河北省高校試用數據庫資源建設情況探析

劉彥麟 周 環 張 源

（1.河北大學管理學院 河北 保定 071002；2.河北大學圖書館 河北 保定 071002；3.河北工程技術高等專科學校圖書館 河北 滄州 061001）

試用數據庫主要是指數據庫生產商或發行商為了擴大影響、爭取更多的客戶，為圖書館用戶提供的訂購前免費試用及演示的各種商業化的電子資源。隨著電子資源不斷涌現，試用數據庫的有效管理與利用問題將會變得越來越突出。在采購數據庫之前，對大量涌現出來的新的數據庫進行試用，通過對新生產的數據庫進行有效管理并予以評估，有利于正確決策，使高校圖書館數據庫建設合理化、科學化［1］。本文以河北省高校為例，結合筆者的學習實踐與思考，對試用數據庫進行分析總結，提出試用數據庫過程中的問題及相關建議。

1 高校圖書館試用數據庫資源建設的意義

目前，數字資源已經成為高校教師、學生和科研人員進行科研活動時首選的資源，其在圖書館館藏建設及發展中占據重要的地位。由于數字資源種類繁多、價格昂貴，所以在選擇和購買數據庫前，首先要對數字資源庫有充分的了解和認識，通過試用一段時間后，根據用戶和相關工作人員的分析統計與評估再確定是否購買。因此，加強試用數據庫建設及其管理利用的研究，進一步提高試用數據庫的使用效率及數字資源的采購質量，對于促進高校圖書館數據庫建設具有重要意義。

（1）圖書館數字資源潛在采購的基礎。高校館在采購電子資源前，要通過宣傳和試用電子資源讓用戶體驗。通過試用讓教師、科研人員、學生等用戶及時了解數據庫的內容、檢索功能以及讓他們感受到數據庫為他們的學術研究和自助學習都帶來的切身利益，并通過一定的渠道途徑及時反饋給圖書館資源采購部門。然后依據數據庫的各項指標，例如登錄次數、檢索次數或者下載次數等，數據庫的價格與服務模式，以及用戶反饋信息等多方面的主客觀因素進行綜合評分［1］。這樣做不僅可以避免由于盲目采購造成的大量經費無效使用的狀況，并且可以通過建立科學的數據庫評價體系，引導圖書館數據庫資源訂購程序走向正規化。

（2）豐富高校館館藏資源，滿足用戶的科研與學習的需求。試用數據庫在一定期限內（通常為3－6個月）免費向用戶提供瀏覽、檢索和原文下載。試用數據庫一般采用IP地址段來控制的服務形式，圖書館員僅需要在主頁通知上添加數據庫簡介和鏈接地址。因此對于高校教師、科研用戶、圖書館以及數據庫商來說，資源的試用是對多方互益的事情。

2 河北省高校圖書館試用數據庫現狀及問題分析

筆者于2014年10月18日至2015年3月18日之間對河北省的40所本科院校圖書館的試用數據庫進行了調查，從河北省高校圖書館的信息門戶網站入手，對各高校館的試用數字資源的數量、種類及其整合利用等多方面進行了深入調查，調查內容為各館試用數據庫的數量、試用時間、欄目設計、檢索功能、反饋渠道、宣傳推廣等建設情況。

2.1 數量

“試用數據庫數量”是指在高校圖書館網站“試用數據庫”頁面上所顯示的能夠正常使用的試用數據庫的鏈接數量。我們在調研過程中發現有相當一部分已經過了試用期的數據庫沒有及時處理掉，造成無法鏈接的“垃圾”試用數據庫資源的堆積。而且，試用數據庫數量越多反而越不好管理，維護不及時，導致利用率很低，但在河北省高校館中管理較好的是燕山大學、河北師范大學和河北醫科大學。對于試用數據庫數量的研究，不僅可以了解高校圖書館對于數據庫的重視程度，進一步掌握數據庫的更新情況，而且還能反映用戶對數據庫的使用程度。

