巧用AO進(jìn)行前臺財務(wù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換

■潘錦峰

“現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)”軟件（以下簡稱“AO”）是審計署應(yīng)對信息化環(huán)境的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)而設(shè)計建設(shè)的一款應(yīng)用軟件，涵蓋了從審計項目準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換、審計數(shù)據(jù)分析、審計證據(jù)收集、審計底稿制作及審計報告撰寫等全過程，是信息化條件下審計機(jī)關(guān)開展計算機(jī)審計的重要工具，它的出現(xiàn)對提高一線審計人員計算機(jī)審計能力和應(yīng)用水平起到了重要作用。在這其中，數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換是重要的一環(huán)，它是審計人員開展計算機(jī)審計的基礎(chǔ)，而對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集轉(zhuǎn)換則是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，它是審計人員查賬中的最重要一環(huán)。如果審計人員不能獲取和轉(zhuǎn)換被審計單位的財務(wù)數(shù)據(jù)，將面臨“進(jìn)不了門，打不開賬，無賬可查”的被動局面。

在AO中，財務(wù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換包括了符合國家標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換、財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換和財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換等三種方式。其中前兩種導(dǎo)入方式由于受軟件產(chǎn)商、版本接口及采集轉(zhuǎn)換模板等因素影響，不可能對市面上所有的財務(wù)軟件都可以進(jìn)行采集轉(zhuǎn)換。因而，按照常規(guī)思路，我們只有采取第三種方式，通過采集被審計單位財務(wù)后臺數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，但這樣又會碰到幾個嚴(yán)峻的問題：一是后臺數(shù)據(jù)庫種類繁多，審計人員不可能對每一種數(shù)據(jù)庫類型都很精通，即使被審計單位將后臺數(shù)據(jù)庫的備份文件導(dǎo)出，審計人員仍然會因為不了解備份數(shù)據(jù)而無法導(dǎo)入AO；二是可能會由于被審計單位的不配合或是軟件廠商版權(quán)等因素的影響，無法取得被審計單位數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典。在此情況下，想要在成百上千或者是成千上萬張表中，找出憑證、科目余額、會計科目等三張表，并解讀出三張表中以字母形式存在的字段名所表達(dá)的意思、剔除三張表中的冗余數(shù)據(jù)，又是對審計人員一番智慧和汗水的考驗了。因此如何通過簡便易行的方式，將被審計單位的財務(wù)數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確地導(dǎo)入AO，成為擺在每一個審計組面前的迫切難題。下面，筆者以某國產(chǎn)財務(wù)軟件中的×縣2012年度預(yù)算外賬套為例，詳細(xì)介紹如何通過財務(wù)軟件前臺查詢功能輸出并還原被審計單位的基本財務(wù)數(shù)據(jù)。該方法簡便易學(xué)，直觀明了，無需數(shù)據(jù)字典，不用考慮冗余數(shù)據(jù)，只需審計人員掌握基本的數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式即可。

1.在財務(wù)軟件中查詢并輸出憑證、科目余額、會計科目（科目余額表與會計科目表可以合為一張表）等三張表。市面上財務(wù)軟件都具備輸出上述幾張表的基本功能，或許輸出的方式（有的財務(wù)軟件只能按月查詢輸出憑證表，那么分月輸出后再進(jìn)行合并）、內(nèi)容、格式不盡相同（一般輸出到Excel中，如果文件太大，也可以輸出為Access等其他文件），但只要輸出的數(shù)據(jù)具備還原賬套的基本格式都可以還原成功。

（1）科目余額表及會計科目表。在“科目余額表”中，應(yīng)包含從一級到末級的所有明細(xì)科目，且每條記錄至少應(yīng)包含科目編碼、期初借方余額及期初貸方余額（或期初借貸方向及余額）等字段，同時注意科目代碼應(yīng)該為文本格式（在Excel表現(xiàn)為單元格左上角有一個綠色小三角形），余額字段為數(shù)字格式。在“會計科目表”中同樣也應(yīng)包含從一級到末級的所有明細(xì)科目，且每條記錄至少應(yīng)包含科目編碼，科目名稱等字段，同時注意科目編碼和科目名稱都為文本格式（科目代碼的文本格式在Excel表現(xiàn)為單元格左上角有一個綠色小三角形）。因在財務(wù)軟件的查詢中，往往科目編碼和科目名稱同時顯示在一張表中，因此科目余額表與會計科目表可以為同一張表。如下圖所示：

（2）憑證表。在導(dǎo)出的憑證表中，一個分錄為一條記錄，整個憑證表的借貸方發(fā)生額必須相等，且每條記錄至少應(yīng)包含憑證日期（可以合成一個字段，也可拆分成多個字段）、憑證類型、憑證號、摘要、科目代碼、借方金額及貸方金額（也可以是科目方向及發(fā)生額）等字段。應(yīng)注意憑證日期、憑證號和科目代碼均應(yīng)為文本格式（在Excel中表現(xiàn)為單元格左上角有一個綠色小三角形）。如下圖所示：

