針對我國事業(yè)單位管理職能之檔案管理工作的優(yōu)化路徑

王麗蘋

摘 要：檔案管理工作的開展雖不能直接生產(chǎn)物質(zhì)財富或直接形成經(jīng)濟收益，但它卻是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中至關(guān)重要的組成部分，是一項服務(wù)性、管理性、政治性的工作，所以也是事業(yè)單位中信息系統(tǒng)的基石。為了更好地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位中的作用，開啟探索檔案管理工作的優(yōu)化途徑將具有重要的現(xiàn)實意義與參考價值。該文主要分析了事業(yè)單位內(nèi)部管理職能分支的檔案管理工作重要性，藉此提出了當前新形勢下我國行政事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑，以期為檔案事業(yè)有序發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化工作 管理體系

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（B）-0210-01

1 事業(yè)單位內(nèi)部管理之檔案管理的重要性分析

檔案管理在工作實踐之中不僅具有當前的、現(xiàn)實的重要意義，同時也兼具著長遠的歷史內(nèi)涵。具體檔案管理重要作用分析如下。

其一，促進工作效率的提高。檔案管理工作實現(xiàn)信息化處理的轉(zhuǎn)變后，將過去的集中立卷改變?yōu)殡S時整理文件歸檔，將集中的工作量化為分散的工作量，同時隨時拾遺補漏，確保檔案資料不會形成存積，不僅能完成檔案管理工作及時歸檔，還極大提升了信息檢索的便利。此外，信息網(wǎng)絡(luò)管理的推廣與應(yīng)用讓新增文檔資料的插入設(shè)置十分方便，檔案管理員只需簡單幾步鍵盤操作，輔以修改檔案目錄即可完成項目增設(shè)。

其二，確保檔案的原始性。用掃描儀和數(shù)碼相機等電子設(shè)備將原資料文件直接掃描，檔案完整進駐管理系統(tǒng)，便可以直接查看檔案的電子格式文檔，又能夠直觀地將原文無損呈現(xiàn)。

其三，提升檔案整理與使用率。采取模糊檢索、高級檢索等細化輔助功能，能讓檔案管理與利用頻率在保持高質(zhì)量、高精度的基礎(chǔ)上得到極大地提高。此外，借助網(wǎng)絡(luò)設(shè)置專用VPN通道，還能夠?qū)Ξ惖貦n案進行遠程管理與查閱，將檔案管理功用覆蓋直徑無限擴大。

其四，增加信息保密等級。通過對檔案管理將檔案按照內(nèi)容涉獵面的敏感程度、機密程度等進行明確的等級劃定，將檔案有針對性地建立防護墻，能夠讓保密檔案得到一一相對的有效保護。同時，對每一查閱涉密檔案的情況記錄在案亦有利于事后跟蹤追查責任歸屬。

2 新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化路徑

（1）加大檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)力度。檔案管理工作的存在對于問題決策至關(guān)重要，在每一個事業(yè)單位中都應(yīng)有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業(yè)單位中珍貴歷史的載體，加大對檔案管理工作的建設(shè)力度，不僅可以記錄下事業(yè)單位在不同時期所發(fā)生的變化，還可以為今后事業(yè)單位的建設(shè)提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業(yè)單位首先應(yīng)要求相關(guān)管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識來源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴守管理制度，嚴格按照檔案管理的標準進行整理歸檔，確保檔案類別清晰規(guī)范，符合調(diào)閱習慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應(yīng)該做到記錄完整，字跡規(guī)范。

