淺談ERP信息系統提升固定資產過程管理

●浙江中煙工業有限責任公司 黃 芳

淺談ERP信息系統提升固定資產過程管理

●浙江中煙工業有限責任公司 黃 芳

煙草行業的快速發展，對煙草企業財務管理提出了新的要求。利用簡便、高效的信息化手段，正確核算和科學管理固定資產，特別是對易地技改等重大在建工程、固定資產進行過程管理提出了更高的要求，從而促進企業正確評估固定資產的整體情況，有利于加強固定資產管理，提高固定資產使用效率。本文結合當前煙草企業固定資產管理的實際情況，探討通過信息化手段，如何來提升固定資產的過程管理。

信息化 固定資產過程管理

引言

固定資產是企業的生產工具，通過其對原材料進行加工，生產出產品，是企業創造價值的物質基礎。固定資產構成的合理性、分布狀況符合生產的需要、管理水平的高低等因素都直接影響著企業的生產、運營和發展。對于資金密集型行業的煙草企業來說，所需的固定資產價值上百億元，項目數萬個，具有投資時間長、技術含量高、資金占用量龐大等特點，使得企業管理部門在固定資產的管理和核算上面臨著許多困難，在及時、準確地反映固定資產使用狀況、使用效率、資產變化等方面產生了諸多問題和不足。

隨著“卷煙上水平”的開展，各家煙草企業在面臨易地搬遷的同時要進行技術改造的新情況，如何解決固定資產的管理方面的不足，對固定資產進行規范化、制度化、科學化管理在當前情況下顯得尤為重要。本文結合實際工作，就當前煙草企業固定資產管理的現狀，結合ERP信息系統和工程進度管理系統的推廣實施，深入分析固定資產管理需借助信息系統的重要性和相關措施，并對促進資產過程管理做了進一步規劃和深入。

一、ERP信息系統在企業固定資產管理中的優勢

（一）改變了傳統的固定資產管理理念。傳統意義上的固定資產管理是指企業對各使用部門固定資產的投資、運用、維護、管理等環節進行管理，由于固定資產的實物管理與價值管理分屬企業的財務部門和管理、使用部門，財務部門僅從價值上進行管理，而且還常常出現不能及時反映資產的增減變動情況，而管理、使用部門是對固定資產進行實物管理，一旦實物上出現損壞、嚴重的無形和有形磨損被觀察到，此時固定資產管理的價值管理和實物管理就產生了脫節，彼此間存在著明顯的被動性和延后性。

固定資產管理模塊是ERP系統的一個重點環節，它改變了過去傳統的固定資產管理模式，把傳統的固定資產核算的會計處理同發生這種會計業務的實際業務結合起來，不僅反映固定資產的原值、累計折舊、凈值等資產價值的增減變動情況，也可以反映固定資產實體的購置、建造、改擴建、維修、保養、毀損、清理等情況，它將固定資產的價值流與實物流緊密地結合起來，ERP系統中的固定資產管理模塊有效地協助了企業管理層在管理理念、技術、方法的運用等多方面進行革新，把過去的固定資產被動管理改為主動管理，實現了固定資產的跨部門流程控制，加強了資產監控和動態管理，能及時掌握資產的增減變動情況，資產管理的靈活性和科學性大大增強。

（二）實現了固定資產數據集成和共享。ERP信息系統按照固定資產的性質分房屋、建筑物、生產設備、輔助設備、器具家具、電子設備、運輸工具、土地等類別，引入了固定資產主數據的概念，每一項具體的固定資產都擁有一個固定資產主數據。通過ERP系統本身具有的強大查詢功能，能夠全面地查詢固定資產增加、減少等明細變動情況，同時將固定資產實物管理系統與固定資產會計核算系統緊密結合起來，使得有關資產業務的財務信息能及時準確地得到反饋。根據預設的業務流程，實現資產變動信息的自動記錄與傳遞，各固定資產管理、使用部門均參與到固定資產的管理過程中來。

例如，各使用部門根據生產、管理的需要在進行必要的可行性分析之后，提交固定資產購建申請，管理部門在ERP系統內通過采購申請、采購訂單、收貨和發票校驗、固定接受驗收、創建固定資產卡片等一系列流程處理，將固定資產增加的相關信息錄入，這些資產信息會根據ERP系統的預先設置，自動關聯到會計的固定資產核算模塊中，并生成核算固定資產的相應會計憑證，會計人員根據財務、預算方面的制度規定，直接對固定資產購建業務進行審核、付款，如有錯誤及時要求固定資產使用、管理部門進行修正。這種核算和管理的流程保證了固定資產經濟業務發生的同時，財務數據也能同時反映到會計信息系統中，節約了會計憑證和會計報表的生成時間，為財務管理與控制的開展奠定了及時的信息基礎。

