淺析如何快速處理學報稿件

韓國良

淺析如何快速處理學報稿件

韓國良

[摘 要]自《中國石油大學學報（自然科學版）》試用新的數字化平臺系統以來，稿件處理周期明顯縮短。文中主要對學術平臺稿件處理各環節的做法進行分析，探討縮短學報論文刊發周期的方法，提出下一步加快學報稿件處理的措施，以縮短學報稿件的處理周期。

[關鍵詞]稿件處理；處理周期；發表周期；稿件采編系統

[作 者]韓國良，中國石油大學期刊社。

目前，《中國石油大學學報（自然科學版）》稿件的審稿流程是編輯初審、同行專家二審及主編終審的“三審制”。一篇稿件前后需要4個人審閱，這個處理過程需要較長的時間。學術論文有其時效性，這就要求學報編輯部快速處理稿件，縮短論文刊發時間。稿件的處理通常包含4個方面的內容：編輯初審、專家審稿、主編終審和論文發表周期。其中，初審和終審工作一般由編輯和主編完成，可以做到從速處理。專家審稿是“三審制”最關鍵的環節，一方面，專家審稿意見是決定稿件是否刊用的重要依據，甚至是決定性依據；另一方面，專家審稿速度是制約論文發表周期的關鍵因素，如何縮短專家審稿時間和發表周期是縮短稿件處理時間亟須考慮的。

為適應信息化時代期刊發展的需要，提高編輯工作效率，加快稿件處理速度，預防學術不端行為的發生，更好地為廣大作者服務，自2014年1月1日起，《中國石油大學學報（自然科學版）》正式啟用稿件采編系統，本文探討新啟用的系統稿件處理流程，并對系統縮短稿件處理各環節時間的做法進行分析。

一、采編系統稿件處理流程

（一）收稿階段

新的稿件采編系統，要求作者投稿時在線注冊作者，所有信息直接進入數據庫，作者投稿時不再需要登記稿件及作者信息，系統自動從投稿word文檔中抽取出稿件的基本信息、個人信息和參考文獻信息，自動檢測作者投稿格式、參考文獻是否符合編輯部的規定，并強制作者修改已檢測出來的錯誤，從而大幅減輕編輯文字性校對的工作量。稿件按學科分給編輯，這就大大提高了收稿效率，縮短了稿件在收稿階段的滯留時間。

（二）初審階段

收到稿件后，學科編輯初審，對符合收稿要求的稿件，編輯通過系統可實現稿件的自動查新和中英文稿件在一個平臺中的檢索。對稿件查新不存在學術不端行為的，給稿件編號并發送收稿回執；對稿件查新存在嚴重的學術不端行為的，采取“一票否決”直接退稿，通過系統給作者發送退稿原因和通知，作者拉入黑名單；對沒有學術不端問題的稿件根據有無創新點和學術價值判斷是否送同行專家評審，無價值的稿件則直接退稿，對符合送專家審閱要求的稿件，及時通知作者交納審理費，編輯在系統平臺的專家數據庫中盡快選擇審稿專家送審。

（三）選擇專家評審階段

同行專家評審是稿件處理周期中最重要的環節，也是稿件處理周期中最希望加快速度的環節。專家評審意見是決定稿件是否錄用的依據，專家的評審質量是期刊學術質量的保證，評審速度在很大程度上決定著稿件處理周期的長短，因此，在新的采編系統內建立評審專家庫，編輯能快速地選擇合適的評審專家。編輯選擇合適的評審專家后，系統統一生成專家審稿賬號和密碼并發送到專家Email中，審稿人可以直接從Email中點擊評審鏈接登錄實現在線審稿，系統采用地址加密方式和臨時性網址的措施，使用完后網址就無效了，保證了便捷性的同時確保了系統的安全性；系統提供了多種便捷的方式讓審稿人向編輯部提供反饋信息，如果審稿人忙或者不適合審某些稿件，審稿人點擊拒絕審稿鏈接即可在線拒審，將稿件退回編輯部，審稿人如果愿意審稿的也可很便捷地向編輯部提交反饋信息，甚至可以推薦其他審稿人。

（四）跟蹤專家評審階段

稿件送審后，編輯要及時跟蹤評審情況。系統現設置專家評審時間為4周，這樣，在發送給專家的Email中會帶有希望評審意見返回的日期。當時間為希望審回日期時，若評審專家還未提交評審意見，系統會自動給專家發送催審通知，催審單和催審頻率由編輯部根據實際情況自定義。催審后倘若還沒收到專家的評審意見，可通過系統發送Email告知專家不需再審，并選擇新的專家送審。這樣送審的審稿專家大部分能按時返回評審意見，需要推遲一些時間的，系統也給予一定的時間，不

能審稿的，編輯會及時更換評審專家。新系統避免了傳統郵寄方式中專家經常沒有收到稿件，或審稿意見返回后不及時處理等問題，傳統方法審稿效率慢的問題得到了一定程度的解決，大大縮短了審稿周期。

