打造一款優(yōu)質(zhì)的公文處理系統(tǒng)的策略探索

□ 李秀珍

公文處理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為背景，建立起來(lái)的系統(tǒng)辦公環(huán)境，辦公人員可以是固定的辦公形式，也可以是移動(dòng)的辦公形式，或者是遠(yuǎn)程的辦公形式來(lái)完成辦公活動(dòng)，這就是在現(xiàn)代技術(shù)支持條件下的辦公自動(dòng)化。它是系統(tǒng)概念，基于公文處理系統(tǒng)在單位行政管理中的重要作用，如何打造一款真正實(shí)用、便捷、高效的系統(tǒng)，筆者認(rèn)為應(yīng)該從開(kāi)發(fā)公司遴選、前期需求整理、軟件開(kāi)發(fā)、售后維護(hù)四個(gè)方面進(jìn)行全方位打造。

一、開(kāi)發(fā)公司遴選

近年，一些經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化的軟件公司如雨后春筍般成立起來(lái)，公司的大小實(shí)力也良莠不齊，如何在眾多的公司中選擇適合本單位特點(diǎn)的合作公司，需要進(jìn)行三看:

(一)看公司業(yè)績(jī)案例。是否開(kāi)發(fā)過(guò)成熟、穩(wěn)定的公文處理系統(tǒng)非常重要。擁有成功行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和最佳實(shí)踐，就可以借鑒原來(lái)好的經(jīng)驗(yàn)、做法，又可避免原來(lái)開(kāi)發(fā)過(guò)程中走的彎路，節(jié)約時(shí)間與成本。另外，只有經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)并真正在單位使用不斷完善起來(lái)的系統(tǒng)，才算一個(gè)成功的案例。選擇公司時(shí)最好選擇與同系統(tǒng)、上級(jí)單位有成功合作的公司，以利于將來(lái)有對(duì)接的可能性。

(二)看可否個(gè)性化定制。目前一些公文處理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司都設(shè)有固定的工作流，簡(jiǎn)單針對(duì)單位機(jī)構(gòu)人員信息進(jìn)行稍加改動(dòng)，便可使用，優(yōu)點(diǎn)是可縮短開(kāi)發(fā)周期，降低成本，但弊端是靈活性不強(qiáng)，功能模塊不全。軟件公司如能根據(jù)單位的需求進(jìn)行個(gè)性化定制，那么既能遵循以往單位的辦公習(xí)慣，又能靈活增加一些功能，使用起來(lái)會(huì)比較簡(jiǎn)捷。

(三)看單位預(yù)算。看公司的報(bào)價(jià)是否符合單位在辦公系統(tǒng)方面的預(yù)算，報(bào)價(jià)過(guò)高與單位在這方面預(yù)算不符則無(wú)法通過(guò)審批，如果報(bào)價(jià)過(guò)低系統(tǒng)功能過(guò)于簡(jiǎn)單或者模塊不全，會(huì)影響系統(tǒng)使用效果。

二、前期需求整理

(一)單位高層的重視程度。單位高層的重視程度幾乎可以決定實(shí)施的成敗，軟件的實(shí)施過(guò)程就是業(yè)務(wù)流程的梳理過(guò)程，因要規(guī)范員工行為，轉(zhuǎn)變工作模式，沒(méi)有統(tǒng)一的思想認(rèn)識(shí)，將難以推行，這就需要決策層的有力態(tài)度，購(gòu)買(mǎi)軟件是第一步，實(shí)施過(guò)程中對(duì)既有工作流的變更以及一些困難環(huán)節(jié)的推進(jìn)都需要堅(jiān)定的支持與包容。

