對于水利工程檔案資料管理工作的幾點思考

周　圓

(遼寧省觀音閣水庫管理局，遼寧 本溪 117100)

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對于水利工程檔案資料管理工作的幾點思考

周圓

(遼寧省觀音閣水庫管理局，遼寧 本溪 117100)

摘要：水利工程檔案是真實記錄項目建設(shè)全過程的、不可再生的重要信息資源，對于項目運行管理水平的提升具有重要的指導(dǎo)意義。近年來，水利工程檔案資料管理工作的重要性開始得到廣泛的認(rèn)可，但是受各種主客觀因素的影響，實際工作中依然存在著一些不盡如人意之處，不利于檔案資料積極作用的充分發(fā)揮。文章在對水利工程檔案資料的重要性和指導(dǎo)意義進行簡單概括的基礎(chǔ)上，對水利工程檔案管理日常工作中存在的問題進行了總結(jié)，并就水利工程檔案資料管理工作的優(yōu)化和完善提出建議。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；常見問題；優(yōu)化策略

1水利工程檔案資料管理工作的常見問題

1.1　管理制度落后于項目管理體制改革

近年來，我國加快了水利工程建設(shè)管理體制改革的步伐，與之相關(guān)的各類制度幾乎都得到了構(gòu)建和完善，各項工作的開展也已初步邁入成熟階段。在管理體制改革的同時，政府主管部門在中央政策的號召下積極轉(zhuǎn)變自身職能，以往的規(guī)章、規(guī)范性文件中不適應(yīng)改革新形勢的內(nèi)容正逐步被清理和修訂。在這樣的形勢下，水利工程建設(shè)項目檔案在內(nèi)容、形式、制度、規(guī)定、載體等方面均有所轉(zhuǎn)變，但與之相關(guān)的法規(guī)和制度中仍然存在著部分未能與時俱進的內(nèi)容[1]。所以，如何盡快構(gòu)建完善的項目檔案管理工作法規(guī)與制度，已經(jīng)成為了一個亟待解決的問題。

1.2　重工程建設(shè)，輕檔案管理

常言道，百年大計，質(zhì)量第一，所以工程建設(shè)單位的各級工作人員往往會將自己的絕大部分時間和精力放在如何按期優(yōu)質(zhì)完工方面，經(jīng)常將檔案管理視為資料的簡單堆積、存放和保管，一般不會設(shè)置或聘請專門的檔案管理人員，只有到了階段或竣工驗收等必須使用檔案資料的時候，才會以“臨時抱佛腳”的方式開展相關(guān)工作。可以說，這種工作態(tài)度和方式既不利于檔案管理水平的整體提升，又不利于資料完整性和真實性的保障，很多間隔時間較長的檔案零散堆放，有時還會出現(xiàn)丟失、缺損問題，進而給工程建設(shè)和管理工作帶來負(fù)面影響。

1.3　檔案管理水平偏低

雖然在我國水利事業(yè)快速發(fā)展的推動下，水利工程檔案管理工作的整體水平較以往有了一定程度的提升，但遠(yuǎn)未達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的高度，很多施工企業(yè)檔案管理機制不健全，由于缺乏有效的管理和監(jiān)督機制，即便是構(gòu)建了工作相關(guān)規(guī)章制度的單位，在執(zhí)行的過程中也經(jīng)常會出現(xiàn)“彈性實施”的問題，致使規(guī)章制度往形同虛設(shè)。

1.4　專業(yè)人才缺失，知識結(jié)構(gòu)老化

水利工程檔案資料管理人員大多為新參加工作的年輕人，受各種主客觀因素的影響，其中的大多數(shù)人來自工程技術(shù)專業(yè)，對檔案管理工作既缺乏理論基礎(chǔ)，又缺乏實踐經(jīng)驗。簡言之，水利工程檔案管理隊伍中擁有檔案專業(yè)教育背景或中高級職稱的人才相對稀缺，熟悉與工作相關(guān)的法律法規(guī)、能夠運用最新的理念和技術(shù)實現(xiàn)檔案高水平管理以及開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是鳳毛麟角。

2水利工程檔案資料管理工作的優(yōu)化策略

2.1　明確不同階段的工作方法和重點

2.1.1工程建設(shè)初期階段

在這一階段，檔案工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)以相關(guān)法規(guī)為依據(jù)構(gòu)建本次工程檔案管理工作開展的方法和細(xì)則，在明確各部門工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對管理工作應(yīng)當(dāng)達(dá)到的水平進行明確說明。只有這樣，才能為檔案管理工作的開展提供思路上的參考和方法上的依據(jù)，使各項工作能夠從初期階段就進入制度化和規(guī)范化的軌道。