二、ERP信息系統在固定資產的過程管理上的局限性

隨著各煙草企業易地技改項目的開始，涉及的工程項目眾多、價值巨大，這對企業財務管理特別是固定資產管理提出了新的要求。雖然借助ERP信息系統中的固定資產模塊，在固定資產管理上得到了一定的優化與提升，但由于ERP系統功能分散性和多系統之間的接口集成復雜性，在固定資產的過程管理上還存在著下列一些局限性：

（一）在固定資產過程管理中ERP系統的基礎信息采集功能不完善。現行的ERP系統中固定資產管理模塊已經實現了購建固定資產的增加、固定資產交換、接受捐贈、固定報廢清理、固定資產出售轉讓、盤虧毀損、計提折舊等功能，但在處理這些業務過程中，管理模塊中僅僅實現了固定資產數據的增加、減少和修改等數據的錄入和核算功能，而在固定資產和在建工程的資產歸口管理和現場管理中所需的基礎數據，管理模塊中沒有直接的數據采集功能，這些基礎數據的信息采集大多數仍然通過其他方法進行手工或計算機線下采集整理后，再輸入到ERP系統中的固定資產管理模塊。由于企業需要安裝的固定資產和在建工程涉及的工程物資和其他資產種類繁多，數目巨大，線下數據的采集工作量相當重，原始數據的采集、整理等都存在著一定的困難，難以實現在建工程管理的信息全面性和及時性，因而企業固定資產管理部門不能得到全面、可靠、及時的信息進行分析處理，影響了固定資產，尤其是在建工程的管理，也影響到在建工程和固定資產的會計核算。

（二）ERP系統的在建工程管理功能缺失。ERP系統在企業固定資產管理上的實施僅僅是企業資產管理部門在系統內進行固定資產數據的輸入與管理，對企業建造的尚未完工的固定資產即在建工程的管理功能缺失，而這些在建的工程項目也屬于企業固定資產管理的重大組成部分，特別是當前易地技改的重大工程項目，更加具有重要性，這個功能的缺失造成了在建工程管理數據上的基礎性、準確性、及時性大打折扣，是企業固定資產的核算和管理工作中一個重大缺憾，也給日常管理工作帶來不小的困難。

如何實現在建工程在ERP系統中的管理，企業能夠從事前在建工程到事后固定資產信息的反饋，到固定資產管理信息實時處理，再到支持多層次固定資產管理，使得與固定資產有關的各項經營業務數據和財務信息能及時準確地在ERP系統中得到反饋，從而加強對固定資產的全局管理和控制，應該將在建工程管理吸收并內嵌ERP系統的固定資產管理模塊中，從而進一步完善ERP系統功能的應用和實施。

三、ERP信息系統提升固定資產的過程管理

在現有ERP信息系統基礎上，為固定資產管理特別是易地技改工程項目提供合同管理、供應商付款進度跟蹤、工程項目明細、供應商實際支付信息、合同執行情況、在建工程轉固和后續固定資產管理等一整套信息。借助于服務于易地技改項目的工程進度管理信息系統，促進ERP系統功能的進一步提升與在建工程財務核算業務的進一步標準化，實現在建工程從合同到付款，從發票入賬到工程建賬，從未完工到項目完工結轉固定資產的全過程管理，使資產在購入企業開始到資產退出的整個生命周期內，都能針對資產進行全程跟蹤管理，促進固定資產的批次化、可追溯、全過程的管理與控制，并在以下方面實現了突破，推進了資產過程管理：

（一）在建工程、固定資產等業務、財務、信息流充分整合。通過ERP信息系統和工程進度管理系統，將業務部門、財務部門、信息部門通過統一的平臺融合在一起，資料互通、數據共享、各取所需；打破了以往業務部門管業務、財務部門管財務的局限性，將固定資產全員管理深入每位員工的心里，確保管理理念深入到資產的每一個生命狀態。

（二）從在建工程業務觸發會計憑證。當業務部門進行一項在建工程業務時，先維護基礎的資產信息，如資產名稱、資產分類、使用部門、預算編號等，會自動生成一條流程編碼；當業務部門將發票、結算單等單據流轉到財務部門時，財務人員比對系統內的這條流程編碼經審核后付款，使固定資產、無形資產和在建工程業務，均從業務部門始發，并自動產生財務憑證；解決了原先只有固定資產是業務部門觸發憑證而在建工程必須由財務部門手工錄入憑證的難題，財務憑證形成更便捷準確，當財務部門將憑證保存過賬后，SAP系統會自動通過待傳輸的代碼格式回輸給工程進度系統，確保了數據的及時性和準確性。

