做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考

□ 肖 依

一、引言

衛(wèi)生監(jiān)督檔案作為各項病理研究和各個經(jīng)營部門的安全狀況的原始記錄，是反映衛(wèi)生監(jiān)督管理部門的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進行病情研究和科研活動的寶貴材料。因此，加強衛(wèi)生局的檔案管理，建立科學完整的檔案管理系統(tǒng)，對于促進衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，提高衛(wèi)生局工作的科學性具有至關重要的意義。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的內容復雜，種類多樣。由于我國人口多，內部管理和病例管理涉及的人口多，程序繁瑣，檔案管理的記錄方式和種類復雜，包括文字記錄、報表匯總、圖表、圖像等內部管理資料。對于病人的病例記錄，包括X線膠片檔案、各種切片檔案、影像資料等等，不同形式的檔案的記錄方式和保存方式有很大差異，如何完善這些檔案的記錄，進行長期的分門別類的整理與保存，對于檔案管理的意義是重大的。這些資料的記錄，不僅為衛(wèi)生局內部工作人員的工作順利開展提供記錄，同時為促進我國的衛(wèi)生醫(yī)療體制改革也發(fā)揮著舉足輕重的作用。

近年來，隨著衛(wèi)生醫(yī)療體制改革的順利推進，使衛(wèi)生局在檔案的記錄和保存方面存在多元化、全方位的發(fā)展特色。衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作作為衛(wèi)生局的常規(guī)工作，也由于檔案記錄方式的多樣化和現(xiàn)代科技方式的轉變，使檔案的保存與整理變得更加復雜。這使得檔案整理的種類增多，檔案保存的難度加大，這些因素無疑給檔案監(jiān)督管理工作的順利開展提出了更高要求。

二、當前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題

(一)檔案管理人員的素質有待提高。現(xiàn)階段，我國的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理員尚不具備專業(yè)的檔案管理知識，還是采用陳舊的管理方式，把檔案管理看成是沒有技術含量的簡單機械的重復，導致他們停留在過去的水平，缺乏專業(yè)化的管理知識和素質。具體表現(xiàn)在:一是大多數(shù)檔案管理員工作態(tài)度不積極，缺乏系統(tǒng)化和專業(yè)化的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的判斷，使檔案的收集和整理上存在一些紕漏;二是部分檔案屬于電子存檔，在保存上容易丟失。但檔案管理局工作人員的現(xiàn)代管理理念缺失，使得相關信息的搜集與整理的方式不科學，效率低下，這些問題直接降低了衛(wèi)生局的工作效率。

(二)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全。近年來，隨著《衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各地的檔案管理的制度有所改善，但是依然有一部分衛(wèi)生局在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作上存在管理體制不健全，管理方式陳舊等問題，包括以下幾個方面:

1．關于對各個經(jīng)營機構的食品安全監(jiān)測的記錄和病人病歷檔案管理的混亂。在檔案記錄過程中缺乏有效的監(jiān)督機制，出現(xiàn)了文件的裝訂與歸檔的脫節(jié)，導致檔案管理的遺漏與缺失;有些病人的病歷檔案記錄不完整，在整理過程中加大了難度，也不能夠為后期的檔案查詢提供第一手資料。

2．有關部門檔案記錄信息不完整。像病歷信息的記錄最重要的是記錄醫(yī)治過程中出現(xiàn)的問題，這些記錄都是醫(yī)院在醫(yī)治過程中的成果展示，尤其是在記錄過程中的成功經(jīng)驗都是日后借鑒的關鍵信息資料。

3．從檔案保管來看檔案的保存不完整。有些人在檔案的尋找過程中胡亂翻閱，對于借閱的檔案不進行登記工作，互相傳閱但不愛護;有的在借閱歸還問題上存在歸還不及時或忘記歸還等，這些現(xiàn)象會導致檔案的丟失，影響了檔案的完整性。