2.2 試用時間

“數據庫試用時間”是指鏈接“試用數據庫”的頁面上是否標注了發布日期和試用截止日期，試用截止時間的標注便于用戶鏈接使用。通過調查顯示，有8所大學圖書館的試用數據庫標注試用時間，占20%；有13所大學標注部分時間，占32.5%；有19所大學沒有發布時間，也沒有截止時間，試用日期標識不規范。這表明河北省大多數高校的試用數據庫的管理工作做得還不夠認真細致，還有待進一步完善。

2.3 欄目設計

“試用數據庫欄目”是指圖書館對試用數據庫的名稱及位置的設定。通過調查發現，試用數據庫大多在圖書館主頁欄目上以“試用數據庫”“試用資源”“試用電子資源”“試用專區”等命名，其中使用“試用數據庫”的有10所，占總數的25%，這些都是以一級標題或者二級標題顯示于圖書館主頁，還有13所使用“試用資源”及其他名稱命名；有3所高校將試用通知放于資源公告欄或者圖書館新聞公告欄中，這對于不是很熟悉圖書館網站的用戶來說是很不方便的；此外，有60%試用數據庫需要在點擊兩次及以上才能找到所需要的資源，用戶在查找過程中會浪費較多的時間和精力。

2.4 內容介紹

“試用數據庫內容介紹”是指在鏈接試用數據庫的頁面上，提供有關數字資源試用的詳細介紹，包括數據庫的學科范圍、試用時間范圍、資源類型、檢索入口、訪問方式、購買建議及注意事項等。通過調查顯示，在所調查的40所大學中，除了個別高校的網站無法訪問外，有32所高校圖書館都對試用數據庫有詳盡的使用介紹，包括資源類型、學科范圍、數據庫鏈接等。

2.5 檢索功能

“試用數據庫檢索功能”是指在圖書館“試用數據庫”頁面是否具備分類檢索試用數據庫的功能或是否能在圖書館統一資源檢索平臺中檢索到試用數據庫。在調查的40所高校圖書館中只有河北醫科大學的試用數據庫平臺提供字順檢索功能，其余高校圖書館都是以列表的形式按照時間先后發布數據庫試用通知，以供讀者查閱，而且很多高校館試用數據庫都不支持數據庫檢索功能，缺少導航功能。由此看出，在檢索功能這方面，河北省高校圖書館試用數據庫建設中還存在短板，需要從多途徑多角度來完善檢索功能。

2.6 反饋渠道

“反饋渠道”指的是在鏈接試用數據庫的界面上，是否提供了渠道（E－mail、表單、聯系電話、留言表等）讓用戶反饋試用效果、提出購買建議等信息。據調查顯示，提供反饋途徑的有13所，占總數的32.5%，其中有6所統計了點擊人數，在這方面做得比較好的是河北北方學院的試用數據庫反饋渠道；另外，其余高校館既沒提供電子郵件等反饋途徑，又沒統計點擊人數功能，在試用結束后很難及時了解用戶真正的需求，給試用效果和數據庫質量的評定造成很大困難。目前，試用數據庫沒有一個使用反饋的平臺，僅僅局限于電話或者郵箱，評論表作為信息反饋最主要的形式，但是在高校館的試用數據庫中也沒有體現出來。

2.7 宣傳推廣

“宣傳推廣”指的是對于新試用數據庫是否有專門的途徑（圖書館主頁新聞公告、校辦公網、電子郵件、QQ、宣傳海報、培訓講座等）進行推廣介紹數據庫的使用方法。通過調查，河北省大多數高校館除了在網站新聞公告中標明試用通知外，都沒有紙質海報或者QQ這樣的其他渠道進行宣傳。有4所高校在“試用資源”類目下試用數據庫標明“NEW”，以提醒用戶該庫為新的試用數據庫。據不完全統計，由于數據庫在試用期間就宣傳較少，而且又沒有及時對師生進行使用培訓，在選擇訂購之后，教師、科研人員、學生等在使用一些專業性較強的數據庫過程中，出現了諸多問題。總之，在宣傳上僅局限于將試用內容掛在試用數據庫欄，宣傳方式單一、內容過于簡單，有些數據庫使用者不知該如何使用登錄，各種數據庫的內容、側重點都沒有很好地發布出來；有些高校的試用通知摻雜在新聞公告欄中，不便于用戶查找。

