簡析船務代理人在信函寫作中存在的主要問題及對策
——以船長和船務代理人的一次信函往來為例

■ 李德萍 廣西職業技術學院

外國船舶順利進出我國港口裝卸貨物時都需要船務代理工作人員（以下簡稱船務代理人）提供船務代理服務。船務代理人在船舶代理業務中必須要用英語與外國船舶的船長、大副進行口頭和書面上的溝通。在實務中，船務代理人所用的英語都統稱為船務代理英語（以下簡稱船代英語）。船代英語僅用于船務代理行業，是屬于專門用途的英語，它最突出的特點是行業性強、詞匯跨學科性、常用縮寫等。本文主要分析船務代理人在寫信中如何正確運用船代英語。

一、船長與船務代理人一次往來信函的樣例

船代英語的語言特點和風格可以在來自利比里亞MAGDALENE（瑪麗）號Morgun(摩根)船長在船舶到達廣西防城港海域要求進港停泊時給他的船務代理人Kevin(凱文)的來信以及Kevin(凱文)給Morgun(摩根)船長的回信中體現。

（一）外輪船長的來函

——Or iginal Message——(原始郵件)

Fr om:“MAGDALENE” （發件人）

To:Kevin;;（收件人）

Sent:Thur sday,Sept ember 29,2011 12:14 AM（發送時間）Subj ect:M/V Magdal ene-NOR/Fangcheng（主題：瑪麗號在防城港就緒通知）

NOTICE OF READINESS（船舶裝卸就緒通知）

THIS IS TO NOTIFY THAT THE M/V"MAGDALENE"CALL SIGN A8VT3,FLAG LIBERIA,UNDER MY COMMAND,HAS ARRIVED AND DROPPED ANCHOR AT FANCHENG ANCHORAGE IN POSITION AT POSITION 108 E AT 21.45LT/1345 GMT ON 28SEP AND FROM THIS DAY/TIME IS IN ALL RESPECTS READY TO DISCHARGE HER INTENDED CARGO FO IRON ORE IN BULK ABOUT 147 349,716MT IN ACCORDANCE WITH THE RELEVANT CHARTER PARTY.AGENTS ARE KINDLY REQUESTED TO FORWARD THIS NOR TO ALL PARTIES CONCERNED.

BEST REGARDS,

CAPT.S.MORGUN

M/V“Magdal ene”

（茲通知9月28日格林威治時間 13：45，“MAGDALENE”號呼叫信息為A8VT3，利比亞船旗，在我的指揮下已到達并在防城港海域錨地拋錨，位置東經108度北緯21.45度，從今天起“MAGDALENE”各方面已準備妥當，我輪可以按照有關的租船合同把147 349,716公噸的散裝鐵礦石卸到碼頭上。請船代把船舶裝卸就緒通知傳給相關的人員。祝好！瑪麗號摩根船長）

(3)日照引起的空心墩溫度應力最大值在截面角隅處出現，其值較大對薄壁空心墩結構存在著安全隱患，在空心墩設計時應采取合理的配筋設計等，有效避免溫度應力對墩身結構造成破壞。

（二）船務代理人的回函

——Or iginal Message——(原始郵件)

Fr om:“kevin deng”(發件人)

To:<4425635011@st rat osmobil e.net>(收件人)

Cc:;2011 11:45 AM（抄送）

Subj ect:MV MV MAGDALENE-DOCS REQUIRED FOR ENTRY FORMALITIES

AT FANGCHENG（主題：瑪麗號進防城港碼頭所需的文件）

DEAR CAPT:

YR ETA MSG WITH THKS.FLWG MSG FOR YR REF:

1.FANGCHENG P/STN:N 2145,E 108.USUAL WAITING AREA&PILOT BOARDING AREA:SAME AS ABOVE.PLS DROP ANCHOR NEAR THE POSITION ABOUT 3-4 SEAMILE IN THE SOUTH.2.QUARANTINE YELLOWFLAG SHOULD BE FLOWN AT DAYTIME AND 3 QUARANTINE RED LIGHTS SHOULD BE TURN ON AT NIGHTIME UPON ARLVL.3.LOCAL MSA IS VERY STRICT WITH PSC INSPECTION,PLS TAKE PRECAUTION.4.PLS ADV PORT OF PROVISION TAKEN AND FRESH WATER TAKEN,ISSUED PORT/DATE OF SANITATION CONTROL CERT5.SOME DOCS BELOWR RQD FOR ENTRY FORMALITIES,PLS KDLY PREPARE WITH SIGNATURE AND ORI STAMP:

