“標(biāo)桿管理理論”在高職教務(wù)管理中的應(yīng)用

趙云鵬（淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，江蘇　淮安　223001）

“標(biāo)桿管理理論”在高職教務(wù)管理中的應(yīng)用

趙云鵬
（淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，江蘇淮安223001）

摘要：文章從含義、要素和一般流程等出發(fā)對(duì)標(biāo)桿管理理論進(jìn)行了解讀，分析了高職教務(wù)管理中應(yīng)用標(biāo)桿管理的意義，并結(jié)合高職教務(wù)管理工作的特點(diǎn)提出了應(yīng)用標(biāo)桿管理的思路，最后以教務(wù)運(yùn)行管理為例說(shuō)明了標(biāo)桿管理應(yīng)用的一般流程。

關(guān)鍵詞：標(biāo)桿管理理論高職教務(wù)管理應(yīng)用思路

一、標(biāo)桿管理理論的解讀

（一）含義

標(biāo)桿管理（benchmarking），是通過(guò)在組織內(nèi)外選擇最佳實(shí)踐方式作為標(biāo)桿，并對(duì)其進(jìn)行深入分析和比較，在結(jié)合自身實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地學(xué)習(xí)、改造和引用這種最佳實(shí)踐方式，從而使組織功能得到最優(yōu)化的管理理論。西方管理學(xué)界將其與企業(yè)再造、戰(zhàn)略聯(lián)盟一起并稱為20世紀(jì)90年代三大管理方法。標(biāo)桿管理方法的本質(zhì)特點(diǎn)是能夠展示現(xiàn)代企業(yè)組織積極提升并追求競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的特性，已被廣泛應(yīng)用于市場(chǎng)營(yíng)銷、成本管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、教育管理等各個(gè)方面，如我國(guó)的聯(lián)想集團(tuán)通過(guò)標(biāo)桿管理理論的應(yīng)用取得巨大成功。因此，標(biāo)桿管理方法具有很強(qiáng)的實(shí)用性和適用性。

（二）標(biāo)桿管理三要素

1.標(biāo)桿管理實(shí)施者，即發(fā)起和實(shí)施標(biāo)桿管理的組織。

2.標(biāo)桿伙伴，也稱標(biāo)桿對(duì)象，即定為“標(biāo)桿”被學(xué)習(xí)借鑒的組織，是任何樂(lè)于通過(guò)與標(biāo)準(zhǔn)管理實(shí)施者進(jìn)行信息和資料交換，而開(kāi)展合作的內(nèi)外部組織或單位。

3.標(biāo)桿管理項(xiàng)目，也稱標(biāo)桿管理內(nèi)容，即存在不足，通過(guò)標(biāo)桿管理向他人學(xué)習(xí)借鑒以謀求提高的領(lǐng)域。

（三）標(biāo)桿管理的三個(gè)層次

1.戰(zhàn)略層，是將本企業(yè)的戰(zhàn)略和對(duì)照企業(yè)的戰(zhàn)略進(jìn)行比較，找出成功戰(zhàn)略中的關(guān)鍵因素。

2.管理層，涉及分析企業(yè)的支撐功能，具體指人才培養(yǎng)與管理、市場(chǎng)營(yíng)銷策劃、資金管理、管理信息系統(tǒng)等。

3.操作層，主要集中在比較具體產(chǎn)品和服務(wù)的差異性，重點(diǎn)是功能分析，一般與競(jìng)爭(zhēng)性成本和競(jìng)爭(zhēng)性差異有關(guān)。

（四）標(biāo)桿管理的一般流程

1.確定內(nèi)容并組建標(biāo)桿學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)。

2.選擇目標(biāo)，通常情況下，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)是進(jìn)行標(biāo)桿學(xué)習(xí)的首選對(duì)象。

3.收集分析數(shù)據(jù)，包括本企業(yè)的情況和標(biāo)桿目標(biāo)企業(yè)的情況，數(shù)據(jù)應(yīng)重點(diǎn)針對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程和活動(dòng)，而不僅僅是針對(duì)結(jié)果。

4.制訂行動(dòng)計(jì)劃，找到差距后進(jìn)一步要做的是確定縮短差距的行動(dòng)目標(biāo)和應(yīng)采取的行動(dòng)措施。

5.實(shí)施計(jì)劃并跟蹤結(jié)果，定期衡量并及時(shí)提出修改措施。

二、高職教務(wù)管理中應(yīng)用標(biāo)桿管理的意義

（一）“標(biāo)桿管理理論”是高職教務(wù)管理部門進(jìn)行自我評(píng)估和自我改善的有效工具

運(yùn)用“標(biāo)桿管理理論”可以評(píng)價(jià)自己與其他高校教務(wù)處相比所處的位置，從而對(duì)本部門做出客觀評(píng)價(jià)；同時(shí)通過(guò)對(duì)比標(biāo)桿對(duì)象，可以調(diào)整本部門的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，使評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)更客觀、科學(xué)。評(píng)價(jià)旨在促進(jìn)本部門管理的改革，運(yùn)用標(biāo)桿管理法可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理部門存在的問(wèn)題并及時(shí)予以解決，將優(yōu)于本部門的管理實(shí)踐引進(jìn)來(lái)，促進(jìn)自身發(fā)展。

