論會計電算化系統下內控問題的新特點

浙江商業職業技術學院 陳 圓

論會計電算化系統下內控問題的新特點

浙江商業職業技術學院 陳 圓

現代會計除具有對企業的經濟業務進行日常核算與監督的基本職能外，另附有預測企業發展前景，參與企業經營決策等拓展職能，對企業的經營管理起到至關重要的作用。然而，沒有規矩不成方圓，正因為其發揮著不容忽視的重要作用，企業也應對電算化系統下的會計崗位進行內控管理，但該項內控管理卻遇到了新問題。本文主要從會計電算化系統下的內控管理的特點、內容及具體要求出發，對國內會計電算化內控環境進行分析，進而探析出完善會計電算化系統下內控管理的相關策略。

會計電算化 內控管理 安全風險防范

1 會計電算化系統下內控管理的新特點

提及“會計”一詞，其歷史十分久遠，最早可追溯到原始社會時期，其中“結繩記事”和“刻契記事”就是處于萌芽狀態的一種會計行為。隨著社會生產力的不斷進步及經濟的不斷發展，計算機技術已經應用到了企業的會計和管理領域，正因如此，會計的核算內容正日漸豐富，核算方法也正日趨完善。

為了適應電算化應用的日漸深入，企業應革新與之相匹配的內控管理制度，并考慮轉變傳統的內控辦法，重新定位對會計崗位的管理控制，現分析會計電算化系統下內控管理的新特點如下：

(1)控制的重點不同。與傳統內控制度相比，會計電算化系統下的內控將重點重新定位于安全風險管理。由于電子網絡平臺的開放性，使得大量的信息可以通過網絡進行交換，但此時，也會有不少的不法分子趁機破壞，一旦企業的數據庫遭到破壞導致信息泄露，企業就可能面臨嚴重的經營風險。因此，內控的側重點較以往發生變化。

(2)控制的范圍不同。在傳統的記賬模式下，內控管理的范圍主要是針對于企業發生的經濟業務具體核算與監督的內控管理。而在電算化的背景下，會計人員只負責數據的期初審核和錄入，數據的輸出結果則更多地依賴于計算機，大部分的業務都可以通過計算機進行自動結轉。這種情況下，企業的內控管理不僅要對會計人員進行控制，還要對計算機的整個操作環境進行維護和監督，另外，要特殊關注基礎數據的錄入，才能提高整個會計流程的正確性。

(3)內控的方式不同。傳統的手工記賬，會計人員可以通過相互的牽制來保證數據的準確性，但電算化以后，企業的內控方式應由傳統的手工控制轉化為手工與程序化控制相結合，這樣做雖弱化了人在內控監督中的作用，但結合以程序化控制，更能實現經濟、快捷、高效的內控管理工作。

2 會計電算化系統下內控管理的新內容及具體要求

2.1 會計電算化系統下內控管理的新內容

企業針對會計部門的內部控制主要是為了確保財務報

告的準確性，經營預算的參考性，經營成果的可比性及對法律法規的遵循性而專門制定的。在會計電算化系統下，從系統的建立、運行過程來分析，企業的內控管理主要體現在一般控制及應用控制兩大類。

2.1.1 會計電算化系統下企業的一般控制

本文所指的一般控制是現階段普遍應用于電算化系統下的，為了實現系統的安全可靠性而專門設計的，對系統的構成要素及實施環境進行專項化管理的控制。具體的可劃分為：

(1)系統開發和維護的控制。其中控制的內容主要包括系統開發前的可行性研究，另外，從系統的開發、維護的后續成本費用考慮，還要做好成本的期初預算等。

(2)組織與管理控制。所謂組織與管理控制就是要適當地進行職能分工，明確各會計人員的崗位職責，對每個崗位設置權限控制以防止處理業務時的不正當干擾，并能降低會計人員的操作錯誤及舞弊行為產生的可能性。

(3)系統操作環境控制。對于系統操作，要明確職責、操作程序、使用方法和注意事項等。企業要派專人對專項設備進行定期的維護，保證系統軟件的正常運行及數據的完整呈現，且要對系統操作制定審批程序，以保證日后審計工作的正常開展。

