電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢探究

□ 李齊英

隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，檔案作為具有重要保存價值的一種最初信息記錄的數(shù)字載體，關(guān)系到整個電子商務(wù)的運行，可見檔案的重要地位是不可取代的，相對于一些傳統(tǒng)的檔案管理，電子商務(wù)檔案的智能化管理具有傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的優(yōu)點。現(xiàn)在是一個電子商務(wù)快速發(fā)展的時代，智能化的檔案管理方式是檔案管理的一種必然的發(fā)展趨勢。

一、電子商務(wù)檔案的管理特點

電子商務(wù)檔案伴隨著電子商務(wù)的發(fā)展而不斷壯大，跟隨時代的潮流。在電子商務(wù)的檔案中，大多數(shù)的記錄信息并不是以真實的數(shù)據(jù)而存在的，由于信息量比較大而且具有保密的特性，因此大多數(shù)的信息都是以一種數(shù)字化的形式存在于電子設(shè)備當(dāng)中，這種方式的存儲不但有利于日后的查詢，還在一定的程度上起到保密的作用。電子商務(wù)檔案的一些基本的管理特點如下:

(一)電子商務(wù)檔案的虛擬特性。檔案的形成來源于人們的商務(wù)交流，在人們的不斷交流中所產(chǎn)生的重要信息最后形成檔案，電子檔案相較于一些傳統(tǒng)檔案的管理存在的最為明顯的特性是電子商務(wù)檔案的虛擬特性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案是實際存在的，而電子商務(wù)檔案是依賴于網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)是它最基本的載體，電子商務(wù)檔案本身不具備現(xiàn)實中的實際特征。電子商務(wù)的虛擬特性主要體現(xiàn)在三方面:一是電子商務(wù)依賴于網(wǎng)絡(luò)的傳輸，它的一些信息隨之存儲在網(wǎng)絡(luò)中。例如，在企業(yè)中，老板想要分配任務(wù)給員工時，通過網(wǎng)絡(luò)不需要兩個人見面就可以把任務(wù)分配到員工的手中，在公司中，人們的交流信息都是可以通過網(wǎng)絡(luò)來進行下載的，大多數(shù)的情況下不存在紙質(zhì)的文檔。二是檔案的內(nèi)容也是以虛擬的方式存在的。軟件是由代碼編寫成的，人們在網(wǎng)絡(luò)中通過軟件來進行交流，從中可以看出檔案內(nèi)容的虛擬特性。三是在電子商務(wù)中，電子商務(wù)所產(chǎn)生的各種各樣的交易活動也具有虛擬特性。大多數(shù)的交易都是網(wǎng)上支付的方式，這種支付方式并不是使用真實的現(xiàn)金來進行交易。淘寶中的支付是最簡單的例子，當(dāng)人們在購買物品后，并不是真實地用現(xiàn)金去與對方進行正面的交易，而是通過網(wǎng)上銀行來進行最后的結(jié)賬付款。整個淘寶的過程都可以看做是一個電子商務(wù)的交流。

(二)電子商務(wù)檔案的復(fù)雜特性。由于電子商務(wù)檔案的存儲是由計算機網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字來完成的，在現(xiàn)實中，這種存儲的方式使我們不能真實看到，那么，這樣就會間接地造成我們無法進行人工的操作，只有借助于計算機才可以看到相應(yīng)的記錄信息。另外，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子商務(wù)的增多，檔案的存儲介質(zhì)也在不斷發(fā)生變化，存儲形式的多樣化，這樣就會使得電子商務(wù)的檔案存儲的復(fù)雜性提高。

(三)電子商務(wù)檔案的集成特性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理中，檔案的管理呈現(xiàn)出單一的特性，相較于傳統(tǒng)的單一性而言，現(xiàn)在的電子商務(wù)檔案的管理呈現(xiàn)出一種集成的特性。在現(xiàn)在的檔案存儲中，不單單存儲的是文字，當(dāng)中有可能還包括聲音、圖像、數(shù)字等等各種復(fù)雜的信息，當(dāng)將這些信息同時存儲在同一份文件中時，需要對這些信息進行集成，以達到檔案存儲的目的。