（二）標(biāo)桿管理的實(shí)施過(guò)程有助于建立有價(jià)值的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)

我省高職院校教務(wù)系統(tǒng)長(zhǎng)期“各自為政”，同行之間極度缺乏溝通。標(biāo)桿學(xué)習(xí)者一般為了解決教務(wù)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，或是為了提高教務(wù)管理效率、提升教務(wù)服務(wù)的水平，唯有通過(guò)不斷地溝通學(xué)習(xí)才能達(dá)到提高的目的。可見(jiàn)標(biāo)桿管理的實(shí)施者與其標(biāo)桿伙伴之間能夠建立足夠全面的合作關(guān)系，有助于加深彼此的交流和溝通，構(gòu)建起十分有價(jià)值的組織之間的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。

（三）標(biāo)桿管理有助于激發(fā)教務(wù)管理的創(chuàng)新

標(biāo)桿管理方法是一種系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，絕非毫無(wú)框架的簡(jiǎn)單模仿，而標(biāo)桿管理工作的落實(shí)過(guò)程本身就是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)新和超越的過(guò)程。標(biāo)桿實(shí)施者組織的發(fā)展與標(biāo)桿伙伴的發(fā)展不可能是完全一致的，標(biāo)桿管理理論倡導(dǎo)在綜合分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的實(shí)際需要引進(jìn)學(xué)習(xí)并不斷在管理和操作層面進(jìn)行再造甚至創(chuàng)造，以此推動(dòng)自身發(fā)展，最終超越標(biāo)桿組織。高職院校作為一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，其發(fā)展要求創(chuàng)新和超越，“標(biāo)桿管理方法”是高職院校建設(shè)學(xué)習(xí)型組織的重要方式，對(duì)于學(xué)校形成學(xué)習(xí)型氛圍意義重大。

三、高職教務(wù)管理中應(yīng)用標(biāo)桿管理的思路

標(biāo)桿管理在高校教務(wù)系統(tǒng)中的實(shí)踐應(yīng)用尚處于初期探索階段，各院校教務(wù)管理部門溝通交流活動(dòng)甚少，難以形成常規(guī)化的合作集團(tuán)。因此，在高職教務(wù)管理部門推行這種新型管理方法應(yīng)形成“自上而下”的實(shí)施辦法，即由高職院校管理層牽頭推動(dòng)，由教務(wù)管理部門主管領(lǐng)導(dǎo)組織具體實(shí)施。具體思路如下。

（一）對(duì)標(biāo)桿管理的目標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)選

教務(wù)管理工作是高職院校的核心工作之一，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，選擇好標(biāo)桿管理的目標(biāo)項(xiàng)目十分重要。教務(wù)管理過(guò)程涉及方方面面龐雜的事務(wù)，理論上講都可以納入標(biāo)桿目標(biāo)項(xiàng)目，但從實(shí)際效果角度考慮，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化選擇是必要的。可優(yōu)先選擇教務(wù)運(yùn)行相關(guān)的項(xiàng)目進(jìn)行量化，譬如排課管理辦法、考試中心搭建、成績(jī)管理、畢業(yè)生服務(wù)等。

（二）組建高職教務(wù)標(biāo)桿管理合作聯(lián)盟

標(biāo)桿管理主體對(duì)標(biāo)桿對(duì)象的目標(biāo)信息全方位的了解和把握是實(shí)施標(biāo)桿管理的前提條件，沒(méi)有與目標(biāo)伙伴的溝通合作，標(biāo)桿主體后續(xù)的數(shù)據(jù)收集、制訂策略計(jì)劃和組織實(shí)施將成為空談。因此，組建高校教務(wù)系統(tǒng)標(biāo)桿管理聯(lián)盟，在參與標(biāo)桿管理的高校教務(wù)管理部門之間創(chuàng)建一個(gè)客觀真實(shí)的信息共享平臺(tái)是不可或缺的。聯(lián)盟內(nèi)部各個(gè)組織可能同時(shí)具備標(biāo)桿主體和標(biāo)桿目標(biāo)兩個(gè)角色，所以構(gòu)建合作聯(lián)盟信息共享平臺(tái)是可行并有效的。

（三）建立科學(xué)高效的評(píng)估和反饋網(wǎng)絡(luò)

