物聯網技術在高校實體檔案管理工作中的運用

滕月鵬

物聯網技術在高校實體檔案管理工作中的運用

滕月鵬

[摘 要]隨著先進科學技術的快速發展，我國檔案管理工作也得到較快的發展。在高校實體檔案管理中，通過充分運用物聯網技術，促進了高校實體檔案管理體系的改革與發展。但是在運用的過程中，仍然存在一定的問題，還需要相關工作人員對其問題進行分析，以便尋找出一套科學、合理的解決方案，促進高校實體檔案管理工作朝著更加數字化與規范化方向發展。本文基于物聯網技術的高校實體檔案管理系統進行研究分析，對物聯網技術應用于高校實體檔案管理中存在的問題進行闡述，并探討物聯網技術應用于高校實體檔案中的優化策略，以便促進高校實體檔案管理工作效率的提高。

[關鍵詞]物聯網技術；高校；實體檔案；檔案管理

[作 者]滕月鵬，廣西工業職業技術學院教師。

物聯網具有感知全面、傳遞可靠、智能管理等優勢，在社會的各個領域中均得到較好的應用，包括交通、物流、保健以及智能環境等領域。目前，我國各大高校也紛紛建立電子檔案館，促進檔案管理朝著信息化、數字化方向發展。但是針對實體檔案的管理，雖然應用物聯網技術取得了較好的發展，仍然存在一定的問題，還需要相關工作人員引起重視，需要加強對其應用效率進行分析，以便充分發揮出其最大的應用價值。

一、基于物聯網技術的高校實體檔案管理系統

（一）系統框架

通過將物聯網技術應用在高校實體檔案管理系統中，可以將該系統分為三個層次，即感知層、網絡層以及應用層。在感知層中，實體檔案管理框架主要是負責收集實體檔案的相關資料與信息，對庫房環境信息進行了解。而網絡層主要是依據移動通信網絡技術、互聯網技術以及信息網絡管理機構等來獲取信息，將這些信息在用戶、檔案管理工作人員之間進行傳遞，并對其傳遞進行加密處理，確保信息的安全性。另外，在應用層中，主要是以計算機技術平臺來對龐大的數據進行存儲與計算，并在此基礎上，建立安全管理系統、檔案信息管理系統以及數據管理系統等，以便更好地促進信息的共享與傳遞。

（二）關鍵技術

其一，感知層的關鍵技術。本文主要以RFID技術與傳感器技術進行研究，其中RFID技術指的是一種通過無線射頻的空間耦合或者反射的傳輸特性等方式對物體進行自動識別的技術，其由讀寫器、天線以及電子標簽等組成。在高校實體檔案的電子標簽中，可以對該實體檔案的存放地點、來源以及內容等信息進行存儲，通過使用該技術的數據管理系統來提高檔案管理效率，避免差錯的發生，減輕工作人員的工作難度與強度。針對實體檔案中存在破損、缺頁等情況進行及時清點與檢查，及時對其進行修補。另外，傳感器技術是由轉換元件與敏感元件組成，其中敏感元件主要是對外界的溫度、濕度等環境參數進行動態監測與識別，并且將檢測的結果傳送到轉換元件中，轉變成為測量的電信號。在實體檔案管理中，主要包括濕度傳感器、溫度傳感器以及煙霧傳感器等，將其與移動通訊技術以及互聯網技術相互連接，可以建立實體檔案安全監測系統，對高校實體檔案進行實時監測與管理。

其二，網絡層的關鍵技術。其主要包括無線通信技術、互聯網與移動通信技術等。其中無線通信技術主要指的是ZigBee技術，具有近距離、低耗能、低數據傳輸率以及低成本等優勢，主要是負責遠程監控與自動監控。互聯網與移動通訊技術主要是以客戶、服務器為工作模式，其中移動通訊技術包括WiFi、3G、4G等技術。

其三，應用層的關鍵技術。其主要指的是云計算平臺的應用，根據公開發布的服務標準，可以將其分為公共云、私有云以及混合云幾種情況。在高校實體檔案中有關學校的歷史檔案以及基本情況的檔案是可以公開的，而人事檔案涉及個人的隱私，是不得公開的，因此，高校實體檔案需要采用混合云計算平臺來管理。云計算平臺主要存在于網絡層的上端，主要是對傳感器的數據進行存儲、分析與挖掘，以便更好地實現智能化的管理。

二、物聯網技術應用于高校實體檔案管理中存在的問題

（一）基于物聯網技術的高校實體檔案管理標準問題在高校實體檔案管理中，要想充分運用物聯網技術

進行智能化的管理，就需要制定出標準化的管理制度，其包括管理標準制度、技術標準制度以及信息安全標準制度等。但是針對高校實體檔案管理的實際情況進行分析，其各個高校制定的標準制度差異較大，并且存在較差的兼容性。目前，各大高校還沒有形成統一的、規范的、普遍使用的管理標準。這一問題，在很大程度上，阻礙了物聯網技術在高校實體檔案管理中應用范圍的擴大，因此，制定出統一的、規范的管理標準是十分必要的。

