府的行為產(chǎn)生重大的影響[3-4]。

2.2 核心內(nèi)容

基于網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放式醫(yī)院科研管理方法的核心內(nèi)容有兩點(diǎn)：一是制度化管理，二是開(kāi)放式管理。在管理工作中制度管理和科學(xué)方法管理相結(jié)合，以制度為標(biāo)準(zhǔn)，以方法為手段，全程信息公開(kāi)，使管理者和被管理者都處于信息對(duì)等的地位。科研項(xiàng)目在組織過(guò)程中的所有細(xì)節(jié)全程通過(guò)電腦軟件動(dòng)態(tài)地顯示出來(lái)。管理和監(jiān)督人員所發(fā)表的意見(jiàn)能在第一時(shí)間反饋到課題執(zhí)行者身上，積極的信息可以對(duì)課題執(zhí)行者產(chǎn)生正面的激勵(lì)作用，負(fù)面的意見(jiàn)則會(huì)使課題執(zhí)行者的行為得到修正[5]。

通過(guò)這種機(jī)制來(lái)激發(fā)課題執(zhí)行者內(nèi)在的工作動(dòng)力，最終形成一個(gè)以課題執(zhí)行者自我管理自我約束為主，外部管理為輔的醫(yī)科院科研管理系統(tǒng)新模式[6]。

2.3 方法科學(xué)

應(yīng)用電腦軟件，可以使管理細(xì)化，差錯(cuò)率低，效率提高，節(jié)約成本。信息全程公開(kāi)，可以有效地杜絕暗箱操作行為。全員參與管理，除本院的管理人員外，還可以邀請(qǐng)本專業(yè)領(lǐng)域里的第3方來(lái)參與管理，杜絕專業(yè)性極強(qiáng)的領(lǐng)域里有人弄虛作假[7]。基于網(wǎng)絡(luò)管理模式，沒(méi)有時(shí)間和空間的限制，所有科研和管理人員都可以在不同的時(shí)間、地點(diǎn)參與到管理工作中來(lái)。管理者和監(jiān)督人員可以根據(jù)需要選擇實(shí)名或匿名參與管理工作，利于負(fù)面意見(jiàn)的真實(shí)反饋。實(shí)時(shí)信息反饋能夠及時(shí)預(yù)防管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重失誤和重大差錯(cuò)。所有人員發(fā)表的正面或負(fù)面的觀點(diǎn)，都在網(wǎng)絡(luò)上長(zhǎng)期公開(kāi)顯示，具有光榮榜和恥辱墻的雙重作用，能對(duì)課題的實(shí)施人員內(nèi)心產(chǎn)生非常強(qiáng)的正面激勵(lì)和負(fù)面威懾作用[8]。有利于全系統(tǒng)范圍內(nèi)的資源共享，避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)約成本。

2.4 系統(tǒng)構(gòu)成及相應(yīng)功能

本系統(tǒng)要求設(shè)計(jì)編寫(xiě)專用的電腦網(wǎng)絡(luò)軟件，管理人員、課題執(zhí)行者及相關(guān)人員都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)使用軟件的管理功能。在使用本管理系統(tǒng)時(shí)，首先要求把所有相關(guān)人員的信息錄入并根據(jù)不同的角色分配不同的權(quán)限，然后錄入課題詳細(xì)信息，再對(duì)課題不同的評(píng)價(jià)指標(biāo)分配不同的管理權(quán)重[9]。系統(tǒng)要有專用的網(wǎng)絡(luò)地址、服務(wù)器及配套軟件。管理模塊具體包括用戶管理及權(quán)限分配、人事管理、項(xiàng)目信息管理、費(fèi)用管理、進(jìn)度管理、指標(biāo)設(shè)置及權(quán)重分配、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、輸出、備份模塊等。會(huì)員中心包括參與課題管理、個(gè)人信息管理模塊。查詢功能包括信息單項(xiàng)/復(fù)合查詢及結(jié)果輸出功能。新聞公告即動(dòng)態(tài)發(fā)表科研活動(dòng)信息。使用幫助功能。系統(tǒng)功能框架，見(jiàn)圖1。