(二)需求采集要全面細(xì)致。開(kāi)發(fā)公司的需求采集人員要深入到單位內(nèi)部，熟悉單位運(yùn)行情況，采集功能模塊、工作流程、單位組織架構(gòu)、人員節(jié)點(diǎn)、印章、手寫(xiě)簽名等信息，對(duì)每個(gè)流程、節(jié)點(diǎn)、功能進(jìn)行分析，對(duì)于可以實(shí)現(xiàn)的功能，充分溝通細(xì)節(jié)，精細(xì)到每個(gè)人的人員信息，崗位職責(zé)，及所產(chǎn)生的工作流，每一流程步驟要盡可能詳盡，這樣可以避免在實(shí)施過(guò)程中因?yàn)榭紤]不周而反復(fù)修改流程，延誤工期。如果通過(guò)分析或基于技術(shù)原因無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能，要提早放棄，以免做無(wú)用功。

(三)提前采購(gòu)軟硬件設(shè)備。根據(jù)公司提供的系統(tǒng)需求，提早采買(mǎi)軟、硬件，包括計(jì)算機(jī)、手寫(xiě)屏、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、移動(dòng)辦公設(shè)備、各種輔助軟件等。另出于安全方面考慮，一定提前搭建與互聯(lián)網(wǎng)隔離的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三、軟件開(kāi)發(fā)

(一)平臺(tái)與架構(gòu)合理。搭建軟件平臺(tái)一定要有前瞻性，以備將來(lái)增加的上層架構(gòu)和功能留有充足的空間，保持在若干年內(nèi)系統(tǒng)的可升級(jí)完善，不會(huì)因系統(tǒng)落后或空間不足而造成重新開(kāi)發(fā)。

(二)美觀與便捷統(tǒng)一。一個(gè)好的辦公系統(tǒng)一定是界面風(fēng)格莊重、色調(diào)典雅，功能節(jié)點(diǎn)一目了然。這就需要技術(shù)開(kāi)發(fā)公司選派美學(xué)功底較高的美工人員進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，以達(dá)到界面美觀友好，辦公效果舒適，如綠色界面底色對(duì)緩解視覺(jué)疲勞具有一定效果。目前機(jī)關(guān)工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握上還有待提高，而且也不可能花很多的精力去學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，因此就要求在辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上要盡量做到“兩高一型”，即高智能、高技術(shù)、系統(tǒng)操作傻瓜型，把能做的事情盡量交給計(jì)算機(jī)自己來(lái)做，人員操作最好僅限于點(diǎn)點(diǎn)按鈕，最多錄入一些辦理意見(jiàn)，只有這樣才能減輕人員的工作壓力，也有利于在單位內(nèi)部迅速推廣使用。

(三)創(chuàng)新與傳承結(jié)合。保留一些單位工作流程和習(xí)慣，這里的創(chuàng)新主要是指單位工作流程、工作方式和機(jī)制的創(chuàng)新，可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳遞過(guò)程的時(shí)間、空間局限，充分利用電腦智能，做到依托辦公系統(tǒng)的整個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的提質(zhì)、提速、提效。例如，采取協(xié)同辦公、虛擬抄送的技術(shù)方式，可多人、多部室同時(shí)辦理一個(gè)文件，不必像紙質(zhì)公文一樣逐人、逐單位傳遞公文，大大縮短文件傳遞時(shí)間;領(lǐng)導(dǎo)如果出差、開(kāi)會(huì)，可以在移動(dòng)辦公手機(jī)上簽文，可以打破空間局限，不必因不在辦公室而無(wú)法簽文。但創(chuàng)新的同時(shí)也要保留一些必要的傳統(tǒng)辦公習(xí)慣和好的經(jīng)驗(yàn)做法，不要全面改變，那樣不利于員工迅速熟悉與接受。