(4)系統安全控制。安全控制是指采用各種方法對計算機的存儲數據進行保護，以防數據被更改、損壞甚至外泄。其中，內控管理主要應包括對系統的硬件、軟件、數據資源及系統入侵防范的內部控制。

2.1.2 會計電算化系統下企業的應用控制

會計電算化系統下的應用控制是針對具體的數據處理活動而設計的。其大致包括數據輸入、計算機處理及數據輸出控制三大子類。

(1)數據輸入控制。在會計電算化系統下，會計信息的正確輸入十分重要，只有會計人員將審核無誤的原始憑證按照所涉及的經濟類別進行輸入，才能保證后續憑證及報表的正確編制。因此，這就是新形勢下企業財務內控的著力點。

(2)計算機處理控制。計算機處理是顯著優越于傳統會計的一大標志。其可通過企業初始化的設置進行系統智能的處理，其中主要包括登帳條件檢驗、防錯、出錯、糾錯等的內部控制。

(3)數據輸出控制。數據的輸出主要包括數據的查詢、紙質賬本的打印等具體形式。由于會計憑證及會計報表的重要性，財務數據輸出內部控制的主要目的就是保證各項數據輸出的正確，并應積極致力于采取相應的措施防止偶然性或人為過錯的發生。

對于會計電算化系統下的內控管理除了應包括上述兩點外，還應包括會計檔案制度控制及內部審計控制等具體環節，在這里不一一贅述。

2.2 會計電算化系統下內控管理的具體要求

會計電算化系統的運行對企業的內部控制管理提出了新的具體要求。

2.2.1 財經法規的要求

2.2.2 信息準確性及信息化的要求

電算化系統下所有信息的報送，包括記賬、報賬、各項成本分析及編制報表等都是基于原始數據的輸入，因此，會計電算化更加關注的是信息準確性的內控審核管理，另外企業對于數據信息化的安全性管理也要加強。

2.2.3 操作人員的職能要求

如今，網上報稅、網絡開具發票、電子簽章等技術已經普遍得到應用，傳統的會計人員已經轉變為集財務人員、系統操作員和系統管理員于一身的綜合人才，再加上企業對管理會計一職的重視而使會計的職能更加深化。由此可見，只有加強內控管理，才能盡量避免財務人員由于不適應新的工作環境而發生較大錯誤。

3 會計電算化系統下現存的內控問題

3.1 從內控制度角度分析

會計電算化的內控制度不健全，使其內控工作無法切實展開。在傳統的會計手工記賬模式下，企業對其的內控管理就不完善，存在一些不足。然而，隨著會計電算化的深入發展，其現實意義的貢獻巨大，但考慮到以往的內控管理制度就不太健全，更何談新形勢下的制度問題，從而導致新的管理問題的重復出現。

3.2 從組織結構角度分析

財務人員的組成變動給內控管理帶來了困難。電算化系統下，會計部門中不僅需要做賬的會計人員，更需要電算化軟件研發及計算機系統維護人員，這使得部門內的人員組成發生了變化，再加上計算機應用環境的復雜性，導致內控難度加大。

隨著研究門類的增長和多樣化，愛丁堡大學也在逐漸擴大校區，現在已有6個主要校區。中心校區（Central Area）是愛丁堡大學最古老的校區，著名的舊學院（Old College）就坐落在這里。中心校區興建于1789年，由著名建筑家羅伯特·亞當設計，而此前愛丁堡大學并沒有專屬的校園。舊學院位于愛丁堡老城的南橋街，現在是法學院等學院的所在地，附近有著名的蘇格蘭國家博物館。

3.3 從系統信息角度分析

3.3.1 電算化實現了自動化及程序化，但給內控帶來了困難

手工做賬時，每個具體的經濟業務都有指定的人員專項的進行審核、蓋章，這樣可以確保信息的真實可靠性。隨著計算機技術的應用，其雖幫助會計人員減少了工作強度，但也可能由于會計人員沒有參加系統初始化設置而不懂信息系統中