圖1 科研管理系統(tǒng)功能

3 科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用要點(diǎn)

3.1 事前

事前管理工作即對(duì)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)一定要有前瞻性和預(yù)見(jiàn)性，要把所有可能遇到的不確定性考慮周全，這樣可以確保管理工作的順利進(jìn)行[10]。基本原則為公平公開(kāi)、支持重點(diǎn)、協(xié)調(diào)性、以人為主。以往的科研項(xiàng)目管理為參考，針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中所有的環(huán)節(jié)和流程制定出詳細(xì)的管理制度，要獎(jiǎng)懲分明。進(jìn)度和費(fèi)用是管理重點(diǎn)。管理責(zé)任要落實(shí)到人，管理工作內(nèi)容要在網(wǎng)絡(luò)上公示出來(lái)。事前要有明晰的公示制度，管理制度、項(xiàng)目信息、申請(qǐng)條件、申請(qǐng)人員、參與評(píng)審人員、評(píng)審過(guò)程及結(jié)果、人員都要公開(kāi)。邀請(qǐng)不同部門(mén)、不同單位、不同領(lǐng)域的人員作為項(xiàng)目的監(jiān)督者，明確所有人員的權(quán)力義務(wù)及獎(jiǎng)罰措施[11]。有暢通的信息反饋渠道，能把項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給管理者和課題的執(zhí)行者。針對(duì)每一個(gè)課題，要求在課題開(kāi)始前制定好進(jìn)度及費(fèi)用計(jì)劃表，以甘特圖(進(jìn)度/費(fèi)用進(jìn)度表)形式[12]在網(wǎng)絡(luò)上公示出來(lái)。針對(duì)可能出現(xiàn)的各種意外情況要有應(yīng)對(duì)預(yù)案，要對(duì)管理軟件的使用相關(guān)知識(shí)與技能進(jìn)行培訓(xùn)。

3.2 事中

事中管理工作中的要點(diǎn)，即項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程管理工作的要點(diǎn)。在科研項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，面臨大量的細(xì)節(jié)問(wèn)題，簡(jiǎn)單重復(fù)性問(wèn)題由電腦軟件來(lái)完成管理，管理人員把更多的精力放在例外情況的處理上，這樣可以極大地提高管理效率和質(zhì)量[13]。以進(jìn)度/費(fèi)用進(jìn)度表為依據(jù)，按計(jì)劃進(jìn)行科研工作，同時(shí)要求項(xiàng)目執(zhí)行者如實(shí)地把項(xiàng)目進(jìn)度及經(jīng)費(fèi)使用錄入到系統(tǒng)中。在課題進(jìn)行過(guò)程中，執(zhí)行者要不斷地將實(shí)際工作的進(jìn)度和費(fèi)用使用情況和計(jì)劃進(jìn)行比較，看是否有較大的差距，分析原因，給出解決辦法。如果是比較難以解決的問(wèn)題，看是否有必要調(diào)整，如果需要調(diào)整，原方案和新方案要在網(wǎng)絡(luò)上同時(shí)公示出來(lái)。所有在系統(tǒng)內(nèi)注冊(cè)的人員可以實(shí)名或匿名針對(duì)課題進(jìn)行的情況發(fā)表自己的觀點(diǎn)，好的方面給予鼓勵(lì)，不足之處給予批評(píng)與指正。對(duì)所有管理人員、監(jiān)督人員及相關(guān)人員發(fā)表的意見(jiàn)和建議，要給出處理方式，督促課題的執(zhí)行者對(duì)自己工作更精心細(xì)化。如果課題進(jìn)行過(guò)程中出現(xiàn)非常難以預(yù)料的情況，課題執(zhí)行者按事先的應(yīng)對(duì)預(yù)案來(lái)提出解決方案。對(duì)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的適度調(diào)節(jié)，如修正設(shè)計(jì)，包括研究方法、技術(shù)路線、試驗(yàn)材料、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容；校正期望值，包括預(yù)期目標(biāo)等；中止某些無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行的課題，避免造成不必要的人、財(cái)、物浪費(fèi)。