(三)高校檔案管理效率低下。目前，許多衛(wèi)生局中的檔案管理存在管理方式落伍的問題。各個衛(wèi)生局都有自己封閉的檔案管理，缺乏相互之間的交流與借鑒。盡管近年來衛(wèi)生管理部門在檔案管理上進行了一些改革，但并沒有從根本上改變這種現(xiàn)狀。很多衛(wèi)生局把工作重心放在了醫(yī)療體制改革方向，但卻忽視對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理。網(wǎng)絡信息時代的到來，對我們的檔案管理工作提出了新的要求。但當前很多衛(wèi)生局的檔案管理還是傳統(tǒng)的人工管理，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化的管理，導致高校檔案管理效率低下。

三、實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理科學化的方式

(一)通過業(yè)務培訓提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員素質的高低會直接影響到檔案管理水平的高低。所以必須重視對檔案管理人員的定期培訓。當前各地衛(wèi)生局由于一些客觀因素的影響，檔案管理人員普遍素質不高，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，對檔案管理的知識不了解，所以提高高校檔案管理員素質十分必要。一是要讓檔案管理工作者從思想上重視起來，加強對檔案保管的意識。檔案不得隨意修改或丟棄，如病人的病歷、內部人員的檔案管理、各種切片和影像資料的整理等。作為檔案管理人員要有強烈的責任感，對自己管理的工作認真負責，按照規(guī)定進行檔案的借閱。二是要提高教學檔案管理人員的專業(yè)素質。針對部分檔案管理人員素質不高，缺乏專業(yè)素養(yǎng)等問題，在職期間要注重他們的培訓工作，通過定期的輪訓或是進修，讓他們掌握基本的工作流程，創(chuàng)新工作的方法，使之盡快適應檔案建設和發(fā)展的需要，特別是對于衛(wèi)生行政處罰檔案、食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案、生活飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案等等。

(二)建立完善的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度。各地衛(wèi)生局要進一步制定完善的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)章制度，劃分清楚每一位員工的工作職責，形成自上而下的管理體系，針對檔案管理的每一個步驟和每一環(huán)節(jié)，都要進行簽字確認，出現(xiàn)問題時能及時找到相關責任人進行處理，保證檔案管理的高效率，減少工作過程中的疏漏。要制定明確統(tǒng)一的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度，被監(jiān)督的單位要實施嚴格的一戶一檔的管理方式。針對衛(wèi)生行政許可系統(tǒng)和公共衛(wèi)生管理系統(tǒng)可以進行共享管理，對于監(jiān)督工作中出現(xiàn)的問題，要進行及時的記載，真實準確地反映被監(jiān)督的經(jīng)營單位的衛(wèi)生狀況和安全系數(shù)。

(三)提高教學檔案管理水平，突出衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的作用。隨著科學技術的不斷發(fā)展，各個行業(yè)正在實現(xiàn)與信息技術的結合，所以各個衛(wèi)生局也要不斷創(chuàng)新工作方法，特別是對于寶貴的影像資料的保存，以及病例保管，都可以通過電子檔案來完成。電子檔案與傳統(tǒng)的文字檔案相比，具有不易磨損，保存時間長，備份方便等優(yōu)勢，而且長期來講，還能夠提高工作的效率，節(jié)約資源。衛(wèi)生局要在建立信息技術的檔案管理方式的基礎之上，保證管理人員的工作效率，必須進行自上而下的考核和定崗，出現(xiàn)任何問題都要責任到人，每一個經(jīng)營單位的衛(wèi)生經(jīng)營許可資料都要獨立成冊，真正發(fā)揮監(jiān)督檔案管理工作的意義，保證衛(wèi)生局監(jiān)督檔案管理的井然有序和科學化發(fā)展。

四、結語

本文通過對當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題進行分析，包括檔案員管理素質低下，管理制度不健全和管理效率低下等問題。并根據(jù)我國各地衛(wèi)生局發(fā)展現(xiàn)狀，提出了相應的措施。例如，通過培訓提高檔案管理人員的素質;完善檔案管理制度;提高教學檔案管理水平，重視監(jiān)督檔案管理等等。通過這些方面的努力，能夠不斷提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的科學化。

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