（五）給作者及時反饋專家評審意見

編輯跟蹤的專家評審意見要及時反饋給作者，為此系統實現了WEB即時通訊，以便編輯部內部、編輯部與審稿專家及時在線溝通。采用新的采編系統后，評審意見由專家在線填寫，編輯只需反饋專家意見供作者在線查看，讓作者及時了解到自己稿件的評審情況。若二位專家同意發表，論文進入待編校階段；若二位評審專家意見有分歧，稿件由主編終審；如果二位專家均認為修改后可以發表，編輯通過系統發送Email通知作者修改并填寫修改說明，系統進入退修階段，作者按照修改時間要求修改，修改稿由系統上傳，對內逾期未修回稿件，系統會自動發送Email提醒作者盡快返回。因此，作者一般在較短的時間內就能返回修改稿。

（六）主編終審

終審是主編根據初審、二位專家評審和作者的修改情況對稿件進行審視，是決定專家評審有分歧和作者修改后的稿件最后一個階段。新的采編系統平臺是流程化管理，主編可查看到所有稿件的各流程，主編很方便綜合原稿、初審、修改稿和評審專家意見等信息給出終審意見，現在主編一般可在1周內給出結果。

二、需要進一步完善的措施

采用新系統后，作者均可隨時登錄系統查詢自己稿件的處理狀態，上傳各階段修改稿，在線支付各種費用，在線提交匯款信息、收發票人的基本信息以及收稿費等人的聯系信息，采用交互式的模式與編輯溝通，必要時可與編輯部取得聯系。這要求編輯按照系統規定時間及時對稿件進行相關處理，這對編輯產生督促效應，縮短了稿件處理周期。此外系統還有需要進一步完善的地方，以進一步提高效率，縮短流程。

（一）加強準確詳細的“小同行”專家庫的建設和更新

同行評議是科技期刊遴選論文、保證并提高學術質量的重要途徑之一?！靶⊥小敝杆鶑氖卵芯康娜壔蛩募墝W科與作者相同或相近。一級學科“大同行”專家的評審意見往往籠統模糊，“小同行”專家的評審意見更中肯合理，而且評審速度快。這就要求編輯力爭把稿件送給高水平的“小同行”專家評審，以提高評審的質量和效率，從而保證學報的學術質量和論文的時效性。學報稿件的學科方向基本固定，因此在經過一段時間的尋找評審專家和送審過程之后，編輯應在采編系統中進一步完善“小同行”專家數據庫，數據庫要包含職稱、教育和科研工作經歷、已發表的學術論文及其他榮譽等信息。在以后送審相關學科稿件時，編輯可通過瀏覽審稿專家的情況來進行快速選擇，同時要求編輯根據專家的學術特長、評審質量和評審速度，動態更新、維護評審專家數據庫。

（二）編輯根據對稿件情況選擇如何送審

編輯根據自己的專業背景，對熟悉專業的稿件，及時通過專家庫找到“小同行”專家送審；對不熟悉專業和新投稿件，從文章名、關鍵詞、參考文獻信息等方面入手在專家庫中研究相關信息查找選擇合適的審稿人。對于退后重投的稿件送原來的審稿專家再審，可以縮短審稿周期。選擇中青年“小同行”審稿專家，有利于他們自身的成長，審稿速度和質量也能得到保證。

（三）追蹤整個審稿過程，縮短專家審稿時間

每個作者都很關注自己的稿件的進展情況和稿件刊發周期。在送審后，編輯要及時地追蹤整個評審過程，根據不同的情況進行處理。如果某些專家拒絕審稿，那么應盡快撤審，選擇其他“小同行”專家送審；如果審稿時間超出審稿周期，應提醒專家；催審后1周查看一下審稿情況，需要撤審的應盡快換審。較快的刊發周期對稿源有積極的影響。

三、結語

高校學報的傳統編輯流程中，選題、審稿、編輯加工、排版、校對等各環節相對獨立，《中國石油大學學報》（自然科學版）啟用在線采編系統后，作者投稿、提交修改稿均通過系統在線進行，編、排、校實現了一體化。通過系統作者可實時查詢稿件各階段情況，將作者融入稿件的編輯過程來，充分調動作者的責任意識和主觀能動性，有效降低稿件的差錯率，這也督促編輯及時初審稿件、跟蹤稿件的外審和終審情況，提高了稿件處理效率，同時縮短稿件的出版周期。建立“小同行”專家庫后，編輯在送審時可快速、準確地找到合適的審稿專家送審，系統的web即時通訊可追蹤整個評審過程，對專家的反饋信息及時采用不同的處理方式，從而縮短稿件處理周期，同時保證了審稿質量。新的采編系統中各處理環節有助于縮短稿件的處理周期，稿件催審、撤審、換審能得到快速、正確的處理，縮短了審稿時間，90%以上稿件的處理周期少于2個月，免除了作者長時間的等待，從而吸引更多的作者和優秀稿件，年投稿量不斷上升，有助于期刊影響力的提升。

【參考文獻】

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