(四)穩(wěn)定與安全并重。安全是系統(tǒng)的生命線，辦公系統(tǒng)中的部分公文與資料屬于政府機(jī)密或者只限于在內(nèi)部傳達(dá)的敏感信息，而部分是需要向社會(huì)公開(kāi)的信息，這就需要處理好信息保密和資料共享的關(guān)系，建立并嚴(yán)格執(zhí)行保密審查制度，安裝殺毒軟件，堵住系統(tǒng)漏洞，嚴(yán)防黑客攻擊，同時(shí)也要防止因工作人員失誤導(dǎo)致的泄密事件。數(shù)據(jù)穩(wěn)定同樣重要，最好建立備用的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)備份數(shù)據(jù)，防止因斷電、系統(tǒng)問(wèn)題引起的數(shù)據(jù)丟失，不然紙質(zhì)文件基本取消，如發(fā)生系統(tǒng)長(zhǎng)時(shí)間不能使用的情況，完全依賴電子辦公系統(tǒng)的單位，工作運(yùn)轉(zhuǎn)也將陷入癱瘓。

(五)注重試運(yùn)行。系統(tǒng)搭建基本完成后，選擇具有代表性的行政層級(jí)人員進(jìn)行特定小范圍內(nèi)試運(yùn)行，選擇人員范圍盡量要全，代表性要強(qiáng)，一般工作人員、中層管理人員、領(lǐng)導(dǎo)層人員都要涉及，過(guò)程中鼓勵(lì)試用人員多提使用問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的過(guò)程就是系統(tǒng)完善的過(guò)程。只有經(jīng)過(guò)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題的循環(huán)往復(fù)的過(guò)程才會(huì)使系統(tǒng)不斷完善。

四、售后維護(hù)

(一)售后人員選擇與培養(yǎng)。售后人員的選擇非常關(guān)鍵，開(kāi)發(fā)人員在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)全面運(yùn)行，并進(jìn)行交工驗(yàn)收后，一般會(huì)被開(kāi)發(fā)公司調(diào)回開(kāi)發(fā)其他項(xiàng)目，這時(shí)，面臨新的售后人員介入，而售后人員一般對(duì)進(jìn)行個(gè)性定制后的系統(tǒng)會(huì)較陌生，需進(jìn)行很長(zhǎng)一段時(shí)間的熟悉才能掌握，另外一般公司都會(huì)把公司的業(yè)務(wù)主力放在研發(fā)軟件階段，而輕視對(duì)售后人員的配備，還有一個(gè)原因是IT行業(yè)人員流動(dòng)性強(qiáng)已成為普遍現(xiàn)象，幾年內(nèi)新手成長(zhǎng)為高手后都會(huì)選擇跳槽，所以，單位必須要求公司在撤回開(kāi)發(fā)人員之前對(duì)售后人員進(jìn)行傳幫帶，等熟悉系統(tǒng)能進(jìn)行日常維護(hù)后再撤回公司，另外擦亮眼睛，認(rèn)真挑選一些思維敏捷、動(dòng)手能力強(qiáng)、勤奮好學(xué)、責(zé)任心強(qiáng)的人員進(jìn)行主動(dòng)培養(yǎng)，已期開(kāi)發(fā)與售后階段的順利過(guò)渡。

(二)建立應(yīng)急反應(yīng)協(xié)作機(jī)制。單位與開(kāi)發(fā)公司應(yīng)建立一套完整的應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制，因?yàn)榧堎|(zhì)文件已經(jīng)取消，單位完全依賴電子辦公系統(tǒng)進(jìn)行辦公，一旦系統(tǒng)發(fā)生故障，則整個(gè)單位陷入無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)的境地，所以一般故障，售后人員應(yīng)立即修復(fù)，較大故障單位應(yīng)加派熟悉系統(tǒng)的人員約定在一定時(shí)間段內(nèi)修復(fù)完畢，以不能長(zhǎng)時(shí)間耽誤辦公為前提，要建立懲罰機(jī)制，如果因延誤而造成較嚴(yán)重的事故，開(kāi)發(fā)公司要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

［1］孟憲宇．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中公文管理的實(shí)現(xiàn)［J］．遼寧工學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，3

［2］黃英．OA系統(tǒng)在公司管理中的應(yīng)用［J］．電腦知識(shí)與技術(shù)，2009，12