A.8 COPIES OF CREWLIST;(FULL NAME)BB).4 COPIES OF CREW'S EFFECTS;CC).4 COPIES OF SHIP'S STORES INDLG PROVISION LIST;DD).2 COPIES OF CERT OF REGISTRY;EE).2 COPIES OF INT'L TONNAGE CERT;FF).2 COPIES OF SHIP'S PARTICULARS REPORT;GG).2 COPIES OF LATEST OF PSC INSPECTION REPORT;HH).3 COPIES OF PORTS OF CALL LIST(SHOWING LAST 10 PORTS OF CALL,INDLG ARVL/DEPARTURE DATE,THE PORTS'SECURITY LEVEL FOR EACH PORT);II).LAST ORI PORT CLEARANCE;JJ).PASSPORTS OR SEAMAN'S BOOKS;KK).2 COPIES OF SECURITY CERT;LL)2 COPIES OF STOWAGE PLAN;PLS CONF YR REV THE LETTER.

B.RGDS

KEVIN DENG AS AGENT

（尊敬的船長：已收到瑪麗號預計到港的信息，感謝。下面信息供你參考：

1．防城港海域位置東經108度北緯21.45度是船舶正常的等待海域及引水區;與上次一樣，請在該位置的南部3到4海里的位置拋錨等待引水。2.白天要掛檢疫黃旗，晚上要開3盞檢疫紅燈。3.防城港海事局對港口情況查得非常嚴，請提前做好準備;4.請告知船舶在港口將要補充的食物及必需品以及所要加的淡水，并出示上一個港口簽發的衛生檢驗證書。5.以下的文件是船舶進港口辦手續需要的，請準備好并簽名及蓋章包括：①船員名單復印件8份，船員姓名要全稱;②船員物品清單4份;③船舶物料包括食物及必需品清單4份;④船舶登記證明復印件2份;⑤國際船舶噸位證明復印件2份;⑥關于船舶特征的報告復印件2份;⑦在上一個港口檢查報告復印件2份;⑧掛靠港的清單3份，要列出船舶最近掛靠的10個港口名稱，以及進出這些港口的日期，每個港口的安全級別;⑨最近的一個港口的清關證明;⑩船員護照或船員記錄;輥輯訛11船舶安全證明2份;輥輰訛船船積載計劃2份。請回復確認您已收到此函。祝好！Kevin代理。）

二、船務代理人在信函寫作中存在的主要問題

盡管船務代理人在受理外國船舶的船務代理工作期間，每天24小時都處于隨時接受船長或大副指令的工作狀態，在寫信中大量用詞匯的縮寫的確給他們節省了很多時間，但是通過比較船務代理人的信函與外國船長的信函，可見船長的來信既通俗易懂又不失船代英語所具有的正式文體的風格，而船務代理人的信函存在一些比較突出的問題如下：

（一）過多使用縮寫形式并自編縮略詞

由上面的信函可見，船務代理人在英語寫信中除全部用大寫之外，大量使用詞匯的縮寫是最突出的問題；另一個問題是，信函中出現的一些縮寫詞不是國際公認及通用的，例如POSITION（位置）、SUBJECT(標題)、LONGITUDE(經度)、CONFIRM(確認)、REQUIRED（需要）、ORIGIANL（原件）等詞不能分別 自 編 縮 寫 為 P/S、SUBJ、LT、CONF、RQD和ORI的形式，這樣會給收件人或其他閱讀信函的人在理解信函內容上帶來很大的困難，這點說明了船務代理人對外經貿英語書面表達中對外經貿英語縮寫的運用原則應該不是很清楚，否則在寫信中就不會出現這種自編詞匯的縮略式。按照國際慣例，涉外經貿行業的英語函電中專業術語是可以用其縮寫形式，但所用的縮寫必須是國際公認的并且行業中最常見常用的，保證收信人或者行業相關的人都能看懂，而且并不是每個英語單詞或短語都能用縮略式來表示，如果這樣就很容易引起別人的費解、誤解甚至不解。例如信函中的MOTOR VESSEL（船舶）,METRIC TON（公噸）,CERTIFICATION（證書、證明）,ADVISE（通知、告知）,INCLUDING（包括）等詞國際通用的縮寫分別為 M/V，M/T，CERT，ADV，INDLG.

