企業檔案就要服務于當前經營和未來發展

杜俊燕

2009年11月17日，新聯合檔案館成立，作為新聯合投資控股有限公司（以下簡稱控股公司）的二級單位，董事局主席李雨濃先生為其定位“企業歷史資料保管中心、情報信息研究中心，企業文化宣傳陣地”。在短短5年時間里，新聯合檔案工作逐漸形成特色，對企業的價值也逐漸凸顯。2012年11月，新聯合檔案館通過河北省企業檔案工作目標管理認定，成為河北省首家“五星級”企業檔案工作單位，被稱為“河北省民企檔案第一館”。2014年，國家檔案局副局長帶隊的執法檢查組檢查新聯合檔案工作，對新聯合檔案工作給予高度肯定。

從檔案工作紅黑榜說起

新聯合檔案館自成立始，就集中保管控股公司下屬安聯地產集團、瑞安金融集團，21世紀教育集團、1+2聯合不動產集團、宜和大眾集團及下屬公司的檔案。為了保證年度檔案移交時檔案的收集率，制定了《新聯合檔案管理辦法》《檔案管理分類編號規則》等各項規章制度。各下屬集團、公司也制定了檔案管理實施細則，通過制度化管理規范檔案工作。此外，檔案館制定檢查標準，形成每季度檢查的慣例。檢查中，對照標準，現場打分，反饋整改，對檢查結果較差的或整改不合格的，對檔案分管領導給予行政處罰，處罰的錢直接轉到公司的公益基金會賬戶，進行對外捐助。

2013年，新聯合檔案工作創新工作模式，通過檔案綜合管理系統，實行實時在線收集檔案。收集的方式改變了，檢查指導的方式緊隨變化。由每季度檢查轉為每半月檢查，檢查結果設紅黑榜，將做的較好的，紅榜表揚，做的差的黑榜通報，連續兩次登上紅榜或黑榜，實行獎勵或處罰，通報結果在公司的OA辦公平臺公布。由此，檔案工作已成為公司行政部門的一項考核指標。

檢查、評比工作的開展得力于公司配備的專業人才和創建的健全的檔案管理網絡。公司為檔案館配備高標準的檔案管理隊伍，5名專職檔案管理人員全部為檔案、圖書等專業的碩士，都具有初、中級專業職稱。不僅如此，405名兼職檔案員都具有本科學歷。目前，新聯合投資控股公司及各產業集團執行副總裁分管新聯合檔案工作，各級單位決策層有相關領導專門分管檔案工作，各公司人力資源及行政部負責統籌本集團檔案工作，確保檔案工作納入各集團、各公司日常工作議程。各部門設兼職檔案員，集中保管日常產生檔案，形成各單位、各部門既統一管理又各負其責的檔案工作格局，從而在整個企業內部形成一個“樹”狀的檔案管理體系。

在董事局的重視下，各級分管領導也重視檔案工作，將檔案工作納入公司的年度工作計劃。每年控股公司總裁主持召開檔案工作體系會議，各級分管檔案工作的決策層都要參加。每年5月前，檔案館組織各單位整理、移交上一年度檔案，每年的檔案移交工作，公司領導都親臨指導。企業的檔案管理工作開始走上專業化、標準化的道路。

基礎設施保障與業務能力建設

公司注重硬件設施的投入。新聯合檔案館占地1400平米，獨立辦公區、借閱區、接待區、歷史展覽區等。庫房面積200平米以上，各種基礎設施健全。2011年公司購置檔案管理軟件，將館藏40多萬件檔案數字化。基礎建設的投入累計上百萬。

公司更關注人員業務能力。新聯合兼職檔案員多達400多人。為切實提高檔案管理人員的業務水平，公司采取遠程培訓、實地操作訓練、課件講解、法規培訓等多種培訓方式，對兼職檔案員進行培訓。近年來，企業共組織各類業務培訓60余次，上千人參訓。

公司還積極參加石家莊市檔案局組織的集中培訓、對標學習、組織自學等培訓。為拓展視野，學人之長，公司組織檔案管理人員到江蘇雨潤集團、波司登集團、河北師范大學、河北大學、河北省國土資源廳等單位檔案館參觀學習。取人之長，補己之短，提升業務能力，公司的檔案工作也在不斷創新中提升，檔案工作也能對企業發展創造更大的價值。

檔案工作參與管理

不再是一句空話

企業的存在是追求合理的利潤。作為企業的檔案工作，目標就是要圍繞能為企業創造利潤開展工作。檔案工作直接創造利潤不可行，就服務企業間接創造經濟利益。我們的編研工作就利用這一點，參與到公司日常經營管理中，通過檔案的編研來發現問題和價值。

新聯合檔案館一成立，創辦《檔案月報》刊物，介紹檔案工作動態，宣傳企業檔案工作。2013年，《檔案月報》改版為《檔案半月談》，設“檔案觀察”欄目，通過梳理、分析在線錄入檔案，提出生產、經營中的問題及解決之道。其中，關于客戶服務、工作質量、營銷實施等方面的文章，引起決策層重視，并督促問題的改善，檔案真正起到了決策者助手的作用。

2011年，為方便利用和保管需要，將館藏40多萬件檔案數字化。這一舉措方便了檔案利用者，也方便了編研工作需要。檔案館挖掘館藏檔案中重大事件、對公司做出貢獻的人物故事、企業文化等資料，每月在《新聯合時報》專欄刊發一篇文章，讓老員工回憶起企業成長的點滴，讓新員工看到企業的歷史和發展，傳承企業文化。檔案管理信息系統還助力公司重大經營活動，如協助申報成立公司、項目開盤宣傳、申報資質、提供訴訟維權參考等。

2009年，新聯合“光榮與夢想”陳列展廳建成開放，面積900平方米的展廳濃縮了新聯合20年的發展歷程，是企業歷史、企業文化、企業成績、企業形象的重要宣傳陣地。展廳建成以來，接待了來自海內外企業、政府職能部門、合作企業和客戶等6000余人次，實現了社會效益和經濟效益雙重效應。記得2011年，某商業銀行總行副行長參觀展覽后，對企業的歷史和文化大加贊賞，當場拍板決定給企業貸款，隨后順利簽訂貸款協議。

新聯合經營企業有一條準則“不羨慕、不排斥、不張揚”，也正是新聯合檔案工作的寫照，能有成績，是我們靜下心來，老老實實，埋頭苦干的結果。我們也堅信，企業的檔案工作，就是要緊緊圍繞企業的經營和發展才會有大作為，這是我們堅持的目標和我們為之努力的目標。