憑證和報表之間的邏輯關系，從而不能為企業提供較為準確的數據。

3.3.2 弱化了數據之間的牽制作用，給內控工作增加了難度

電算化的應用使得會計人員由當初的手工記賬、手工報稅、手工報表發展到如今的只對審核無誤的原始憑證進行收集、審核、編碼及輸入，隨后的記錄、加工直到報表的生成全由計算機自動完成。也正是由于計算機的智能化，它所生成的總帳、明細賬、余額表等都是相互匹配的，這就使得賬賬相符失去了實際的意義，從而弱化了數據間的牽制作用。

3.3.3 現行的系統存在信息加工的舞弊性，忽略內控存在的現實意義

據實際相關調查發現，會計業界現存的會計信息失真問題，普遍是在授意、指使或強令的情況下進行的。正是由于商人的逐利性，才會導致信息在加工及輸出時存在舞弊現象，但基于個別人員是上層管理人員，因此，內控工作無法切實展開。

3.3.4 網絡的開放性使信息存在安全隱患，并且給內控管理帶來了困難

計算機的硬件選配不當會給企業的系統工作環境造成阻礙。另外，企業缺少對系統的日常維護、對數據的備份管理及對非法訪問、系統故障、病毒入侵等的應急管理預案，一旦出現上述事件，企業的內部信息將會丟失、篡改或遭致嚴重破壞，這不僅使會計信息面臨安全風險，也將企業置于安全隱患之中。

4 會計電算化系統下內控管理的完善措施

現針對會計電算化系統下現存的內控問題，給出幾點完善的內控舉措已備參考。

4.1 加強內控制度的執行力

對于會計電算化系統下內控制度的相關內容，在本文的第二部分已作介紹。企業應針對具體內容制定進一步的完善制度，其中包括對數據的控制制度，對會計信息的監督制度，對數據的等級管理制度，內部審計制度等，只有對照實際，一一修訂，才能為企業內控的實施提供制度保障。

4.2 提高領導干部的執行能力，并強化會計人員職能

強化內控管理制度對企業的生存、發展意義重大。首先，企業的領導者應給予高度重視，出現個人利益行為時，其他的領導要進行牽制和制約，以保障內控的有效實施。另外，要強化各會計人員的職能，始終堅持“不相容崗位相分離”原則，這樣，才能使會計人員之間形成無形的牽制，從而更有利于內控制度發揮其最大效能。

4.3 加強企業的信息系統及安全性能管理

企業務必要加強信息的安全性能管理及提高安全管理的危機意識，建立相關的安全風險防范體系，以保證系統環境的實用性、安全性和便捷性。從短期來看，企業信息系統的日常安全管理會增加額外的費用，但其在緊急突發事件發生時，安全管理人員將會發揮最大的防御作用，因此，企業在電算化下對信息的安全性內控管理至關重要。

4.4 建立內部的會計信息監督體系

強化內審的重要作用，建立完善的審核責任中心系統架構，并積極發揮內部審計的監督職能，使舞弊現象泯滅于萌芽之中。企業的內審能夠對會計電算化系統下業務處理的方式，以及內控制度的實施等進行有效地評定，并根據審計出來的問題，加以分析解決，從而實現其對財務會計資料、企業運營狀況的審計，最終達到完善會計電算化系統下內控管理制度的作用。

5 結語

企業要在會計電算化系統下對財務的內控管理工作進行審時度勢的分析，以面對當今經濟環境下的競爭與挑戰，希望本文的撰寫能夠為業內人員提供一些理論或實踐上的借鑒。

[1] 龔顯益．論會計電算化內部控制存在的問題及對策[J]．金融經濟，2014(08)．

[2] 董俐俐．會計電算化系統下企業內部控制問題研究[J]．行政事業資產與財務，2014(36)．

[3] 王萍．關于電算化條件下內部控制問題的探討[J]．會計師，2014(15)．

[4] 張琳琳，邵華清．會計電算化下內部控制研究[J]．商業經濟，2014(04)．

F275

A

2096-0298(2015)04(a)-176-03

陳圓(1961-)，女，漢族，浙江杭州市人，副教授，主要從事會計電算化研究。