（2）增強管理層人員自身認知能力。新時期優(yōu)化我國事業(yè)單位檔案管理工作，首先需要強化管理層從業(yè)人員對本職工作的認知能力及業(yè)務(wù)能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應(yīng)加大法律法規(guī)的宣傳力度，適時舉辦專業(yè)知識以及相關(guān)法規(guī)的培訓(xùn)活動，使得管理人員清晰明確各自職責，強化工作責任感以及管理意識。需要注意的是，在管理層人員的培訓(xùn)指導(dǎo)活動中可以適當穿插檔案管理的發(fā)展歷史，向其強調(diào)檔案管理工作的重要性，使其意識到檔案作為其他部門工作得以順利開展的基礎(chǔ)，是單位可持續(xù)發(fā)展的根基所在，從而調(diào)動檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動管理工作取得實質(zhì)進步。

（3）提高工作人員全面素質(zhì)技能。素質(zhì)技能是對從業(yè)人員具備多方面綜合條件的能力體現(xiàn)，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，素質(zhì)技能的優(yōu)劣常常會對檔案管理工作的效率和水平產(chǎn)生影響。由此，為了更好地提高管理人員的工作進度，事業(yè)單位可以適時舉辦一些相關(guān)的進修活動以及宣傳講座，以達到不斷提高工作人員素質(zhì)技能的目的。該研究者者建議可以將檔案管理人員的學習拆分為以下四個方面作為培訓(xùn)重點。

第一，事業(yè)單位應(yīng)全面推廣普及檔案管理法律、法規(guī)宣傳。比如通過講座以及小組會議的模式，對與此相關(guān)的法律法規(guī)進行正面宣傳，加深事業(yè)單位中檔案管理人員的法律意識，防止檔案管理人員作風不當，觸犯法律底線，同時也鞭策管理人員努力做好自身工作。

第二，事業(yè)單位應(yīng)積極做好觀念糾正工作，讓廣大員工領(lǐng)導(dǎo)體會檔案在單位各部組成中的重要地位，以提高檔案管理人員檔案意識，也使其認識到檔案管理的重要性及其可能產(chǎn)生的巨大價值，確保檔案管理工作能夠依時、依事高效完成。

第三，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)操作能力，使得工作人員可以使用先進的計算機技術(shù)準確快速地處理檔案管理工作中遇到的問題，節(jié)省檔案管理工作的時間。

第四，事業(yè)單位還應(yīng)注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和思想政治水平的考察工作。通過對管理人員的工作跟蹤、考評以及理論知識的培訓(xùn)，挑選出合格的檔案管理人員，在進行思想培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)鍛煉之后，篩選既具備檔案管理工作相關(guān)的理論知識，又擁有廣闊的知識面的人員留用檔案管理崗。

（4）建立健全檔案管理制度規(guī)范。“無規(guī)矩則不成方圓”，在任一單位的任何部門都需要建立完善的管理制度，檔案管理工作也不例外。首先，為了檔案管理工作更具規(guī)范性，事業(yè)單位應(yīng)加大對《檔案法》及其相關(guān)法律的教育指導(dǎo)力度，提高全體人員的基本法律意識，保證檔案管理工作能夠按照法律指引落實到根本。同時，在法律制度的基礎(chǔ)上，檔案部門還需要建設(shè)一個合理、科學的管理體系，從檔案管理工作的基本內(nèi)容開始，針對檔案管理工作建立完善檔案管理制度，進一步增強管理人員的責任感，將檔案管理工作落到實處，發(fā)揮檔案管理基石的作用，極大程度地促進了檔案管理工作規(guī)范化的形成，為事業(yè)單位未來發(fā)展規(guī)劃與年度計劃更好地服務(wù)。

（5）推廣現(xiàn)代化的檔案管理手段。信息技術(shù)日新月異的當代，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該適時融入現(xiàn)代化的管理手段，利用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲存在計算機之中，在進行資源分類、整理之后，構(gòu)建出一個完整且穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省卻手續(xù)，節(jié)約時間，提高檔案使用與管理效率。實踐中，現(xiàn)代化的檔案管理手段，也確實讓檔案管理工作避免了多余資源的浪費，實現(xiàn)了提高檔案管理的水平之余，也鞏固了檔案管理部門的重要地位。

參考文獻

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