（二）句法結構不嚴謹，語言表達不夠精確

船代英語信函的語法問題比較突出，表現為有時候句子結構省略主語，有點類似電報電傳的格式如：WELL RECEIVED YR ETA MSG WITH THKS.FLWG MSG FOR YR REF.(已收到瑪麗號預計到港的信息，感謝。下面信息供你參考)。有時候句子特別長，如船長的來函一句話就是一個段落；有時候船務代理人把曾經與收件人提過的事物省略而致使結構很不完整，如信函中句子FANGCHENG P/STN:N 2145,E 108.USUAL WAITING AREA&PILOT BOARDING AREA:SAME AS ABOVE.（防城港海域位置東經108度北緯21.45度是船舶正常的等待海域及引水區;與上次一樣）。如果不是與信函有關的當事人或者該行業的其他從業者，有可能看不明白這個句子的意思。由此可見，船務代理人在業務信函寫作中,沒有很好地去考慮所寫的句子在結構上、語言表達方面是否符合英語語法。

（三）英語聽力水平以及書面表達能力較差

船務代理公司一般對船代這個工作崗位的從業者都有英語上的要求，一般都要求船務代理人不僅要熟悉國際貿易操作流程以及貨運代理的操作，而且英語聽力和書面表達都要比較好，畢竟船務代理人的工作既要用英語與船長或大副進行口頭或書面上的溝通，也要接觸船舶所要裝或要卸的進出口貨物有關事情或相關的單據如信用證、銷售合同、匯票等。2014年5月，作者到廣西防城港一些船務代理公司如金橋國際船舶代理有限公司、廣西外運公司防城港分公司、防城港港務集團、中環球國際船舶代理有限公司等公司進行調研后發現，目前我們船務代理人在英語聽力及書面表達方式上還存有諸多的不足，原因是有一些船務代理人在大學里主修英語專業的，英語聽說基本上沒有問題，但在國際貿易、國際物流等業務方面的知識是非常薄弱的；有一些船務代理人在大學如果主修國際貿易或運輸專業的，業務知識是很好很熟練，但英語聽說讀寫運用能力卻很差。由于很多英語聽說讀譯流利的大學生畢業后怕辛苦而不愿意到港口碼頭從事船務代理的工作，因此船務代理人中大部分是非英語專業的，或者有一些是擔任了幾年的貨運代理工作之后改換崗位從事船務代理的，為此幾乎在船務代理企業工作的船務代理人都需要經過較長時間（一般3年以上）的從業鍛煉，英語日常的表達才比較流利，但書面表達方面如果涉及英語基礎知識上，用詞用句問題就出來了；而有一些英語專業畢業的船務代理人，英語聽說讀寫是沒有很大的障礙，但他們的業務基礎知識比較差，對一些習慣的表達、專業術語的理解不到位。總之，目前我國船務代理人員的英語水平以及業務能力參差不齊，這制約了我國國際船舶代理業的發展。

三、提高船代英語信函寫作的對策

隨著我國國際貿易的發展，進出我國港口的運載貨物的外國船舶也越來越多，承擔外國船舶進出我國港口并完成貨物裝載手續工作的船務代理人，在工作中掌握必要的寫作技巧將非常重要。作者根據從業經驗及近年來到企業調研結果并結合船務代理人在信函寫作中存在的主要問題，從行業的角度對如何寫好船代英語信函提出了下面幾點建議。

（一）按照國際慣例正確使用縮寫詞

船務代理信函與其它外經貿類的業務信函例如外貿英語函電和國際貨運代理信函一樣，在信中出現單詞或專業術語的縮寫是可以的，但是，我們在使用縮略詞時一定要清楚兩個原則：第一，要使用國際公認通用的縮寫，不能自編某些單詞的縮略式例如CONFIRM(確認)，RECEIVED（收到），MESSAGES國際公認的縮略式分別是：CFM，RCVD，MSGS而不是 CONF，RCV，MSG；第二，寫作中適當穿插使用縮略詞。在一個句子、一段話甚至一封信中如果大量地使用縮略詞，會給信函閱讀者帶來理解上的困難甚至不解，除非他一直都是信函的收件人。船務代理人在寫作中把握好使用縮寫詞的度可以讓信函不僅通俗易懂，更突顯它特獨的專業英語的魅力和展示了發函人在實務中運用專業英語的能力。

