分析檔案管理的重要性

王麗花

(黑龍江省交通科學研究所)

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分析檔案管理的重要性

王麗花

(黑龍江省交通科學研究所)

檔案是在長時間的工作中逐漸積累而成的具有高度參考價值以及留存價值的一種資料，具有多種不同的形勢與載體。同時檔案也是領導作出決策性決定的主要根據之一，也是工作成果的一種反應。檔案對于一個單位的發展來講有著至關重要的作用，所以要重視對檔案的管理工作，構建出科學合理的檔案管理制度。在我國不斷發展的今天，原有的檔案管理體系已經不能滿足時代的發展需要，所以為了緊跟時代的發展腳步，需要在檔案管理中引入新時代下的產物，將數字化技術引入到檔案管理中，從聲音、圖像、文字等諸多方面進行記錄，盡可能的加強檔案的功能。

新時代；檔案管理；科學；重要

1 檔案管理工作的意義

一個單位的檔案管理工作是否科學、完善，已經成為衡量單位工作能力以及管理能力的一個主要標準。對于任何一個單位來講，檔案是單位發展歷程的一個重要反應，同時也是單位下一步發展規劃的制定的基礎。在我國經濟與社會快速發展的過程中，想要做好檔案管理工作必須要有不斷創新的精神以及勇于探索的勇氣，務必真實、全面的記錄單位的發展經歷以及發展情況。在制定單位未來發展規劃的過程中，需要將單位的檔案與整體的資源配置相結合。所以，完善檔案管理工作可以有效的推動社會的發展，同時也可以幫助提升單位在市場經濟條件下的綜合競爭力。

2 檔案管理工作必須依法進行

2.1 以法律為基礎，制定檔案管理章程

在檔案管理的過程中已經要嚴守法律的底線，隨著社會的不斷發展與進步，檔案管理工作也日趨多樣化，所以這也對檔案管理人員的工作素質以及業務能力等提出了較高的要求。同時在檔案管理的過程中務必要依據相關法律法規構建起適合本單位的檔案管理制度，只有實行規范化、科學化管理才能使檔案管理發揮其應有的作用。在上世紀八十年代后期，我國的第一部檔案管理法《中華人民共和國檔案法》正式頒布，并且在這二十余年的發展歷程中，為我國檔案管理工作的科學、合理發展立下了汗馬功勞。但是在新時期、新環境下，對檔案管理工作的要求也隨之提高，這就要求各地有關部門，根據本地區的實際情況，以《中華人民共和國檔案法》為基礎構建出適合當地實際情況的檔案管理制度，使得檔案管理工作可以科學合理、有條不紊的開展。

2.2 檔案管理的最終目的是對檔案的開發利用

對檔案進行合理的開發利用可以為社會的發展提供良好的幫助，并且加強對檔案的開發利用可以很好的幫助掌握經濟活動以及未來一段時期內的發展方向。對檔案加以利用已經逐漸成為社會發展過程中一個不可缺少的信息庫。在檔案管理的過程中想要進一步加強對檔案的開發利用，從而逐步實現檔案信息的共享，就需要加強對檔案的管理工作。所以，對于檔案管理人員來講，在工作中除了要負責進行檔案收集、整理以及鑒定等工作，特別需要注意的就是加強對檔案的編目以及檢索等工作，并且需要注意的是開發出具有較高適用程度的檢索工具，同時構建出全面的檢索體系以及檔案文件等，盡可能的達到檔案管理的工作目標。與此同時還需要注意檔案的保管工作，要快速準確的為需要查看檔案的人員提供材料。對于比較珍貴的檔案材料需要儲備有復印件或是副本等，在使用的過程中以復制件代替原件。同時需要加強的還有檔案儲存室的建設等，盡可能的降低外界環境對檔案管理所造成的影響。

3 檔案工作對于單位發展建設所起到的作用

3.1 技術檔案

在科技與社會不斷發展的今天，產生的檔案信息也越來越多，所以人們對于檔案信息的重視程度也隨之加大。對于單位的員工來講，只有準確的掌握市場的發展狀況以及新技術的發展動態，才能更好的為單位服務：

(1)對于一個單位來講，其技術檔案管理的重要部分就是管理不同職稱的技術人員的信息以及全單位的技術信息，通常來講，對技術檔案進行管理主要有兩個主要部分，第一個部分為個人信息部分，主要包括有技術人員的技能情況、職稱情況以及科研成果等；第二部分主要是以單位的技術活動為主，例如，單位進修人員的信息以及各類研究成果等。

(2)技術檔案也為單位的信息化、數字化管理的推進打下了基礎，使得單位的的管理模式由傳統的單一、粗放逐漸向科學、集中轉變，同時也進一步推動了單位經濟效益的增加以及綜合競爭能力的增強。

(3)通過對科技檔案進行合理的利用有助于幫助新型科研成果的研發以及推廣。并且也推動了各單位之間的學術交流活動進行，共同為社會的發展做出貢獻。

3.2 科學的開發利用

對科技信息檔案進行最大限度的開發利用，盡可能的發揮其在科技信息管理中的作用，對推動單位的發展有著極為重要的意義；

(1)一般來講，技術檔案是一種可以真實的記錄、反應人員技術水平以及科研能力的資料，所以技術檔案在單位管理過程中如，對人員的崗位分配以及合理利用等方面都有著非常重要的作用，可以確保單位在人員的提拔任用、職稱評定等多方面的公平合理，根據不同員工的不同特點進行工作安排，為單位在市場經濟環境中的發展打下堅實的人才基礎。

(2)近年來，我單位為響應科技是第一生產力偉大號召，充分利用科技檔案，將科研計劃管理與科研計劃檔案相結合，嚴把技術檔案的質量關，并注重不斷開辟新的信息資源，把信息收集工作的起點向前延伸、擴大收集工作的覆蓋面，進行廣角度、多層次的信息收集。開展同行業、不同行業、國內外各類科技市場及信息交流中心的全方面收集，收集的內容也從單調化向廣泛性靠攏，并在其中篩選和分析，注重開發有效信息、多功能信息和質量較高的信息，以便提供利用。 良好的檔案管理還可使設備管理部門在設備妥善維修、減少故障發生、確保單位工作的正常進行提供了重要的保障。

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2015-04-12

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