淺談如何做好新時期下檔案的保密工作

劉桂菊(黑龍江省公路勘察設計院)

淺談如何做好新時期下檔案的保密工作

劉桂菊
(黑龍江省公路勘察設計院)

摘要:做好檔案保密工作是檔案工作中的重要內容，必須從保管、開放、利用等多個環節引起高度重視，并要處理好檔案保密與開放利用間的關系，確保檔案資料的完整安全，真正做到維護國家和集體的利益。簡單闡述了在檔案資料保管、開放利用中怎樣做好保密防范工作的重要性，檔案保管、利用和開放過程中的保密方法、措施及原則等方面，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管、使用開放中的完整齊全的根本意義。

關鍵詞:檔案管理;開放使用;保密;防范工作;重要作用

中圖分類號:F283

文獻標識碼:??: C

文章編號:??:1008－3383(2015)01－0198－01

收稿日期:2014－11－22

1　強化檔案資源保管過程是提高檔案保密工作的重要途徑

1. 1全面提升檔案工作者的綜合素質

檔案工作人員具有知密早、知密多、知密深等特點，因此有較為特殊的身份和地位。所以，檔案工作人員對檔案資料的保密性負有十分重大的責任。檔案工作人員的業務能力、專業素養及綜合素質能夠切切實實地關系到檔案資源保密工作的好壞。工作人員不僅要具備嚴謹負責的工作責任心、較強的事業心和高度的保密意識。特別是在檔案資源利用的全過程中，既要嚴格履行審批和登記手續，還要不管在什么樣的場合都嚴守秘密、守口如瓶、萬無一失。

1. 2不斷建立健全規章制度

檔案工作者要熟練掌握保密知識，建立健全嚴密的規章制度，強化檔案保密工作責任制。一是根據國家保密工作的各項有關規定，從本部門的工作實際出發，建立健全相應的檔案保密制度。如《檔案保密工作職責》、《泄秘事件管理規定與辦法》、《檔案資料查借閱規章制度》、《檔案人員保密責任制》等等一系列規章制度，做到有章可循、有規可依，確保不失泄密，確保檔案的安全性; ;二是要細化規定，明確界限。首先要對檔案的使用、存放、銷毀等各個環節實行嚴格的管理負責制;其次根據不同的檔案使用者來確定、執行不同的審批登記手續，為深化檔案保密防范工作奠定堅實的基礎;三是要做好監管工作，確保規章制度的執行力度。

1. 3全力做好檔案涉密要害部位的保密管理工作

做到“保守機密慎之又慎”，檔案室是檔案保密管理工作的重點要害和重點防范部位，要采取科學有效的措施加強檔案室的安全防范工作。檔案室的安全管理可以說是做好檔案資源的保密、維護檔案信息的安全完整的基本保障。首先，配齊配全檔案室的各種保密設施設備。要配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控等等儀器設備，同時要做好這些設備儀器的定期檢修、維護工作;其次，檔案室要制定專人管理負責制，嚴格履行工作職責，認真執行檔案室相關管理制度;然后，涉及國家秘密的檔案要做到單獨保管，要存放在帶有密碼鎖的文件柜;最后，要減少檔案的破損率，進一步延長檔案使用的壽命。如，磁盤、光盤等容易損壞的存儲介質應存放在專用的消磁柜，硫酸紙圖等易破損的檔案資料要注意做好防潮、增濕等工作。同時加強日常監督管理，做好隱患排查治理工作。

2　加強科學的開放利用是做好檔案保密防范工作的重要保證措施

2. 1進一步加強檔案案卷的監管工作力度

(1)監督管理工作。監督管理是為了更好地做好檔案利用過程中保密防范工作，它既能有效的防范檔案資料利用過程中的各種不良的行為，又能保證檔案資料的安全完整。根據結合本單位本部門檔案管理工作的實際情況，檔案資料的利用監督可以從以下幾個方面進行具體的實施:一是要不斷完善前期審查、借閱等相關規章制度，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失泄密;二是加強監督措施，不斷強化制度執行力度。在開放利用檔案過程中，要認真了解和掌握檔案利用人的各種動機，根據不同的利用對象的不同目的及要求，進一步加強監督保護工作。在本單位本部門條件允許的情況下，檔案室還要安裝監控設備，避免檔案的損失。

(2)正確區分檔案保密與利用的關系。檔案工作人員要做到保守國家秘密，不僅要悉知相關的保密法規，還要掌握了解其工作中的檔案的保密工作。但在生產工作實踐中，有些同志過于強調保密要求，促使檔案工作存在重保輕用、利用不足等問題。從而出現檔案得不到應有的利用等現象，導致一些有利用價值的檔案長期被棄一隅，進而成為廢紙，造成了另一種形式的浪費。因此，檔案管理工作者要不斷基層，了解現實狀況，與時俱進，進一步推動創新、改變思想觀念，切實加強檔案保密工作。保密的檔案應做好保密防范工作，同時還要認識到保密保管與開放利用，這兩者之間的辯證唯物關系。檔案的保密防范工作的目的是為了更加科學、規范、安全、有效地對檔案進行利用，它是有時間、地點、范圍限制的對檔案進行利用，因為怕失泄密而不用，只會令檔案資料失去其自身存在的意義、價值。除此之外，還要不斷地注意檔案的開放利用是建立在保密防范的前提基礎上的，切勿無節制、無限制的開放利用，從而給國家、社會及個人帶來不必要的危害和損失。因此，對檔案管理工作來說檔案資源的保密與利用都非常重要，決不可顧此失彼，浪費資源。

2. 2進一步抓好檔案資源開放過程中的保密防范措施

(1)進一步加強“三審”工作。檔案審查工作既是一項檔案案卷開放前十分重要的工作，還是開放檔案資源十分關鍵的環節。檔案資料的審查主要是為了科學準確地區分和判定檔案開放與控制的使用范圍。該工作的實施具體可分成三步來進行:一是進行初審，檔案工作者根據檔案工作中涉及的保密法規，認真的對開放期限內的檔案案卷進行審查，初步判斷并明確其開放與控制使用范圍;二是由具有較高的專業素養、熟悉掌握保密法規、業務能力較強的檔案管理者進行中審，審查初審中沒能判定的開放與控制使用的部分檔案，以確定初審后的檔案的取舍。三是由主管領導來進行最后的終審，要結合初、中審中提出的情況再進行分析審查后，最終決定與批準檔案資料是否需要進行開放利用，并明確檔案案卷開放利用的范圍。

(2)進一步做好涉密檔案案卷的解密工作。檔案秘密等級在《保密法》中有明確的等級劃分，劃分并確定檔案案卷的密級程度是為了讓檔案工作者依據檔案案卷的秘密等級好采取與之相應的管理措施與方法。但檔案資料的秘密性不是永久性的，檔案案卷的保密期限一旦到期，它就失去了為其繼續進行保密管理的價值與意義，因此對于已經解密的文件就不能按原來的管理模式進行管理，而是應該按照公開文件的相關規定來進行管理。做好已經解密的檔案的開放、使用工作要做好:一是要不斷提升開放檔案的質量;二是要進一步建立健全檔案編號;三是要建立新的檢索工具;四是要做好檔案副本的準備工作，不斷提升檔案資料使用壽命。