2.8 后期維護

“后期維護”是指圖書館是否對“過期試用數據庫”進行處理，如對超過試用期的是否及時標記等。試用數據庫都具有一定的試用期限，一般都為3－6個月，超過了時間期限就變成了“垃圾信息”，過多的“垃圾信息”的堆積會影響其他試用信息資源的使用，通過調查發現，有7所高校館及時清理已超期的電子資源，占總數的17.5%，余下的高校館都沒有及時清理已超期的資源，也沒有對已過期的數據庫進行標識。而且很多試用數據庫的試用開始時間、結束時間沒有發布，導致過了時間期限，數據庫通知發在試用數據庫欄中顯示，由于后期維護的不到位，影響用戶的使用效率和使用心情，降低對于圖書館信息的依賴程度。

3 高校圖書館試用數據庫資源管理與建設對策

3.1 規范試用數據庫選取標準和管理標準

（1）要形成一套完整的試用數據庫規范管理體系。數據庫的選取、開通試用、宣傳培訓、反饋信息收集、分析評價、購買決策等一系列的管理都要做到明確、具體，增強試用數據庫管理的可操作性，減少訂購的失誤風險或者重復訂購的現象。

（2）在選擇試用數據庫方面應當符合高校教學科研的特點以及高校館信息資源館藏發展規劃目標，服務于高校的重點專業，綜合類試用數據庫可以作為試用的重點，但也要保持試用數據庫種類的多樣性，規范試用數據庫的選取標準。

（3）構建試用數據庫管理標準是合理規劃數據庫的前提和基礎，比如筆者在調研的基礎上發現目前的試用數據庫名稱及位置還是有待進一步完善，缺少單獨的檢索入口。而且，還應該規范標識的位置，比如試用日期的標識或已過試用期的標注，最好是標在鏈接數據庫的標題上，這樣方便用戶判斷其是否已過截止日期，而且還應注意簡介格式、內容的規范性等問題。

3.2 提高和完善檢索性能

目前，河北省高校館的試用數據庫管理過程中都忽視了檢索功能，只是將試用通知按照時間先后順序排列，用戶在使用過程中只能逐個查找，由于試用數據庫的大量堆積，使得用戶在使用圖書館的數字資源時只能逐個點擊查看，非常不便。所以，筆者從方便用戶使用的角度出發，加強檢索個性化設計，提高檢索性能。具體來說，一方面要建立一站式檢索平臺，使用跨平臺檢索技術，將所有的數據庫資源，包括購買數據庫、自建數據庫、試用數據庫、免費使用的網絡資源等等，都集合到同一個平臺檢索系統。另一方面還要根據不同的學科門類和數據庫類型及字順對試用數據庫進行系統地整合與管理，完成試用數據庫的選取之后，通過專業、學科等檢索途徑更方便地查找用戶所需要的數據資源。最后，對于檢索結果還需在檢索頁面上設置快捷直觀的“試用數據庫”入口鏈接，并且在鏈接的后面標注試用日期及簡介等簡單信息，方便用戶檢索［2］。

3.3 加強試用數據庫的宣傳力度和培訓指導

試用數據庫只有通過使用，才能便于評估和體現其價值，而宣傳推廣則是用戶了解數據庫的前提和基礎。有些專業性較強的數據庫一旦開通試用，就必須立即向數據庫應用的相關學科專業進行宣傳，讓教學科研人員、學生及時了解到有哪些最新的試用數據庫可供利用，如何使用。這就需要高校館加大宣傳力度，一方面圖書館要聯系相關院系單位，在圖書館大廳張貼海報或者宣傳單，向用戶發放試用數據庫簡介，并且由學科館員作進一步的宣傳推廣。另一方面可以利用圖書館主頁這一平臺，在信息動態欄中發布試用通知，并設置試用數據庫專欄，對于每一個試用的數據庫進行詳細的介紹，還可以通過BBS、Blog、QQ、微博、微信、E－mail等方式將推薦的試用數據庫信息及時準確地發給用戶，也可以定期開展試用數據庫知識講座及交流會。