3.3 事后

事后管理工作的要點(diǎn)，即結(jié)果管理工作的要點(diǎn)。主要是對(duì)課題的進(jìn)度情況和結(jié)果進(jìn)行評(píng)審和管理，同時(shí)也對(duì)課題實(shí)施人員的科研能力進(jìn)行評(píng)估[14]。首先對(duì)結(jié)果進(jìn)行分析評(píng)估，將課題的完成情況分為5個(gè)級(jí)別：A級(jí)——超額完成原設(shè)計(jì)目標(biāo)，取得超出預(yù)期的結(jié)果；B級(jí)——偏離了原設(shè)計(jì)目標(biāo)，但有重要意義的新收獲；C級(jí)——按計(jì)劃完成課題，取得預(yù)期結(jié)果；D級(jí)——由于某些主觀或客觀因素的影響，使得課題延期或中止；E級(jí)——由于計(jì)劃設(shè)計(jì)有誤，課題中止。在完成對(duì)課題完成情況評(píng)估后也對(duì)課題執(zhí)行者的科研工作綜合能力給出一個(gè)評(píng)估。試驗(yàn)相關(guān)資料及評(píng)估結(jié)果信息長(zhǎng)期儲(chǔ)存在電腦數(shù)據(jù)中，可以隨時(shí)查詢和質(zhì)疑。評(píng)估結(jié)果優(yōu)劣是再申請(qǐng)新科研項(xiàng)目主要的參考依據(jù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形式下的科研管理是一項(xiàng)復(fù)雜艱巨的工作，需要有新的思想、新的方法來(lái)解決這一新問(wèn)題[15]。作者基于實(shí)際需要提出基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放式科研管理系統(tǒng)，是對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)科院系統(tǒng)科研管理工作方法有益的嘗試，以此拋磚引玉，引導(dǎo)研發(fā)更有效的管理方法，為我國(guó)醫(yī)藥領(lǐng)域科研管理工作的發(fā)展起到促進(jìn)作用。在實(shí)際工作中會(huì)不斷遇到新問(wèn)題、新情況，基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放式科研管理系統(tǒng)需要在實(shí)際工作中逐步完善，以更好地滿足醫(yī)科院科研管理工作的實(shí)際需要。

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Research on Web-based Open Scientific Research Management System

CAOJing-wen，AdministrationOfficeofScienceandTechnologyProjects,ChineseAcademyofMedicalSciences/PekingUnionMedicalCollege，Beijing100730,China;WUZhi-hong，DepartmentofOrthopedics,PekingUnionMedicalCollegeHospital,Beijing100730,China;PANXuan,AdministrationOfficeofScienceandTechnologyProjects,ChineseAcadenyofMedicalSciences/PekingUnionMedicalCollege,Beijing100730,China

Based on summarizing the experience of scientific research management system construction in Chinese Academy of Medical Sciences, the paper proposes the construction of web-based open scientific research management system utilizing computer and network technologies and introducing third-party oversight. It introduces the characteristics, functions and the main points in design and application, the construction of this system is an active exploration for scientific research management ways, the efficiency and quality of scientific research management work could be improved.

Scientific research management; Open management system; Network

2014-09-24

曹婧文，助理研究員，發(fā)表論文12篇;通訊作者：潘宣。

國(guó)家軟科學(xué)研究計(jì)劃(項(xiàng)目編號(hào)：2013GXS4 B083)。

R-058

A 〔DOI〕10.3969/j.issn.1673-6036.2015.01.010