探究學校檔案管理規范化的路徑

林偉娟

摘 要：檔案管理工作時學校日常管理工作中的重要組成部分，因此要不斷地加強創新和完善，促使學校檔案管理工作更為規范化，使學校能夠得到更好地發展。文中，筆者結合實踐工作經驗，分析了當前學校檔案管理工作中存在的問題，且探究了加強學校管理規劃化的路徑，促使學校檔案管理工作更具有實踐性和可行性。

關鍵詞：檔案管理 規范化 路徑 現狀

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（a）-0139-02

學校檔案管理主要是指對學校發展過程中所形成的各種資料以及學生信息進行收集、整理、保管、鑒定以及提供利用的具體活動。檔案管理能夠為學校開展地其他工作提供有利的數據支持，促使各項工作都能夠有理有據開展，使各項工作都更具有可操作性，同時還能夠提供可供查詢的資料。如，自建校開始，就將學校開展的各項工作進行記錄歸檔，且對具體工作開展的實況進行清晰完整的記錄，并能夠對資料進行完整的保存，定能夠為日后學校的發展進行有效的知道和借鑒。另外，學校發展的不同階段，定會尤其當時的特點，而通過記錄檔案定能夠為學校開展教學工作提供理論指導和參考意見，促使學校得到進一步發展。

1 當前學校檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作不夠重視

由于受到各種因素的影響，大多數學校都不能夠將學校管理工作擺放于正確的位置上，認為檔案管理工作就如同簡單的文職工作，完成數據資料的搜集、保存以及管理即可，而是單純注重學校基礎設施、師資隊伍建設等工作上。長此以往，檔案管理工作人員就產生了消極怠工的心態，工作實踐中，不能夠及時對每個學期的信息數據進行總結和對接，更沒有及時地完成監督和指導，導致檔案管理工作只有其名，卻并沒有發揮其在學校發展中的重要作用。

1.2 檔案管理制度不夠完善

俗話說：“無規矩不成方圓”，對于學校檔案管理工作來講，也需要有完善、科學的檔案管理工作制度，而大多數學校高層領導對于檔案管理工作不夠重視，并沒有制定出完善的檔案管理工作要遵守的制度，甚至部分學校根本沒有檔案管理工作應該遵守的制度。檔案管理工作過程中可以無制度無標準進行，導致檔案管理工作人員的責任心下降，從而使學校的檔案管理會經常出現問題，甚至出現文件丟失，數據不全甚至數據作假的現象出現。另外，學校檔案管理的監督和檢查在當前的學校也是有名無實，歸根究底就是沒有制度可以制約行為。

1.3 檔案管理工作人員不夠專業

通過調查分析，目前大部分學校的檔案管理崗位都是有教師兼職或者是臨時配備人員進行管理，并沒有設置專門的檔案管理崗位，更不要說有管理的專業人才開展日常工作。換言之，目前大多學校都存在缺乏專業檔案管理人員，檔案管理人員的工作能力低下。在信息技術飛速發展的今天，檔案管理工作也隨之發生了巨大的變化，其發展趨勢就是信息化，這無疑對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要求檔案管理工作人員，不僅要具有專業的管理知識，還要具有信息技術相關知識。但是，當前的學校管理工作人員在檔案信息化管理、專業技能以及服務意識等方面存在很大缺陷，必須要引起學校高層的重視。

1.4 檔案管理工作信息化未能及時普及

在信息時代背景下，信息技術已經被廣泛的應用于社會的各個領域，而由于受到各種因素的影響，信息技術在學校檔案管理工作中并沒有得到很好的運用，導致學校檔案管理工作效率低下。學校檔案管理信息化不能夠及時普遍，以至于目前仍舊有不少學校在沿用傳統的管理模式和管理方法。目前，檔案管理工作人員一般都是采用一頁一頁翻找的方式查找和搜集相關信息，不利于提高工作效率，更重要地是如若檔案管理資料丟失，就沒有辦法恢復，給學校帶來不可挽救的損失。另外，目前大多數學校的硬件設施存在設備老化、檔案管理室簡陋等現象，還有部分學校雖然擁有先進的技術設備，卻因為檔案管理工作人員的專業技能落后，不能夠將信息化落實到學校檔案管理工作中，而學校檔案管理信息化流于形式化。