此外，我們還可以要求數據庫商有選擇地開展“短期”培訓，讓用戶了解那些最新的試用數據庫如何使用，加大在試用數據庫的宣傳培訓工作，提高用戶使用試用數據庫的意識。要根據不同試用數據庫的特點來決定是否要開展培訓，學科館員要有選擇地有針對性地開展數據庫培訓講座。

3.4 建立完善的系統的反饋與評估體系

選定試用數據庫并開通試用之后，高校館通過前期宣傳（E－mail、宣傳海報、公告通知等）要讓用戶了解各種數據庫的使用范圍、使用方法、訪問方式、試用期限等。在數據庫試用中期，圖書館要收集師生的使用意見，一方面圖書館將設計好的“試用數據庫使用情況調查表”以問卷的形式放在圖書館主頁上供用戶填寫，或者是在圖書館主頁上建立一個實用的試用數據庫用戶信息反饋平臺。另一方面也可以通過用戶的訪問次數、點擊率等，進行數據統計和分析，根據圖書館對試用數據庫的綜合評估與分析，然后再做出是否購買數據庫的決策。

面對琳瑯滿目的數字資源，圖書館需要從多方面考慮不同數據庫的實際情況，因此，建立具體統一的數據庫評價指標和科學合理的數據庫管理評估體系對于整個圖書館數字館藏發展具有重要的意義。圖書館可以從該試用數據庫的試用效果、用戶界面、檢索功能、價格等方面確定評價指標，也可以參考已購數據庫的評價指標，包括數據庫總體收錄情況、收錄內容的權威性、內容更新頻率、數據來源及現有資源重復狀況。高校館要結合師生的使用反饋情況來分析用戶的使用習慣和使用規模，堅持把握特色性、實用性和標準化原則［3］，綜合各方面因素，建立起一套科學的數據庫評估體系。一套合理科學的數據庫評估體系，對于優化配置高校館數字館藏資源甚至整體資源、提高館藏質量、節省經費都有至關重要的意義。

3.5 加強試用數據庫后期維護

每一個試用數據庫在它的使用期限內都是有生命力的，所以要不斷為其注入新鮮的血液，這就要加強試用數據庫的后期維護。試用數據庫的后期維護主要是針對試用數據庫的及時更新和對過期試用數據庫的處理上，以此保持試用數據庫利用的時效性。具體來說，維護人員要將超過試用期限且無法登錄的數據庫進行刪除清理，還要標注清楚已過期限的試用數據庫和已過試用期還續期試用數據庫，還有一些雖已過試用期但還可以繼續使用的數據庫的處理。根據所有試用數據庫的學科類型、資源種類建立網絡導航鏈接［4］，不但要提供可用試用數據庫一欄，還要提供已停用試用數據庫一欄，建立起試用數據庫的產品目錄大全，為以后數據庫的訂購、科研人員追蹤學術進展和最新動態、教師學生自主學習提供參考依據。動態地建立起試用數據庫，讓用戶一目了然，使管理與用戶使用互動，更便于試用數據庫的利用。

4 結語

通過筆者的調查分析，發現河北省高校圖書館在對“試用數據庫”的管理過程中，主要存在訪問便利性較差、缺少檢索功能、宣傳力度不足、后期維護過期試用數據庫的力度不夠、反饋途徑單一等問題。筆者認為高校圖書館應該根據自身的具體情況，有針對性地選擇解決問題的對策，如規范試用數據庫的管理標準和使用標準，加強前期宣傳和后期培訓，優化網站結構和環境，完善試用數據庫的反饋和評估機制，加強試用數據庫的后期維護力度，為用戶提供最大化的服務效益。

［1］吳麟.論高校圖書館試用數據庫的管理與利用［J］.內蒙古民族大學學報，2010，16（1）：157－158.

［2］尹小紅.廣東省高校圖書館試用數據庫管理現狀調查分析與對策思考［J］.圖書館論壇，2011，31（4）：63－66.

［3］龔菲.地方高校圖書館試用數據庫的有效管理與使用［J］.高校圖書館工作，2013，33（5）：43－45.

［4］武海東.圖書館試用數據庫資源利用的研究［J］.蘭臺世界，2012，（29）：81－82.