(四)電子商務(wù)檔案的不安全性。由于電子商務(wù)檔案是依賴于電子介質(zhì)的，不存在實體，在沒有安全軟件的保護下很容易受到病毒和木馬的攻擊，在這種情況下，電子商務(wù)檔案一些有可能會遭到破壞。并且電子的存儲介質(zhì)本身就存在不安全的因素。

二、電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展趨勢

電子商務(wù)正在向多方面發(fā)展，隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，電子商務(wù)檔案智能化的發(fā)展范圍也在不斷地擴大，由于檔案信息量的不斷增多，管理人員在管理方面的工作量不斷加大，檔案管理的智能化發(fā)展呈現(xiàn)出一種必然的趨勢，在順應(yīng)時代潮流的同時，在一定的條件基礎(chǔ)上為社會的發(fā)展提供了有效的利益。檔案智能化的未來發(fā)展趨勢主要體現(xiàn)在以下幾點:

(一)電子商務(wù)檔案信息處理智能化。隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，人們交流產(chǎn)生的信息量也在不斷增多，并且信息還具有一定的復(fù)雜性，如果采用傳統(tǒng)的管理方式，管理人員手動處理的信息量會非常大，工作難度很大，不利于管理人員在第一時間找到需要的相應(yīng)的資料，間接地降低了工作人員的工作效率。若果采用智能化的管理方式，自動對各種信息進行分類處理，自動對相關(guān)的文件進行匹配，這樣不但可以使信息的處理得到有效改善，還可以減少管理人員的工作量，提高工作效率。這種快速處理檔案信息的優(yōu)勢對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的意意義。

(二)電子商務(wù)檔案信息存儲智能化。到目前為止，大多數(shù)的電子商務(wù)檔案主要存儲在計算機的硬盤上或者移動磁盤上，如果想要訪問這些檔案的信息，就必須要有一定的電子設(shè)備的輔助才可以完成對檔案信息的了解，這種存儲的方式不利于人們對信息的即時閱讀，并且有一定的條件限制，不利于做到隨時隨地提取檔案的信息內(nèi)容。如果可以將檔案的信息進行智能化的存儲，人們不但可以隨時隨地提取檔案中的信息，做到對檔案的即時訪問，還可以不受硬件條件的限制，做到即時提取文件內(nèi)容，當(dāng)然，在可以即時閱讀的同時還可以保障電子商務(wù)檔案的安全特性，將檔案信息的存儲與檔案信息的管理相結(jié)合，達到最佳的狀態(tài)，這種智能化的儲存方式對于電子商務(wù)檔案的管理而言，智能化的信息儲存可以為企業(yè)帶來很大的收益，并且還可以提高工作的效率。

(三)電子商務(wù)檔案的應(yīng)用智能化。隨著科技的不斷發(fā)展，電子商務(wù)檔案在整個電子商務(wù)的發(fā)展中有著不可估計的價值，電子商務(wù)對數(shù)據(jù)信息的記錄是整個電子商務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)，電子商務(wù)檔案的應(yīng)用智能化發(fā)展簡化了企業(yè)之間復(fù)雜的關(guān)系，并且還可以在一定程度上可以根據(jù)記錄的信息來對企業(yè)的未來發(fā)展進行相應(yīng)的評估和對企業(yè)的發(fā)展進行策劃，在一定程度上為企業(yè)的發(fā)展提供了有效的信息，因此，電子商務(wù)檔案的智能化的應(yīng)用在未來的企業(yè)發(fā)展中有著不可估量的作用，通過對企業(yè)檔案信息的整合，可以為企業(yè)戰(zhàn)略的決策提供了一定的支持，為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標奠定了一定的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

隨著電子科技時代的到來，電子商務(wù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能很好地適應(yīng)社會對檔案的需求，電子檔案作為電子商務(wù)的中心軸，在一定的程度上為電子商務(wù)的發(fā)展提供了有效的條件。檔案信息量的增加，信息存儲的復(fù)雜度的增大，使得智能化的電子商務(wù)檔案的管理逐漸應(yīng)用到電子商務(wù)中，智能化的管理方式是電子商務(wù)檔案管理的必然趨勢。

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