2.將上述整理后的幾張表導(dǎo)入AO中。這里可以先將三張表導(dǎo)入SQL數(shù)據(jù)庫中，然后再通過“AO－采集轉(zhuǎn)換－財務(wù)數(shù)據(jù)－財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)－采集數(shù)據(jù)”，選擇SQL Server進(jìn)行采集。也可以直接將三張表依次通過“AO－采集轉(zhuǎn)換－財務(wù)數(shù)據(jù)－財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)－采集數(shù)據(jù)”,選擇Microsoft Of fice Excel進(jìn)行采集。如下圖所示：

點“下一步”－“采集”

3.采集后，通過選擇“AO－采集轉(zhuǎn)換－財務(wù)數(shù)據(jù)－財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)－生成財務(wù)數(shù)據(jù)臨時表”后開始進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

（1）因為只有一張憑證表，選擇“源數(shù)據(jù)憑證表為一個表”。

（2）“會計期間定義”－點“輔助導(dǎo)入”。

點“保存”－“確定”－“關(guān)閉”

（3）選擇“科目余額表”－“輔助導(dǎo)入”，在“選擇源科目余額表”的下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”。

點“下一步”，根據(jù)原始數(shù)據(jù)中科目余額的存儲方式進(jìn)行選擇。在“×縣2012年度科目余額表”中年初余額是分為借方金額和貸方金額的，因此，我們點“分別存儲借方期初余額和貸方期初余額”。

點“下一步”，在“選擇借方期初余額字段”、“選擇貸方期初余額字段”中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應(yīng)的“期初借方”、“期初貸方”字段。

點“下一步”，在“選擇科目編碼的存儲方式”中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應(yīng)的“科目編碼”字段。

點“下一步”，因為“×縣2012年度科目余額表”不是分月存儲，因此直接點“導(dǎo)入”－“確定”。

（4）選擇“會計科目表”－點“輔助導(dǎo)入”，由于我們的“會計科目表”和“科目余額表”在同一張表中，因此在“選擇源會計科目表”中依然選擇“×縣2012年度科目余額表”。

點“下一步”，選擇科目編碼的存儲方式還是在下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應(yīng)的“科目編碼”字段。

點“下一步”，選擇科目名稱字段在下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應(yīng)的“科目名稱”字段，在余額表中沒有科目全稱字段，因此“選擇科目全稱字段”不打勾。

點“下一步”，在余額表中沒有科目方向字段，因此“導(dǎo)入科目借貸方向”字段不打勾，點“導(dǎo)入”－“確定”。

（5）選擇“科目設(shè)置”－點“輔助導(dǎo)入”，在彈出的“科目設(shè)置”文本框中點“批量生成”。

點“生成”－“驗證”－“確定”－“保存”－“確定”

（6）選擇“憑證庫”－點“輔助導(dǎo)入”，在“選擇源憑證表”下拉框中選擇“×縣2012年度憑證表”。

點“下一步”，因為“×縣2012年度憑證表”中的年月日是分成三個字段，因此點“多個字段”，分別在下拉框中選擇年月日相對應(yīng)的字段。

點“下一步”，在“憑證流水號字段”的下拉框中選擇“×縣2012年度憑證表”中相對應(yīng)的憑證號，在“憑證類型字段”前打勾，在下拉框中選擇憑證表中對應(yīng)的憑證類型字段。

點“下一步”，根據(jù)憑證表中借貸方發(fā)生額的存儲方式進(jìn)行選擇，我們這里點“分別存儲借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額”。

點“下一步”，在“借方發(fā)生額字段”、“貸方發(fā)生額字段”中選擇“×縣2012年度憑證表”中對應(yīng)的“借方”、“貸方”字段。

點“下一步”，根據(jù)“×縣2012年度憑證表”在下拉款框中選擇相應(yīng)的摘要及科目代碼字段。

點“下一步”，由于“×縣2012年度憑證表”沒有對應(yīng)的憑證分錄序號，因此在“自動生成”打勾。

點“下一步”－“導(dǎo)入”－“確定”

由于沒有憑證輔助科目等內(nèi)容，因此在“生成財務(wù)數(shù)據(jù)臨時表”界面點“關(guān)閉”，選擇“是”。

在“是否進(jìn)行會計科目調(diào)整？”中選擇“是”，進(jìn)行會計科目的調(diào)整。

接著在出現(xiàn)的界面中點“賬表重建”。

當(dāng)看到“賬表重建完成”時，表明我們的財務(wù)數(shù)據(jù)已成功導(dǎo)入AO。

接著，我們就可以在“審計分析”模塊中對所導(dǎo)入的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析了。