2 強化學校檔案管理規范化的路徑

2.1 提高對檔案管理工作的重視

學校高層領導人員以身作則，從內心深處認識到檔案管理工作的重要性和必要性，從而給予學校檔案管理工作足夠的重視，將檔案管理管理工作的位置提上來，且擺放于正確的位置上。另外，學校高層領導還要給予相應國家的方針政策，立足于學校的具體情況，制定出科學合理的檔案管理制度。另外，還要組織檔案管理工作人員參加相關培訓活動，促使檔案管理人員的理念得到及時更新，有助于提高檔案管理工作人員對于本質工作的認識，從而增強檔案管理人員的責任心，提高檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。在檔案管理工作實踐中，強化工作人員對檔案管理信息化的認識，清楚地認識到檔案管理信息化的便捷性和重要性，從而積極主動地將檔案管理信息化落實到實處。《檔案法》在學校中也要進行普及，至上而下的將檔案信息化安全管理工作落實到學校發展的各個角落。

2.2 建立健全、科學的檔案管理制度

健全、科學的檔案管理制度能夠檔案管理工作提供規范行為的準確，確保檔案管理工作順利地開展。隨著學校的不斷發展和壯大，學校組織開展的活動越老越多，參加的相關事宜也越來越多，換言之也就是說需要進行記錄和整理的信息越來越多，使學校檔案管理工作也日趨復雜。實踐證明，只有建立合理嚴格的制度，對檔案管理工作的各個環節都對進行詳細的規定，立足于制度，采取切實可行的措施對檔案進行分類、整理和存檔，從而確保檔案工作有條有序的順利開展。

2.3 加強檔案管理人員的綜合素養

隨著學校的發展與壯大，檔案管理工作人員的工作量越來越大，同時檔案管理工作對于學校發展來講具有不可替代的作用，因此必須要注重檔案管理人員的綜合素養，且在檔案管理工作實踐中增強和提高檔案管理人員的綜合素養。學校可以為檔案管理人員提供參加相關活動的機會，更要鼓勵檔案管理人員參與相關活動，從而促使檔案管理人員的專業技能得到提高，更使檔案管理人員認識到責任心和執行力的重要性，從而在實踐工作中注重培養自身的責任心和執行力。另外，檔案管理工作人員要不斷地學習計算機相關知識，且要在實踐中不斷提高自身的計算機技能，為檔案管理信息化做鋪墊。科學技術的不斷發展，計算機信息技術在各個領域的運用改變了各個領域管理工作的現狀。計算機技術也被運用到學校檔案管理當中，它極大地改變了學校檔案管理的現狀，提高了檔案管理工作的效率與規范性，為我國檔案事業的發展開啟了新的篇章。

3 結語

檔案管理工作是學校發展過程中不可缺少的、基礎性強的工作，更是學校管理工作的重要組成部分，它能夠為學校正常的管理工作提供重要的保障，同時，搞好學校教學檔案管理對全面促進學校改進教學工作、提高辦學質量具有十分重要的現實意義和歷史意義。因此，學校必須要重視檔案管理工作，且要積極調動學校的其他部門，培養檔案管理工作人員的工作，且鼓勵檔案管理工作人員在實踐中不斷創新和改革。另外，還要制定健全、科學的規章制度，提高檔案管理工作人員的綜合素養，強化檔案管理的信息化，促使學校檔案管理工作得到全方位的提高，使學校檔案管理更為規范化、制度化和標準化，且將“三花”作為學校檔案管理的目標。

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