開展建設企業檔案數字化工作的途徑探討

何鳳儀

摘 要：本文首先探討了檔案數字化工作對建設企業的重要性，接著從檔案數字化工作的準備、工作的環境以及數字化檔案管理三方面探討了開展建設企業檔案數字化工作的途徑，最后對檔案數字化工作開展應注意的問題進行總結。本文認為，檔案數字化工作的開戰時建設企業檔案工作發展的必然走向，數字化檔案則對建設企業運營起到重要的促進作用，希望本文能夠為建設企業檔案工作的發展有所幫助。

關鍵詞：建設企業;檔案數字化;途徑

引言：企業檔案是對企業在某一段時期的工作內容的細節匯總，企業的檔案管理工作不但能夠為企業提供發展建議參考，還能夠為企業提供工作經驗總結的資料。對于建設企業來說，檔案對企業的服務作用表現在通過檔案資料的分析，總結企業建設技術和建設項目發展方面，這對建設企業的全面發展和企業目標實現是十分重要的。

1.開展檔案數字化工作對建設企業的重要性

1.1檔案數字化能夠提高建設企業檔案的服務作用

檔案數字化指的是應用計算機和電子信息技術，使原本的紙質資料和實物資料轉化成為信息資料。檔案數字化能夠使原本只能展示在圖紙和工作報告上的建設資料和信息以視頻、音頻的方式呈現，使檔案資料本身的內容更加豐富，對企業發展的服務作用更高。

1.2檔案數字化工作能夠提高建設企業檔案工作的效率

檔案工作包括了對企業檔案資料的收集、管理和調取，將傳統檔案轉化為數字檔案，能夠大大縮減檔案工作的時間，使檔案調取不受時間和空間的限制，是提高建設企業檔案工作效率的方法之一。

2.開展建設企業檔案數字化工作的途徑

2.1對檔案數字化工作進行統籌規劃

檔案數字化建設是一項長期的系統工程，必須從工作的全局出發，從檔案利用需求出發，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規劃;企業檔案數字化工作又是一項涉及多個業務部門的綜合性工作，必須加強統籌，確保各部門的協調一致。只有這樣才能確保整個數字化的健康有序發展。因此，開展建設企業檔案數字化工作的第一步，是建立檔案數字化工作制度，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將建筑檔案、員工個人檔案和企業發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據企業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔;另外，如果企業有能力進行檔案數據庫建設，則檔案工作人員應該充分發揮自身的數據管理能力，對企業檔案數據庫進行定期的整理和管理。這些都應該體現在檔案數字化工作制度之中。

2.2對檔案數字化工作進行硬件和軟件準備

檔案數字化工作的實現需要一系列與電子信息有關的硬件設備和軟件設備。硬件設備包括電腦、打印機、掃描儀、移動硬盤等;軟件設備則包括適合于建設企業的檔案數據庫系統軟件、辦公軟件等。作為檔案管理工作人員，首先應該以檔案數字化工作的實際內容為基礎，對企業目前已有的硬件和軟件資源進行考察和整合，爭取實現資源的最大化利用，并列舉出數字化檔案工作發展中可能需要到的硬件和軟件，提出申請材料，進行設備申請。檔案數字化工作的硬件和軟件準備并不是實現數字化工作的真正基礎，有了數字化工作環境而檔案工作人員的職業能力不足，數字化工作也是難以實現的。因此，建設企業檔案工作人員應有意識地進行自身職業能力的提高，要經常閱讀檔案工作相關書籍并學習檔案數字化工作的先進技能，使檔案數字化工具的作用發揮到最大。

2.3對檔案數字化工作進行精細化管理

檔案數字化工作以檔案資料的數字化存儲和提取為基礎，而檔案資料的數字化工作是十分龐大的，如果建設企業各部門呈報的檔案都是紙質資料，那么這個工作量對于檔案工作者來說幾乎是難以完成的。因此，要全面開展檔案數字化工作，還需要對對檔案數字化精細管理，即明確數字化檔案的來源責任、管理責任和服務責任。數字化檔案的來源是建設企業各個部門，例如施工部門呈報的施工總結、財務部呈報的企業季度收支報表等，在數字化檔案工作實現的過程中，需要企業和檔案工作人員對數字化檔案工作進行企業全員宣傳，敦促企業各部門負起檔案來源責任，按照數字化檔案管理制度提交符合檔案管理規范的文書;另外，檔案工作者還需要明確自身對檔案的管理責任和服務責任，認真學習數字化檔案的安全管理技能，指導并幫助企業員工熟悉自助調取檔案的程序，提高檔案工作的服務效率。

3.開展建設企業檔案數字化工作應注意的問題

開展企業檔案數字化工作的途徑比較復雜，每種方法對檔案工作的影響也作用不一致，因此，數字化檔案工作的實施應符合企業需要，這是數字化檔案工作發揮其積極作用的基礎;另外，進行檔案數字化建設行不免要耗費企業資源，因此，瑞檔案工作硬件、軟件的準備等工作應在企業實力允許的范圍內進行。

4.結語

綜上所述，檔案數字化工作的基礎是企業對檔案數字化工作從制度到實際實施各方面需要的支持，而檔案數字化工作發揮其對企業運營的協助作用以及對員工的服務作用的基礎是企業全員對數字化檔案工作的深刻理解。因此，在建設企業中發展檔案數字化工作是一項任重而道遠的任務，相信隨著企業發展，檔案數字化工作也會不斷完善，最終使檔案工作成為建筑企業發展的助力之一。

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