（二）資金投入的問題

在基于物聯網技術的高校實體檔案管理中，其資金投入是擴大物聯網技術應用范圍的前提條件。由于目前RFID技術以及相關設備的價格比較昂貴，需要購買大量的硬件設施，其成本較高，但是其資金投入嚴重不足，從而導致物聯網技術在高校實體檔案中的推廣使用存在較大的局限性。因此，需要通過各種途徑來加大資金的投入，可以通過社會支持，爭取社會各界的贊助，提高檔案工作人員技術的開發力度等方式來實現，以便推廣物聯網技術的應用。

（三）基于物聯網技術的高校實體檔案技術與安全管理問題

在基于物聯網技術的高校實體檔案管理系統中，其涉及的關鍵技術較多，但是有的技術還需要進行改進與完善，例如RFID標簽與閱讀器等需要進一步的改進，數據庫技術、網絡技術以及軟件技術需要及時更新。另外，在安全管理方面，其管理效率較低，需要采用各種有效的安全技術來提高檔案信息的安全性。

三、物聯網技術應用于高校實體檔案管理的優化策略

（一）提高實體檔案管理人員的綜合素質

由于在高校實體檔案管理中充分運用到物聯網技術，因此，對實體檔案管理工作的要求越來越高，不僅需要具備專業的檔案管理知識與技能，還需要具備物聯網技術專業知識與技能，能夠及時、熟練地掌握物聯網技術與操作流程，以便為實體檔案管理工作的順利開展提供依據。因此，需要加強對實體檔案管理人員進行培訓，不斷地提高自身的專業技術水平，還需要及時掌握各種網絡技術以及信息緊急處理技術等，不斷地更新自身的管理觀念，確保思想與時俱進，促進實體檔案管理效率的提高。

（二）制定統一、規范的管理標準

基于物聯網技術的高校實體檔案管理工作需要制定出統一的、規范的管理標準，以便更好地落實管理工作。在管理工作中，需要建立互聯網技術與物聯網技術標準規范，在對實體檔案進行管理的時候，需要根據這些標準來執行。同時，還需要針對物聯網系統進行規范化的管理，確保其在高校實體檔案管理中正常運行，并且還需要對其物聯網技術設備進行規范化的管理，為實體檔案的管理工作提供前提依據。

（三）加強檔案的安全管理

在基于物聯網技術的高校實體檔案管理中，其檔案的信息資源均可能會通過各種傳輸方式傳送到各地。然而在高校實體檔案中部分信息與資料屬于保密的檔案文件，因此，為了有效地加強信息傳遞的安全、可靠性，需要加強檔案的安全管理。應對檔案信息存儲、信息傳輸授權利用等方面進行考慮：首先，在數據存儲方面，需要建立完善的防火墻系統，有效地防止外部的攻擊，避免內部檔案信息的泄密，對其進行授權管理。其次，對外可以采取監視目錄的手段來處理，對低保密級別的文件通過授權處理后，可以通過加密的方式進行瀏覽；對高保密級別的文件需要采用物理隔離的途徑進行內部局域網的傳遞，確保其安全性。

四、結語

由于物聯網以及相關技術的快速發展，并且將其運用到高校實體檔案管理中，給高校實體檔案的發展提供了新的發展機遇。但是由于目前該技術在高校實體檔案管理中的應用還存在一定的問題，如標準、經費以及技術等問題的局限性，使得物聯網技術在高校實體檔案管理中的應用范圍還不夠廣，其推廣力度還不夠大。因此，需要對其問題進行分析，以便尋找出合理、科學的優化方案。在未來的發展過程中，高校實體檔案管理必將會朝著自動化、智能化以及數字化方向發展，并且物聯網技術的應用范圍將會越來越廣闊。為了達到這一目標，還需要相關工作人員不斷地努力探索，促進基于物聯網技術的高校實體檔案管理體系全面、完善的發展，將其作用最大限度地發揮出來。

【參考文獻】

[1]楊偉.基于物聯網的高校實體檔案智能管理研究[J].蘭臺世界，2011（4）.

[2]孫麗華.基于物聯網技術的檔案管理研究[J].經濟視野，2012（12）.

[3]鄭富娥，尚德基.基于RFID的檔案管理系統設計[J].計算機光盤軟件與應用，2011（9）.

[4]何莉.物聯網技術在檔案管理信息化的應用與思考[J].現代商業，2012（3）.

[5]蔣武宏，申永軍.基于物聯網的實物檔案智能管理平臺架構設計[J].軟件，2012（5）.