（二）直譯專業術語

在實務中，專業術語的英漢互譯一般采用直接翻譯的方法，例如：進港手續、船員名單、拋錨、安全證明等直接譯成英語分別是：ENTRY FORMALITIES、CREW LIST、DROP ANCHOR、SECURITY CERTIFICATE;專業術語INSPECTION REPORT、SEAMAN'S BOOKS、CREW’S EFFECTS、STORAGE PLAN等可直接分別譯成檢驗報告、船員手冊、船員物品、積載計劃。船代英語雖然涉及到商流和物流領域，但對它涉及的專業術語的翻譯不能用意譯，只需按照每個單詞的字面意思用直接翻譯的方法來譯。這種直接翻譯的方式譯出來的專業術語可能讓一些讀者感覺貌似中國式的英語，但實際上，對船代英語詞匯或專業術語的翻譯就如同科技英語一樣，用直接翻譯的方法即按照每個單詞所表達的意思逐字逐句進行英漢互譯。

（三）聯系實務并遵從行業習慣選用句子

船代英語屬于行業英語，所用的詞匯及句子專業性非常強。一些在普通英語里出現的單詞，如果在船代英語里出現，意思完全改變。例如信函中的FRESH WATER，PROVISION，STRORES LIST，EFFECTS，CALL，PILOT在普通英語里分別表示新鮮的水、條款、商店的目錄、效果、打電話、飛行員；在船代英語里分別表示：淡水、食物、物料清單、物品、掛靠、引水或引水員。對船代英語的理解必須聯系操作實務，否則將產生誤解或者不解，例如句子：FROM THIS DAY/TIME IS IN ALL RESPECTS READY TO DISCHARGE HER INTENDED CARGO FO IRON ORE IN BULK ABOUT 147 349,716MT IN ACCORDANCE WITH THE RELEVANT CHARTER PARTY.要結合實務理解為：從今天起"MAGDALENE"各方面已各方面已準備妥當，可以按照有關的租船合同把147 349,716公噸的散裝鐵礦石卸到碼頭上。

（四）信函結構要用正式文體格式并要注意措辭禮貌

船代英語信函所傳遞的信息客觀性強，幾乎不帶主觀色彩。因此，在操作中，為了突出信息的客觀性和重要性，在船代英語信函寫作中要以祈使句或者一般現在時的被動語態為主，并且注意在寫作時，如果需要用兩個詞來傳遞信息就不要用一個詞，如果需要用一句話來說明事情的來龍去脈時就不能用一個短語。寫信時一定做到句子的結構要緊湊、表達要嚴密、邏輯性要強，這才符合船代英語文體的要求。例如：AGENTS ARE KINDLY REQUESTED TO FORWARD THIS NOR TO ALL PARTIES CONCERNED.(請船代把船舶裝卸就緒通知傳給相關的人員。)另外，船代英語信函是涉外經貿類的信函，在寫作時要經常用“PLEASE”（請）,“KINDLY”（善意地） ,“BEST REGARDS（最好）....”等詞表示禮貌。一封用詞禮貌又專業的信函不僅會給外輪船長留下良好的印象，給雙方創造良好的交流氛圍，而且也體現了發函的船務代理人的業務素養，有利于樹立公司良好的形象，有助于留住老客戶，吸引新客戶，提升公司在同行中的競爭力。

（五）要熟悉國際貿易的業務操作并且多聽多閱讀涉外經貿類的英語

國際船舶代理業務涉及國際貿易、國際運輸、現代物流、信息技術、金融保險和商貿法律等知識。當今世界經濟形勢下，我國船舶代理企業之間競爭日益劇烈，企業能否在競爭中取得長足的發展取決船務代理從業人員的英語專業水平、基本素質和貿易和物流方面業務知識經驗水平。因此，船務代理人要堅持每天閱讀一些有影響力的英語報紙和雜志例如《China Dail y》、《Reader’s Digest》，每天堅持聽恒星英語學習網提供的BBC，VOA或CNN外國電臺節目以及我國中央電視臺第9臺的英語節目，用心去識記工作中接觸過的關于國際貿易和國際貨代中常用的專業術語、習慣表達，工作中認真去熟悉國際貿易和國際貨代的操作流程，只有這樣才能有效地提高英語聽說讀寫譯的能力和業務水平，才能為外國船舶提供優質的高效率的船務代理服務，促進企業持續的強勢發展。▲

[1]李卿.山東省品牌商標英譯的現狀與改進策略[J]對外經貿實務，2014，12.

[2]賴文斌.中小企業外貿網站英譯的問題與改進策略[J]對外經貿實務，2014，11.

[3]李德萍.外貿英語函電的語言特點及其翻譯技巧 [J].中國商貿，2011，（29）.

[4]蔣柳紅.淺析語篇分析理論與提高英語閱讀理解能力[J].廣西職業技術學院學報，2011，（4）.