2.1.2工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段

在水利工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段，檔案管理人員應(yīng)注意保持與工程資料員的聯(lián)系，及時掌握項目建設(shè)的相關(guān)情況，確保檔案工作與項目建設(shè)的同步進行。這里所說的“同步”主要包括以下3個方面：①檔案工作要求的提出與工程建設(shè)計劃任務(wù)的下達(dá)同步；②檢查檔案文件材料的形成與檢查工程進度與施工質(zhì)量同步；③單元、分部、單位工程驗收以及竣工驗收前，應(yīng)對歸檔文件資料的質(zhì)量進行驗收，若未能滿足要求，則不得進行驗收。

檔案管理工作應(yīng)堅持工作責(zé)任制，同時，也要委派專人對相關(guān)工作的開展進行及時的跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。若建設(shè)、施工和監(jiān)理單位對檔案工作存在疑問，負(fù)責(zé)人應(yīng)進行具體的講解并供業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，確保檔案管理工作的各項任務(wù)能夠完全按照制度和規(guī)范的要求順利完成。

2.1.3工程建設(shè)收尾階段

在水利工程項目建設(shè)的收尾階段，檔案管理人員的主要任務(wù)是做好檔案驗收，同時，對項目建設(shè)的前期文件、隱蔽工程相關(guān)材料、竣工圖的編制情況進行認(rèn)真、全面的檢查。若工程項目的建設(shè)周期較長，可采取分階段驗收的做法，以便查缺補漏，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題或錯誤。同時，也應(yīng)注意做好檔案的預(yù)驗收工作，以此確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確[2]。

2.2　將檔案工作納入水利工程的總體格局

這里所說的將檔案工作納入水利工程的總體格局，就是指水利工程項目建設(shè)的相關(guān)管理人員必須按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)、部門分級配合與協(xié)調(diào)的工作原則來構(gòu)建工程檔案管理機制，以此為檔案工作的高水平開展提供制度保障。

2.3　編制工程檔案分類大綱

為了使我國水利檔案的分類與檢索方式得到統(tǒng)一、提高檔案分類檢索的規(guī)范化水平，水利部編制有“中國檔案分類表”。在水利系統(tǒng)各級、各類檔案的檢索分類、編目和標(biāo)引工作中，該表均具有較高的適用性，但是在檔案實體分類方面作用有限。

為此，工作人員在實際工作中應(yīng)在充分符合分類表相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，依據(jù)水利工程檔案管理工作的實際情況，編制能夠充分體現(xiàn)工程特性、建設(shè)階段的系統(tǒng)關(guān)系、案卷間內(nèi)在聯(lián)系的水利工程檔案分類大綱，從而為形成系統(tǒng)、規(guī)范的工程檔案提供指導(dǎo)和依據(jù)。

2.4　提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

水利工程檔案管理人員除了要具備扎實的專業(yè)知識、掌握豐富的實踐經(jīng)驗，也要注意以新時期檔案管理工作的新要求為依據(jù)，學(xué)習(xí)并熟練掌握現(xiàn)代化的辦公手段，以便為檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理提供必要的技術(shù)支持。

與此同時，也要注意提升自身的思想素質(zhì)，形成愛崗敬業(yè)的正確理念，強化自身的服務(wù)意識，真正做到依法治檔、高效治檔。總的來說，就是要打造一支具有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識，同時又具備網(wǎng)絡(luò)信息管理知識和技能的檔案管理隊伍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)以及水利工程檔案事業(yè)發(fā)展的實際需求。

3結(jié)語

近年來，水利行業(yè)對工程檔案資料管理工作的重視程度不斷提升，根據(jù)目前相關(guān)法規(guī)和制度的實際要求，檔案驗收已經(jīng)成為水利工程驗收的前提和必要條件。為此，檔案管理人員一方面要樹立正確的工作理念，另一方面也要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以便在提升檔案資料完整性、真實性和準(zhǔn)確性水平的同時，為水利工程的優(yōu)質(zhì)管理和高效運行提供更多保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁毅.加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].企業(yè)科技與發(fā)展：下半月，2012(06):86-87.

[2]王晶.水利檔案管理工作的重要性[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2013(18):101-102.

[作者簡介]周圓(1983-)，女，遼寧本溪人，助理工程師。

[收稿日期]2015-06-28

中圖分類號：TV512

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1007-7596(2015)08-0169-02