（三）在在建工程起始階段就考慮固定資產竣工驗收。預測易地技改在建工程目錄和固定資產清單，在在建工程起始階段就考慮最后的固定資產竣工驗收。在輸入每一筆在建工程發票的時候，即刻關聯到固定資產號，并通過分攤比例即時實現在建工程一對一、一對多、多對一地攤銷計入各項固定資產中，將固定資產的竣工時點提前分攤入在建工程時期，確保了固定資產管理的前瞻性和全過程性，實現資產在企業中從“無”（未形成固定資產時）到“有”（形成固定資產）的過程。

（四）固定資產自動轉化為成本費用。企業中的固定資產最終是通過折舊、報廢或變賣等方式，分攤入企業產品成本，從企業的利潤中收回。在業務部門發起業務的時候，切入使用部門，直接關聯到每個生產車間、每條生產線；使用部門作為一個關鍵字段，覆蓋了從在建工程始到固定資產竣工驗收的全過程；再進一步延伸至使用固定資產的各個成本中心（折舊費用歸屬部門），借助折舊年限、殘值比率等財務因素，直接可以推出固定資產的折舊是計入管理費用、銷售費用、制造費用中，包括在固定資產投資的計劃階段，與固定資產有關的研究開發費用、安裝調試費用；固定資產運用階段的運行費用（能耗費、人工費等）和后續支出（維修材料費、勞務費等）；固定資產報廢清理階段的報廢清理費用等。利用ERP信息系統的強大統計和查詢功能實現對單臺設備的產量、費用的歸集、統計和評價，做到對固定資產的實時更新和維護；然后根據生產管理需要對單項固定資產進行綜合管理，更加準確計算折舊在各成本中心的狀況，創造了資本和費用相結合的模式，實現資產從“有（形成固定資產）”到“無”（分攤入產品成本和企業利潤中）的過程，實現了資產流轉的完美閉環。不僅能確定出固定資產全壽命期內的全部費用，而且能夠根據生產管理的需要，對企業固定資產進行有效管理，促進企業有限資源的合理配置。

（五）在建工程、供應商等管理用報表。在初步形成了在建工程名錄及其基礎信息的基礎上，形成了供應商的相關信息資料，開發在建工程報表和供應商報表，可將在建工程按安裝地點、子項目、總項目、完工進度等進行查詢，也可實現在建工程按價資本化價值和付款金額進行查詢；供應商可按合同性質、付款進度等進行查詢，也可從供應商為基本點出發，實時查詢某個供應商關聯到的在建工程、固定資產等；并可將在建工程和供應商相聯系，考慮供應商信用因素，實現對供應商的付款按工程進度進行付款的配比性，提升資金的使用效益。

（六）固定資產管理與預算管理相結合。在固定資產的購建階段，就對每項購置固定資產和在建工程確定一個工程碼（即WBS號）和預算碼（即每項資產的預算號）。通過WBS號下達財務預算額度，實時控制購置項目和在建工程的進展實施情況，確保固定資產投資嚴格控制在批準的項目預算范圍內。當費用支出接近投資預算時，ERP系統自動發出警告信息，提示操作者，將有關信息反饋到固定管理管理部門和財務預算部門，由他們對照工程和預算及時進行相應的處理；當費用支出超過預算時，ERP系統發出警示，不再允許財務部門的會計憑證過賬，只有經過重新獲得新預算才能恢復ERP系統運行，從而達到對固定資產投資進行實時監控的目的。這樣既保證固定資產投資嚴格控制在批準的預算范圍內，又能按照內部控制和業務流程對固定資產進行實物管理。

隨著ERP信息系統和工程進度管理信息系統的運行和固定資產業務流程的不斷整合，相信通過建立ERP系統中科學合理的固定資產管理信息系統，能繼續深化固定資產管理各項工作，為企業資產管理提供全方位、可靠、高效的動態數據與決策依據，實現固定資產管理的信息化、規范化與標準化；全面提升企業資產管理的工作效率與管理水平，促使企業資產高效益、低成本運營，使固定資產的管理變得輕松、準確，快捷和全面；從而在不斷提升固定資產管理水平的基礎上，進一步提升煙草企業的整體管理水平和綜合競爭能力，向建設一流卷煙企業的宏偉目標不斷邁進。■

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