任何一種管理方法都離不開(kāi)對(duì)績(jī)效結(jié)果的評(píng)估和反饋，要實(shí)現(xiàn)標(biāo)桿管理的目標(biāo)前提是能夠收集到客觀、及時(shí)的績(jī)效評(píng)估數(shù)據(jù)和反饋信息。因此，高職教務(wù)管理部門應(yīng)強(qiáng)化績(jī)效評(píng)估和反饋機(jī)制建設(shè)，在聯(lián)盟信息共享平臺(tái)上及時(shí)發(fā)布并反饋標(biāo)桿學(xué)習(xí)項(xiàng)目取得的成效和存在的問(wèn)題，聯(lián)盟內(nèi)其他組織都可以對(duì)比參照并借鑒學(xué)習(xí)，最終使各教務(wù)管理部門達(dá)到一種持續(xù)的優(yōu)化和提升。

四、高職教務(wù)管理中應(yīng)用標(biāo)桿管理的步驟

高職教務(wù)管理應(yīng)用標(biāo)桿管理的步驟和企業(yè)標(biāo)桿管理的一般流程類似，主要包括組織團(tuán)隊(duì)、制訂目標(biāo)計(jì)劃、數(shù)據(jù)分析、行動(dòng)實(shí)施、評(píng)估反饋等五個(gè)階段，實(shí)際應(yīng)用中標(biāo)桿主體可根據(jù)自身組織結(jié)構(gòu)具體情況適當(dāng)調(diào)整。下面以教學(xué)運(yùn)行管理實(shí)踐為例，說(shuō)明標(biāo)桿管理應(yīng)用的基本步驟，僅供參考。

（一）根據(jù)自身實(shí)際確立標(biāo)桿項(xiàng)目

首先，教務(wù)運(yùn)行管理可選擇信息化、二級(jí)排課管理、考試管理、教材管理、教室管理、學(xué)生信息管理、成績(jī)管理等作為標(biāo)桿項(xiàng)目。其次，尋找并確立參照標(biāo)桿，可尋找國(guó)家級(jí)重點(diǎn)高職院校的教務(wù)管理部門作為標(biāo)桿。最后，針對(duì)所需學(xué)習(xí)的項(xiàng)目，重點(diǎn)跟蹤和關(guān)注。

（二）收集信息并進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析

運(yùn)用現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)、對(duì)應(yīng)崗位員工互動(dòng)交流、會(huì)場(chǎng)演示和資料分析等方式，收集標(biāo)桿對(duì)象在日常管理活動(dòng)中的行為或工作方式、心得體會(huì)、成功經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)信息，分別加以分析梳理，提煉出對(duì)本部門開(kāi)展工作具有指導(dǎo)性的工作特色、亮點(diǎn)，組成標(biāo)桿學(xué)習(xí)庫(kù)。

（三）有針對(duì)性地制定達(dá)標(biāo)的改進(jìn)方案

這一步旨在將收集的有價(jià)值信息轉(zhuǎn)換成可以為本部門實(shí)現(xiàn)的方式方法和解決途徑。可從標(biāo)桿庫(kù)中選擇合適的標(biāo)桿，對(duì)照標(biāo)桿的成功經(jīng)驗(yàn)，查找自身存在的問(wèn)題、不足及其原因，最后提出適合本部門的具體目標(biāo)和評(píng)估指標(biāo)，制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施。

（四）嚴(yán)格高效地組織實(shí)施

通過(guò)數(shù)據(jù)分析和計(jì)劃方案的制定階段，實(shí)際上已經(jīng)為標(biāo)桿管理積累了足夠的動(dòng)力，組織實(shí)施計(jì)劃方案是對(duì)前期工作的檢驗(yàn)。要做到嚴(yán)格高效，關(guān)鍵是構(gòu)建一套行之有效的監(jiān)測(cè)反饋和調(diào)整機(jī)制，對(duì)本部門的實(shí)施行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和調(diào)控。要齊心協(xié)力克服改進(jìn)過(guò)程中的困難，激發(fā)對(duì)做好高職教務(wù)工作的信心和動(dòng)力。

（五）及時(shí)評(píng)估、調(diào)整和創(chuàng)新

高職教務(wù)管理部門是一個(gè)綜合性的管理部門，其發(fā)展是不斷完善的動(dòng)態(tài)過(guò)程，要在教務(wù)運(yùn)行管理過(guò)程中不斷尋找存在的問(wèn)題，進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充以適應(yīng)發(fā)展的需要。對(duì)于改進(jìn)方案的每一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)都應(yīng)給予及時(shí)評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果重新調(diào)整方案內(nèi)容，并及時(shí)付諸實(shí)踐。此外，在完成對(duì)標(biāo)桿對(duì)象學(xué)習(xí)的同時(shí)，本部門還應(yīng)該充分發(fā)揮主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，在標(biāo)桿管理過(guò)程中有所創(chuàng)新，超過(guò)標(biāo)桿，最終通過(guò)創(chuàng)新和共享使其他實(shí)行標(biāo)桿管理的教務(wù)管理部門得以收益。

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